CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG
3. Khảo sát về tình hình công tác Văn thư, lưu trư của UBND phường Xuân Tảo
3.3. Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND phường Xuân Tảo
3.3.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản
3.3.1.1.Việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND phường Xuân Tảo thực hiện theo quy định cơ quan Nhà nước:
3.3.1.2. Về thẩm quyền: Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của UBND
3.3.1.3. Về thể thức: Thực hiện đúng quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3.3.1.4.Về nội dung: Nội dung văn bản trước khi soạn thảo phải được trình duyệt lónh đạo văn phũng để kiểm tra tớnh chớnh xỏc, rừ ràng, phự hợp về nội dung của văn bản.
3.3.1.5. Ban hành văn bản: Thời hạn phát hành văn bản
- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được người có thẩm quyền ký, Văn phòng UB có trách nhiệm gửi văn bản đến các tổ chức và cá nhân có liên quan.
- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo UBND thông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc, Văn phòng UB phối hợp với đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hành văn bản hoặc thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB.
- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo UB chủ trì họp, Văn phòng UB phải ra thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB tại cuộc họp.
3.3.1.6. Về việc ký văn bản:
* Chủ tịch, các Phó chủ tịch ký thay mặt các văn bản sau:
- Các Quyết định, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án và các văn bản quan trọng thuộc thẩm quyền ban hành trình lên cơ quan cấp trên.
- Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc UBND.
- Quyết định cử Lãnh đạo UBND tham gia các ban, hội đồng; đi công tác, học tập trong và ngoài nước; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý thuộc thẩm quyền của UBND.
- Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản, được UBND Quận uỷ quyền.
* Phó chủ tịch được giao ký thay các văn bản sau:
- Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quy định về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước và của UBND, thanh lý tài sản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công phụ trách.
* Chủ tịch ký trực tiếp các văn bản sau:
- Ký một số loại văn bản thuộc thẩm quyền của mình.
- Ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, chuyên ngành được phân công, phân cấp quản lý.
3.3.1.7. Phát hành văn bản:
- Văn phòng UB có trách nhiệm phát hành văn bản của UB đến các cơ quan, đơn vị có liên quan sau khi cấp có thẩm quyền ký.
- Văn phòng UBND tổ chức việc thông báo trên hệ thống truyền thanh của Xã theo quy định đối với các văn bản do UBND ban hành.
Việc phát hành văn bản và quản lý văn bản phát hành phải bảo đảm thực hiện đúng quy định pháp luật về quản lý các tài liệu, thông tin thuộc danh mục bí mật Nhà nước.
3.3.1.8. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan:
- Chủ tịch UBND phường ký các văn bản: Quyết định của UBND phường về chủ trương công tác quan trọng, về tổ chức bộ máy và nhân sự các phòng, ban, cơ quan trực thuộc phường, các chỉ tiêu quan trọng về kế hoạch, ngân sách, phê chuẩn biên bản bầu cử Chủ tịch, phó chủ tịch UBND phường, thị trấn và các văn bản quản lý đất đai, ký các văn bản trình UBND Quận. Nếu Chủ tịch đi công tác vắng hoặc bận công việc thì Phó chủ tịch được uỷ nhiệm ký thay.
- Phó chủ tịch UBND phường phụ trách các lĩnh vực công tác được Chủ tịch uỷ nhiệm ký thay một số văn bản của UBND phường để chỉ đạo việc xử lý các vấn đề cụ thể, ký duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật làm căn cứ ghi kế hoạch khởi công
xây dựng cơ bản sau khi được UBND phường thông qua.
- Văn bản của các ban ngành thuộc UBND phường Xuân Tảo trước khi ban hành phải đăng ký với Văn phòng để thẩm định và thực hiện các quy trình theo Luật ban hành.
- Lãnh đạo văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND ký các công văn thông thường, giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao lục các văn bản cấp trên.
- UBND có thẩm quyền ban hành các loại văn bản.Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo bao gồm rất nhiều phòng, ban, đơn vị trực thuộc khác nhau nên việc quản lý văn bản và thẩm quyền ban hành là rất cần thiết, thận trọng.
Có như vậy văn bản ban hành ra mới có giá trị pháp lý cao.
Dù là văn bản thường hay là các văn bản quan trọng cũng được trình bày đầy đủ, đúng thể thức của văn bản theo mẫu chung, cụ thể và đảm bảo các yêu cầu của Nhà nước quy định.
3.3.2. Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của cơ quan:
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các bước cần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng văn bản.
Tại UBND phường Xuân Tảo việc soạn thảo được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị:
- Phân công soạn thảo
- Xác định mục đích, tính chất và nội dung chủ yếu của vấn đề cần ra văn bản.
