Triển khai ERP trong quản lý vận tải của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong

3.2 Ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý vận tải của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong

3.2.2. Triển khai ERP trong quản lý vận tải của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong

• Lựa chọn sơ bộ (PRE-EVALUATION SCREENING)

Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP với nhiều hình dạng và quy mô khác nhau. Một số giải pháp tiêu biểu như sau:

- Phần mềm quản lý vận tải XMan Logistic là phần mềm được FBS thiết kế và xây dựng dựa vào yêu cầu quản lý đặc thù của ngành vận tải Container, quản lý đầu kéo, chi phí dịch vụ vận chuyển & nâng hạ container. Toàn bộ hệ thống được xây dựng theo quy trình nghiệp vụ quản lý từ khâu nhận booking, xử lý booking, chuyển điều phối xe cho từng container, quản lý đầu kéo và tính hiệu quản hoạt động cho từng container vận chuyển. XMan Logistic có thể dễ dàng định hình để phù hợp với tất cả các doanh nghiệp một cách hoàn hảo.

- Phần mềm SAP Logistics Services Providers là giải pháp chuyên dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực LOGISTICS của công ty SAP. Khi triển khai SAP LSP, mọi hoạt động LOGISTICS sẽ kết nối chặt chẽ với phân hệ tài chính kế toán. Mọi

nghiệp vụ phát sinh sẽ tự động định khoản, tự động chuyển về phân hệ tài chính, điều hành. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được mọi hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp, có thể xem tức thời các báo cáo phân tích tài chính, phân tích lãi lỗ, dễ

dàng ra các quyết định có tính chiến lược. Việc triển khai SAP LSP còn giúp đẩy nhanh các hoạt động LOGISTCS, giảm thiểu thời gian cũng như chi phí kiểm tra hàng hóa, chi phí làm thủ tục xuất nhập khẩu, chí phí kiểm soát, sắp xếp vận chuyển, bốc dỡ hàng….SAP LSP hỗ trợ chức năng trao đổi thông tin điện tử với các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan hải quan,… Nhờ đó các hoạt động sẽ diễn ra nhanh hơn, chính xác, hạn chế rủi ro sai xót, nâng cao hiệu quả doanh nghiệp SAP LSP giúp doanh nghiệp giao hàng đúng hạng, nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao uy tính, thương hiệu trên thị trường kinh doanh.

- Hệ thống Logistics ERP do Công Ty TNHH Giải Pháp Tiên Khanh tự thiết kế và phát triển. Phần mềm tuy đơn giản nhưng đáp ứng đầy đủ các tính năng quản lý vận tải cần thiết: Xử lý hồ sơ thủ tục hải quan, quản lý hợp đồng dịch vụ, giải trừ chi phí, báo cáo tính phí thông minh gửi cho khách hàng, báo cáo tổng hợp hàng, quản lý điều xe, quản lý kho bãi, báo cáo thông minh, tính toán chi phí đầu vào và đầu ra trên một nhân viên, theo dừi hiệu suất làm việc của nhõn viờn…

• Đánh giá giải pháp ERP (PACKAGE EVALUATION)

Dựa vào các tiêu chí đánh giá phân tích em đề xuất lựa chọn: “Hệ thống Logistics ERP do Công Ty TNHH Giải Pháp Tiên Khanh” vì phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như Việt Phong : Quản lý được đầy đủ chi thiết thông tin vận tải như: số chứng từ, số container, số chì, số booking, thông tin nhân viên… Phần mềm cung cấp đầy đủ các biểu mẫu, báo cáo theo chuẩn của các chức năng, được thiết kế mở và thường xuyên cập nhật giải quyết vấn đề về báo cáo cho công ty.

• Lập kế hoạch dự án (PROJECT PLANNING)

- Liệt kê các công việc của dự án + Giai đoạn chuẩn bị dự án + Phân tích, thiết kế

+ Xây dựng- Test

+ Chuyển đổi- Chạy thử

+ Chạy thật - Nghiệm thu + Hỗ trợ vận hành

- Phân nhóm các công việc + Giai đoạn chuẩn bị dự án

o Lập kế hoạch dự án

o Xem xét và phê duyệt kế hoạch

o Xem xét việc chuẩn bị dự án

o Khởi động dự án + Phân tích, thiết kế

o Đào tạo tổng quan hệ thống: Chuẩn bị môi trường đào tạo, chuẩn bị tài liệu đào tạo

o Tiến hành đào tạo: Lập báo cáo đào tạo

o Xác định yêu cầu

o Phân tích thiết kế hệ thống

o Xem xét, thống nhất giải pháp + Xây dựng- Test

+ Chuyển đổi- Chạy thử + Chạy thật- Nghiệm thu + Hỗ trợ vận hành

- Ước lượng số ngày

- Gán nguồn lực

Bảng 3.1: Bảng kế hoạch dự án ERP

• Phân tích sự khác biệt (GAP ANALYSIC)

Phân tích, so sánh sự khác nhau của phần mềm cũ và phần mềm mới:

- Hệ thống cũ có nhiều bất cập: thủ công.

