2.2. Kết quả phân tích đánh giá thực trạng quản lý vận tải tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong
2.2.2. Thực trạng việc quản lý vận tải tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong
2.2.2.2. Thực trạng vấn đề quản lý vận tải tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong
Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần cổ phần Thương mại và dịch vụ
Việt Phong, em đã nghiên cứu và được biết hoạt động quản lý vận tải của công ty được thực hiện chủ yếu bởi 2 phòng ban đó là: phòng kinh doanh và phòng vận tải. Ngoài ra còn có ban giám đốc tham gia quá trình để thực hiện công tác quản lý (chủ yếu là các thống kê, báo cáo).
Quy trình quản lý vận tải hầu hết được thực hiện bằng thủ công và được cụ thể hóa bao gồm các khâu sau (gắn với từng phòng ban của công ty):
Phòng kinh doanh
Trong quy trình nghiệp vụ quản lý vận tải, phòng kinh doanh thực hiện nhiệm vụ:
Quản lý hồ sơ khách hàng và quản lý bán hàng.
Quản lý hồ sơ khách hàng: Quy trình quản lý khách hàng được thực hiện thủ công từ bước thu thập thông tin khách hàng đến việc đánh giá, phân loại khách hàng.
Bao gồm:
- Thu thập thông tin khách hàng :
Nhân viên phòng kinh doanh có nhiệm vụ thu thập tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng tiềm năng, tìm kiếm các khách hàng mới thông qua việc trực tiếp đi khảo sát thị trường, thông qua các phương tiện truyền thông, thông qua các công cụ tìm kiếm trên internet.
- Phân nhóm khách hàng .
Sau khi thu thập thông tin khách hàng thì nghiệp vụ tiếp theo sẽ là phân nhóm khách hàng. Nhóm khách hàng được phân loại theo các tiêu chí sau :
+ Phân loại theo khách hàng cá nhân hay tổ chức.
+ Phân theo khu vực vị trí địa lý
- Quản lý thông tin liên hệ khách hàng, đối tác.
Thông tin liên hệ của khách hàng, bao gồm : + Tên khách hàng (đối với khách hàng cá nhân).
+ Tên công ty, tên tổ chức ( đối với khách hàng tổ chức).
+ Số fax, mã số tài khoản ngân hàng (đối với khách hàng là doanh nghiệp).
+ Địa chỉ, số điện thoại, email…
Tất cả các thông tin này được nhân viên của công ty chuyên phụ trách nhập liệu nhập vào file Excel và được lưu trên máy tính nội bộ của công ty.
Quản lý bán hàng: Cung cấp sản phẩm dịch vụ phát sinh từ các khách hàng đang quản lý. Bao gồm các bước:
- Tư vấn sử dụng dịch vụ mới cho 1 khách hàng.
Nhân viên phòng kinh doanh có nhiệm vụ tư vấn, thuyết phục, thu hút và giữ chân khách hàng bằng kĩ năng và kinh nghiệm sẵn có. Nếu khách hàng muốn biết thông tin về dịch vụ nào đó, nhân viên sẽ tư vấn chi tiết, đầy đủ nội dung theo yêu cầu khách hàng. Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ, nhân viên sẽ liên hệ với bộ phận vận tải để thực hiện dịch vụ cho khách hàng được kịp thời, chính xác.
- Thực hiện các giao dịch với khách hàng, chăm sóc khách hàng.
Thực hiện quá trình giao dịch với khách hàng từ khâu lập kế hoạch đến khâu thực hiện và tổng hợp.
+ Lập lịch hẹn.
+ Lập phiếu điều xe
+ Theo dừi quỏ trỡnh thực hiện.
+ Tổng hợp.
Khi có yêu cầu từ phía khách hàng hoặc phát sinh giao dịch với khách hàng thì nhân viên phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập lịch hẹn với khách hàng, lập phiếu điều xe gửi đến phòng vận tải. Sau đó thông báo đến khách hàng và bộ phận vận tải điều xe đi phục vụ khách hàng.Tất cả các giao dịch phát sinh với khách hàng sẽ được nhân viên phòng kinh doanh tổng hợp lại và báo lại cho phòng vận tải.