- Xác định tên loại, trích yếu nội dung
- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá.
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản
- Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kỹ thuật trình bày, mục đích đạt được của văn bản.
- Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, có nhiều vấn đề Văn phòng đã tổ chức xin ý kiến góp ý của các đơn vị, cán nhân có liên quan.
Bước 3: Trình duyệt
- Văn bản sau khi soạn thảo xong được trình lên lãnh đạo UBND phụ trách lĩnh vực đề cập đến trong nội dung văn bản để duyệt nội dung bản thảo, ký nháy.
- Cán bộ Văn phòng duyệt thể thức và tính pháp lý, ký nháy (cuối nơi nhận).
- Lãnh đạo UBND duyệt và ký ban hành.
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục phát hành
- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, in văn bản, soát lại văn bản và trình ký chính thức.
- Văn thư ghi số, ngày tháng năm.
- Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận - Đóng dấu và làm thủ tục phát hành.
- Lưu văn bản
3.3.2.1. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND phường Xuân Tảo Trong quá trình tiếp nhận và ban hành các loại văn bản UBND phường Xuân Tảo, căn cứ vào các quy định về việc kiểm tra rà soát và hệ thống hoá văn bản, việc thực hiện việc tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của UBND phường rất chặt chẽ bằng việc đưa ra cỏc quy định rừ ràng cho việc tiếp nhận và ban hành. Cỏc biện pháp và những nguyên tắc kiểm tra, rà soát mà UBND sử dụng:
- Tập hợp đầy đủ các văn bản đến, đi của UBND tại văn thư để kiểm soát từng loại văn bản.
- Phân bổ các văn bản đến từng bộ phận, đơn vị có trách nhiệm giải quyết (vào sổ văn bản đi, đến đầy đủ)
- Hệ thống hoá văn bản lên hệ thống quản lý văn bản của UBND.
- Thường xuyờn cử cỏn bộ chuyờn trỏch theo dừi, kiểm tra việc quản lý văn bản của các đơn vị, bộ phận trong UBND (Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm chính) đảm bảo sự phối hợp với các đơn vị trong việc rà soát, hệ thống hoá nhằm đạt được kết quả cao nhất.
- Việc kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá được UBND tiến hành kiểm tra theo từng lĩnh vực hoạt động, các văn bản luật được kiểm tra theo hệ thống ngành luật nhằm phát hiện những mâu thuẫn, chồng chéo trong văn bản được thuận tiện.
Thông qua việc kiểm tra, rà soát văn bản UBND phường đã loại bỏ được những
văn bản đã hết hiệu lực, mẫu thuẫn; khắc phục những chỗ trống được phát hiện trong quá trình tập hợp văn bản, sửa đổi các quy phạm hiện hành, nâng cao hiệu lực pháp lí của văn bản.
3.3.2.2. Những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Quy trình soạn thảo văn bản; Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
Thẩm quyền ban hành văn bản:
- Ưu điểm:
+ UBND thực hiện việc ban hành văn bản theo quy định của Luật ban hành văn bản và các quy định hiện hành khác của Nhà nước.
+ UBND được ban hành các loại văn bản hành chính thông thường đó là:
Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Công văn, Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng và một số loại giấy tờ khác như:
Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường ….
+ Ban hành văn bản đúng thẩm quyền của UBND.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
*Ưu điểm:
- Đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính Phủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Cỏc quy định trong văn bản được trỡnh bày ngắn gọn, rừ ràng, dễ hiểu và chớnh xỏc.
- Kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện nghiêm túc theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55 về khổ giấy, kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề ...
*Nhược điểm:
Việc ghi số và ngày tháng của văn bản đôi khi còn đánh trực tiếp trên máy mà theo quy định tại Nghị định 110 của Chính phủ về công tác văn thư thì việc ghi số và ngày tháng phải được thực hiện sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký văn bản và được văn thư của cơ quan vào sổ đăng ký văn bản thì khi đó với tiến hành ghi số và ngày tháng năm ban hành văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản: Thực hiện đúng với các văn bản quy định
hiện hành: từ việc phân công soạn thảo, soạn thảo, xin ý kiến xét duyệt, trình ký đến hoàn thiện, phát hành, chuyển giao văn bản.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
+ Nêu ra các căn cứ pháp lí phù hợp với nội dung của văn bản.
+ Nội dung văn bản chặt chẽ, đúng với vấn đề cần đề cập tới trong văn bản, phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, phù hợp với đường lối chủ trương, chính sách của đảng, đúng với quy định của Nhà nước và phù hợp với tình hình kinh tế của địa phương.