Thực trạng ứng dụng HTTT trong doanh nghiệp

2.2. Kết quả phân tích đánh giá thực trạng quản lý vận tải tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong

2.2.2. Thực trạng việc quản lý vận tải tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong

2.2.2.1. Thực trạng ứng dụng HTTT trong doanh nghiệp

Thông qua phương pháp bảng câu hỏi (phiếu điều tra), em đã tiến hành điều tra và khảo sát các cán bộ, nhân viên đang làm việc tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong. Việc sử dụng phương pháp bảng câu hỏi đã giúp khảo sát được hầu hết các bộ phận có liên quan đến các hoạt động quản lý tại công. Công tác khảo sát đã được tiến hành và thu thập được kết quả từ 15 cán bộ, nhân viên tại các bộ phận trực thuộc: 4 cán bộ và nhân viên phòng kinh doanh; 4 cán bộ quản lý và nhân viên phòng vận tải; 3 cán bộ quản lý và nhân viên phòng kế toán; 4 nhân viên phòng kỹ thuật. Kết quả khảo sát như sau:

Công ty đã có một hạ tầng CNTT tương đối phát triển với một hệ thống máy tính được trang bị đồng bộ, phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng của công ty

Trang thiết bị phần cứng

Bảng 2.3: Thống kê trang thiết bị phần cứng Máy

c h ủ

Máy tí n h xá ch ta y

Máy tí n h đ ể b à n

Máy fa x

Máy in

Số lư ợ n g

1 15 18 3 3

Nhãn hi ệu

HP Pr o Li a nt M L 1 0 S er v er

Asus X 4 5 2 L A V -

V X 2 3 4 D

HP C o m p a q 4 0 0 0 Pr o

FAX - 2 8 2 0

1. H P L as er Je t Pro M 12 12 nf

(Nguồn: Kết quả thu được trên phiếu điều tra) Hệ thống máy tính với 100% số máy tính đều được kết nối mạng LAN và mạng Internet, đảm bảo việc trao đổi thông tin trong nội bộ công ty cũng như giữa công ty với môi trường bên ngoài luôn được thông suốt, chính xác. Việc tập hợp dữ liệu để xử lý và lưu trữ thông tin cũng đã được công ty quan tâm và thực hiện, tuy nhiên chất lượng thông tin được xử lý chưa thật sự đáp ứng được những yêu cầu mà công ty đang cần. Qua những thiết bị phần cứng tìm hiểu thì các trang thiết bị phần cứng của công ty còn nghèo nàn, số lượng các thiết bị phần cứng còn ít. Để đảm bảo công việc ngày một tăng và sự phát triển của công ty thì cần tính đến biện pháp nâng cấp, cải thiện trang thiết bị phần cứng.

Trang thiết bị phần mềm

Bảng 2.4: Phần mềm hệ thống tại công ty

(Nguồn: Kết quả thu được trên phiếu điều tra) Hiện tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong đang sử dụng hệ điều hành Windows để điều khiển và quản lý trực tiếp các phần cứng. Hệ điều hành này thực hiện một số thao tác cơ bản trong máy tính như thao tác đọc, viết tập tin, quản

lý hệ thống tập tin và các kho dữ liệu. Ngoài ra hệ điều hành cũng cung cấp các dịch vụ

cơ bản cho các phần mềm ứng dụng thông thường như trình duyệt Web, chương trình soạn thảo văn bản….

Bảng 2.5: Phần mềm ứng dụng tại công ty ST

T Tên

phần mềm

Năm sử d ụ n g

Số m áy sử dụ ng

Mô tả

1 Phần

mềm kế toán Fast Acoun ting

2009 4 Công ty mua phần

mềm của Fast và

được cài đặt trên một số máy tính để

quản lý các báo cáo, chứng từ kế toán.

Phần mềm kế toán hỗ trợ đắc lực trong nghiệp vụ kế toán cũng như quản lý

doanh nghiệp.

2 Phần

mềm Dropb ox

2009 22 Phần mềm được

download miễn phí trên mạng, được dùng để chia sẻ thông tin giữa các phòng ban với nhau

3 Phần

mềm ECUS 5 VNA CCS

2009 10 Công ty mua phần

mềm của công ty Thái Sơn. Đây là

phần mềm khai báo hải quan điện tử, được dùng để lên tờ khai hàng xuất- nhập khẩu cho khách hàng

4 Phần 2009 25 Giúp bảo vệ máy tính,

mềm BKA V

mạng, dữ liệu ở các máy tính của công ty, quản trị hệ cơ sở dữ liệu của công ty.

