Quy trình hạch toán

2.2 THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN TỬ TIN HỌC FSC

2.2.2.2 Quy trình hạch toán

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, năm Đối chiếu, kiểm tra

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ, đơn đặt hàng phát sinh, kế toán nhập các số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự cập nhật các nghiệp vụ phát sinh và theo dõi chúng trên sổ cái TK 632. Vào thời điểm cuối mỗi tháng, cuối năm kế toán sẽ in các số, các báo cáo từ phần mềm kế toán và

đối chiếu với các sổ, báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán sẽ tự động tính giá

xuất kho trong mỗi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, cuối kỳ kết chuyển vào giá

Đơn đặt hàng Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT

Phần mềm kế

toán Phần mềm kế

toán

Sổ nhật ký chung

Sổ Cái TK 632 Báo cáo tài chính

- Ví dụ1: ngày 31/12/2015, Văn phòng đại diện Công ty TNHH Tập đoàn GFT đặt hàng 5 chiếc UDS, 1 chiếc HDD, 1 máy chủ HP, 5 thiết bị định tuyến và cước VNPT của Công ty cổ phần điện tử tin học FSC theo hóa đơn số 0000145. Nhân viên bán hàng lập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho gửi xuống phòng bán hàng, phòng bán hàng căn cứ vào hóa đơn với số lượng, tên hàng hóa,.. xuất hàng hóa chuyển khách (do công ty sử dụng phương thức tiêu thụ bán hàng không qua kho nên hàng hóa được khách đặt bao nhiêu thì nhân viên bán hàng sẽ lấy bấy nhiêu rồi chuyển giao luôn cho khách mà không qua kho, song kế toỏn vẫn phải ghi hàng về nhập kho để cú căn cứ theo dừi sự luân chuyển hàng hóa)

Sau khi xuất hóa đơn bán hàng, kế toán cập nhật vào phần mềm kế toán, ghi nhận đồng thời doanh thu và giá vốn hàng bán. Doanh thu và giá vốn được ghi nhận đồng thời, cụ thể như sau:

Bước 1: kế toán vào phân hệ xuất kho

Bước 2:Vào mục thêm mới/ kế toán cập nhật thông tin từ hóa đơn theo mẫu của phần mềm kế toán Accura hiển thị, ta có dao diện sau: (kế toán muốn in phiếu xuất kho chỉ cần kích vào: in chứng từ (Ctrl P) )

Bước 3: Sau khi cập nhật xong hóa đơn, Giá vốn hàng bán sẽ

được phần mềm tự động cập nhật vào các sổ liên quan để theo dõi. Để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản, kế toán có thể xem “sổ Cái TK 632 ”. Kế toán vào sổ sỏch, bỏo cỏo/ sổ cỏi TK/ TK 632/ chọn ngày thỏng năm cần theo dừi

Giao diện sổ cái TK 632 theo hình thức nhật ký chung (theo hóa đơn số 0000145 ngày 31/12/2015)

Tương tự muốn xem nhật ký chung: vào sổ sách, báo cáo/ nhật ký chung/

chọn ngày thỏng năm cần theo dừi

*Đối với phần mềm

Đối với phần mềm do công ty sản xuất ra nên khi xuất bán sẽ không ghi nhận giá vốn mà chỉ ghi nhận doanh thu phần mềm 5112 và công nợ phải thu khách hàng 1311

Ví dụ2: Công ty TNHH Daeil Tech Việt Nam đặt mua phần mềm kế toán Accura của Công ty cổ phần điện tử tin học FSC theo hóa đơn GTGT số 0000119 ngày 08/12/2015.

