CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG
5. Khảo sát về tình hình thực tiễn các nghiệp vụ lưư trữ 1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Tài sản Lưu trữ là tài sản Quốc gia, mà tực tiếp của cơ quan sinh ra và quản
lý tài liệu đó. Tài liệu Lưu trữ phản ánh một cách trung thực tình hình phát triển của đời sống xã hội. Do đo, việc lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng, có tính lịch sử.
Là một cơ quan hành chính Nhà nước, hàng năm HĐND-UBND phường Xuân Tảo có khoảng hơn 700 văn bản được ban hành. Tất cả đều được lưu lại và nộp vào kho lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, số lượng nộp vào lưu trữ cơ quan chưa đầy đủ, nhiều tập lưu còn thiếu.
Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ gồm có 4 nội dung cơ bản:
- Xác định nguồn thu thập, bổ sung
- Xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu - Phân chia các nguồn tài liệu
- Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan.
Theo Thông tư số: 40/1998/TT-TBTCCBCP (nay là Bộ Nội Vụ) ngày 24/01/1998 quy định về việc tổ chức các kho lưu trữ ở địa phương thì mỗi xã có một Lưu trữ xã, có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu của xã và do văn phòng UBND phường trực tiếp quản lí. Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 40, UBND phường Xuân Tảo đã thành lập kho lưu trữ, bố trí một cán bộ làm công tác lưu trữ, kho lưu trữ được đặt tại tầng 3 của UBND phường với diện tích 45m2, lưu trữ toàn bộ tài liệu của UBND phường và tài liệu của khối Đảng uỷ.
- UBND phường thường xuyờn theo dừi chặt chẽ việc nộp tài liệu vào lưu trữ của các đơn vị, vì đây chính là nguồn tài liệu chủ yếu và quan trọng nhất, nhất là nguồn tài liệu của văn phòng, nguồn của văn phòng Đảng uỷ...
- Tất cả tài liệu nộp vào lưu trữ xã đều được lập thành hồ sơ để đảm bảo giá trị của tài liệu và thuận tiện trong việc tra tìm sử dụng.
- Tài liệu đã giải quyết xong để lại đơn vị một năm sau đó mới tiến hành nộp vào lưu trữ.
- Tài liệu đưa vào lưu trữ là những tài liệu đã được lựa chọn kỹ càng, sắp xếp, thống kê và biên mục bên trong, biên mục bên ngoài một cách chính xác và xỏc định rừ thời hạn bảo quản.
- Việc nộp lưu tài liệu phải do chính các đơn vị trực tiếp giao nộp tại kho lưu trữ. Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị nộp tài liệu.
- Cán bộ lưu trữ phải phối hợp với các đơn vị để lựa chọn những tài liệu có giá trị để nộp vào lưu trữ của UBND, trong trường hợp đơn vị muốn sử dụng tiếp tài liệu phải làm thủ tục mượn tài liệu, khi sử dụng xong phải trả lại ngay.
- Khi giao nhận phải nhận từng hồ sơ và đối chiếu với bản mục lục hồ sơ, khi giao nhận tài liệu phải có biên bản giao nhận và sau khi kết thúc công việc thì hai bên cùng kí vào biên bản, đồng thời phải đăng ký vào sổ thống kê, ghi vào sổ nhập tài liệu lưu trữ để tránh thất thoát, nhầm lẫn.
UBND phường Xuân Tảo có nhiệm vụ thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu. Vì vậy công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ đã và đang được tiến hành một cách nhanh chóng, khẩn trương.
* Nhược điểm:
- Cán bộ làm công tác lưu trữ là cán bộ kiêm nghiệm nên trong quá trình thực hiện công việc chưa bao quát hết nội dung công việc.
- Do còn thiếu kinh nghiệm về công tác lưu trữ nên trong khâu thu thập và xử lí tài liệu lưu trữ của cán bộ làm công tác lưu trữ đôi khi còn lúng túng. Trong việc phối hợp với các đơn vị còn chưa chặt chẽ nên thời gian nộp tài liệu đôi khi còn chậm muộn so với quy định đã đề ra.
5.2. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu trong phông theo một phương án phân loại quan trọng. Đây là khâu quan trọng nhất của ngành Lưu trữ, đó là bước chuyển mình của tài liệu từ nguồn trở thành tài liệu lưu trữ. Có thể nói có tài liệu chỉnh lý thì mới được coi là kho lưu trữ. Công việc này đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và có kinh nghiệm nghề nghiệp thì mới đảm bảo yêu cầu. Là khâu quan trọng nhất của ngành nên được tiến hành cẩn thận, đúng kỹ thuật và chính xác.
Với các phông tài liệu thì UBND phường Xuân Tảo đã và đang xử lý rất nhiều tài liệu lưu trữ đặc biệt là các tài liệu của cơ quan cấp trên. Và hiện nay phường còn đang hoàn thành tài liệu của những đơn vị thuộc nguồn nộp lưu của
UBND phường.
Công tác chỉnh lý sơ bộ đã được thực hiện ở khâu cuối của công tác Văn thư. Đến bộ phận Lưu trữ, cán bộ lưu trữ chỉ dựa vào đặc điểm, yêu cầu, nhiệm vụ mà chỉnh sửa lại hoặc phân loại chỉnh lý từ đầu. Theo đó phương án được áp dụng chỉnh lý tài liệu được chọn là: Thời gian - Mặt hoạt động.
