Trong bối cảnh toàn cầu hóa, việc nghiên cứu và ứng dụng ERP trong hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung có một vai trò cực kỳ quan trọng. ERP giúp công ty tự động hóa và tích hợp quy trình kinh doanh tối ưu, chia sẻ cơ sở dữ liệu quy trình kinh doanh trong toàn hệ thống công ty, cung cấp thông tin nhất quán kịp thời cho việc ra quyết định và đánh giá hoạt động. Khi đó, bộ phận kinh doanh sẽ cung cấp thông tin cho khách hàng được chính xác và kịp thời hơn, trạng thái xe container luôn được cập nhật, giúp cho nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế.
Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Đó cũng là những lý do mà công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong nên sớm đầu tư triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP.
Tuy nhiên đây là một khoản đầu tư dài hạn chứa đựng nhiều rủi ro. Thực tế là một số doanh nghiệp đã thất bại, thậm chí thất bại nhiều lần khi triển khai ứng dụng ERP với số tiền bỏ ra hàng tỷ đồng. Sự thành công hay thất bại của một dự án phụ
thuộc vào rất nhiều yếu tố, tuy nhiên yếu tố mang tính gốc rễ vẫn nằm ở chỗ bản thân doanh nghiệp. Để khiển khai ERP hiệu quả, doanh nghiệp nên quan tâm đến những khía cạnh sau đây:
Thứ nhất là xác định rõ mục tiêu và lập kế hoạch dự án: Để xác định mục tiêu dự án ERP, công ty nên bắt đầu từ chiến lược kinh doanh và những khó khăn trong việc quản lý. Vỡ khi mục tiờu khụng được làm rừ hoặc mơ hụ̀ thỡ việc lập kế hoạch thực hiện cũng trở nên khó khăn và kết quả của dự án cũng sẽ mơ hồ vì không thể đánh giá
tính hiêu quả só với mục tiêu ban đầu đề ra. Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho công ty có cái nhìn tổng quan cũng như chi tiết về những hoạt động, những chuẩn bị cần thiết về mặt chi phí và nhân sự cho dự án theo từng thời điểm hay khoảng thời gian cụ thể.
Chớnh việc chia lịch trỡnh triển khai rừ ràng sẽ giỳp cho doanh nghiệp kiểm soỏt tốt chi phí của mình và tránh rủi ro thâm hụt ngân sách.
Thứ hai là chú trọng đến thiết lập ban dự án có năng lực: ERP là một dự án không chỉ đòi hỏi về mặt chi phí mà cả yêu cầu về thời gian và nhân lực cần chuẩn bị
chu đáo. Việc quản lý dự án không nên chỉ giao cho bộ phận tin học hay một phòng ban mà là sự kết hợp của toàn công ty. Trong quá trình triển khai hệ thống ERP, thành viên ban dự án cần thiết có sự tham gia của: giám đốc và trưởng các phòng ban.
Thứ ba là tăng cường các hoạt động truyền thông: Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin đến các đối tượng liên quan khi triển khai.
ERP là một khái niệm còn mới mẻ với các nhân viên. Tâm lý của nhiều người thường e ngại trước sự thay đổi nên khuynh hướng chung là phản đối. Thế nên, công tác tuyên truyền về những lợi ích của hệ thống ERP cần được nhấn mạnh. Bên cạnh đó cũng nên trao đổi với các nhân viên những khó khăn có thể lường trước để có sự chuẩn bị.
Thứ tư là tăng cường công tác huấn luyện nhân viên: Huấn luyện nhân viên là một việc làm quan trọng trước khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức. Khi tổ chức huấn luyện, doanh nghiệp cần quan tâm đến số lượng người tham gia huấn luyện và chi phí huấn luyện. Nội dung huấn luyện bao gồm cách thức sử dụng, cách thức lưu trữ dữ liệu, cách thức mở rộng các ứng dụng mới… Công tác huấn luyện cần được xem trọng vì khi nào những người sử dụng còn mơ hồ về hệ thống thì khi ứng dụng chính thức sẽ gặp nhiều khó khăn.
Thứ năm là chú trọng đến công tác đánh giá hệ thống: Công việc tổ chức đánh giá giúp ích cho quá trình phát triển lâu dài của công ty và cần được thực hiện cả trong và sau khi hệ thống đã được nghiệm thu và chính thức ứng dụng. Quá trình đánh giá nên được thực hiện bởi nhóm đánh giá đã được thiết lập ban đầu trong đội dự án phối hợp với người trực tiếp sử dụng hệ thống ERP. Khi đó, việc đánh giá không chỉ
thuộc trách nhiệm của ban lãnh đạo mà liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Thời gian và nội dung đánh giá nên được lập kế hoạch cụ thể để đảm bảo quá trình cải tiến và hoàn thiện hệ thống ERP của công ty hiệu quả hơn.