Kế toán vào xuất kho/ nhập dữ liệu theo mẫu của phần mềm kế toán Accura

Giá vốn phần mềm sẽ ghi nhận vào TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”, giống như việc nhân viên sử dụng chất xám để sản xuất ra phần mềm, hầu hết được hạch toán đối với việc thanh toán công tác phí cho nhân viên đi công tác, ăn ca, v.v. . . Cuối kỳ kết chuyển TK 154 vào TK 632 và TK 632 kết chuyển tiếp vào TK 911

Kế toán muốn xem sổ cái hay nhật ký chung: sổ sách, báo cáo/ sổ cái

Minh họa về TK 154 cuối kỳ được kết chuyển một phần sang TK 632 (31/12/2015)

Minh họa về TK 632 “giá vốn hàng bán” cuối kỳ kết chuyển sang TK

2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần điện tử tin học FSC 2.2.3.1 Doanh thu và điểu kiện ghi nhận doanh thu tại Công ty

Công ty cổ phần điện tử tin học FSC thực hiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

*Phương pháp xác định doanh thu.

- 5 điều kiện ghi nhận doanh thu:

1.Doanh nghiệp đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua;

2.Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá;

3.Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

4.Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;

5.Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

- Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là khi người mua thanh toán

- Doanh thu tổng thể (tổng doanh thu) là số tiền ghi trong hóa đơn bán hàng, hợp đồng kể cả số doanh thu bị chiết khấu, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua nhưng chưa được ghi trên hóa đơn.

- Doanh thu thuần hay còn gọi là doanh thu thực được xác định bằng công thức sau:

Doanh thu thuần = Doanh thu tổng thể - Chiết khấu bán hàng - Hàng bán bị trả lại - Thuế gián thu

*Chứng từ, sổ sách sử dụng

Chứng từ kế toán sử dụng gồm có:

- Hóa đơn GTGT: căn cứ để ghi nhận doanh thu

- Phiếu thu, séc chuyển khoản, Giấy báo Có của ngân hàng...

- Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng...

Sổ sách sử dụng gồm có

- Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 511, sổ chi tiết TK 511

*Tài khoản sử dụng.

Doanh thu tiêu thụ của công ty được phản ánh qua tài khoản 511:

“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Doanh thu được phản ánh là

doanh thu tiêu thụ trong một kỳ kế toán, có thể là doanh thu đã thu được tiền hoặc doanh thu chưa thu được tiền.

Bên cạnh đó, doanh thu của công ty còn chia ra:

TK 5111 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của thiết bị”

TK 5112 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Phần mềm”

TK 5113 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh”

TK 511 cuối kỳ không có số dư.

*Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu bán hàng.

Diễn giải:

Khi khách hàng gọi điện cho công ty để đặt hàng, KT bán hàng nhận đơn hàng, xuất hóa đơn kèm phiếu xuất kho chuyển xuống cho bộ phận bán hàng.

Bộ phận bán hàng nhận hóa đơn. Bộ phận bán hàng căn cứ vào hóa đơn kèm phiếu xuất kho để xuất hàng hóa chuyển cho khách hàng.

2.2.3.2 Quy trình hạch toán doanh thu bán hàng Khách

hàng

KT bán hàng

Bộ phận bán hàng

XK hàng hóa

Đặt hàng

Nhận đơn hàng, xuất HĐ kèm

PXK

Nhận hóa đơn kèm phiếu xuất

kho

XK hàng hóa chuyển cho

KH

Đơn đặt hàng Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT

Báo cáo tài chính Phần mềm kế

toán Phần mềm kế

toán

Sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký bán hàng TK 511

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, năm Đối chiếu, kiểm tra

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ, đơn đặt hàng phát sinh, kế toán nhập các số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự cập nhật các nghiệp vụ phát sinh và theo dõi chúng trên sổ cái TK 511. Vào thời điểm cuối mỗi tháng, cuối năm kế toán sẽ in các số, các báo cáo từ phần mềm kế toán và

đối chiếu với các sổ, báo cáo tài chính.

