4.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.
Nhận thức đượcmôi trường làm việc, cơ sở vậtchất và các trang thiết bị văn phòng ảnh hưởng rất lớn đến khả năng sáng tạo cũng như năng xuất làm việc của nhân viên trong công ty nên Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội luôn cố gắng hoàn thiện về mặt cơ sở vất chất để đáp ứng tốt nhất nhu cầu làm việc cũng như sinh hoạt ở công ty cho nhân viên.
Với diện tích gần 600m2, công ty được thiết kế theo phong cách tiện lợi chuyên nghiệp. Màu vàng nhạt chủ đạo cùng nhiều hình ảnh trang trí tạo môi trường trẻ trung năng động. Phòng làm việc được thiết kế khoa học phù hợp với việc làm nhóm. Các phòng được lắp hệ thống chiếu sáng, máy điều hoa hiện đại, nhằm mang lại môi trường làm việc tốt cho nhân viên. Để đảm bảo điều kiện tốt nhất cho nhân viên hệ thống Server được lắp đặt tại nhà mạng viễn thông có uy tín VNPT, máy tính của công ty luôn được cập nhật phần mềm mới nhất phục vụ cho công việc. Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội được thiết kế và sử dụng các trang thiết bị hiện đại phù hợp và đáp ứng nhu cầu của công việc của nhân viên trong công ty tùy theo từng nhiệm vụ, công việc cụ thể, để công việc không bị gián đoạn và hoàn thành trong thời gian nhanh nhất đạt hiệu quả cao nhất.
Mỗi bàn làm việc của nhân viên được thiết kế đầy đủ: máy tính,Điện thoại, máy in, máy in màu, giá đựng tài liệu và các văn phòng phẩm thiết yếu.
Bàn ghế được bố trí rất hợp lý thuận tiện cho các nhó làm việc và trao đổi với nhau trong công việc, máy điều hòa thường xuyên được bảo dưỡng tạo cho nhân viên cảm giác thoải mái nhất để tập trung vào công việc.
Tại phòng ăn cho nhân viên nghỉ giữa giờ có tủ lạnh, lò vi sóng, máy lọc nước, bàn ghế tạo không gian thoáng mát thư giãn trong những giờ làm việc căng thẳng.
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng hiện tại.
Hiện tại trong phòng làm việc của phòng Hành chính nhân sự bao gồm các trang thiết bị như sau: 04 máy tính, 01 máy phô tô, 01 máy in, 02 tủ dựng tài liệu, 01 cây nước nóng lạnh, bàn làm việc, ghế xoay, điện thoại để bàn, ghế salon, điều hòa…
Hiện tại sơ đồ bố trí của Phòng Hành chính nhân sự chưa hợp lý vì:
- Các thiết bị văn phòng bố trí rời rạc dẫn đến mất thời gian trong việc di chuyển đến các trang thiết bị cần dùng trong phòng cũng như làm mất tập trung trong quá trình làm việc
- Bàn làm việc của trưởng phòng và nhân viên đối lập nhau tạo cảm giác bị cô lập.(Phụ lục 03)
4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (phụ lục 04).
4.3 Những phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty
Hiện nay Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội sử dụng phần mềm EFY:
Với phần mềm này, cán bộ làm công tác bảo hiểm xã hội sẽ thuận tiện hơn trong quá trình làm việc. Cụ thể chỉ cần kê khai các thủ tục bảo hiểm trên phần mềm và gửi sau đó đợi Mail trả lời kết quả. Căn cứ vào đó để đến nhận kết quả, tránh phải đi lại nhiều và phần tra cứu thông tin kê khai cũng thuận tiện.
Ngoài ra Công ty còn sử dụng phần mềm kê khai thuế:
Với phần mềm này, nhân viên là công tác kê khai thuế sẽ không cần phải
đi đến trực tiếp chi cục thuế, việc kê khai cũng trở nên đơn giản, lưu giữ vĩnh viễn.
PHẦN II
CHUYấN ĐỀ: XÂY DỰNG VĂN HểA CễNG SỞ A. PHẦN MỞ ĐẦU