Đánh giá thực trạng việc quản lý vận tải tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong

2.2. Kết quả phân tích đánh giá thực trạng quản lý vận tải tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong

2.2.3. Đánh giá thực trạng việc quản lý vận tải tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong

• Cùng với sự phát triển của công ty, số lượng xe container, đầu kéo cùng với khách hàng của công ty cũng phát triển theo vì vậy việc đầu tư lâu dài cho quản lý vận tải là cần thiết. Việc đầu tư cho nhân sự của công ty với lượng xe như trên là không hợp lý.

Vận tải là điểm mạnh và là ngành nghề kinh doanh chính của công ty cần phải được đầu tư đúng mức. Việc quản lý vận tải không đơn giản chỉ là quản lý thông tin về vận tải mà nó là cả một quá trình. Công việc cần làm để quản quản lý vận tải một cách hiệu quả trong công ty là:

+ Thiết lập hoặc tham gia chiến lược quản lý vận tải

+ Thực hiện hoặc phối hợp với lãnh đạo trực tuyến hoặc các phòng ban khác thực hiện chức năng, hoạt động quản lý vận tải trong công ty

+ Cố vấn cho lãnh đạo về các kỹ năng quản lý vận tải + Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện chiến lược và thủ tục.

Bởi vậy phần mềm quản lý vận tải phải:

+ Là công cụ phân tích kinh doanh giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời, hiệu quả.

+ Quản lý nhiều cấp, nhiều chiều, xem xét thông tin trên nhiều giác độ khác nhau giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể về tình hình hoạt động kinh doanh cũng như tài chính của toàn công ty một cách tức thời

+ Tự động xác định doanh thu và chi phí dịch vụ vận chuyển dựa theo bảng giá đã được định nghĩa trong chương trình tránh tình trạng nhầm lẫn về giá do nhân viên tính nhầm hoặc nhập liệu bị sai

+ Hệ thống báo cáo phân tích đầy đủ và phong phú theo nhiều nhóm và loại báo cáo giúp nhà quản lý có được những thông tin tức thời và chiến lược trong việc ra quyết định kinh doanh và đều có thể kết xuất ra dạng file Excel, PDF, Text, HTML, XML theo đúng khuôn dạng mẫu biểu báo cáo.

• Việc quản lý vận tải của công ty có một số ưu nhược điểm như sau:

- Ưu điểm:

+ Hạ tầng kỹ thuật CNTT trong công ty có mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt với 100% máy tính trong công ty đều được kết nối mạng LAN và được chia sẻ các tài nguyên mạng, giúp cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty hiệu quả và phát triển nhanh chóng. Công ty đã tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên của mình, tạo môi trường kinh doanh hiệu quả tăng năng suất lao động của doanh nghiệp. Quá trình ứng dụng CNTT trong kinh doanh của công ty tiến hành rất tốt.

+ Website là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động quảng bá và giới thiệu về sản phẩm và công ty

+ Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi như khi công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới.

+ Sử dụng phần mềm excel cho việc quản lý vận tải thì ít tốn kém về chi phí, dễ

sự dụng, thao tác dễ sử dụng.

- Nhược điểm: Thông qua kết quả điều tra bằng bảng câu hỏi với đối tượng là các cán bộ, nhân viên tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong, có thể nhận thấy rằng việc ứng dụng HTTT đã đem lại rất nhiều lợi thế cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đã đạt được trong việc khai thác và sử dụng nguồn tài nguyên thông tin, việc ứng dụng hiệu quả nguồn lực CNTT vẫn còn nhiều vấn đề bất cập và thiếu tình đồng bộ. Một số khâu trong nhập liệu và xử lý số liệu đối với các nhân viên còn phải thực hiện nhiều lần do các dữ liệu còn nằm rải rác, phân tán trong các cơ sở dữ liệu từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, dẫn đến việc khai thác và sử dụng các nguồn dữ liệu này còn chưa hiệu quả, chưa cung cấp được những thông tin có chất lượng, có giá trị để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích và xây dựng ra các báo cáo mang tính chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp.

+ Kho lưu trữ thông tin vận tải bằng excel như vậy nhỏ hẹp, không phù hợp với một công ty đang trên đà phát triển. Mà sự ra tăng về vận tải cũng như lượng khách hàng lại không ngừng tăng lên.