*“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của thiết bị”- TK 5111 Với ví dụ 1 như trên:

Bước 1: Kế toán sử dụng phần mềm để hạch toán doanh thu xuất bán thiết bị

Bước 2: kế toán muốn xem sổ chi tiết TK 5111: vào sổ sách, báo cáo/ sổ chi tiết TK/ chọn TK 5111/ Chọn ngày tháng năm

Sổ cái TK 5111: kế toán vào sổ sách, báo cáo/ sổ cái TK/ chọn TK 5111/

chọn ngày thỏng cần theo dừi

*“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của phần mềm”- TK 5112

Với ví dụ 2:

Bước 1: Kế toán sử dụng phần mềm để hạch toán doanh thu xuất bán thiết bị như trên

Bước 2: kế toán muốn xem sổ chi tiết TK 5112: vào sổ sách, báo cáo/ sổ chi tiết TK/ chọn TK 5112/ Chọn ngày tháng năm

Sổ cái TK 5112: vào sổ sách, báo cáo/ sổ cái/ chọn TK 5112/ chọn ngày tháng năm cần xem

*TK 5113 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh”

Hóa đơn bán hàng tại chi nhánh Tp HCM

Bước 1: Kế toán nhập phiếu xuất kho hàng hóa: vào xuất kho/ dựa trên mẫu phiếu xuất của phần mềm, kế toán hạch toán nghiệp vụ theo hóa đơn

Bước 2: kế toán xem sổ nhật ký chung: sổ sách, báo cáo/ nhật ký chung/

chọn ngày tháng năm

Sổ cái TK 5113: kế toán vào sổ sách, báo cáo/ sổ cái/ chọn TK 5113/ chọn ngày thàng cần theo dừi

Sổ chi tiết tài khoản: Kế toán vào sổ sách, báo cáo/ sổ chi tiết tài khoản/ chọn TK 5113/ chọn ngày thỏng cần theo dừi

* Do đặc thù kinh doanh của công ty, chủ yếu bán hàng qua phương thức thầu, Vì vậy, các nghiệp vụ tiêu thụ của công ty ít phát sinh hàng bán bị trả lại.

2.2.4 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

2.2.4.1 Khái niệm, tài khoản sử dụng, chứng từ sử dụng

Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty là khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến hoạt động của toàn doanh nghiệp không thể táchriêng ra được cho bất cứ hoạt động nào. Đối với công ty CP điện tử tin học FSC, các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm cả các chi phí liên quan đến việc bán hàng. Cụ thể chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm các khoản chi phí sau:

- Chi phí nhân viên quản lý: là các khoản tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp...và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trên lương theo quy định.

- Chi phí khấu hao TSCĐ: là các TSCĐ như máy móc, thiết bị...dùng cho bộ phận quản lý

- Chi phí đồ dùng văn phòng: các chi phí đồ dùng như máy in, giấy A4, bàn, ghế... dùng cho bộ phận quản lý

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các chi phí như chi phí điện, chi phí điện nước, điện thoại, chuyển phát nhanh...

- Chi phí bằng tiền khác.

* Công ty tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp tuyến tính (phương phá đường thẳng). Tỷ lệ khấu hao tài sản cố định được tính phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại Thông tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài Chính: hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích

Mức tính khấu hao bình quân hàng năm của tài sản cố định theo công thức:

Mức trích khấu hao

năm của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ x

Tỷ lệ khấu hao bình quân năm của TSCĐ

Tỷ lệ khấu hao bình quân năm của TSCĐ

=

1

Số năm sử dụng của TSCĐ

x 100

*Chứng từ và sổ sách sử dụng.

Chứng từ sử dụng gồm có:

- Bảng chấm công - Bảng tính lương - Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho

- Bảng tính và phân bổ khấu hao Sổ sách sử dụng gồm có

-Sổ nhật ký chung -Sổ cái Tài khoản 642

*Tài khoản sử dụng.

