TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BAN MAI XANH
3.1. Quan điểm, định hướng của Ban lãnh đạo công ty về phân tích công việc Với tầm nhìn: “Nhà cung cấp giày dép trẻ em cao cấp số 1 Việt Nam”
và sứ mệnh: “Chia sẻ lợi ích, hướng tới thành công” là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của công ty.
Ban Mai Xanh xác định chiến lược phát triển trong lĩnh vực thời trang trẻ em của mình đánh mạnh vào phân khúc trung cấp và cao cấp và đã gặt hái được những thành công nhất định, trong thời gian tới đặc biệt là nửa cuối năm 2015 và năm 2016 -năm bản lề của các hiệp định thương mại tự do, nhất là Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) - Công ty Cổ phần Thương mại Ban Mai Xanh nỗ lực hết mình để hoàn thành các mục tiêu:
Tiếp tục mở rộng quy mô hệ thống bán lẻ trong nước, nâng tổng số điểm bán hàng lên thành 20 điểm tính đến cuối năm 2016 trong đó tập trung khai thác tiềm năng của các thành phố lớn còn bỏ ngỏ cơ hội như Đà Nẵng, Cần Thơ, TP. Hồ Chí Minh.
Tập trung đầu tư và phổ biến thương hiệu Poneykiz tới phân khúc khách hàng trung cấp và người dân thu nhập thấp mới mục tiêu chiếm lĩnh 30% thị phần thị trường trong phân khúc này, từng bước đưa các sản phẩm của Việt Nam thay thế các sản phẩm của Trung Quốc, Thái Lan,…. Đưa người Việt Nam trở về thói quen tiêu dùng hàng Việt Nam.
Xâm nhập thị trường nước ngoài với mục tiêu ban đầu là 3 nước Myanmar, Lào và Campuchia.
Dựa vào mục tiêu phát triển trên, trở thành nhà cung cấp sản phẩm giày dép trẻ em số 1 Việt Nam và mở rộng 3 nước khu vực Đông Nam Á, Ban
Giám đốc công ty nâng tầm quan điểm và cách nhìn nhận đối với PTCV.
Định hướng chỉ đạo thực hiện công tác PTCV một cách nghiêm túc, hiệu quả.
PTCV khi mở rộng thị trường, mở rộng đối tượng nhân viên, mở rộng nền văn hóa tiếp cận với các nước...Phân tích công việc càng cần thực hiện nghiêm túc và hiệu quả hơn nữa. Và chắc chắn làm việc với những đồng nghiệp khác nền văn hóa, ngôn ngữ, địa lý... PTCV là nền tảng cho sự xâm nhập thị trường và phát triển bền vững
Đồng thời, toàn thể lãnh đạo và nhân viên công ty cần phải nỗ lực nhiều hơn nữa, cố gắng nhiều hơn nữa để đảm bảo doanh nghiệp tích trữ đủ tiềm lực vững chắc cả về tài chính lẫn con người trước khi bước vào giai đoạn phát triển bùng nổ 2017 - 2010. Mỗi nhân viên công ty hãy nỗ lực nhiều hơn, làm việc tích cực hơn, hiệu quả hơn đồng thời tiết kiệm chi phí lãng phí.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống quan điểm và chính sách về công tác PTCV
Ban Giám đốc công ty cần ban hành các chính sách đối với công tác PTCV cụ thể hóa thành các quy chế, quy trình nội bộ, tài liệu hướng dẫn, biểu mẫu văn bản chính thống. Hệ thống các văn bản này chính là cơ sở cho việc thực hiện, đánh giá và kiểm tra kết quả thực hiện công việc.
Phòng Hành chính Nhân sự công ty xây dựng hệ thống các văn bản quy định về thực hiện PTCV cũng như các văn bản liên quan (công văn về việc phối hợp thực hiện PTCV cho các phòng, ban trong công ty; quy định về việc rà soát định kỳ các bản MTCV tại các phòng ban....) trình Ban Giám đốc công ty phê duyệt để có cơ sở cho việc thực hiện, đánh giá, kiểm tra cũng như PTCV lại.
3.2.2. Nâng cao năng lực cho các bên liên quan đến PTCV
Các bên liên quan cần nâng cao năng lực đó là Ban Giám đốc, bộ phận chuyên trách về QTNL, cán bộ phụ trách PTCV, các trưởng bộ phận và người
lao động…thông qua tuyên truyền, tập huấn, đào tạo.
Con người là yếu tố quan trọng nhất của mọi vấn đề. Vì vậy, muốn có công tác PTCV thực hiện tốt, bên cạnh việc Ban Giám đốc có định hướng đỳng, chớnh sỏch rừ ràng và đầu tư kinh phớ, cần cú cỏn bộ thực hiện tốt về chuyên môn và kỹ năng. Đầu tư cho đào tạo nhân lực chuyên trách về PTCV là điều cần thiết.
