Chương II: Chương II: NHỮNG HẠN CHẾ, TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH VĂN PHềNG UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO
II. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được và hạn chế trong công tác tham mưu tổng hợp
1. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được
- Sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên về mọi mặt của HĐND & UBND phường Xuân Tảo đối với công tác văn phòng cấp uỷ.
- Tổ chức bộ máy của các văn phòng UBND phường Xuân Tảo từng bước được củng cố, kiện toàn.
- Đội ngũ cán bộ công chức nhân viên Văn phòng UBND phường Xuân Tảo không ngừng phát triển, trưởng thành.
- Tác phong làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc giờ giấc của cơ quan, nội quy, quy định của cơ quan, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Cán bộ văn phòng luôn luôn thấy được chức năng và nhiệm vụ của mình trong công việc nên thực hiện tốt chức năng của mình, đảm bảo thực hiện tốt chức năng tham mưu cho lãnh đạo, thu thập đầy đủ thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhau.
- Luôn làm tốt công tác đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị cho lãnh đạo và bộ máy của UBND hoạt động xuyên suốt, thực hiện tốt vai trò tham mưu cho lãnh đạo UBND.
- Xây dựng đầy đủ, kịp thời các chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm của UBND.
- sự động viên, phối hợp, hỗ trợ kịp thời, có hiệu quả của các cơ quan ban ngành liên quan. UBND phường đã thực hiện tương đối tốt khâu nghiệp vụ của Văn phòng (Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng…), trang thiết bị văn phòng khá đầy đủ (máy tính, máy photo, máy fax, máy in, điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hoà, cặp hộp hồ sơ, phương tiện chuyên trở tài liệu, văn phòng phẩm…) sắp xếp, phân công nhân sự thuộc văn phòng hợp lý. Từ đó, đảm bảo môi trường làm ổn định, mang lại hiệu quả tối đa trong công việc, cung cấp thông tin đầy đủ cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
Bên cạnh đó, UBND phường cũng chú trọng với việc nâng cao trình độ chuyên môn như: Cử cán bộ đi học, 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có
bằng cấp.
- Văn phòng thường xuyên đổi mới cách làm việc, đổi mới cơ chế, chính sách;
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện đúng theo quy định, đảm bảo yêu cầu cần và đủ cho một văn bản được ban hành theo đúng trình tự các bước quy định.
2. Nguyên nhân của những hạn chế, yếu kém
2.1. Tổ chức bộ máy thiếu sự ổn định, chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao
+ Phòng Tổng hợp: khối lượng công việc quá nhiều, gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, do đó công tác thẩm định, thẩm tra các chương trình gặp phải không ít khó khăn, lúng túng, chất lượng hạn chế.
+ Phòng “Một cửa”: Khối lượng công việc tiếp và giải quyết các công việc nhân dân và của cơ quan nhiều.
+ Tuy đã được đầu tư vào một số trang thiết bị hiện đại, nhưng thực tế cho thấy một số phương tiện máy móc đã cũ, hư hỏng và còn thiếu như: máy fax, máy hút bụi, máy huỷ tài liệu, máy quét
2.2. Những hạn chế, yếu kém trong đội ngũ cán bộ và công tác cán bộ chậm được khắc phục.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp còn thiếu đa số còn trẻ, thiếu kinh nghiệm công tác thực tiễn. Số cán bộ có trình độ đại học 02 người/05 cán bộ (chiếm 40%); số cán bộ có trình độ Cao đẳng: 01 người (chiếm 20%);
34,9% chưa có trình độ lý luận chính trị; 24,0% chưa được đào tạo tin học; 30,2%
chưa có chứng chỉ ngoại ngữ; 59,4% chưa được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng).
- Về công tác cán bộ: Thiếu các văn bản quy định cụ thể về tiêu chuẩn cán bộ theo chức danh và vị trí công tác; về tiêu chí để đánh giá, nhận xét cán bộ… cho nên trong công tác tuyển dụng, nhận xét, đề bạt, bố trí, sử dụng cán bộ còn bị chi phối nhiều bởi yếu tố chủ quan, cảm tính, thiếu chuẩn xác. Chưa xây dựng được Đề án phát triển nguồn nhân lực trong hệ thống cơ quan văn phòng.
2.3. Công tác phối hợp giữa các văn phòng với một số phòng, ban liên quan chưa thật chặt chẽ, đồng bộ, hiệu quả thấp.
- Phối hợp trong công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác của UBND phường chưa thật đồng bộ, chặt chẽ; đôi khi cùng một lúc tổ chức quá nhiều các cuộc họp ở các cơ quan khác nhau, gây khó khăn cho các thôn, xóm đơn vị trực thuộc.
- Phối hợp trong việc chuẩn bị tài liệu, đề án trình hội nghị UBND phường có lúc chưa kịp thời; một số chương trình chuẩn bị chưa kỹ, tính khả thi thấp, thông tin thu thập thiếu toàn diện, chất lượng hội nghị không cao, sau hội nghị một số trường hợp văn bản hóa chưa kịp thời.
- Chưa cú quy chế, quy trỡnh, quy định phối hợp rừ ràng, cụ thể giữa văn phòng UBND phường với các với các cơ quan liên quan.
2.4. Thiếu các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy định, quy trình thực hiện công tác văn phòng.
- Thiếu các văn bản quy định, hướng dẫn hoạt động trong nội bộ hệ thống văn phòng.
- Thiếu những văn bản quy định, quy trình công tác và quy chế phối hợp hoạt động giữa văn phòng UBND phường Xuân Tảo với các cơ quan liên quan.
2.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị và điều kiện, phương tiện làm việc ở văn phòng UBND phường Xuân Tảo tuy đã được khắc phục nhưng còn hạn chế.
Việc đầu tư cơ sở vật chất từ khi phường được tách ra tuy đã được cải thiện đáng kể nhưng đa phần máy móc và trang thiết bị là thừa hưởng của UBND xã Xuân Đỉnh cũ nên máy móc không đồng bộ, thường bị hư hỏng, hoạt động thiếu ổn định đã ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của cán bộ văn phòng.
2.6. Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao về công tác tham mưu, tổng hợp ở các văn phòng.
Cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp ở các văn phòng luôn phải ở trong
tình trạng áp lực công việc lớn, khối lượng công việc nhiều, chất lượng công việc phải giải quyết đòi hỏi độ chính xác và khái quát rất cao, nhưng chế độ, chính sách đãi ngộ, phương tiện, điều kiện làm việc vẫn giống như các bộ phận công tác khác, do đó chưa khuyến khích, thu hút được nguồn nhân lực có chất lượng cao, cán bộ giỏi về làm công tác tham mưu, tổng hợp.
Chương III: XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM NÂNG CAO