CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BAN MAI XANH
III. MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHI TIẾT
2.5. Đánh giá hiệu quả công tác phân tích công việc
Áp dụng các tiêu chí đánh giá trong phần cơ sở lý luận về PTCV tại mục 1.7, người viết đánh giá thực tiễn hiệu quả PTCV tại Ban Mai Xanh về các mặt sau:
Một là, mức độ hoàn thiện của hệ thống quan điểm và chính sách về phân tích công việc của công ty.
Ban Giám đốc công ty đã nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác PTCV. Phân tích công việc đã được chú trọng thực hiện từ những ngày đầu khi công ty chuyển hướng mở rộng kinh doanh sang mảng bán lẻ rộng khắp cả nước. Tuy nhiên, cho đến nay hệ thống chính sách PTCV của công ty chưa được xây dựng một cách đồng bộ và hiệu quả.
Chính sách về PTCV hiện nay mới chỉ nằm rải rác và còn sơ sài trong chính sách chung về nhân lực, trong nội quy, quy chế của công ty mà chưa có những quy định cụ thể, đầy đủ và cần thiết về PTCV.
Hai là, mức độ hiểu biết và chuyên nghiệp của cán bộ làm công tác phân tích công việc
Tại Ban Mai Xanh, cán bộ thực hiện PTCV thuộc phòng Hành chính Nhân sự có những kiến thức chung về QTNL và hiểu biết sâu sắc về cơ cấu tổ chức tại công ty. Tuy nhiên, xét tính chuyên nghiệp về thực hiện PTCV thì chưa có cán bộ chuyên trách. Phòng Hành chính Nhân sự gồm 04 nhân sự trong đó có 01 trưởng phòng phụ trách chung, 01 chuyên viên tuyển dụng, 01 chuyên viện về lương thưởng, chế độ đãi ngộ và 01 lễ tân, tuy nhiên không có nhân sự nào có kỹ năng về PTCV sâu sắc hay đã từng được tham gia khóa đào tạo về PTCV.
Ba là, tính đầy đủ, chính xác của thông tin PTCV và hiệu quả sử dụng phương pháp thu thập thông tin
Về mặt thông tin thu thập để PTCV, hầu hết các thông tin đã được cán
bộ PTCV tại Ban Mai Xanh thu thập khá đầy đủ qua các nguồn khác nhau.
Đây là yếu tố đảm bảo cho sự khách quan, đa dạng cũng như sự chính xác của thông tin.
Về phương pháp thu thập thông tin, tại Ban Mai Xanh sử dụng hai phương pháp là phiếu điều tra và quan sát. Hai phương pháp này đã thu thập thông tin khá đầy đủ, nhanh chóng và tiết kiệm về mặt chi phí, thời gian cho công việc. Tuy nhiên, việc chuẩn bị phiếu thu thập thông tin chưa được kỹ càng và hệ thống các câu hỏi mở phần nào làm giảm hiệu quả thu thập thông tin
Bốn là, tính hợp lý của quy trình phân tích công việc:
Tại Ban Mai Xanh đã xây dựng được quy trình cho công tác PTCV.
Bên cạnh một số ưu điểm đã đạt được thì quy trình thực tế cũng còn tồn tại một số vấn đề sau:
Đầu tiên, tại bước 1, công ty Ban Mai Xanh chỉ xác định công việc cần phõn tớch nhưng lại khụng làm rừ mục đớch của PTCV.
Tại bước 2: Chuẩn bị tài liệu; xác định thông tin và phương pháp thu thập thông tin. Tại Ban Mai Xanh, hai phương pháp được sử dụng là phương pháp phiếu điều tra và quan sát, hai phương pháp này chưa thực sự đạt hiệu quả cao nhất có thể trong quá trình thu thập do việc thiết kế phiếu còn nhiều hạn chế và việc lựa chọn phương pháp quan sát không phải là phương pháp tối ưu khi áp dụng đối với các công việc tại văn phòng công ty.
Tại bước 4: Xử lý thông tin thu thập được và xây dựng bản MTCV. Công ty Ban Mai Xanh đã tổng hợp thành 01 BMTCV tổng hợp thay vì 03 bản kết quả của PTCV. Xét trên một góc độ nhất định đây là một cách khá hiệu quả và mang lại nhiều tiện ích…Tuy nhiên, bản thân người viết cũng nhận thấy một số tồn tại từ việc gộp ba bản làm một. Đó là việc một văn bản MTCV có nhiều chi tiết, dễ gây thiếu sót nội dung trong quá trình xây dựng. Mặt nữa, trong bước 4, cán bộ PTCV khi thực hiện trao đổi lại thông tin trước khi trình ký chỉ trao đổi với
trưởng bộ phận , điều này theo người viết cần mở rộng trao đổi với cả người thực hiện công việc.
Năm là, mức độ ứng dụng của phân tích công việc đối với nhà quản lý và người lao động
PTCV tại Ban Mai Xanh đã được coi là một công cụ quan trọng của QTNL. Kết quả của PTCV là cơ sở cho tất cả cá các công tác khác như hoạch định, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực, đánh giá kết quả thực hiện công việc, thù lao lao động.
Sáu là, chi phí đầu tư và hiệu quả thu được:
Chi phí tài chính: Thực hiện công tác PTCV tại công ty do chuyên viên phòng Hành chính Nhân sự phụ trách. Và toàn thể nhân viên cùng tham gia trả lời phiếu khảo sát. Nên có thể nhận xét là chi phí tài chính chi trực tiếp cho công tác này không đáng kể.