Trong việc thực hiện công tác PTCV tại công ty, cán bộ Phòng Hành chính Nhân sự là người trực tiếp tham gia vào PTCV. Họ là người nắm được rừ nhất ý nghĩa, mục đớch của PTCV, là những người trực tiếp đi thu thập thông tin, thiết kế các văn bản mẫu cũng như thiết kế phiếu thu thập thông tin, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến QTNL.
Ngoài ra, hiện tại công ty Ban Mai Xanh chưa áp dụng những tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, ISO 14000, quy chuẩn SA 8000 nhưng trong tương lai nền kinh tế hội nhập đồng thời với tầm nhìn mở rộng vươn ra phát triển mạnh tại Đông Nam Á thì việc nắm, hiểu và áp dụng các chuẩn quốc tế là thực sự cần thiết.
Công ty có thể tiến hành đào tạo các cán bộ nhân sự chuyên trách như cử đi học tại các trường chính quy, học ở các lớp do doanh nghiệp tổ chức, tham gia các buổi hội thảo về PTCV hoặc mời các chuyên gia đến nói chuyện và cử các cán bộ, nhân viên tham dự học hỏi kinh nghiệm.
Việc tăng cường đào tạo cho chuyên viên phòng nhân sự là một trong những chính sách mà Ban Giám đốc công ty cần xem xét triển khai thay vì chỉ đầu tư cho đào tạo cho các vị trí kinh doanh.
Ngoài ra, nâng cao năng lực về PTCV cho trưởng các bộ phận và người lao động là thực sự cần thiết. Hiện trạng, người lao động chưa nhận thức rừ được vai trò, ý nghĩa và mục đích của PTCV, họ cho rằng PTCV là công việc chỉ riêng của phòng Hành chính Nhân sự, các quản lý bộ phận và nhân viên
thực hiện không mấy quan tâm đến vấn đề này và thường chỉ cung cấp thông tin cho phòng Hành chính Nhân sự theo phiếu mô tả nhiệm vụ theo yêu cầu.
Nhất là đối với nhân viên bán hàng, đa số các nhân viên vẫn chưa nắm được PTCV là hoạt động gì. Điều này chứng tỏ lỗ hổng nhân lực thiếu từ phũng Hành chớnh Nhõn sự và người quản lý trực tiếp đó khụng phổ biến rừ cho nhân viên. Nguyên nhân này dẫn đến việc thiếu sự hợp tác tối đa của người thực hiện công việc trong quá trình cung cấp thông tin PTCV cũng như ảnh hưởng đến thái độ, chất lượng làm việc của nhân viên.
Giải pháp đơn giản cho việc này chính là việc tổ chức buổi đào tạo nội bộ giữa Ban Giám đốc với nhân viên toàn công ty về chủ đề: Phổ biến công tác PTCV nói riêng và các hoạt động QTNL khác nói chung. Phòng Hành chính Nhân sự sẽ là bộ phận chuẩn bị nội dung buổi nói chuyện, chuẩn bị slide cũng như các câu hỏi, trò chơi nhằm tương tác với nhân viên công ty.
Ban Giám đốc sẽ trực tiếp trao đổi để nâng tầm quan trọng và hiệu quả của buổi nói chuyện.
Qua buổi nói chuyện đó người lao động có thể nói lên các nguyện vọng và khó khăn của công việc để tìm ra các biện pháp khắc phục cũng như hiểu thêm về công việc, từ đó có được sự đồng nhất giữa các bên liên quan thì việc tiến hành PTCV sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.
3.2.3. Hoàn thiện quy trình và phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
Về nguồn thu thập thông tin, cán bộ phụ trách PTCV có thể mở rộng nguồn thu thập thông tin cho đa dạng hơn bằng các nguồn khác như thu thập thông tin từ Ban Giám đốc hay tham khảo các thông tin quy định theo tiêu chuẩn quốc tế; quy trình xử lý và sàng lọc thông tin cũng cần chú ý hơn.
Tìm hiểu quy trình PTCV và các phương pháp thu thập thông tin đang được áp dụng tại công ty Ban Mai Xanh so sánh với quy trình chuẩn được học
đồng thời có cải tiến cho phù hợp với công ty, người viết xin mạnh dạn đề xuất quy trình PTCV sau cho công ty Ban Mai Xanh
Bước 1:
Bước 2:
Bước 3:
Bước 4:
Bước 5:
Bước 6:
Sơ đồ 3.1: Quy trình phân tích công việc (kiến nghị)
Bước 1: Xác định mục đích PTCV, danh mục công việc cần phân tích Trước hết, cần phải xác định ngay từ đầu mục đích của công tác PTCV là làm rừ bản chất nội dung của cụng việc, nõng cao hiệu quả cho cỏc hoạt động QTNL tại công ty. Trước khi tiến hành cần thông báo đến toàn công ty về mục đích tiến hành PTCV này, để có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên tham gia, đảm bảo cho việc thu thập thông tin diễn ra suôn sẻ tốt đẹp.
