CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BAN MAI XANH
2.3. Các chủ thể liên quan đến công tác phân tích công việc tại công ty Ban Mai Xanh
2.3.1. Ban Giám đốc công ty
Ban Giám đốc công ty có nhiệm vụ điều hành các công việc của công ty; đại diện trước pháp luật trong các hoạt động của công ty; ký kết các hợp đồng hợp tác, liên doanh liên kết, vay vốn; báo cáo tình hình hoạt động cho HĐQT, tư vấn cho HĐQT trong việc hoạch định phát triển công ty. Thành viên Ban Giám đốc gồm 02 thành viên là Giám đốc và Phó giám đốc.
Thành viên Ban Giám đốc tại công ty Ban Mai Xanh đều là những người có chuyên môn sâu về kinh tế, trình độ học vấn thạc sĩ và nhìn tầm nhìn rộng. Ban Giám đốc công ty đưa ra các quyết sách cho mọi vấn đề tại công ty.
Sự phát triển và lớn mạnh của Ban Mai Xanh hiện nay nhờ phần lớn vào tầm nhìn chiến lược của người Ban Giám đốc công ty.
2.3.2.Bộ phận chuyên trách về QTNL và cán bộ chuyên trách về PTCV
Phòng Hành chính Nhân sự tại Ban Mai Xanh gồm 01 trưởng phòng, 01 chuyên viên phụ trách tuyển dụng, 01 chuyên viên phụ trách lương thưởng và chế độ đãi ngộ, 01 nhân viên lễ tân. Nhiệm vụ chính của các vị trí công việc như sau:
Trưởng phòng Hành chính Nhân sự phụ trách các mảng chính sau :
“Điều hành và chịu trách nhiệm hoạt động của phòng hành chính nhân sự.
Lập kế hoạch, triển khai, hướng dẫn, theo dừi, đỏnh giỏ, tham mưu công tác tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, kỷ luật, bảo hiểm, đánh giá nhân viên, công tác hành chính trong toàn công ty theo tháng, quý, năm theo đúng quy định của pháp luật hiện hành và quy chế của công ty.
Nghiên cứu, trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty, tham gia xây dựng, đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của công ty.
Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp, lộ trình công danh cho cán bộ nhân viên công ty.
Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự của công ty.
Xây dựng quy chế lương thưởng, chính sách đãi ngộ, các biện pháp khuyến khích - kích thích người lao động làm việc có hiệu quả, gắn bó lâu dài với công ty.
Tổ chức và thực hiện các công tác liên quan đến nhân sự theo chức năng nhiệm vụ và yêu cầu của ban lãnh đạo.
Giải quyết, tham mưu cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động trong công ty.
Phổ biến, hướng dẫn, giám sát thực hiện các quy định của công ty: Nội quy lao động, quy chế, quy định của các phòng ban trong toàn công ty.
Hướng dẫn thực hiện, giám sát, đánh giá công tác thực hiện nghiệp vụ hành chính: Giờ giấc làm việc, nghỉ phép, ra vào của nhân viên trong công ty;
công tác soạn thảo, lưu trữ văn thư, hợp đồng...toàn công ty; mua - bán, sử dụng văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị trong công ty.
Xây dựng, phát triển văn hóa tổ chức của công ty.
Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa ban lãnh đạo và người lao động trong công ty.”
Chuyên viên phụ trách tuyển dụng:
Chịu trách nhiệm chính về thực hiện tuyển dụng, đảm bảo tuyển đúng - đủ số lượng, chất lượng theo yêu cầu công việc. Phụ trách hợp đồng nhân viên, vấn đề quan hệ lao động. Đồng thời phụ trách các hoạt động đào tạo nhân viên, đào tạo nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng cho nhân viên toàn công ty.
Chuyên viên phụ trách lương thưởng và chế độ đãi ngộ:
Chịu trách nhiệm các hoạt động về công tác tiền lương, thưởng, đãi ngộ; Chịu trách nhiệm về công tác bảo hiểm; Thanh quyết toán nghỉ việc ...
Lễ tân:
Hỗ trợ các hoạt động cho phòng nhân sự (tuyển dụng, chấm công, check thời gian làm việc các nhân viên, mua văn phòng phẩm...); phụ trách tiếp đón khách và điều phối các hoạt động ra vào tại công ty.
Dựa vào những trách nhiệm chính nêu trên có thể dễ dàng nhận thấy tại Ban Mai Xanh chưa có chuyên viên chuyên trách phụ trách PTCV. Đồng thời, trong BMTCV các vị trí, công tác PTCV chưa được cho vào làm một công việc của vị trí nào trong phòng Hành chính Nhân sự.
Thực tế tại Ban Mai Xanh, phòng Hành chính Nhân sự có nhiệm vụ chính trong công tác PTCV như sau: Tổ chức thực hiện PTCV với việc xây dựng phiếu mô tả nhiệm vụ chính để thu thập thông tin, tổng hợp thông tin và và xây dựng BMTCV tổng hợp cho các vị trí tại công ty.
2.3.3. Người quản lý sử dụng lao động trực tiếp
Quản lý các bộ phận hay trưởng các bộ phận có trách nhiệm chính trong việc cung cấp thông tin, đốc thúc nhân viên trong phòng hoàn thành phiếu mô tả nhiệm vụ và kiểm tra lại thông tin với phòng Hành chính Nhân sự. Ngoài ra trưởng các bộ phận cũng là người cung cấp chính các tiêu chuẩn công việc và yêu cầu nhân sự tại vị trí công việc trong phòng mình.
2.3.4. Người lao động
Những nhân việc trong công ty là đối tượng thực hiện công việc và cung cấp thông tin chính cho PTCV. Thông thường người lao động thường nghi ngờ về mục đích của PTCV bởi cho rằng hoạt động này nhằm đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thực hiện công việc cao hơn nên thường có thái độ bất hợp tác trong quá trình PTCV. Tuy nhiên, tại công ty Ban Mai Xanh, hầu hết các nhân viên đều tham gia trả lời phiếu mô tả nhiệm vụ một cách nghiêm túc.
2.4. Thực tiễn tổ chức phân tích công việc tại Ban Mai Xanh 2.4.1. Thông tin phục vụ phân tích công việc
Trước khi thực hiện PTCV, cán bộ phụ trách PTCV tại công ty Ban Mai Xanh thực hiện thu thập thông tin từ hai nguồn chính đó là: Nguồn phi con người và con người.
Với nguồn phi con người đó là từ các BMTCV cũ tại công ty, các văn bản đánh giá công việc, nhận xét của các trưởng bộ phận phòng ban đối với các công việc mà nhân viên phụ trách
Với nguồn thông tin từ con người liên quan đến PTCV chủ yếu được thu thập thông qua phiếu mô tả công việc (phụ lục 2) với các nội dung sau;
Thông tin chung về nghề nghiệp: Chức danh; trình độ học vấn; thù lao Tóm tắt nội dung công việc: Nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phụ; mối quan hệ chủ yếu trong công việc; mối quan hệ với các tổ chức; mối quan hệ với cá nhân; trách nhiệm giám sát quản lý; phạm vi giám sát, quản lý; đối tượng giám sát, quản lý.
Điều kiện làm việc: Môi trường làm việc; các trang thiết bị...
Yêu cầu của công việc: Yêu cầu trình độ học vấn; chuyên ngành học Các thông tin khác: Kinh nghiệm làm việc cần thiết; kiến thức /kỹ
năng cần thiết; yêu cầu về thể chất/điềukiện làm việc
Như vậy có thể thấy, các thông tin cán bộ PTCV tại Ban Mai Xanh thu thập khá đầy đủ so với yêu cầu trong phần cơ sở lý luận. Các thông tin được
thu thập một cách khách quan.
