3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của công ty
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản .1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
a. Khái niệm:
Tiếp nhận văn bản
Kiểm tra phân loại
Đăng ký văn bản đến
Trình văn bản đến
Sao lưu và chuyển giao văn bản đến các bộ phận liên quan giải
quyết.
Theo dừi việc giải quyết văn bản
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật,văn bản Hành chính và văn bản chuyên ngành(kể cả fax,văn bản được chuyển giao qua mạng và văn bản mật)và đơn thư gửi đến cơ quan,tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
b.Việc tổ chức,quản lý và giải quyết văn bản đến tại Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội:
Hàng năm, do đặc thù và tính chất công việc của Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội là kinh doanh thương mại nênvăn bản đến Công ty không những nhiều về số lượng mà còn phong phú cả về nội dung, hình thức chuyển giao văn thì chủ yếu là chuyển phát nhanh qua đường bưu điện, ngoài ra còn có văn bản đến bằng máy fax, mail….
Do mọi văn bản, thư từ đến công ty đều tập trung tại bộ phận văn thư và cán bộ văn thư phải thực hiện các bước giải quyết văn bản đến bao gồm:
Bước 1:Tiếp nhận văn bản: Văn bản được giao đến Công ty thông qua Bưu điện sẽ được bộ phận Văn thư nhận. Các văn bản chuyển giao qua Mail sẽ được văn thư kiểm tra thường xuyên hàng ngày trong hộp thư đến của Công ty…
Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.Để tránh tình trạng nhầm lẫn địa chỉ,đảm bảo sự nguyên vẹn của bì chứa văn bản và phát hiện kịp thời sự sai lệch giữa thông tin ngoài bì với nội dung thông tin của văn bản bên trong phong bì.
+Công ty quy định những văn bản gửi đến công ty dưới bất kì hình thức nào thì: Cán bộ Văn thư có quyền bóc văn bản có mức độ khẩn,với những văn bản có dấu mức độ mật thì chuyển cho Giám đốc công ty và không được phép bóc bì.
+Làm tốt khâu tiếp nhận, kiểm tra văn bản sẽ tránh được tình trạng lạc,mất mát văn bản tiết kiệm thời gian,góp phần vào quá trình chuyển văn bản tới các bộ phận chuyên môn nhanh chóng kịp thời.
Bước 3:Đăng kí văn bản đến:Để tiến hành quản lý văn đến chặt chẽ và tra tìm thuận tiện,văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Dấu đến
được đóng vào khoảng trống phía trên góc trái của văn bản dưới phần trích yếu nội dung(đối với văn bản có tên loại)và đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu văn bản(đối với văn bản không có tên loại).Hoặc đóng dấu đến vào khoảng trống dưới phần địa danh, ngày,tháng,năm của văn bản. Công ty có dấu Công văn đến để đóng vào những văn bản là Công văn đến công ty.
Sau khi đóng dấu đến văn bản sẽ được đăng ký vào sổ,sổ do cán bộ công ty làm không giống như sổ trong Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của Công ty được chia làm 9 cột như sau: Ngày đến, Số đến, Nơi gửi công văn, Số ký hiệu, Ngày tháng, Tên loại và trích yếu nội dung, Nơi người nhận, Ký nhận, Ghi chú.
Bước 4:Trình văn bản đến:Tất cả văn bản đến sau khi đã đăng kí tuỳ theo chế độ công tác của văn thư cơ quan,cán bộ văn thư phải trình ngay cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự hoặc Phó Giám đốc Điều hành xem xét nghiên cứu .
Bước 5:Chuyển giao văn bản đến:Văn bản đến sau khi đã có ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan thì Văn thư công ty phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm xử lý giải quyết,người nhận phải ký đầy đủ vào sổ chuyển giao văn bản đến.
Bước 6:Theo dừi giải quyết văn bản đến:Thường xuyờn nhắc nhở đụn đốc các đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung văn bản.Xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo công ty có biện pháp giải quyết,điều chỉnh kịp thời.
Sơ đồ quản lý và giải quyết văn bản đi:
Bước1: Soạn thảo văn bản đi + Đối với văn bản thường:
- Cán bộ được phân công tiến hành soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
+ Đối với văn bản mật:
- Cán bộ đề xuất mức độ ban hành văn bản mật và soạn thảo văn bản theo nội dung yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
Bước 2:Duyệt văn bản thảo.
Soạn thảo văn bản
Duyệt ký văn bản
Làm thủ tục ban hành
Gửi văn bản đi
Lưu hồ sơ Duyệt văn bản thảo
Soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản
- Trưởng phòng thực hiện xét nội dung, thể thức văn bản và ký nháy vào góc phải mục chức vụ của người có thẩm quyền ban hành văn bản sau khi văn bản được chỉnh sửa.
Bước 3: Duyệt, ký văn bản.
- Phó Giám đốc Điều hành xem xét nội dung, hình thức văn bản; nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản để chỉnh sửa. Sau đó trình Giám đốc ký ban hành.
- Chữ ký của người cú thẩm quyền ở văn bản phải rừ ràng; khụng dựng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
Bước 4:Làm thủ tục ban hành.
- Sau khi đã có chữ ký của Giám đốc, văn bản được chuyển qua Văn thư;
Văn thư có trách nhiệm lấy số, ngày tháng năm và vào sổ văn bản đi.
Bước 5:Gửi văn bản đi.
- Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã ghi tại phần Nơi nhận của văn bản.
Bước 6:Lưu hồ sơ.
- Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành, bộ phận chuyên môn có trách nhiệm lưu giữ 01 bản chính, cán bộ văn thư lưu giữ bản gốc.
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị Nội dung lập hồ sơ công việc gồm có:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
1. Mở hồ sơ:
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
2. Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:
- Thu thập kịp thời, đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc để đưa vào hồ sơ;
- Tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có giá trị
như bản chính;
- Tài liệu về việc nào phải được đưa vào đúng hồ sơ của việc đó, không đưa nhầm vào hồ sơ khác.
3. Kết thúc hồ sơ:
a) Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, Văn thư lập hồ sơ có trách nhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại), bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ… Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ giữ lại một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế.
b) Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ để cố định trật tự văn bản, tài liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, làm cho hồ sơ phản ỏnh vấn đề, sự việc một cỏch rừ ràng. Tựy theo từng hồ sơ mà cú cỏch sắp xếp cho phù hợp như: Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản...
Giao nộp hồ sơ và lưu trữ hiện hành:
1. Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp:
a) Thời hạn nộp lưu: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ công ty được quy định trong thời hạn 02 tháng, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 05 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ công ty gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
- Cỏc hồ sơ nguyờn tắc được dựng làm căn cứ để theo dừi, giải quyết
công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo 2. Thủ tục nộp lưu
- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ công ty giữ 01 bản.
Nội dung lập hồ sơ nhân sự gồm:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trong máy tính của công ty,bên cạnh đó mỗi cá nhân trong công ty sẽ có một hồ sơ riêng biệt để dễ dàng tra tìm khi cần thiết, phục vụ vào mục đích của công ty.