III. Nội dung thẩm quyền và công tác cập nhật chỉnh lý biến động đất đai trên Bản đồ địa chính và hệ thống hồ sơ địa chính
IV.2. Trình tự cập nhật biến động trên bản đồ và hệ thống hồ sơ địa chính
IV.2.2 Quá trình chỉnh lý biến động
1. Chỉnh lý biến động trên bản đồ địa chính:
Chỉnh lý trên bản đồ địa chính cần căn cứ vào thực tế của Bản đồ địa chính khu đất (trích lục và đo vẽ bổ sung hoặc trích đo) để chọn ra một trong những cách chỉnh lý sau:
o Nếu Bản đồ địa chính phường và Bản đồ địa chính khu đất cùng tỷ lệ thì sử dụng bàn kính chồng ghép, can lại các yếu tố của bản đồ lên Bản đồ địa chính phường.
o Nếu Bản đồ địa chính và Bản đồ địa chính khu đất khác lỷ lệ mà có thể phóng to, thu nhỏ Bản đồ địa chính khu đất đưa về cùng tỷ lệ với Bản đồ địa chính thì thu phóng sau đó can ghép lên bàn kính.
o Nếu bản đồ khu đất khác tỷ lệ mà không thể phóng to, thu nhỏ thì dùng cách chuyển vẽ toạ độ, kích thước, phương hướng bằng thước nhựa có chỉ mm và compa.
- Thực hiện xong khâu chuyển vẽ trên Bản đồ địa chính phải kiểm tra lại, đạt yờu cầu thỡ cập nhật ngay số liệu vào sổ theo dừi biến động và biểu kờ trờn Bản đồ địa chính.
2. Chổnh lyự treõn soồ ủũa chớnh:
Mọi trường hợp chỉnh lý trên sổ chỉ được thực hiện khi đã làm đúng thủ tục đăng ký biến động đất đai và được cơ sở dữ liệu cơ quan Nhà nước có thẩm quyền GCNQSDĐ hoặc chứng nhận biến động trên giấy chứng nhận đã cấp.
Cách chỉnh lý từng loại biến động như sau:
- Khi chuyển quyền toàn bộ diện tích đăng ký cho chủ mới, thì người nhận chuyển quyền sử dụng đất được đăng ký trên trang số của chủ cũ bằng cách gạch tên chủ cũ bằng mực đỏ và ghi tên mới, nội dung biến động (loại hình diện tích), căn cứ pháp lý biến động (số, ký hiệu văn bản, cơ quan ký, thời gian ký) vào phần “những thay đổi trong quá trình sử dụng”, quy định này thực hiện cho cả trường hợp đổi tên chủ sử dụng.
- Khi chuyển quyền sử dụng một phần thửa đã đăng ký cho chủ mới thì gạch phần thửa chuyển di và ghi số hiệu thửa biến động, lý do biến động, số thửa biến động, số thửa, số trang đăng ký cho chủ mời vào phần “Những thay đổi trong quá trình sử dụng”. Thửa chuyển đi được chuyển xuống dòng cuối cùng thuộc trang đăng ký của chủ mới nhận, nếu chủ mới chưa có tên trong sổ địa chính thì lập trang mới cho chủ mới và điền trang chủ mới vào trang muùc luùc.
- Khi có sự thay đổi về hình thể thửa đất, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng của thửa đất thì gạch ngang bằng mực đỏ dòng thửa thay đổi và ghi số hiệu thửa biến động, nội dung biến động (loại hình, diện tích, tên người nhận quyền sử dụng đất), căn cứ pháp lý biến động (số, ký hiệu văn bản, cơ quan ký…) vào phần “những thay đổi trong quá trình sử dụng”.
- Khi đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng giá trị quyền sử dụng đất phải ghi vào sổ giấy chứng nhận thế chấp hoặc bảo lãnh, nơi thế chấp hoặc bảo lãnh, số hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh vào phần “những thay đổi trong quá trình sử dụng”. Khi cấm dứt hợp đồng thế chấp hoặc bảo lãnh phải gạch ngang dòng ghi tình trạng đang thế chấp hoặc bảo lãnh bằng mực đỏ và ghi “Chấm dứt thế chấp hoặc bảo lãnh ngày…tháng…năm…”
- Khi đăng ký việc cho thuê, cho thuê lại đất phải ghi vào phần “những thay đổi trong quá trình sử dụng” về nội dung: số hiệu thửa cho thuê, tên địa chỉ thường trú của bên thuê hoặc thuê lại đất, diện tích thuê (nếu thuê 1 phần
của thửa đất), thời hạn cho thuê, số hợp đồng thuê đất. Khi chấm dứt cho thuê, cho thuê lại đất phải gạch ngang dòng tình trạng đang cho thuê, cho thuê lại đất bằng mực đỏ và ghi “Chấm dứt cho thuê, cho thuê lại đất ngày…
tháng … năm…”.
- Khi đăng ký việc góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất phải ghi số hiệu thửa đất và diện tích thửa đất góp vốn vào phần “những thay đổi trong quá trình sử dụng”. Khi chấm dứt góp vốn phải gạch ngang dòng ghi tình trạng đang góp vốn bằng mực đỏ và ghi “chấm dứt góp vốn ngày… tháng… năm…”
- Khi có sự thay đổi riêng về thời gian sử dụng hoặc mục đích sử dụng thì gạch nội dung đã thay đổi và ghi lại nội dung mới kèm theo căn cứ pháp lý.
