CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1.5. Sản phẩm của phân tích công việc
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ phân tích công việc
Theo sơ đồ trên, kết quả của PTCV gồm BMTCV, BTCCV, BYCNS 1.5.1. Bản mô tả công việc
BMTCV là “một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể”[3,49]
BMTCV sẽ mang lại cho tổ chức nhiều lợi ích và đạt hiệu quả cao trong cụng việc bởi khi đú người thực hiện cụng việc biết rừ họ phải làm những nhiệm vụ gì, trách nhiệm gì, báo cáo cho ai, thực hiện ở đâu và thực
Các trách nhiệm cụ
thể Các trách nhiệm cụ
thể
Các điều kiện làm việc cụ thể
Các điều kiện làm việc cụ thể
Hoạch định nhân lực Tuyển dụng Đào tạo phát
triển
Đánh giá thực hiện công việc Trả công , khen
thưởng lao động...
Hoạch định nhân lực Tuyển dụng Đào tạo phát
triển
Đánh giá thực hiện công việc Trả công , khen
thưởng lao động...
Bản Mô tả công việc Bản Mô tả công việc Các nhiệm
vụ cụ thể Các nhiệm
vụ cụ thể
Bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc Bản Tiêu chuẩn thực
hiện công việc Bản Yêu cầu đối với người thực hiện công việc
Bản Yêu cầu đối với người thực hiện công việc
Kinh nghiệm cần có Kinh nghiệm cần có Phân
tích công
việc Phân tích công
việc
Yêu cầu kiến thức, trình độ chuyên môn Yêu cầu kiến thức, trình
độ chuyên môn Các yêu cầu khácCác yêu cầu khác
hiện như thế nào. Đồng thời, BMTCV cũng tránh được hiện tượng chồng chéo công việc…do đó tất cả các vị trí công việc trong tổ chức đều cần có bản mô tả công việc.
Do đặc thù về quy mô, trình độ, cách thức tổ chức của các tổ chức và do mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không có biểu mẫu thống nhất cho BMTCV. Tuy nhiên, các BMTCV thường có các nội dung chủ yếu sau đây:
Phần xác định về công việc: Gồm có tên công việc (chức danh), mã số công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình THCV, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương...
Tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: Là phần thường thuật một các tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc cụng việc. Phần này bao gồm cỏc cõu mụ tả chớnh xỏc, nờu rừ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ đó.
Cỏc mối quan hệ trong thực hiện cụng việc: Ghi rừ cỏc mối quan hệ của người THCV với những người khác ở trong và ngoài tổ chức.
Quyền hạn của người thực hiện cụng việc: Nờn xỏc định rừ giới hạn hay phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự và quyền được ra quyết định liên quan tới sự thực hiện công việc của mình.
Điều kiện làm việc: Bao gồm các điều kiện về máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng, thời gian làm việc (làm ca, thêm giờ hay làm giờ hành chính); các điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, mức độ ô nhiễm, các phương tiện đi lại để phục vụ cho công việc và các điều kiện khác liên quan …
Bên cạnh đáp ứng yêu cầu về mặt nội dung, bản mô tả công việc còn phải đáp ứng về mặt hình thức như: Ngôn ngữ trong bản mô tả công việc phải ngắn gọn, dễ hiểu, không nên mô tả chung chung nên sử dụng các động từ hành động
có tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nhiệm vụ chính.
1.5.2. Bản tiêu chuẩn công việc (BTCCV)
BTCCV là “một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc’ [3,50]
BTCCV thực chất để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người THCV, đây là những kết quả, mong muốn đạt được nếu người THCV hoàn thành tốt công việc của mình. Thông thường kết quả công việc được đánh giá trên các khía cạnh: Chất lượng, số lượng, hoặc năng suất lao động và thời gian hoàn thành công việc.
Do đặc điểm về cơ cấu tổ chức và mục đích PTCV ở mỗi tổ chức khác nhau, BTCCV có thể được thể hiện ở dưới dạng khác nhau. Có tổ chức xây dựng BTCCV một cách hệ thống cho từng công việc, nhưng có nơi lại chỉ giao hẹn bằng miệng hoặc các điều khoản nhất thời giữa người lãnh đạo và cấp dưới.
Để có được các tiêu chuẩn THCV hợp lý thì BTCCV nên được xây dựng theo trình tự sau:
Trước tiên ta xác định những nhiệm vụ chính của công việc có thể đo lường được, không nhất thiết phải xây dựng tiêu chuẩn cho tất cả các nhiệm vụ một công việc, bởi trên thực tế một nhiệm vụ có thể đáp ứng được một nhiệm nhóm các tiêu chuẩn và cũng có thể một nhóm nhiệm vụ chỉ đáp ứng một tiêu chuẩn.
Sau khi đã xác định được các nhiệm vụ chính có thể đo lường được hoặc các nhiệm vụ có thể lượng hóa được ta tiến hành xây dựng các tiêu chuẩn cho các nhiệm vụ đó (tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, thời gian, năng suất…)
Những tiêu chuẩn không thể đo lượng hay lượng hóa bằng thước đo cụ thể ta có thể để ở dạng định tính nhưng gắn chúng với mục tiêu của tổ chức hay quy trình công nghệ phải thực hiện.
Cuối cùng, ta tiến hành thẩm định lại với các bên liên quan: Những
người THCV và những người quản lý trực tiếp để xem xét các tiêu chuẩn này.
1.5.3. Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc (BYCNS)
BYCNS là “bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cụ thể khác”[3,50].
Một số yêu cầu thường được viết trong BYCNS là: Trình độ học vấn;
trình độ chuyên môn; các yêu cầu về trình độ ngoại ngữ và tin học; các kỹ
năng; kinh nghiệm; phẩm chất cá nhân và hành vi ứng xử và quan hệ giao tiếp; tuổi tác, thể lực, khả năng thích ứng với điều kiện làm việc.
Trên thực tế người ta có thể viết BYCNS thành một văn bản riêng hay viết chung với BMTCV hoặc BTCCV. Tuy nhiên, dù viết riêng hay viết chung cũng cần đảm bảo các yêu cầu ở mức độ thiết yếu với công việc.