Cán bộ thực hiện PTCV cần liệt kê danh sách chức danh các công việc cần PTCV hoặc cần phân tích lại.
Chuẩn hóa các kết quả
của PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ
Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Tiến hành thu thập thông tin
Kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan
Xử lý thông tin và viết các bản kết quả của PTCV
Xác định mục đích PTCV, danh mục công việc cần phân tích
Có nhiều công việc tương tự nhau nên ta chỉ cần phân tích một công việc trên cơ sở tham khảo thông tin từ những nhân viên khác nhau, như vậy thông tin vừa đa dạng vừa tránh được sự lãng phí về mặt thời gian và công sức không cần thiết.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Do công ty cũng đã có các văn bản kết quả PTCV, nên ta cũng có thể dựa thêm vào các văn bản đó để sử dụng các thông tin có sẵn nếu ta tiến hành phân tích lại công việc đó
Phương pháp thu thâp thông tin kết hợp các phương pháp như người viết đã phân tích ở trên. Đồng thời cán bộ thực hiện PTCV cũng nên phân loại phương pháp cho các cấp quản lý và nhân viên bán hàng với để đat hiệu quả tốt hơn. Trong giới hạn bài nghiên cứu, người viết xin mạnh dạn đưa ra mẫu Phiếu thu thập thông tin phân tích công việc cho các vị trí quản lý tại Phụ lục 7.
Trong Phụ lục 7, mục đích của các câu hỏi được phân định theo bảng dưới đây:
Các thông tin cần thu thập Thể hiện trong bảng câu hỏi Thông tin chung về nghề nghiệp
Chức danh Phần đầu phiếu câu hỏi
Trình độ học vấn Phần đầu phiếu câu hỏi
Thù lao Câu 1
Mô tả công việc
Danh sách các hoạt động Câu 2;
Tầm quan trọng của hoạt động Câu 3;Câu 4 Tiêu chuẩn đánh giá công việc Câu 5
Các lĩnh vực ra quyết định Câu 6, Tầm quan trọng của ra quyết định Câu 7,8,9
Ngôn ngữ sử dụng Câu 13
Đối tượng giám sát và báo cáo trực tiếp Câu 10,11,12 Các mối quan hệ tại vị trí công việc Câu 14
Điều kiện làm việc Câu 15, 20
Môi trường làm việc
Mối quan hệ trong công việc Câu 14
Trang thiết bị sử dụng trong công việc Câu 16,17,18 Các yêu cầu về điều kiện vật chất và các
điều kiện khác
Câu 19,20,21, Yêu cầu của công việc
Trình độ phải có Câu 22
Kỹ năng, kinh nghiệm làm việc Câu 23,24,25,26 Các yêu cầu khác có liên quan
Các thông tin khác Câu 21, 27,28,29
Đi lại Câu 30
Các chính sách về thời gian làm việc, nghỉ ngơi
Câu 31,32,33,34,35
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin
Sau khi đã lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp với công ty, ta tiến hành thu thập thông tin. Xác định các thông tin cần thu thập chính. Bước xác định các thông tin sẽ lập nên bảng. Và lựa chọn nguồn cung cấp thông tin hợp lý.
Bước 4: Kiểm tra lại thông tin với các bên liên quan
Kiểm tra lại tính chính xác và độ tin cậy của thông tin đã thu thập được với người thực hiện công việc đó và với quản lý trực tiếp. Đây là việc quan trọng quyết định đến hiệu quả của toàn bộ chương trình PTCV. Đồng thời điều này giúp đạt được sự đồng tình của cả hai bên về bản PTCV bởi họ có cơ hội xét duyệt lại chính công việc mà họ thực hiện.
Bước 5: Xử lý thông tin thu thập và viết các bản kết quả của phân tích công việc
Chuyên viên phụ trách PTCV tập hợp, hệ thống các thông tin lại theo một logic để dễ dàng xử lý. Khi xử lý thông tin cũng cần phải chú ý tới nguyên tắc: Xử lý theo nguyên tắc số đông ở mức độ tin cậy cho phép trước.
