Chương III: XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH THAM MƯU TỔNG
2. ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN
Trong nền kinh tế phát triển như hiện nay, con người cũng không ngừng đổi mới về mọi mặt. Thời đại của nền công nghệ thông tin, đây là một phương pháp và dụng cụ hiện đại mà chủ yếu là máy vi tính và phương tiện truyền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hoá, con người.
Với nhu cầu về trình độ phát triển văn hoá thông tin, ngôn ngữ thì quan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm đã dần được thay thế bởi số lượng công việc và tính khoa học đòi hỏi người cán bộ phải năng động, sáng tạo hơn trong công việc, không chỉ làm tốt nghiệp vụ của mình, còn phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý Hành chính. Bởi học lý thuyết đã khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc còn khó hơn đòi hỏi chúng ta cần nỗ lực, kiên trì và làm việc sáng tạo, khoa học.
Chính những lý do đó mà UBND phường Xuân Tảo đã không ngừng phổ biến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành chính văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan, phát triển, xây dựng hệ thống trang thiết bị hiện đại cho phù hợp với sự phát triển của Văn phòng.
- Hiện nay cơ quan vẫn quản lý văn bản bằng hình thức thủ công, vì thế cần xây dựng và áp dụng các chương trình phần mềm tối ưu về công tác Văn thư.
- Tổ chức mở thêm những lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng cho cán bộ để thúc đẩy công tác Tin học hoá công tác Hành chính văn phòng.
- Để góp phần chung vào sự nghiệp đổi mới đất nước, cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác Văn thư, Lưu trữ, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm công tác này:
- Đảm bảo cơ sở vật chất, có các khoản trợ cấp về độc hại, luôn đông viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán bộ trong cơ quan.
- Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý hiếm.
- Đầu tư hơn nữa cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu.
- Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản.
- Thận trọng và giữ bí mật trong phát ngôn và quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ.
- Kiểm tra thường xuyên việc áp dụng hiệu quả văn bản của Đảng và Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Hàng năm cử cán bộ văn phòng đi học thêm để hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn hơn nữa, cần trẻ hoá đội ngũ cán bộ Văn phòng. Bởi vì thế hệ trẻ hôm nay nhanh nhẹn và năng động hơn rất nhiều để phù hợp với từng bước thay đổi của xã hội ngày nay.
- Triển khai việc áp dụng ISO 9000 : 2000 trong công tác Văn phòng.
- Cần phải trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nhẹn, biết tập trung xử lý vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp thời.
- Họp và kiểm tra tình hình thực hiện công việc đồng thời đưa ra những giải
pháp khả thi hơn nữa, khắc phục những tồn tại, hạn chế không đáng có.
- Cần quan tâm phát triển đồng đều đến tất cả các lĩnh vực của Văn phòng để tạo nên sự phát triển chung cho toàn Văn phòng HĐND-UBND.
- Làm thủ tục khắc lại toàn bộ con dấu trong cơ quan, thể hiện tính thẩm mỹ khi dấu được đóng lên văn bản, đảm bảo đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cũng như từng cá nhân theo quy định của Nhà nước.
- Đầu tư thêm một số cơ sở vật chất đến các phòng ban trong cơ quan để giúp cho việc giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả cao.