KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.3. Công tác kế toán Nguyên vật liệu 1.Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu
1.3.1.2. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu. Kế toán chi tiết vật liệu vừa được thực hiện tại kho, vừa được thực hiện ở phòng kế toán.
Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo một trong 3 phương pháp sau: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ số dư, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
* Nguyên tắc:
- Ở kho: thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn trên thẻ kho về mặt số lượng.
- Ở phòng kế toán: sử dụng sổ (thẻ) kế toán để ghi chép tình hình nhập, xuất của từng thứ nguyên vật liệu cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.
* Trình tự kế toán:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thể song song
(1). Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn sau mỗi lần nhâp, xuất. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập.
THẺ KHO Ngày lập thẻ : …………
Phiếu xuất kho
Sổ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp nhập -
xuất - tồn
Sổ kế toán tổng
hợp
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Thẻ
kho Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : …..
Đơn vị tính : ……… Mã số : ……..
STT Ngày tháng
Số hiệu chứng từ
Diễn giải
Ngày nhập xuất
Số lượng Ký
xác nhận
của kế toán
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Cộng cuối kỳ
(2). Hàng ngày hoặc định lỳ khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật tư, kế toán phải kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền, phân loại chứng từ và ghi vào sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết.
SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
Số thẻ kho ………Số tờ ………
Danh điểm vật liệu …….Tên, nhãn hiệu, quy cách VT ……….
Kho ………Giá hạch toán ………
Ngày tháng
Số hiệu
chứng từ Diễn giải
TK đối ứng
Nhập Xuất Tồn Ghi
Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT chú
(3). Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán chi tiết vật tư, thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết.
(4). Căn cứ vào số liệu từ sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn sau đó tổng hợp theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu.
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO NVL Nhóm
vật liệu
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
Tổng
Với cách ghi chép, kiểm tra đối chiếu như trên, phương pháp có những ưu điểm nhược điểm :
-Ưu điểm : Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu
-Nhược điểm : Việc ghi chép giữa kho với kế toán còn trùng lặp nhiều chỉ tiêu số lượng. Mặt khác làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng.
-Phạm vi áp dụng : thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít loại vật liệu.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển :
* Nguyên tắc hạch toán
- Thủ kho sử dụng thẻ kho theo dừi số lượng nhập, xuất tồn.
- Kế toỏn mở sổ đối chiếu luõn chuyển để theo dừi số lượng giỏ trị nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu.
* Trình tự kế toán :
Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Ghi chú :
Nhập số liệu hàng ngày.
Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ.
Đối chiếu hàng ngày.
(1). Thủ kho tiến hành công việc quy định tương tự phương pháp thẻ song song.
(2). Định kỳ kế toán mở bảng kê thống nhất tổng hợp nhập, xuất, tồn trên cơ sở các chứng từ nhập xuất của từng thứ nguyên vật liệu luân chuyển trong tháng theo chi tiêu trên số lượng và giá trị.
BẢNG KÊ NHẬP XUẤT Tháng …..
Chứng từ Tên vật Diễn Đơn vị Đơn Số Thành
Thẻ kho Phiếu nhập
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Sổ kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân
chuyển
Phiếu xuất
liệu giải tính giá lượng tiền
Số Ngày
(3). Căn cứ vào bảng tổng hợp trên bảng kê để ghi sổ đối chiếu luân chuyển trong tháng, mỗi thức ghi một dòng vào cuối tháng.
(4). Cuối tháng, đối chiếu giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu trên thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển.
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Sổ
danh điể
m
Tên vật
tư
Đơn vị tính
Giá hạch toán
Số dư đầu tháng 1
Luân chuyển tháng 1
Số dư đầu tháng 2
Luân chuyển
tháng 2 ...
Nhập Xuất Nhập Xuất
SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT
(5). Đối chiếu sổ giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn trên cơ sở đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp
- Ưu điểm : Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
- Nhược điểm : Việc ghi sổ kế toán vẫn trùng lặp với thủ kho về mặt số lượng, việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế toán do đó hạn chế chức năng của kế toán.
Phương pháp ghi sổ số dư
*Nguyên tắc hạch toán:
- Thủ kho dùng thẻ kho ghi chép số lượng nhập, xuất, tồn cuối kỳ, ghi sổ tồn kho đã tính được trên thẻ kho vào cột số lượng trên sổ số dư.
- Kế toán lập bảng tổng hợp giá trị nhập, xuất tồn của từng nhóm nguyên vật liệu của từng kho và ghi giá trị tồn kho vào cuối kỳ của loại nguyên vật liệu vào cột số tiền trên sổ số dư để đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn về mặt số liệu đã được lập dùng cho cả năm.
*Trình tự kế toán:
Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Giấy giao nhận chứng từ nhập
Giấy giao nhận chứng từ xuất Sổ số dư
Ghi chú :
Nhập số liệu hàng ngày.
Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ.
Đối chiếu hàng ngày.
(1). Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận thẻ xong, thủ kho tập hợp và phân loại chứng từ theo từng nhóm vật tư.
(2). Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) của từng nhóm nguyên vật liệu theo chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư.
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP ( XUẤT ) KHO Từ ngày …. đến ngày …tháng …năm ….
Nhóm vật liệu
Nhập ( xuất )
Ký Số lượng chứng từ Số hiệu chứng nhận
từ Thành tiền
Tổng
(3). Kế toán chi tiết vật liệu, khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ của từng nhóm đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra phân loại chứng từ và ghi giá trị hạch toán trên chứng từ gốc, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất theo từng nhóm để ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ sau đó lập bảng lũy kế nhập, xuất tồn theo từng kho.
BẢNG LŨY KẾ NHẬP ( XUẤT ) Tháng …. Năm ….
Nhóm vật liệu
Tồn kho cuối tháng
Nhập ( xuất ) trong tháng Từ ngày…
đến ngày….
Từ ngày…
đến ngày…. … Cộng
Tổng
(4). Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào bảng thiết kế nhập xuất tồn để lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn.
(5). Căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu ở kho vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cả năm giao cho thủ kho trước cuối tháng.
(6). Khi nhận sổ số dư, kế toán kiểm tra và ghi trên chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư, sau đó đối chiếu giá trị trên bảng lũy kế nhập xuất tồn hoặc bảng tổng hợp nhập xuất tồn với sổ số dư.
SỔ SỐ DƯ VẬT LIỆU Năm : ...
Kho : ...
Nhóm vật liệu
Đơn vị tính
Đơn giá
Định mức dự trữ
Số dư đầu năm
Số dư cuối tháng
1
Số dư cuối
tháng 2 …
SL TT SL TT SL TT
Cộng
- Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dừi về mặt giỏ trị của từng nhúm vật tư trỏnh việc trựng lặp với thủ kho. Công việc kế toán được tiến hành đều trong tháng.
- Nhược điểm: Khó phát hiện được nguyên nhân khi đối chiếu để phát hiện sai sót và đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của kế toán phải cao.