* Quy trình chỉnh lý được tiến hành theo các bước sau:
Phân loại tài liệu.
- Phân loại tài liệu của HĐND và UBND thành từng nhóm lớn riêng.
- Phân chia tài liệu theo các nhóm nhỏ theo từng năm.
- Chia tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn theo tên loại văn bản.
Lập hồ sơ:
Là công việc quan trọng nhất của chỉnh lý tài liệu. Sau khi sắp xếp các loại văn bản thành từng tập thì tiến hành kiểm tra lại lần nữa. Những văn bản không thuộc phông chỉnh lý. Kết thúc công việc này thì mỗi nhóm nhỏ là một hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ được xếp theo thứ tự và ngày tháng văn bản từ nhỏ đến lớn.
Trường hợp một hồ sơ mà có quá nhiều văn bản, quá dày thì phải phân chia thành các tập cho phù hợp.
Biên mục hồ sơ:
- Đánh số tờ
- Viết mục lục văn bản - Viết chứng từ kết thúc - Viết bìa hồ sơ
+ Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp, hộp + Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ
Xác định được tầm quan trọng và giá trị của tài liệu lưu trữ nên việc chỉnh lí tài liệu lưu trữ của UBND phường Xuân Tảo được tiến hành 5 năm một lần. Từ việc chỉnh lí tài liệu đã phát hiện được những tài liệu trong phông lưu trữ bị thiếu và đã thu thập bổ sung vào đầy đủ.
5.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm
bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ và kéo dài tuổi thọ nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu tài liệu khác. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ là một công việc rất quan trọng để tránh cho tài liệu hư hỏng, mất mát… để phục vụ nghiên cứu, tra tìm khi cần thiết, bảo vệ chống côn trùng.
Tài liệu lưu trữ của UBND phường Xuân Tảo được bảo quản trong kho lưu trữ. Kho có đầy đủ các thiết bị và phương tiện phục vụ công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu như: Hệ thống điều hòa, hút ẩm, báo cháy tự động, hệ thống xử lý tài liệu di động, cố định và các thiết bị khác.
Ngoài ra UBND phường còn lưu giữ hồ sơ, tài liệu của các cán bộ công chức thuộc UBND phường để thuận lợi cho việc quản lý.
5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp thông tin từ tài liệu lưư trữ cho các cơ quan tổ chức, cá nhân phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong nhưng công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ nhằm biến các thông tin cũ thành tư liệu bổ ích để phục vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế, khoa học, kỹ thuật lịch sử.
Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu được lãnh đạo ủy ban nhân dân rất quan tâm, chú trọng nhằm phục vụ cho độc giả và giới thiệu tài liệu lưu trữ; giúp các nhà nghiên cứu sinh, hoàn thành đề tài, công trình khoa học, thực tập sinh và sinh viên thực tập hoàn thành các luận án, luận văn tốt nghiệp. Cơ quan có thể giải quyết chính sách và quyền lợi cho các đơn vị, cung cấp thông tin để họ thực hiện tốt những nhiệm vụ, kế hoạch đã ban hàn. Các hình thức sử dụng tài liệu: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc, công bố, giới thiệu tài liệu, cấp bản sao và chứng thực lưu trữ. Văn phòng đang sử dụng tài liệu hiện đang quản lý nhiều loại sổ như: (sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ giao nhận tài liệu).
Trong thời gian này, UBND phường đã tiếp nhận 50 công văn và giấy giới thiệu của các cơ quan khác, của các cá nhân có nhu cầu nghiên cứu tài liệu, phục vụ lượt độc giả, giải quyết 511 phiếu yêu cầu, chứng thực 4210 trang tài liệu.
Việc tra tìm, và sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của
UBND, việc tra tìm đó phải do trực tiếp cán bộ Lưu trữ thực hiện.
* Ưu điểm:
- Tuy mới hoạt động được hơn một năm nhưng UBND phường Xuân Tảo đã thực hiện tốt công tác Lưu trữ từ khâu thu thập, bổ sung đến tổ chức, sử dụng tài liệu phục vụ tốt cho hoạt dộng của cơ quan từ khi được thành lập đến nay.
- Đặc biệt trong việc sưu tầm, bổ sung những tài liệu quý hiếm có giá trị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân được rất được quan tâm.
- Điều đó cho thấy sự quan tâm đúng mức, kịp thời của Đảng, của ban Chủ tịch và sự cố gắng, tinh thần trách nhiệm hoàn thành tốt công việc, nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên thuộc các phòng, ban chức năng đối với công tác Lưu trữ không chỉ ở cơ quan mà còn là thực hiện tốt chủ trương, chính sách của Nhà nước ta.
* Nhược điểm: Phương tiện vận chuyển và đi lại còn hạn chế, nhân sự không đồng đều, một số công cụ và dụng cụ đã cũ, không còn phù hợp với điều kiện cần có hiện giờ.
- Hầu hết các phông chính lý đều được lập hồ sơ, tuy nhiên để tra cứu còn gặp khó khăn, vì một số phông chưa được chỉnh lý.