Với các thông tin thu được, chuyên viên phụ trách trực tiếp tiến hành viết BMTCV, BTCCV, BYCNS cho từng vị trí công việc. Trong quá trình
viết, có thể tích hợp ba bản làm một một cách hợp lý như BMTCV mà công ty đã thực hiện. Tuy nhiên cũng có thể chỉ gộp hai BMTCV và BTCCV làm một sẽ làm văn bản không bị quá dài mà vẫn đảm bảo các thông tin thường dùng có liên quan đến nhau trong cùng một bản mô tả.
Bước 6: Chuẩn hóa các kết quả của PTCV, đưa vào sử dụng và kiểm tra xem xét định kỳ
Sau khi viết xong bản thảo ba văn bản kết quả của PTCV cho mỗi vị trí, chuyên viên thực trực tiếp làm PTCV thảo luận lại và cần tham khảo ý kiến quản lý trực tiếp vị trí công việc và người thực hiện công việc để tham khảo, điều chỉnh.
Khi đã thống nhất được các bên, chuyên viên thực hiện PTCV trình lên Ban Giám đốc xét, ký duyệt và đưa vào sử dụng toàn công ty.
Cần kiểm tra và xem xét định kỳ các văn bản này để đảm bảo bắt kịp yêu cầu thực tế công việc. Trong nền kinh tế đầy biến động thì công việc cũng có nhiều biến đổi thường xuyên. Khi có sự thay đổi, các trưởng bộ phận, quản lý trực tiếp công việc cần báo cáo cho phòng hành chính nhân sự để tiến hành xem xét rà soát và phân tích lại nếu cần thiết.
3.2.4. Thường xuyên kiểm tra, rút kinh nghiệm, cập nhật và hoàn thiện
Ban Giám đốc công ty cần thực hiện nghiêm túc các hoạt động đánh giá, kiểm tra công tác PTCV định kỳ hoặc chỉ đạo phòng Hành chính Nhân sự thực hiện PTCV ngay khi có công việc mới xuất hiện để tránh tình trạng
“dồn việc”.
Ngoài ra Ban Giám đốc công ty cũng nên ban hành văn bản quy định về việc rà soát định kỳ đối với tất cả các vị trí công việc tại công ty 2 năm/lần.
Việc rà soát thông tin công việc sẽ giúp cập nhập các thông tin mới thay đổi và hoàn thiện hơn BMTCV.
3.2.5. Mời các chuyên gia, nhà khoa học, nhà quản lý đến tập huấn, đào tạo
Phương pháp huấn luyện, đào tạo cùng chuyên gia có thể tốn kinh phí nhiều hơn so với việc đào tạo nội bộ hoặc đi học các khóa ngắn hạn về PTCV tại các trung tâm. Tuy nhiên, việc đầu tư mời chuyên gia - những người có kiến thức chuyên sâu, kinh nghiệm và kỹ năng về PTCV đào tạo cho cán bộ thực hiện PTCV, chuyên viên phòng Hành chính Nhân sự sẽ mang lại hiệu quả vượt bậc về chất lượng nhân sự và lâu dài. Bởi những cán bộ được tham gia đào tạo bài bản bởi chuyên gia có thể áp dụng ngay kiến thức vào thực tế với sự trợ giúp từ chuyên gia. Ngoài ra, họ cũng có thể thực hiện đào tạo lại cho nội bộ nhân viên trong công ty mà vẫn đảm bảo về kiến thức hệ thống.
3.3. Một số khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc 3.3.1. Đối với Ban Giám đốc công ty
Nâng cao tầm hiểu biết và chính sách về PTCV đồng thời hoàn thiện các quy định về PTCV
Trong giải pháp ở phần 3.2.2. trên, người viết chọn Ban Giám đốc là đối tượng phụ trách chính trong chương trình đào tạo, thực hiện việc chia sẻ nhằm nâng cao sự hiểu biết của nhân viên công ty đối với PTCV nói riêng và các công tác của QTNL nói chung bởi vai trò đặc biệt quan trọng, là kim chỉ nam cho bất kỳ chính sách nào tại công ty.
Để có thể trở thành con chim đầu đàn dẫn lối cho toàn công ty, hay nói gần hơn, để có thể chia sẻ được về vai trò và nâng cao vai trò của công tác PTCV trong tổ chức mình, Ban Giám đốc phải là những người đi tiên phong trong việc học tập và tìm hiểu về PTCV. Không chỉ học để biết mà cần học để hiểu, học để chia sẻ lại được về PTCV cho các nhân viên trong công ty
Nếu có được quy trình tốt, người phụ trách thực hiện giỏi, nhân viên hiểu rừ về PTCV nhưng Ban Giỏm đốc khụng hiểu biết sõu sắc về tầm quan trọng của PTCV thì công tác PTCV sẽ không được thực hiện hoặc hiệu quả không cao.