+ Khú theo dừi được thụng tin xe, việc quản lý điều xe vỡ lượng xe trong cụng ty khá lớn. Việc tìm kiếm thông tin lái xe đôi khi không thấy do lỗi người nhập không đồng nhất kiểu nhập dẫn đến thông tin về nhân viên có khi bị sai lệch.

+ Cách thức quản lý có sử dụng cả phương pháp thủ công đi kèm nên hiệu quả quản lý chưa cao và mất thời gian, chưa thực hiện hết vai trò của các phòng ban.

+ Các báo cáo còn thiếu hoặc chưa tự động in ra các báo cáo khai thác thông tin.

Hệ thống chưa hỗ trợ các phương thức tính toán linh hoạt, nhiều phép toán phải tự tính thủ công rồi mới nhập vào máy gây lãng phí thời gian, công sức.

+ Việc quản lý vận tải bằng excel rất khó cho nhà quản trị trong việc hoạch định các chiến lược trong tương lai của công ty.

+ Công ty hiện tại mới chỉ sử dụng một số phần mềm như: Phần mềm kế toán, phần mềm ECUS5 VNACCS, phần mềm tin học văn phòng khác…Các phần mềm này chưa có sự liên kết với nhau và hoạt động một cách rời rạc giữa các phòng ban.

+ Nguồn ngân sách đầu tư cho quản lý vận tải chưa được hợp lý cho một công ty đang ngày càng phát triển.

+ Vấn đề bảo mật, an ninh mạng tại công ty còn nhiều hạn chế. Thông tin lưu trữ giữa các phòng ban, toàn doanh nghiệp lưu trữ chung trên 1 máy chủ. Nếu máy chủ gặp sự cố thì toàn bộ thông tin doanh nghiệp gặp phải khó khăn. Đây cũng là một trong những hạn chế lớn của công ty

Kết quả của cuộc điều tra trên đây cũng chỉ ra rằng khách hàng không có trong danh sách các tác nhân tương tác trực tiếp với hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

Mọi thông tin của khách hàng đều được thu thập và lưu giữ bởi các nhân viên chuyên trách. Điều này chỉ ra những hạn chế sau đây:

+ Nhu cầu của khách hàng chưa được phân loại theo dịch vụ phù hợp.

+ Tất cả thông tin và nhu cầu của khách hàng đều được lưu vào các cơ sở dữ

+ Chưa khai thác triệt để các dữ liệu liên quan đến thông tin, nhu cầu về dịch vụ

cũng như việc giao dịch của khách hàng. Chẳng hạn, các thông tin về khách hàng như địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email… chỉ có mặt trong cơ sở dữ liệu của hệ thống với tư cách là yếu tố bổ sung thêm thông tin cá nhân chứ hoàn toàn không có tác dụng khác. Điều đó giải thích tại sao hệ thống khai thác thông tin chưa thực sự hiệu quả, dẫn đến việc nhiều thông tin có giá trị bị bỏ qua.

+ Chưa khai thỏc hết cỏc dữ liệu về khỏch hàng để phõn loại, theo dừi, đỏnh giỏ.

- Nguyên nhân của nhược điểm:

Việc triển khai ứng dụng mô hình HTTT tại Việt Nam còn nhiều hạn chế nói chung và tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong nói riêng do nguyên nhân doanh nghiệp mới chỉ sử dụng các phần mềm HTTT riêng lẻ, chưa có sự tích hợp các phần mềm lại với nhau, thông tin còn rời rạc giữa các phòng ban. Đội ngũ nhân viên am hiểu về CNTT còn nhiều hạn chế cả về chuyên môn lẫn nghiệp vụ. Đây cũng là một trong các nguyên nhân mà việc triển khai các phần mềm ứng dụng tại Việt Nam nói chung và công ty cổ phần đầu tư Thương mại và dịch vụ Cầu Giấy còn gặp nhiều khó khăn.

Để giải quyết những vấn đề trên cho công ty em đưa ra giải pháp ERP, ứng dụng hệ thống này không chỉ giải quyết vấn đề quản lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý của toàn bộ hệ thống của công ty. Hòa chung vào xu hướng phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì giải pháp ERP được đánh giá là giải pháp tất yếu của tất cả các doanh nghiệp, là công cụ để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp cho doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với tiêu chuẩn quốc tế. Mà công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong đang hướng đến đối tượng là công ty nước ngoài nên việc ứng dụng hệ thống ERP là hoàn toàn cần thiết.

PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ ĐỀ XUẤT ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TRONG QUẢN LÝ VẬN TẢI CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHONG