CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG
4.2 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến Ủy ban nhân dân phường Xuân Tảo có thể qua nhiều đường:
Qua bưu điện hay gửi trực tiếp đều phải qua bộ phận văn thư. Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến và vào sổ hoặc phần mền quản lý vưn bản trong máy tính để đăng ký văn bản đến. Văn bản được chuyển tới người có thẩm quyền giải quyết, Văn thư tiến hành sao, nhân bản văn bản đến, chuyển đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân, cuối cùng là giải quyết và theo dừi việc giải quyết văn bản đến.
- Việc tiếp nhận và giải quyết văn bản đến được thực hiện theo đúng quy trình. Các văn bản đến đều phải qua văn thư của UBND để đăng ký vào sổ và quản lí một cách thống nhất.
- Việc xử lí và giải quyết các văn bản đến được lãnh đạo Văn phòng chỉ đaọ thực hiện nhanh chóng, chính xác đảm bảo các hoạt động chung của UBND và không làm ảnh hưởng đến công việc của các đơn vị có liên quan.
4.2.1. Tiếp nhận văn bản đến
Những văn bản đến cơ quan (kể cả qua đường bưu điện, hay thủ trưởng cơ quan đi họp) luôn đảm bảo một nguyên tắc tập trung tại đầu mối tại văn phòng ủy ban để cán bộ Văn phòng kiểm soát được số lượng văn bản gửi đến cơ quan và được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời thống nhất, bí mật và theo đúng quy trình, quy định của nhà nước.
Văn bản được chuyển đến cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau: Qua bưu điện, người đi học mang về hoặc văn thư cơ quan khác mang đến.
4.2.2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến.
- Khi gửi văn bản đến cơ quan cán bộ văn phòng trực tiếp nhận văn bản
phải tiến hành kiểm tra số lượng địa chỉ gửi văn bản. Nếu phát hiện có sai sót kịp thời làm biên bản báo cáo lại với nhân viên bưu điện cán bộ phụ trách để giải quyết.
- Sau khi tiến hành kiểm tra song thì phân loại bì văn bản. Những bì văn bản nào gửi đích danh, gửi các đơn vị thì để riêng ra không được phép bóc bì còn văn bản gửi chung cho cơ quan thì cán bộ tiến hành bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và đăng ký vào sổ: “Đăng ký công văn đến”. Việc bóc bì văn bản cũng được áp dụng thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, những bì văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc được bóc trước và giải quyết trước. Khi bóc bì dùng kéo cắt bên mép phải của bì tránh không để làm rách bì và mất các thông tin trên bì, khi lấy văn bản ra phải giữ lại bì để đối chiếu số ký hiệu ở trên bì. Nếu phát hiện sai sót thì kịp thời gửi trả lại nhân viên bưu điện để xử lý.
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.
Việc đóng dấu đến nhằm khẳng định văn bản đó đã đến cơ quan và đã thông qua văn thư. Dấu đến được đóng dưới số ký hiệu đối với văn bản có tên loại.
Trường hợp trích yếu nội dung quá dài thì dấu đến được đóng phần địa danh, ngày tháng của văn bản.
Mẫu dấu của UBND phường Xuân Tảo được trình bày như sau.
- Tên cơ quan.
- Số đến là số thứ tự của các văn bản đến cơ quan trong một năm và được ghi liên tục từ số 01 ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Ngày đến là ngày của cơ quan nhận được văn bản UBND phường Xuân Tảo
CÔNG VĂN ĐẾN Số:…….
Ngày.. .. tháng.. .. năm..
4.2.3. Đăng ký văn bản đến.
Việc đăng ký văn bản có 2 phương án là.
- Đăng ký bằng sổ;
- Đăng ký trên máy vi tính
UBND phường Xuân Tảo là một cơ quan ở địa phương; cấp cơ sở số lượng văn bản đến ít, cũng như điều kiện còn thiếu thốn đội ngũ cán bộ chưa được đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực này nên việc đăng ký văn bản vẫn đang áp dụng theo phương pháp truyền thống bằng sổ.
Phần bìa sổ:
Phần đăng ký bên trong:
Ngày tháng đến
Số đến
Nơi gửi công
văn
Số kí hiệu công văn
Ngày tháng
công văn
Nơi người nhận
Tên loại và trích yếu nội dung công văn
Ký nhận
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Từ năm 2014 sau khi sáp tách địa giới hành chính là 02 quận Bắc Từ Liêm và Nam Từ Liêm. UBND xã Xuân Đỉnh được tách ra làm 02 phường là UBND phường Xuân Tảo và UBND phường Xuân Đỉnh. UBND phường Xuân Tảo nơi tôi thực tập số lượng văn bản đến đã giảm đáng kể, trung bình lập 2 sổ “Đăng ký văn bản đến”
-Tất cả văn bản đến đều được đăng ký vào một quyển sổ: “Đăng ký văn bản đến”.
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO
Năm 2015
SỔ ĐĂNG KÍ CÔNG VĂN ĐẾN
Đơn vị
Từ số ………Đến số ……….
Từ ngày ………….. Đến ngày ………….
Quyển số:...
- Đối với đơn thư khiếu nại, góp ý của nhân dân địa phương thì đăng ký cũng tiện theo dừi và giải quyết trong nội bộ cơ quan.
4.2.4. Trình văn bản đến.
Sau khi đăng ký văn bản vào sổ văn bản phải đưa lên trình chủ tịch và người được giao trách nhiệm xem xét, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản. Khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, cán bộ văn phòng tiến hành đăng ký tiếp các cột mục còn lại và làm thủ tục sao văn bản và chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan để giải quyết.
4.2.5. Chuyển giao văn bản đến.
Đối tượng nhận văn bản và giải quyết văn bản được ghi trên phiếu: “Giải quyết văn bản đến” theo mẫu quy định của cơ quan. Chuyển giao văn bản đến luôn đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, đúng đối tượng, kịp thời. UBND phường Xuân Tảo là cơ quan nhỏ nên khi văn bản đến ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo thì cán bộ văn phòng trực tiếp phô tô và chuyển trực tiếp đến các đối tượng có liên quan giải quyết.
4.2.6. Giải quyết văn bản đến.
Trong những văn bản hàng ngày được gửi đến cơ quan, có những văn bản cần được giải quyết kịp thời theo đúng yêu cầu của nơi gửi điều này được thủ trưởng đề ra thời gian và yêu cầu cán bộ liên quan nghiên cứu giải quyết nhìn chung việc quản lý văn bản đến ở UBND phường Xuân Tảo được thực hiện khá đầy đủ và chặt chẽ. Vì cán bộ Văn phòng nhận thấy để văn bản từ khi ban hành đến tay người nhận thực hiện qua rất nhiều khâu nghiệp vụ. Vì vậy văn bản đến cơ quan yêu cầu phải xử lý nhanh chóng chính xác. Thực tế quản lý văn bản của UBND phường Xuân Tảo thực hiện rất tốt. Các văn bản đến văn phòng được cán bộ văn phòng xem chuyển đến các nhân, các phòng chức năng có nhiệm vụ giải quyết sau đó bộ phận văn thư làm công tác sao gửi ngay để đảm bảo tính thời sự của văn bản hiệu quả hoạt động của công việc. Thông tin văn bản phải đảm bảo tính bí mật.
4.3. Sơ đồ hoá quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu