4. Các tỷ số doanh lợi
4.6. Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối của Công ty
4.6.1. Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự
Hiện tại số lượng nhân viên luôn biến động chủ yếu là do lực lượng bán hàng không ổn định, có sự thuyên chuyển lớn, nguyên nhân có thể là mức lương công ty khác hấp dẫn hơn, doanh số Công ty đặt ra là cao so với năng lực của nhân viên, mâu thuẫn giữa thành viên với cấp quản lý, áp lực đối với nhân viên quá cao,…Do đó, để đảm bảo ổn định cho số lượng nhân viên bán hàng trong kênh, giúp Công ty tránh các chi phí phát sinh do phải tuyển và đào tạo lại, giữ được chất lượng của nhân viên, Công ty cần có những chính sách quan tâm tích cực hơn đến lực lượng này.
Bên cạnh đó, trình độ, kỹ năng bán hàng,…của nhân viên bán hàng đó là một trong những yếu tố nâng cao hiệu quả việc tiêu thụ sản phẩm, tuy nhiên chưa được Công ty chú trọng đầu tư. Vì thế, vì chiến lược lâu dài và góp phần cải thiện nâng cao hiệu quả hơn nữa hoạt động của lực lượng bán hàng Công ty cần có những chương trình đào tạo, huấn luyện chuyên sâu hơn.
Mặt khác, đội ngũ quản lý đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty là tác nhân trực tiếp gây ảnh hưởng lớn đến nhân viên cấp dưới. Cho nên, công tác nâng cao trình độ cấp quản lý là hết sức cần thiết.
Biện pháp:
Để vận hành hệ thống kênh phân phối đòi hỏi Công ty nhất thiết phải đào tạo một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp. Khi có một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp họ sẽ có khả năng đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên dưới quyền trở nên chuyên nghiệp. Thực tế vận hành kênh phân phối đòi hỏi phải thiết lập một loạt các công cụ quản lý hiệu quả với mục tiêu tạo ra tiêu chuẩn thống nhất và định hướng nhất quán sử dụng các công cụ chính yếu như: công cụ xác lập kế hoạch, công cụ kiểm tra giám sát, công cụ hỗ trợ huấn luyện, công cụ động viên khuyến khích, công cụ đánh giá.
Đào tạo đội ngũ cán bộ ngang tầm với nhiệm vụ: Công ty cần đưa đi đào tạo dài hạn tại các trường đại học đối với một số cán bộ quy hoạch, hổ trợ tài chính để cán bộ tự học ban đêm, tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn để cập nhật kiến thức, nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên,…việc khuyến khích và coi trọng sáng kiến của cán bộ nhân viên là một việc làm không thể thiếu do vậy công ty cần có chế độ
khen thưởng kịp thời đối với những cán bộ công nhân viên giỏi và ngược lại kỷ luật nghiêm đối với những trường hợp vi phạm nội quy, quy chế của công ty.
Cấp lãnh đạo cần phải tạo động lực cho nhân viên cống hiến sức mình : động viên mọi người, trao đổi thẳng thắn cở mở, tạo sự tin cậy trong đội ngũ nhân viên, tổ chức các hoạt động dã ngoại, du lịch, sinh nhật, thể thao.
Tổ chức đội ngũ giám sát bán hàng và nhân viên bán hàng theo hướng chuyên nghiệp hoá: đào tạo hướng dẫn theo giáo trình chuẩn, chỉ định các cán bộ có năng lực theo dừi, đào tạo ngay từ đầu.
Xây dựng sẵn quy trình đào tạo và huấn luyện cho nhân viên, xây dựng các chương trình, tài liệu đào tạo theo chuẩn của Công ty. Mở các lớp tập huấn, huấn luyện hàng tháng không chỉ để trang bị các kỹ năng bán hàng cần thiết cho nhân viên mà còn đánh giá hoạt động của nhân viên trong tháng qua để nhân viên rút kinh nghiệm và có sự cải tiến hơn trong hoạt động của mình.
Cuối một tháng Công ty nên lập ra phiếu thăm dò ý kiến nhân viên để thu thập thông tin từ nhân viên để biết được những thông tin phản hồi từ nhân viên, từ đó có những biện pháp thích hợp cải tiến.
Công ty cần xây dựng chính sách hấp dẫn hơn cho nhân viên như nâng mức lương cơ bản lên 5-10%, doanh số cao tương ứng với mức tiền thưởng cao mà nhân viên cảm thấy với mức ấy họ được thoả mãn, các phần thưởng động viên tinh thần làm việc cho lực lượng nhân viên.
