Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH, THAM MƯU, TỔNG HỢP PHỤC VỤ CỦA VĂN PHềNG
I. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng UBND phường Xuân Tảo
2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 1. Chức năng
Chức năng của Văn phòng được thể hiện ở 2 loại công tác:
Công tác tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động rất cần thiết cho công tác quản lý. Người thủ trưởng phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, đặc biệt là những lĩnh vực liên quan đến hoạt động của đơn vị, phải
có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải thường xuyên quyết định chính xác mọi vấn đề. Do vậy, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp làm công tác tham mưu tổng hợp.
Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu,Văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, những ý kiến đó được tổng hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đũng đắn.
Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, và chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo. Đây là nội dung tham mưu của công tác Văn phòng.
Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy đần được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu trữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể.
Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động
Hoạt động của cơ quan không thể thiếu các điệu kiện vật chất như nhà cửa, phương thiện, thiết bị, công cụ, tài chính…các điều kiện và phương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc chức năng của Văn phòng, đó là chức năng hậu cần. Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác Văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của cơ quan.
2.1.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng nhất của Văn phòng UBND phường Xuân Tảo. Là đơn vị tổ chức có vị trí đặc biệt quan trọng không thể thiếu trong bộ máy của UBND phường Xuân Tảo, Văn phòng UBND phường Xuân Tảo trực tiếp giúp Ban lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo điều hành công việc và hoạt động của UBND phường Xuân Tảo, là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ Ban lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo quản lý. Tham mưu tổng hợp là tham mưu ở
giai đoạn cuối cùng. Cụ thể, công tác tham mưu của Văn phòng UBND phường Xuân Tảo được thể hiện chủ yếu trên các lĩnh vực xây dựng và tổ chức thực hiện các quyết định của UBND phường Xuân Tảo tham mưu đề xuất xây dựng và trực tiếp xây dựng các quy chế quản lý và điều hành các lĩnh vực hoạt động của UBND phường Xuân Tảo, tham mưu công tác Văn bản, công tác Văn thư, lưu trữ, tham mưu trong việc xây dựng dự toán kế hoạch ngân sách và quản lý sử dụng có hiệu quả kế hoạch ngân sách tài chính được giao, tham mưu trong việc tổ chức khoa học quản trị công sở đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của UBND phường Xuân Tảo.
- Công tác tổng hợp trong Văn phòng UBND phường Xuân Tảo vô cùng quan trọng. Đó là toàn bộ công việc liên quan đến tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác, tổng hợp các hoạt động của cơ quan, tổng hợp tình hình, thông tin, số liệu, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất của UBND phường Xuân Tảo, phục vụ cho sự quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo. Do vậy, không có công tác này sẽ không tổng hợp được chương trình, kế hoạch công tác chung của UBND phường Xuân Tảo, lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo sẽ không có cơ sở để quản lý điều hành công việc của UBND phường Xuân Tảo một cách khoa học và chặt chẽ.
Để thực hiện tốt công tác tham mưu, tổng hợp thông tin là một nhiệm vụ rất quan trọng. Chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng UBND phường Xuân Tảo xuất phát từ vai trò là đầu mối giúp Ban lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo xõy dựng, quản lý chương trỡnh cụng tỏc của UBND phường Xuõn Tảo, theo dừi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác tham mưu cuả Văn phòng UBND phường Xuân Tảo không làm tốt công tác tổng hợp khó có thể làm tốt công tác tham mưu. Công tác tổng hợp gắn kết với công tác tham mưu của Văn phòng UBND phường Xuân Tảo. Công tác tổng hợp làm không tốt sẽ dẫn đến việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo.
2.1.2. Chức năng hậu cần
Bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của UBND phường Xuân Tảo được tiến hành thông suốt có hiệu quả là một chức năng quan
trọng của Văn phòng. Chức năng hậu cần của Văn phòng UBND phường Xuân Tảo là giúp lãnh đạo UBND phường Xuân Tảo quản lý tài chính, tài sản của UBND phường Xuân Tảo tổ chức quản trị, đảm bảo đầy đủ các khoản chi tiêu, mua sắm, sửa chữa, thay thế trang thiết bị phục vụ cho hoạt động thường xuyên của cơ quan trên tinh thần tiết kiệm, hiệu quả đúng tiến độ, nguyên tắc tài chính, không để thất thoát tiền và tài sản của nhà nước cũng như của UBND phường Xuân Tảo.
2.2. Nhiệm vụ
- Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của UBND phường Xuân Tảo, nhiệm vụ công tác hàng năm và đột xuất, Văn phòng UBND phường Xuân Tảo xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí sắp xếp trương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm của cơ quan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sử chỉ đạo và điều hành của Chủ tịch UBND phường Xuân Tảo;
- Thực hiện tham mưu cho Chủ tịch UBND phường Xuân Tảo và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo Văn bản của UBND phường Xuân Tảo ban hành;
- Thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ; giải quyết Văn bản đến, Văn bản đi của UBND phường Xuân Tảo theo quy định, quy chế của UBND phường Xuân Tảo.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối của UBND phường Xuân Tảo với các cơ quan, tổ chức bên ngoài và nhân dân.
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cấn đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và của UBND phường Xuân Tảo.
Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của UBND phường Xuân Tảo, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học.
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ viên chức trong Văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính - Văn phòng.