3. Chổnh lyự treõn soồ muùc keõ:
Mọi trường hợp chỉnh lý sổ chỉ được thực hiện khi đã làm thủ tục đăng ký biến động đất đai và chỉnh lý trên bản đồ địa chính.
- Các nội dung thay đổi phải được gạch ngang bằng mực đỏ.
- Trường hợp chỉ thay đổi loại đất được chỉnh lý bằng cách ghi chuyển cột loại đất trên cùng một dòng của thửa đất đã ghi.
- Trường hợp thay đổi tên chủ sử dụng, tăng giảm diện tích của thửa đất được chỉnh lý bằng cách ghi chuyển vị trí thửa xuống trang cuối dành cho mỗi tờ bản đồ và chú thích vào cột ghi chú của dòng thửa đất đã thay đổi.
- Tuy có thay đổi diện tích, các dòng tổng cột cuối trang không được sửa đổi, việc tổng hợp diện tích biến động liệt kê trên biểu thống kê biến động.
4. Chổnh lyự treõn soồ caỏp giaỏy:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp trong quá trình đăng ký biến động đất đai được ghi vao sổ theo thứ tự Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cuối cùng của đơn vị hành chính lập sổ.
- Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất:
o Nếu thu hồi giấy chứng nhận thì ghi “đã thu hồi” vào cột hgi chú.
o Nếu giấy chứng nhận chuyển cho chủ mới thì ghi tên chủ mới và nơi cư trú vào cột ghi chú.
o Nếu 1 phần diện tích của giấy chứng nhận đã cấp, được tách ra cấp theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới thì ghi số hiệu thửa đất tách ra và số thứ tự của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới vào cột ghi chú.
o Trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để huỷ bỏ, do thiên tai không còn đất để sử dụng và trường hợp cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do bị mất, viết sai chứng nhận thì gạch ngang bằng mực đỏ dòng ghi nội dung của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã huỷ và ghi vào cột ghi chú “đã huỷ”; nếu cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khác thì ghi vào sổ thứ tự vào sổ của giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp lại.
o Trường hợp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thi ghi vào cột ghi ghu “đã thu hồi, số thứ tự vào sổ của giấy chứng nhận mới cấp đổi.
5. Chỉnh lý trờn sổ theo dừi biến động:
- Sổ được lập ngay sau khi kết thúc đăng ký đất đai ban đầu. Trên cơ sở kết quả đăng ký biến động đất đai vào sổ địa chính và Bản đồ địa chính đã chỉnh lý biến động.
- Cỏc theo dừi trong sổ khi cú biến động:
o Thay đổi tờn chủ sử dụng đất phải ghi rừ tờn chủ sử dụng mới được đăng ký, nơi thường trú và các nội dung biến động nếu có.
o Thay đổi thời hạn sử dụng phải ghi rừ thời hạn hết sử dụng đất theo quyết định mới của cấp có thẩm quyền.
o Nếu thửa đất biến động hình thể thì được đánh lại số thửa mới và ghi rừ số liệu thửa đất mới.
6. Chỉnh lý Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Trang 2: Thể hiện nội dung chính trong GCNQSDĐ và khi có biến động ở trang 3 và trang 4 và có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
- Trang 3: Cập nhật biến động, thể hiện rừ phần đó biến động. Trường hợp GCNQSDĐ không thể hiện được bản đồ thì phải ghi chú “ Kèm bản đồ phân chiết số… ngày… của…”
- Trang 4: Ghi những thay đổi sau khi cấp Giấy chứng nhận với nội dung sau:
o Cột 1: “ngày, tháng, năm” tại thời điểm cơ quan có thẩm quyền cho phép thay đổi.
o Cột 2: “Số và nội dung quyết định” theo số văn bản, ký hiệu văn bản, cơ quan quản lý văn bản, năm ký văn bản cho phép thay đổi.
Nội dung văn bản ghi tóm tắt trường hợp như sau:
- Khi thay đổi diện tích đã cấp GCNQSDĐ do thu hồi, chia tách, chuyển nhượng, thừa kế quyền sử dụng đất cho chủ khác thi ghi lại: số thửa, diện tích biến động (nếu là một phần thửa), hình thức (thu hồi, chuyển nhượng…), tên chủ nhận chuyển quyền và những thay đổi khác.
- Khi chuyển đổi quyền sử dụng đất thì ghi: số hiệu thửa chuyển đổi, thửa đất có biến động (số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, diện tích, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng và những ràng buộc khác nếu có).
- Khi thay đổi hình thể thửa đất thì ghi: số hiệu thay đổi, hình thể thay đổi (tách thửa, gộp thửa…), số hiệu và diện tích của thửa mới được chỉnh lý và những thay đổi khác nếu có. Trích lục Bản đồ ở trang 3 của GCNQSDĐ (nếu có) phải được chỉnh lý theo quy định chỉnh lý Bản đồ địa chính.
o Cột 3: “xác nhận của cơ quan có thẩm quyền” được thể hiện bằng chữ ký của thủ trưởng và dấu của cơ quan có thẩm quyền.
V. KẾT QUẢ CÔNG TÁC CẬP NHẬT, CHỈNH LÝ BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI