Chương 5: Gợi ý chính sách nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công tại UBND Quận 1
5.3. Các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của người dân
5.3.4. Về Cơ sở vật chất
Một văn phòng hiện đại và năng động là một đòi hỏi cần thiết đối với một quận trung tâm của thành phố lớn nhất nước. Đến nay phòng tiếp nhận và trả kết quả tại UBND Quận 1 đã trang bị trương đối hòan chỉnh bao gồm: Bàn ghế, máy lạnh...
Máy lấy số thứ tự, máy tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hành chính, máy lấy ý kiến người dân vừa tra bị... Tuy nhiên, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cần sắp xếp khoa học hơn, phòng tiếp nhận hòan trả kết quả cần được mở rộng, vì những lúc cao điểm phòng rất đông người và chật chội. Bố trí từng bộ phận hợp lý hơn, tạo môi trường thân thiện trong giao tiếp giữa công chức và người dân, trang bị thêm tủ để lưu trữ hồ sơ gọn gàng.
Đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý Nhà Nước là một công cụ nhằm hạn chế giấy tờ, nâng cao chất lượng và hiệu quả trong quản lý điều hành của bộ máy Nhà nước và phục vụ nhân dân là giải pháp thúc đẩy cải cách hành chính đạt kết quả bền vững hơn.
Thực tiễn tại Quận 1, với tổng thể 23 phân hệ chương trình quản lý đang vận hành đã giúp cho Ủy Ban Nhân Dân cũng như các ngành các cấp từ Quận đến cơ sở, tăng cường được các mặt công tác quản lý chuyên môn, nghiệp vụ và liên thông được thông tin nhiều chiều. Qua đó tạo mối quan hệ chặt chẽ, đồng bộ hơn trong tác nghiệp, góp phần nâng cao hiệu lực hiệu quả quản lý Nhà Nước ở địa phương và các đơn vị trực thuộc.
Thông qua mạng Internet, trang WEB Quận I đã cung cấp cho các người dân nhiều thông tin về pháp luật, nhất là những qui định liên quan đến thủ tục, qui trình, lệ phí hành chính qua mạng một cách thuận tiện, nhanh chóng và tham khảo các câu hỏi đáp thường gặp trên các lĩnh vực trên.
Một số dịch vụ hành chính tại Quận 1 đã được triển khai tại trang Web Quận 1 như đăng ký trích lục hộ tịch qua mạng, đăng ký sử dụng lao động qua mạng, phần
94
mềm một cửa liên thông Quận – phường; liên thông Chi cục thuế- phòng tài nguyên...
Chính vì thế, công nghệ thông tin được xem là công cụ hỗ trợ ưu việt cho công tác cải cách hành chính và là tiền đề thuận lợi cho các đơn vị xây dựng và hình thành văn phòng điện tử. Tại Ủy Ban Nhân Dân Quận 1, từ năm 2004 đã áp dụng hệ thống xếp hàng điện tử, đọc và phát hành số thứ tự giải quyết hồ sơ hành chính tại phòng tiếp nhận và trả hồ sơ. Hệ thống tra cứu hồ sơ hành chính của người dân và tổ chức thông qua điện thoại đã được triển khai vào tháng 1/2006 giúp cho người dân có thể kiểm tra hồ sơ hành chính của mình bằng điện thoại bàn tại nhà hoặc bằng điện thoại di động nhằm giảm thời gian đi lại của công dân rút ngắn thời gian thụ lý hồ sơ hành chính.
Như vậy, ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ thuật hiện đại, mọi tổ chức, cá nhân đều có thể khai thác, tìm hiểu được nhiều thông tin cần thiết, được cung cấp một số dịch vụ về hành chính với chất lượng cao. Ðồng thời kiểm soát được tiến độ, kết quả, trách nhiệm của công chức và lãnh đạo chính quyền trong việc giải quyết các yêu cầu của người dân; qua đó tạo sự gần gũi, thân thiện giữa chính quyền với người dân và ngược lại.
Trong hướng tới, để nâng cao hơn nữa chất lượng hoạt động của bộ máy hành chính cần sớm hình thành kho lưu trữ điện tử. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhà nước đã trở thành phổ biến trên tất cả các lĩnh vực trong hoạt động của cơ quan hành chính cấp Quận, huyện. Một trong những phương hướng nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động này là phải từng bước hiện đại hoá công tác điều hành và các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân Quận, Phường và phòng ban trực thuộc Quận; tạo điều kiện để các đơn vị tra cứu tham gia giải quyết phần lớn công việc quản lý hành chính nhà nước thông qua quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo hệ thống. Qua đó, tin học hoá các qui trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm xử lý thông tin, giải quyết công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành cho lãnh đạo Quận, lãnh đạo văn phòng và các hoạt động của cán bộ chuyên viên các phòng, ban.
95
Một yếu tố cơ bản trong quá trình hình kho lưu trữ điện tử là xây dựng hệ thống kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản việc chậm trễ hoặc thất lạc các loại văn bản (đặc biệt là hồ sơ nhà đất, một số văn bản đã cũ mục rách); cung cấp thông tin cho lãnh đạo Quận, lãnh đạo các cơ quan thuộc Quận, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách kịp thời, nhanh chóng, thuận lợi, chính xác và có hệ thống.
Từ đó giúp nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, nâng cao trình độ quản lý, tạo một bước thay đổi đột phá trong các qui trình xử lý thông tin, giải quyết công việc với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trờn mạng, gúp phần thực hiện cải cỏch hành chớnh. éồng thời phõn rừ thẩm quyền quản lý và khai thác hệ thống mạng; thẩm quyền xử lý, quản lý các loại văn bản đi-đến. Chuẩn hoá mẫu các văn bản hành chính thông thường để tiến tới chuẩn hoá về hình thức các loại văn bản hành chính nhà nước. Từng bước chuẩn hoá quy trình luân chuyển hồ sơ trong nội bộ để đảm bảo thời gian và tiến độ của từng loại công việc; khắc phục sự chậm trễ ở từng bộ phận, kể cả bộ phận lãnh đạo trong suốt quá trình luân chuyển hồ sơ, xử lý văn bản các loại theo trình tự khoa học, rừ thẩm quyền và trỏch nhiệm thụng qua việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin hiện đại nhằm đạt yêu cầu ngày càng cao công tác quản lý toàn diện các mặt đời sống kinh tế xã hội.
96