2.4.2. Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc a) Phương pháp phiếu điều tra
Phòng Hành chính Nhân sự tại Ban Mai xanh sử dụng phương pháp phiếu điều tra để thu thập thông tin (phụ lục 2: Phiếu thu thập thông tin phân tích công việc)
Với phương pháp này, người thực hiện công việc trực tiếp điền vào phiếu điều tra, các bản câu hỏi được thiết kế sẵn.
Phương pháp này được lựa chọn do: Dễ sử dụng, thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiều nhân viên khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau. Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin.
Bên cạnh lợi ích trên khi sử phương pháp phiếu điều tra, tại công ty Ban Mai Xanh cũng còn một số tồn tại thuộc về nhược điểm của phương pháp này. Đó là việc thiết kế bản câu hỏi còn chưa được đầu tư đúng mức thể hiện ở phiếu mô tả công việc toàn bộ là câu hỏi mở dễ dẫn đến thông tin thu thập được bị hạn chế, không sâu sắc do người trả lời viết câu trả lời.
b) Phương pháp quan sát
Phương pháp này được áp dụng bổ sung cùng phương pháp phiếu điều tra đối với các công việc tại trụ sở chính.
Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc.
Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy. Tuy nhiên với các công việc tại văn phòng
phòng công ty đều là các công việc đòi hỏi người thực hiện tư duy và không dễ quan sát. Phương pháp quan sát khi áp dụng hầu như chỉ có thể thu thập được các thông tin về điều kiện làm việc với mức thời gian và trang thiết bị phục vụ cho công việc hay các mối quan hệ trong các phòng ban còn về bản chất công việc với các nhiệm vụ chính thì không hiệu quả.
Cán bộ sử dụng hai phương pháp này chủ yếu do sự thuận tiện trong thu thập thông tin, dễ dàng thực hiện và tiết kiệm chi phí. Đứng ở góc độ người quan sát, người viết nhận thấy việc sử dụng hai phương pháp trên phần nào thu thập được các thông tin cần thiết cơ bản và đáp ứng được các điều kiện về tiết kiệm chi phí. Nhưng để đạt hiệu quả cao hơn nữa cán bộ công ty cần đầu tư hơn cho việc thiết kế phiếu điều tra và áp dụng thêm phương pháp thu thập thông tin khác.
2.4.3. Quy trình phân tích công việc của công ty
Quy trình đã được áp dụng tại Ban Mai Xanh như sau:
Bước 1: Xác định công việc cần phân tích
Ban giám đốc chỉ đạo PTCV cho phòng Hành chính Nhân sự phối hợp với các bộ phận khác trong công ty thực hiện công tác PTCV với tất cả các công việc tại công ty. Như vậy, tất cả các vị trí công việc trong công ty đều cần phân tích
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu; xác định thông tin và phương pháp thu thập thông tin
Phòng Hành chính Nhân sự thu thập thông tin từ các BMTCV cũ, các văn bản đánh giá nhân viên thực hiện công việc và tham khảo các thông tin trên mạng phù hợp với công ty.
Các thông tin được xác định cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin đã được xác định như trong mục “2.4.1. Thông tin phục vụ phân tích công việc” thông qua “Phiếu Miêu tả nhiệm vụ” (Phụ lục 2) và “2.4.2.
Phương pháp thu thập thông tin”
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin
Thực hiện chỉ đạo của Giám đốc, phòng Hành chính Nhân sự thực hiện công tác PTCV cho tất cả các vị trí. Phòng Hành chính Nhân sự đề nghị các trưởng phòng cùng phối hợp thúc đẩy thu thập thông tin thông qua Phiếu Miêu tả nhiệm vụ chính. Sau khi hoàn thành, các phòng gửi lại kết quả về phòng Hành chính Nhân sự.