4.6.2. Tăng cường hoạt động chiêu thị cổ động
Các hoạt động chiêu thị cổ động được Công ty thực hiện khá mạnh mẽ được thể hiện qua bảng 4.9 nghiên cứu ở chương 4. Tuy nhiên Công ty chủ yếu chú trọng đến hoạt động qủang cáo mà chưa quan tâm đúng mức đến các hình thức khác trong công tác chiêu thị cổ động. Công ty cần đầu tư hơn nữa vào các hoạt động khác để tạo thêm sự hấp dẫn, thu hút các khách hàng và người tiêu dùng nhằm tăng nhanh khối lượng sản phẩm tiêu thụ, tăng độ nhận biết của người tiêu dùng, tạo mối quan hệ ngày càng tốt với khách hàng.
Biện pháp:
- Đa dạng hình thức khuyến mãi cho người tiêu dùng như: rút thăm may mắn, ăn bánh nhỏ trúng giải thưởng lớn với hình thức cào trúng thưởng, vòng quay diệu kỳ,
sân chơi bổ ích cho các em nhỏ với các giải thưởng có giá trị tương đối lớn có thể thu hút được đông đảo người tiêu dùng quan tâm.
- Khuyến mãi cho hệ thống phân phối như các đại lý trong tháng đặt hàng vượt chỉ tiêu do Công ty đề ra sẽ được khuyến mãi hai thùng cam Tang 250gr. Tổ chức cuộc thi kiến thức cho các đại lý, mỗi một lần tổ chức với chủ đề khác nhau qua các cuộc thi này Công ty không chỉ tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng mà qua đó còn thu thập được nhiều thông tin về các đại lý. Kết thúc cuộc thi có các phần thưởng phân theo mức như giải nhất, giải nhì, giải ba, các giải khuyến khích với các phần thưởng có giá trị lớn tương ứng với kết quả đạt được, các đại lý tham gia đều có phần thưởng.
- Tổ chức các hội thi bán hàng, khuyến khích các trung gian phân phối đăng ký tham gia .Đây là hình thức khuyến mãi cho hệ thống phân phối, nó vừa kích thích các trung gian phân phối đẩy nhanh hàng vừa là động lực thu hút sự hợp tác lâu dài của các trung gian. Cách thực hiện là đề ra mức thưởng và chỉ tiêu doanh số cụ thể cho từng thành viên (đại lý, cửa hàng) trong một thời gian nhất định. Đại lý hoặc cửa hàng nào hoàn thành chỉ tiêu trong thời gian sớm nhất thì sẽ được thưởng với các giải thưởng có gía trị tương đối hấp dẫn cho thành viên hoàn thành xuất sắc nhất. Bên cạnh đó, cũng có những phần thưởng khuyến khích cho các thành viên tham gia.
- Công ty nên tham gia vào hoạt động tuyên truyền một cách tích cực hơn bằng cách tham gia hội chợ hàng tiêu dùng, tham gia tài trợ một phần cho các chương trình gameshow trên truyền hình như “siêu thị may mắn”.
- Thực hiện quảng cáo trên báo, trên radio thường xuyên hơn và nên phát huy tác dụng của các phương tiện này trong thời gian dài mới thu được kết quả cao. Công ty có thể thu hút bạn đọc từ các báo: tiếp thị gia đình, tuổi trẻ. Các chương trình làn sóng xanh, quà tặng âm nhạc trên radio cũng có một lượng thính giả khá đông là khách hàng tiềm năng của Công ty.
4.6.3. Cải thiện hệ thống kênh phân phối
Thực trạng một số đại lý hoạt động chưa chuyên nghiệp nên hiệu quả kinh doanh chưa cao, cho nên nâng cao hoạt động các đại lý này là rất cần thiết. Bên cạnh đó, Công ty cần xây dựng thêm chính sách hấp dẫn cho các thành viên kênh. Mặt khác, hiện tại ở mỗi khu vực Công ty chưa thiết lập nhà phân phối, nên chi phí vận chuyển từ kho hàng Công ty đến các đại lý tỉnh tăng, Công ty cần xem xét vấn đề này.
Biện pháp:
Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đại lý phân phối như tổ chức các khoá đào tạo huấn luyện nghiệp vụ cho đại lý phân phối, hướng dẫn đại lý trong việc quản lý hàng hóa, hướng dẫn đại lý phân phối trong việc nắm bắt thông tin thị trường, hướng dẫn các đại lý về tiến trình nhập, xử lý dữ liệu, đánh giá dữ liệu làm cơ sở cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn.