Bên cạnh việc trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị phần cứng, công ty cũng luôn chú trọng triển khai và đang sử dụng một số phần mềm chuyên dụng để phục vụ

cho công tác kinh doanh và quản lý như: phần mềm kế toán Fast Acounting, phần mềm Dropbox, phần mềm Outlook, phần mềm ECUS5 VNACCS … Tuy nhiên số lượng phần mềm chuyên dụng được sử dụng vẫn còn khá hạn chế, dẫn tới việc thu thập và xử lý các thông tin cần thiết, đòi hỏi sự chính xác và đồng bộ cao vẫn chưa được đáp ứng đầy đủ. Đây cũng là những điểm mà công ty cần khắc phục trong thời gian tới nhằm hoàn thiện và nâng cấp các hệ thống phần mềm cho phù hợp với việc kinh doanh của công ty. Trong thời gian tới các nhà quản trị nên triển khai thêm một số phần mềm khác như: Quản lý khách hàng (CRM), quản lý nhà cung cấp – đối tác, quản lý chuỗi cung ứng (SCM)…

Mạng

Cơ sở hạ tầng mạng

Phương thức truyền nhận thông tin của công ty là sử dụng đường truyền của mạng Lan, Wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các phòng ban với nhau.

Công ty Việt Phong sử dụng mạng cáp quang FTTH của công ty FPT - công nghệ truy nhập Internet tốc độ cao bằng cáp quang mới nhất trên thế giới. FTTH là dịch vụ đường truyền sử dụng công nghệ truyền tín hiệu số đối xứng (tốc độ download và upload bằng nhau) và sử dụng cáp quang làm phương tiện truyền dẫn tín hiệu từ nhà cung cấp đến khách hàng. Tốc độ Internet cáp quang không giới hạn, có thể lên đến hàng chục Gb, không bị cản trở về thời tiết, điện, từ trường và nhiễu xuyên âm. Tín hiệu luôn ổn định, kết nối thông suốt, liên tục.

Về an toàn mạng, công ty đã cài Firewall cho router, giám sát dung lượng mạng LAN.

Quản trị mạng

Việc quản trị hệ thống mạng của Việt Phong được thực hiện như sau: Công ty thiết lập một trang web, sau đó thuê doanh nghiệp làm dịch vụ công nghệ thông tin thực hiện trọn gói các nhu cầu, từ cho thuê hosting cho đến vận hành, bảo dưỡng trọn gói trang web, e-mail. Với những lỗi cơ bản trên máy tính như nhiễm virus thì nhân viên có thể tự xử lý được. Với những lỗi khác như không kết nối được Internet, lỗi liên quan đến hệ điều hành Windows, Office cho đến việc hệ thống mạng nội bộ trục trặc làm các chương trình kế toán, khai báo hải quan không chạy được hay việc cập nhật, chỉnh sửa thông tin trên trang web, e-mail bị lỗi…thì các nhân viên trong công ty không tự xử lý được và phải gọi người đến sửa chữa.

Theo ý kiến của nhân viên trong công ty trên phiếu điều tra thì trang web của công ty vietphongvn.com.vn khá đơn giản. Trên đó chỉ giới thiệu về Việt Phong, đưa ra các dịch vụ của công ty và cách thức liên hệ chứ chưa có sự tương tác giữa nhân viên trong công ty và khách hàng.

Quản trị cơ sở dữ liệu

Bảng 2.6: Việc lưu trữ dữ liệu

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm Excel) Việc lưu trữ dữ liệu của khách hàng, số xe container, thông tin tài xế được thực hiện ngay trên máy tính nhập liệu bằng phần mềm Excel. Đây là phần mềm đơn giản và dễ sử dụng, không đòi hỏi các nhân viên phải có kiến thức chuyên sâu về cơ sở dữ liệu.Với quy mô kinh doanh và nhu cầu về thông tin tăng lên không ngừng thì Excel sẽ không còn phù hợp và đáp ứng được những đòi hỏi ở mức độ cao hơn về độ an toàn, tính chính xác trong các hoạt động xử lý thông tin. Công ty cần có những kế hoạch cụ

thể để phát triển các cơ sở dữ liệu dựa trên những hệ quản trị có nhiều tính năng và an toàn hơn như SQL Server, Oracle…

Bảng 2.7. Cơ sở dữ liệu được sử dụng

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm Excel) Hầu hết các dữ liệu của công ty đều nằm phân tán rải rác ở nhiều bộ phận khác nhau trong công ty. Mỗi một bộ phận đều tổng hợp và thu thập những dữ liệu cần thiết riêng cho hoạt động của mình. Ví dụ như thông tin tài xế thường được quản lý bằng hồ

sơ và được lưu trữ tại phòng kế toán. Trong quá trình làm việc lâu dài tại công ty, thông tin này hầu như không có sửa đổi, bổ sung. Các thông tin như số điện thoại, địa chỉ của nhân viên là những thông tin thường hay có thay đổi nhưng việc thay đổi trong hồ sơ lưu trữ của công ty khá phức tạp nên thường gây tâm lý lười thay đổi.Việc này dẫn tới các thông tin lưu trữ nhiều khi không có tác dụng. Chỉ có một vài cơ sở dữ liệu liên quan đến tài chính của doanh nghiệp được tập hợp, tổng hợp, phân tích, xử lý và được chia sẻ, dùng chung của các lãnh đạo trong công ty (ví dụ như thông tin về khách hàng được lưu trong Excel của nhân viên phòng kinh doanh và phòng vận tải).

Vì vậy, một cơ sở dữ liệu thống nhất trong toàn bộ hệ thống sẽ là một công cụ

hữu ích nhằm hạn chế những thông tin dư thừa, hạn chế những thiếu sót, yếu kém trong quy trình xử lý thông tin.

Bảng 2.8. Chất lượng cơ sở dữ liệu

(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm Excel) Nhìn chung hầu hết cán bộ nhân viên của công ty đều đánh giá chất lượng các CSDL trong công ty là khá tốt. Các CSDL này đã phục vụ khá đắc lực cho các hoạt động của cán bộ nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, các CSDL liệu này cũng cần được phát triển hợp lý, có quy mô và cấu trúc hợp lý hơn nhằm phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin của công ty.

Quản trị nguồn nhân lực hệ thống thông tin

Theo ý kiến của nhân viên trên phiếu điều tra thì trình độ công nghệ thông tin của toàn thể nhân viên trong công ty còn yếu kém. Mức độ hiểu biết về công nghệ thông tin (phần cứng, phần mềm…) của các nhân viên là không đồng đều và đa số đều dựa vào kinh nghiệm và tự học hỏi từ phía cá nhân nhân viên. Mặc dù 90% nhân viên công ty có chứng chỉ về tin học, nhưng khi được hỏi về mức độ hiểu biết về hệ thống thông tin của công ty thì chỉ có khoảng 20% trên tổng số nhân viên được hỏi có thể trả lời được. Nhận thấy thực trạng như vậy, giám đốc công ty đã mời các chuyên gia về công nghệ thông tin đến dạy những khóa huấn luyện đặc biệt, giúp nhân viên sử dụng các phần mềm chuyên dụng, góp phần nâng cao tay nghề trong quá trình làm việc.

Phòng kế toán đã được chuyên gia đến lắp đặt và hướng dẫn sử dụng phầm mềm Fast Accounting, CKCA; phòng vận tải là phần mềm ECUS 5 VNACCS, ECUSSign Basic.

Trung bình trong ba năm gần đây, chi phí dành cho đầu tư, bảo trì phần cứng, phần mềm và chi trả cho việc thuê nhân sự phụ trách về công nghệ thông tin từ bên ngoài của công ty ước tính vào khoảng 300.000.000 (đồng). Chi phí này không gồm chi phí đào tạo về công nghệ thông tin. Công ty có tổ chức các lớp học về công nghệ thông thông tin nhưng không thường xuyên. Theo nhận xét của các nhân viên thì giám đốc công ty nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, công ty mới chỉ tập trung nhiều vào hạ tầng công nghệ thông tin, còn vấn đề quản trị hệ thống thông tin chưa thực sự được quan tâm thỏa đáng.

2.2.2.2. Thực trạng vấn đề quản lý vận tải tại công ty cổ phần thương mại