Trưởng các bộ phận tham gia và đảm bảo việc dành thời gian cho nhân viên trong bộ phận mình tham gia công tác và trả lời chân thực.
Với việc chọn đối tượng tham gia, với các công việc tương tự thì chỉ cần chọn một công việc để tiến hành phân tích (ví dụ, kế toán kho, kế toán cửa hàng từng khu vực...).
Bước 4: Xử lý thông tin thu thập được, xây dựng BMTCV tổng hợp Các trưởng phòng bàn giao bản phiếu trả lời cho phòng Hành chính Nhân sự. Phòng Hành chính Nhân sự tổng hợp, xây dựng BMTCV với các nội dung đã thu thập được và các tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá.
Sau khi đã xây dựng xong, BMTCV được gửi đến trưởng các bộ phận để trao đổi trước khi trình ký.
Bước 5: Trình Ban Giám đốc phê duyệt và đưa vào sử dụng
Sau khi được giám đốc thông qua, BMTCV được gửi tới các bộ phận và lưu lại tại tổ chức nhân sự.
So sánh quy trình PTCV của Ban Mai Xanh với quy trình PTCV tại chương 1 cơ sở lý luận ta thấy:
Trong quy trình PTCV tại Ban Mai Xanh được xây dựng ngắn gọn hơn một bước so với quy trình PTCV trong chương 1 cơ sở lý luận về PTCV.
Đồng thời các nội dung chính cũng được đảm bảo khá đầy đủ.
Tuy nhiên xét chi tiết quy trình này vẫn còn một số điểm thiếu xót.
Đầu tiên, tại bước 1, công ty Ban Mai Xanh chỉ xác định công việc cần phõn tớch nhưng lại khụng làm rừ mục đớch của PTCV.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu; xác định thông tin và phương pháp thu thập thông tin. Tại Ban Mai Xanh, phương pháp được sử dụng gồm hai phương pháp phiếu điều tra và quan sát, hai phương pháp này chưa thực sự đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình thu thập do việc thiết kế phiếu còn nhiều hạn chế và việc lựa chọn phương pháp quan sát không phải là phương pháp tối ưu khi áp dụng đối với các công việc tại văn phòng công ty.
Tại bước 4: Xử lý thông tin thu thập được và xây dựng bản MTCV. Công ty Ban Mai Xanh đã tổng hợp thành 01 bản MTCV tổng hợp thay vì 03 bản kết quả của PTCV. Xét trên một góc độ nhất định đây là một cách khá hiệu quả và mang lại nhiều tiện ích…Tuy nhiên, bản thân người viết cũng nhận thấy một số tồn tại từ việc gộp ba bản làm một. Đó là việc một BMTCV có quá nhiều thông tin, chi tiết, dễ gây thiếu sót nội dung trong quá trình xây dựng. Mặt nữa, trong bước 4, cán bộ PTCV khi thực hiện trao đổi lại thông tin trước khi trình ký chỉ trao đổi với trưởng bộ phận, điều này theo người viết cần mở rộng trao đổi với cả người thực hiện công việc.
Như vậy, mặc dù có khác biệt so với quy trình chuẩn nhưng xét một cách khách quan, quy trình PTCV của Ban Mai Xanh đã phần nào thực hiện khá tốt và có các kết quả hiệu quả.
2.4.4. Sản phẩm và ứng dụng sản phẩm PTCV
Hiện nay công ty đã xây dựng được hệ thống BMTCV cho các vị trí trong công ty. Tại công ty Ban Mai Xanh, các sản phẩm của phân tích công việc được gọi chung là Bản mô tả công việc tổng hợp, gồm nội dung của ba bản: BMTCV, BTCCV, BYCNS.
Sau đây người viết xin trích dẫn một đoạn BMTCV của vị trí Chuyên viên TMĐT đã hoàn thành sau khi Phòng Hành chính Nhân sự tổng hợp (bản hoàn chỉnh được đính kèm tại Phụ lục 3 của khóa luận)