KẾT LUẬN
ERP là một công cụ hiệu quả giúp cho doanh nghiệp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trong xu thế hội nhập quốc tế. Đây không chỉ là một giải pháp công nghệ mà là sự thay đổi về tư duy quản lý mới. Hiểu rừ và đỳng về ERP là một điều cần thiết và căn bản hỗ trợ cho quá trình ứng dụng. Nội dung bản khóa luận đã tổng hợp được một số nét cơ bản về hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bao gồm khái niệm, quá trình hình thành và phát triển, mô hình tổng quát (ERP), đặc điểm vai trò và chức năng, quy trình triển khai, lợi ích của mô hình hệ thống thông tin hoạch định nguồn nhân lực (ERP) và các giải pháp để doanh nghiệp ứng dụng mô hình ERP hiệu quả. Qua khảo sát phiếu điều tra câu hỏi và phỏng vấn chuyên gia tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong, bài khóa luận tổng kết lại một số khó khăn, hạn chế mà công ty đang gặp phải trong việc ứng dụng các mô hình HTTT. Đồng thời bài khóa luận chỉ ra được các điều kiện cần thiết để ứng dụng thành công mô hình HTTT hoạch định nguồn nhân lực (ERP). Trên cơ sở bản đó để đề ra giải pháp ERP quản lý vận tải cho công ty cổ phần và thương mại và dịch vụ Việt Phong. Từ đó đưa ra được một số kiến nghị đối với doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phong nói riêng.
Tuy nhiên với trình độ và thời gian có hạn đề tài chắc chắn còn nhiều vấn đề thiếu sót. Em rất mong được sự xem xét và đóng góp ý kiến của của quý thầy cô.
Một lần nữa,em xin chân thành cảm ơn quý công ty, cảm ơn Thầy Nguyễn Quang Trung đã giúp đỡ tận tình và tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em trong quá trình nghiên cứu, hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tài liệu hướng dẫn thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp.
2. Bài giảng hệ thống thông tin quản lý, bộ môn CNTT, Trường Đại học Thương Mại.
3. Giáo trình hệ thống thông tin quản lý - TS. Nguyễn Đăng Khoa- Học viện hành chính 2001
4. Giáo trình hệ thống thông tin quản lý – PGS.TS Hàn Viết Thuận, Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân 2008
5. Slide bài giảng hệ thống thông tin quản lý - trường đại học Bách Khoa Hà Nội)
PHỤ LỤC 1
PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHONG
(Lưu ý: Em cam kết giữ bí mật các thông tin riêng của công ty và chỉ dùng thông tin cung cấp tại phiếu điều tra này cho mục đích làm báo cáo thực tập)
1. Đánh giá hệ thống phần cứng trong công ty
Tốt Bình thường
Kém Ý kiến khác……….
2. Công ty đã sử dụng những phần mềm nào?
Hệ điều hành Windows Hệ điều hành khác Phần mềm Văn phòng MS Office Phần mềm văn phòng khác Phần mềm tài chính kế toán Phần mềm quản lý nhân sự Phần mềm quản lý công văn, giấy tờ Phần mềm quản trị dự án Phần mềm quản lý khách hàng, ERP Phần mềm chuyên ngành Phần mềm khỏc (ghi rừ)
………
………
3. Đánh giá mức độ hài lòng của các phần mềm đang sử dụng?
Tên phần mềm
Mức 1 Mức 2 Mức 3 Mức 4
Phần mềm ECUS5 VNAC CS Phần
mềm FAST ACOU NTING
Trong đó
Mức 1 là rất tốt Mức 2 là tốt
Mức 3 là không tốt Mức 4 là kém
4. Lý do phần mềm chưa đáp ứng được yêu cầu
………
………..
5. Tốc độ mạng của công ty
Nhanh Bình thường Chậm
6. Đánh giá về trang web của công ty
………
………..
7. Ước tính đầu tư cho CNTT trong vòng 3 năm gần đây : …………... (triệu đồng) trong đó: Đầu tư cho phần cứng chiếm ………%
Đầu tư cho phần mềm chiếm .…...%
Thuê nhân sự phụ trách CNTT từ bên ngoài ………%
8. Công ty có hệ thống quản lý vận tải không?
Có Không
Nếu có thì hệ thống quản lý vận tải như thế nào?
Thủ công Hỗ trợ máy tính (Excel) Phần mềm chuyên dụng
9. Mức độ đáp ứng nghiệp vụ của HT quản lý nhân sự hiện tại?
Đáp ứng tương đối tốt Đáp ứng ít Không đáp ứng được
10. Hồ sơ nhân viên có được lưu trữ không và trong quá trình làm việc lâu dài tại công ty nhân viên có được thay đổi thông tin của mình không?
Có Không
Việc thay đổi thông tin diễn ra có dễ dàng hay không?
Dễ dàng, nhanh chóng Khó khăn
11. Khó khăn của hệ thống quản lý vận tải hiện tại gặp phải khi thu thập và xử lý thông tin?
Dễ sai sót thông tin Dễ thất lạc, mất dữ liệu
Tốn thời gian tỡm kiếm, chỉnh sửa Lý do khỏc (nờu rừ):……….
12. Mức độ quan tâm của lãnh đạo đối với ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh?
Không quan tâm Bình thường Rất quan tâm
13. Ước tính mức chi phí công ty đầu tư CNTT vào quản lý vận tải?
Thấp Trung bình Cao
14. Theo anh/chị thì việc thay đổi HT quản lý vận tải mới là cần thiết hay không?
Rất cần thiết Cần thiết Không cần thiết
15. Theo anh/chị hệ thống quản lý nhân sự mới cần đáp ứng được những chức năng nào?
Quản lý thông tin của nhân viên Tính lương
Quản trị phúc lợi
Quản lý thông tin khách hàng Quản lý hợp đồng
Quản lý thông tin xe container Quản lý bảo dưỡng
Báo cáo
Chức năng khác……
Người lập phiếu Sinh viên
Lương Thị Kim Dung
PHỤ LỤC 2
MỘT SỐ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VẬN TẢI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHONG
Giao diện form đăng nhập
Giao diện quản lý hợp đồng
Giao diện quản lý thông tin tài xế
Giao diện lệnh điều xe