Thiết lập các nhà phân phối lớn ở từng khu vực trên cả nước giúp Công ty giảm hẳn chi phí vận chuyển, giảm rủi ro, sản phẩm đáp ứng nhanh nhu cầu của các đại lý tỉnh trong khu vực.
Nhằm nâng cao hiệu quả hơn nữa hoạt động phân phối của đại lý và tăng cường mối quan hệ, hợp tác lâu dài, tăng lợi nhuận cho các đại lý đồng thời góp phần tăng cao khối lượng sản phẩm tiêu thụ của Công ty. Công ty nên đưa ra nhiều chính sách hấp dẫn cho hệ thống đại lý như đặt ra chỉ tiêu thưởng và điều kiện thưởng cho các đại lý ví dụ thưởng 0,3% doanh thu nếu đại lý tồn kho đúng định mức, tăng mức chiết khấu thương mại có thể tăng thêm ở mức 6-7% cao hơn trước kia 1% mức này hoàn toàn phù hợp với việc kinh doanh của Công ty lúc này.
4.6.4. Xây dựng Website
Hiện tại đa phần các doanh nghiệp đều trang bị cho mình Website vì tính hiệu quả của nó trong hoạt động kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu tạo nên lợi thế cạnh tranh, giảm thiểu các chi phí, thu nhận thông tin một cách nhanh chóng từ khách hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động trong hệ thống phân phối,…Vì chiến lược dài hạn trong hoạt động kinh doanh trong tương lai việc tạo lập Website cho Công ty cổ phần Thiên Ân là hết sức cần thiết phù hợp với sự phát triển kinh doanh của Công ty.
Biện pháp:
Thiết kế, thành lập Website có nội dung bao gồm các mục: trang chủ, giới thiệu công ty, dịch vụ khách hàng, hỗ trợ, liên kết, hỏi đáp, liên hệ, giới thiệu sản phẩm, phân loại sản phẩm theo chủng loại, sản phẩm mới, những chức năng thực hiện cách đặt hàng, hệ thống các đại lý phân phối của Công ty, còn có mục yêu cầu sản phẩm của khách hàng, lấy ý kiến khách hàng, thông tin phản hồi từ khách hàng, mục giải trí cho khách hàng, các thông báo của công ty, các chương trình khuyến mãi,…
Một số lợi ích của việc xây dựng Website:
- Mở rộng thị trường: công ty có thể mở rộng thị trường, tìm kiếm, tiếp cận người cung cấp, khách hàng và đối tác.
- Thông tin đến khách hàng một cách nhanh chóng.
- Giảm các chi phí như: giảm chi phí giấy tờ, thông tin liên lạc, in ấn,…
- Cải thiện hệ thống phân phối: giảm độ trễ trong phân phối hàng.
- Tăng tốc độ tung sản phẩm ra thị trường
- Củng cố quan hệ khách hàng: thông qua việc giao tiếp thuận tiện qua mạng, quan hệ với trung gian và khách hàng được củng cố dễ dàng hơn.
- Chi phí quảng cáo thấp.
- Giới thiệu sản phẩm của Công ty đến mọi đối tượng khách hàng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
- Các lợi ích khác: nâng cao uy tín, hình ảnh DN, cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng, đối tác kinh doanh mới, đơn giản hóa và chuẩn hóa các quy trình giao dịch, tăng khả năng tiếp cận thông tin, tăng sự linh hoạt trong hoạt động kinh doanh.
Đưa Website lên mạng Internet:
- Đăng ký tên miền cho Website tại các tổ chức cung cấp dịch vụ đăng ký trong nước như trung tâm Internet Việt Nam- Bộ Bưu chính Viễn thông (www.vnnic.net.vn).
- Thuê hosting.
- Quảng cáo trên mạng: quảng cáo trên Website của nhóm Netasie, IE và đăng ký vào các search engines lớn trên thế giới (Yahoo, Lycos, Google).
Bảng 4.17. Dự Trù Chi Phí Xây Dựng và Quản Lý Website
Khoản mục Chi phí (USD)
Đăng ký tên miền 80/năm
Thuê hosting 47/năm
Quảng bá trang web 200/năm
Thiết kế trang web 150
Hệ điều hành 110
Các phần mềm công cụ, ứng dụng, bảo mật 420
Phần cứng 700
Quản trị viên website 150/tháng
Chi phí khác 200
Nguồn tin: Thông tin tổng hợp
CHƯƠNG 5