Chi phí thời gian và nhân lực: Thời gian để PTCV tất cả các vị trí là khá lớn - đối với chuyên viên phụ trách thực hiện, toàn bộ nhân viên tham gia vào quá trình trả lời phiếu câu hỏi không mất quá nhiều thời gian. Chuyên viên phòng Hành chính Nhân sự phụ trách quá trình tổng hợp hoàn thành BMTCV.
2.5.1. Ưu điểm và nguyên nhân
Về quan điểm, nhận thức: Ban Giám đốc và các cán bộ nhân sự đã nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác PTCV. PTCV đã được chú trọng thực hiện từ những ngày đầu khi công ty chuyển hướng mở rộng kinh doanh sang mảng bán lẻ rộng khắp cả nước.
Các BMTCV đã tích hợp ba bản MTCV, BYCNS, BTCCV vào cùng một bản gọn nhẹ và thuận lợi cho quá trình sử dụng.
Phòng Hành chính Nhân sự cũng đã xây dựng được hệ thống bản BMTCV cho hầu hết công việc tại công ty đây là một quá trình làm việc cố gắng đáng được ghi nhận.
Kết quả của PTCV đã được sử dụng khá hiệu quả và các công tác khác.
Bảng 2.3. Sử dụng các văn bản kết quả của
phân tích công việc cho các hoạt động khác của QTNL Hoạt động QTNL Bản mô tả
công việc
Bản yêu cầu với người THCV
Bản tiêu chuẩn THCV Kế hoạch hóa NNL
√
√
Tuyển dụng √ √ √
Đào tạo và phát triển √ √ √
Đánh giá THCV √
Thù lao lao động √ √ √
Quan hệ lao động √ √ √
2.5.2. Hạn chế và nguyên nhân
Có thể thấy kết quả của PTCV tại công ty đã đáp ứng khá tốt mục đích của PTCV. Tuy nhiên, xét lại còn một số mặt hạn chế như sau:
Đầu tiên, về quan điểm và chính sách của Ban Giám đốc công ty: Ban Giám đốc công ty đã có quan điểm ưu tiên phát triển công tác PTCV tuy nhiên lại chưa có hệ thống các chính sách và văn bản quy định về thực hiện công tác này. Đây đồng thời cũng là một điểm yếu của Phòng Hành chính Nhân sự trong việc chưa sát sao cho công tác PTCV từ bước đầu tiên: Ban hành các văn bản. Việc Ban Giám đốc công ty chưa có hệ thống văn bản chính thống quy định về PTCV gây trở ngại cho quá trình thực hiện cũng như kiểm tra và đánh giá PTCV.
Điểm hạn chế thứ hai, quy trình PTCV tại công ty còn chưa chi tiết và còn mang tính chỉ đạo chỉ tiếp từ cấp trên.
Nếu áp dụng quy trình phân tích công việc chuẩn tại phần “Nội dung và quy trình phân tích công việc” tại chương 1, để so sánh, ta sẽ thấy ngay:
Tại Ban Mai Xanh, bước đầu tiên, cán bộ thực hiện PTCV của công ty chưa xỏc định mục đớch của PTCV và khụng làm rừ mục đớch này cho từng nhõn viờn trong cụng ty hiểu. Đồng thời cũng chưa cú bước xỏc định rừ trỏch
nhiệm thực hiện công việc là phòng Hành chính Nhân sự
Phương pháp thu thập thông tin là sử dụng phiếu câu hỏi. Với bản phiếu mô tả nhiệm vụ công ty đã áp dụng hoàn toàn là câu hỏi mở, điều này khiến ta không thể lượng hóa được các thông tin. Cần xây dựng cả câu hỏi mở và đóng để đảm bảo sự phong phú về thông tin cần thu thập.
Công ty có các vị trí phân theo cấp: Quản lý và nhân viên, nên việc phân các bảng câu hỏi riêng biệt cho mỗi cấp sẽ hiệu quả hơn. Và có thể kết hợp cả ba phương pháp thu thập thông tin: Quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi (nếu có điều kiện).
Trong quá trình phát phiếu thu thông tin cần ấn định một thời gian nhất định để thu hồi phiếu đảm bảo phiếu không bị thất lạc và lãng quên cũng rất quan trọng.
Trong phần trao đổi lại nội dụng BMTCV, cán bộ phụ trách PTCV chỉ trao đổi với trưởng các bộ phận. Cán bộ phụ trách PTCV nên trao đổi lại BMTCV hoàn chỉnh với cả chính nhân viên thực hiện công việc.
Điểm hạn chế thứ 3: Chưa có bản kế hoạch thực hiện công tác PTCV.
Phòng Hành chính Nhân sự nhận chỉ đạo của Ban Giám đốc và thực hiện PTCV không có bản kế hoạch thực hiện cũng như các phương án hỗ trợ hay phòng ban thực hiện các phần việc cụ thể.
Điểm hạn chế thứ 4: Về BMTCV tổng hợp: Trong một phạm vi nhất định, việc kết hợp cả ba bản mô tả công việc, bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc và bản Yêu cầu nhân sự thực hiện công việc vào một văn bản tổng hợp rất ngắn gọn và dễ dang trong việc quản lý giấy tờ văn bản. Tuy nhiên, việc tổng hợp chung ba bản làm BMTCV tổng hợp làm một văn bản quá dài và dễ thiếu sót các thông tin.
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