- Hệ thống mới: đáp ứng toàn bộ các nghiệp vụ quản trị vận tải của công ty.

• Cấu hình, thiết lập hệ thống (CONFIGURATION)

- Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, dữ liệu: dựa trên việc khảo sát các nghiệp vụ chi tiết trong việc quản trị vận tải của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong, nhân viên thiết kế giải pháp sẽ thống nhất với các bộ phận trong công ty để thực hiện thống nhất quy trình nghiệp vụ, từ chuẩn hóa nghiệp vụ sẽ thiết lập hệ thống

- Phân tích, thiết kế, tùy chỉnh cho các đặc thù riêng

+ Tùy chỉnh các nghiệp vụ riêng đặc thù mà hệ thống ERP chưa đáp ứng hết + Thêm hệ thống xử lý riêng do yêu cầu đặt ra của bên sử dụng

- Yêu cầu cần thiết để ứng dụng được Logistics ERP + Yêu cầu máy chủ:

o OS: Windows Server Hoặc Linux Server

o Web server: IIS hoặc Apache hỗ trợ PHP

o Database: MySQL 5

o Language: PHP 5/GD2

+ Yêu cầu máy khách: Logistics ERP không yêu cầu cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào vào máy client, ngoài những phần mềm quen thuộc như: Firefox, Crom và được truy cập vào máy chủ thông qua trình duyệt.

• Đào tạo đội triển khai (IMPLEMENTATION TEAM TRAINING)

Đội triển khai là những cán bộ lãnh đạo, chuyên viên quản trị hệ thống ở phòng kĩ thuật, và nhân viên các phòng. Đội triển khai phải được đào tạo những công việc như sau:

+ Mô hình tổ chức của hệ thống

+ Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống + Khả năng của hệ thống

+ Cách tổ chức đảm bảo thông tin cho hệ thống + Cách sử dụng và khai thác chương trình

+ Các bộ công cụ phục vụ cho phát triển các ứng dụng từ công ty Tiên Khanh

• Kiểm tra, kiểm thử (TESTING)

- Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của chương trình với số liệu giả định

- Kiểm tra và bắt lỗi chương trình

- Kiểm tra đánh giá tính tiện ích, dễ sử dụng của chương trình.

- Kiểm tra và đánh giá tính ổn định của hệ thống

Sau khi tiến hành thử nghiệm và thu được những đánh giá thì việc cài đặt lại và thay đổi cho phù hợp phải tiến hành ngay để nhanh chóng đưa vào sử dụng. Trong quá trình cài đặt thử nghiệm nhân viên sử dụng hệ thống thông tin mới song song với hệ thống cũ (sử dụng Logistics ERP của Tiên Khanh để lưu trữ cơ sở dữ liệu trên máy tính

theo cách thức mới và trên giấy như cách thức truyền thống). Trong quá trình này nếu có thêm chỉnh sửa mới hoàn thiện tiếp tục cài đặt bản chỉnh sửa mới. Tiến hành sao lưu dữ liệu mỗi khi cài đặt mới, nhằm tránh mất mát dữ liệu.

• Đào tạo người sử dụng (END-USER TRAINING)

Người sử dụng là những nhân viên trong toàn công ty. Đội ngũ triển khai dự án là những người tham gia trực tiếp đào tạo cho người sử dụng. Để cho việc ứng dụng Logistics ERP của Tiên Khanh đạt hiệu quả tốt nhất, công ty cần phải tổ chức huấn luyện cho nhõn viờn trong cụng ty một cỏch tỉ mỉ, rừ ràng về cỏc chức năng và nhiệm vụ của từng người. Cần chỉ cho nhõn viờn rừ mục đớch, cỏch thức sử dụng hệ thống và quyền hạn của từng người với hệ thống. Từ đó, nhân viên sẽ nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo mật hệ thống và cách thức bảo mật hệ thống hiệu quả.

• Chạy thật hệ thống (GOING LIVE)

- Cập nhật dữ liệu

+ Tập hợp các dữ liệu đã có đưa vào CSDL

+ Tập hợp các dữ liệu tiếp tục phát sinh hàng ngày cần đưa vào cơ sở dữ liệu + Chuyển đổi các dữ liệu với cấu trúc khác nhau vào CSDL (nếu có)

+ Cập nhật dữ liệu vào CSDL

Dữ liệu nhập vào là dữ liệu được các phòng ban chuyển đến như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng vận tải, phòng kỹ thuật bao gồm các thông tin nhân viên, thông tin tài xế, thông tin container, thông tin khách hàng,…

- Kiểm tra lại toàn bộ hệ thống

- Cho giải pháp hoạt động thật với toàn thể nhân viên liên quan

• Hỗ trợ vận hành (POST-IMPLIMENTATION)

Công ty Tiên Khanh sẽ đưa ra những điều kiện để hỗ trợ bảo hành, bảo trì hệ thống cho bên sử dụng giải pháp là công ty Việt Phong trong một khoảng thời gian nhất định theo thỏa thuận.

3.2.3. Dự kiến về kết quả đạt được khi sử dụng ERP cho việc quản lý vận