Phòng vận tải
Trong quy trình nghiệp vụ quản lý vận tải, phòng vận tải thực hiện nhiệm vụ: Điều xe đáp ứng yêu cầu và xử lý phát sinh sự cố.
Điều xe:
Sau khi nhận phiếu điều điều xe từ phòng kinh doanh, nhân viên phòng vận tải
tiờn, phũng điều xe sẽ cấp cho lỏi xe 1 lệnh vận chuyển. Sau đú ghi vào sổ theo dừi lệnh cấp. Lệnh vận chuyển bao gồm các thông tin về tuyến, ngày chạy, giờ chạy, giờ về, tên lái xe, số container. Khi lái xe thực hiện xong dịch vụ của khách hàng, nhân viên phòng vận tải sẽ gửi thông tin về khách hàng đó cho phòng kế toán để cập nhật vào biểu doanh thu công nợ.
Phòng vận tải sẽ quản lý các thông tin :
- Quản lý thông tin xe: số cont, số chì của xe, chi tiết tuyến xe.
- Quản lý điều xe: Theo dừi trạng thỏi xe, cập nhật trạng thỏi xe, quản lý giấy tờ xe
- Quản lý lý thông tin lái xe: mã lái xe, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, hạng bằng, ngày cấp, số bằng, nơi cấp,số xe container.
Xử lý phát sinh sự cố
Trong trường hợp xảy ra sự cố, tai nạn, hỏng hóc, lái xe báo lại với phòng kỹ thuật để có kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa.
Theo lời một số nhân viên phòng kinh doanh và phòng vận tải Nguyễn Thị
Huyền, Lương Văn Dân, Hà Thị Loan vấn đề gặp phải trong cách thức quản lý vận tải của công ty khá nghiêm trọng:
+ Số lượng khách hàng khá nhiều nên việc nhập thông tin nhân viên nhiều lúc bị
lỗi. Việc tìm kiếm thông tin của một nhân viên đôi khi còn không thấy do lỗi người nhập không đồng nhất kiểu nhập dẫn đến thông tin về nhân viên có khi bị sai lệch.
+ Danh sách khách hàng tiềm năng được cập nhật bởi nhóm trực tiếp làm công việc tìm kiếm khách hàng cập nhật và quản lý một cách tự phát, như tài liệu cá nhân.
Danh sách khách hàng quen thuộc được cập nhật tại phòng kinh doanh và do phòng kinh doanh quản lý. Những bộ phận, phòng ban khách khi cần thì liên hệ với phòng kinh doanh, gây mất thời gian và giảm hiệu quả công việc.
+ Việc thêm, sửa, xóa thông tin mất khá nhiều thời gian khi lượng lớn tài xế thời vụ kết thúc hợp đồng hay thay đổi thông tin xe, thông tin khách hàng.
+ Việc lưu trữ thông tin nhân viên bằng excel còn rất dễ mất dữ liệu vì tập tin đó chỉ được lưu trên máy tính nhập liệu, nếu tập tin này mất do vô ý hoặc máy tính bị
nhiễm virus thì tất cả thông tin đều mất hết, như thế đồng nghĩa với việc phải tái tạo lại dữ liệu từ đầu.
+ Các thông tin được cập nhất trên Excel và lưu trữ trên máy tính rất dễ bị lộ dữ liệu. Thậm chí kể cả khi máy tính đặt mật khẩu cũng không thể hạn chế được điều này vì máy tính lưu trữ dữ liệu liên quan đến việc bán hàng thường được nhiều người sử dụng để phục vụ cho công việc và rất khó để đề phòng được tất cả mọi người.
2.2.3. Đánh giá thực trạng việc quản lý vận tải tại công ty cổ phần thương