Để phản ánh các khoản chi phí dùng chung cho quản lý doanh nghiệp, kế

toán của công ty sử dụng Tài khoản 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

Kết cấu tài khoản 642

Tài khoản 642

Các chi phí phát sinh liên quan - Các khoản ghi giảm chi phí

đến quá trình quản lý doanh QLDN

nghiệp trong kỳ. - Kết chuyển CPBH

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ và được chia thành các TK cấp 2 như sau:

+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên doanh nghiệp như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn…

+ TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các chi phí vật liệu như văn phòng phẩm…vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ...

+ TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng trong doanh nghiệp

+ TK 6424: Chí phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm các chi phí khấu hao TSCĐ dùng trong cho doanh nghiệp.

+ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất…và các khoản phí, lệ phí khác.

+ TK 6426: Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.

+ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ...

+ TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, chi điện nước, xăn dầu…

Để phản ánh các khoản phát sinh khác, kế toán sử dụng thêm các tài khoản như sau:

Tài khoản 334: “ Phải trả công nhân viên”

Tài khoản 111: “Tiền mặt”

Tài khoản 214: “Chi phí khấu hao TSCĐ”

*Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

2.2.4.2 Quy trình hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, năm Các CP

phát sinh

Người đề

nghị TT

KT trưởng

hoặc

Giám đốc

Điện thoại, nước, xăng

dầu…

Phiếu đề nghị

thanh toán các khoản đã chi

Kiểm tra các khoản được

đề nghị

Ký duyệt các khoản được

đề nghị

Thủ

quỹ

chi

Phiếu chi

Đơn đặt hàng Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT

Phần mềm kế

toán Phần mềm kế

toán

Sổ nhật ký chung Sổ Cái TK 642

Báo cáo tài chính

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ, đơn đặt hàng phát sinh, kế toán nhập các số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự cập nhật các nghiệp vụ phát sinh và theo dõi chúng trên sổ cái TK 642.

Cuối tháng, để thanh toán chi phi cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế

toán căn cứ vào các chứng từ như phiếu chi, giấy tạm ứng, bảng thanh toán tiền lương...tiến hành nhập vào phần mềm. Các nghiệp vụ sẽ tự động được theo dõi trên sổ NKC tài khoản 642. Kế toán có thể kiểm tra lại trên bảng CĐ số phát sinh.

Ví dụ3: Ngày 01/12/2015, kế toán tổng hợp nhận được hóa đơn GTGT của dịch vụ viễn thông VNPT số: 0038641 với giá trị thanh toán là 2.200.000 đồng.

Sau khi nhận được hóa đơn, kế toán tổng hợp sẽ nhập số liệu vào: Chứng từ tổng hợp (thanh công cụ lên trái màn hình tại phân hệ kế toán tông hợp)

Dao diện sẽ hiện ra biểu mẫu chứng từ tổng hợp, sau đó kế toán nhập dữ liệu

Kế toán in chứng từ bằng cách: vào in chứng từ hoặc ấn tổ hợp Ctrl +P, giao diện sẽ hiện ra

Sổ cái tài khoản 642: kế toán vào: sổ sách, báo cáo/ sổ cái TK 642/ chọn ngày

Sổ nhật ký chung TK 642: Sổ sách, báo cáo/ nhật ký chung

Sổ chi tiết TK 642: sổ sách, báo cáo/ sổ chi tiết TK/ chọn TK 642/ Chọn ngày tháng năm

Sổ cái tổng hợp TK 642: sổ sách, báo cáo/ sổ cái tổng hợp TK/ chọn TK 642/

chọn ngày tháng năm/ chọn in báo cáo, sổ cái tổng hợp TK 642 sẽ cho ra giao diện

Sổ tổng hợp chi tiết số phát sinh TK 642: sổ sách, báo cáo/ sổ tổng hợp chi tiết số phát sinh/ chọn TK 642/ chọn ngày tháng năm, giao diện sẽ hiện ra

2.2.5 Kế toán xác định kết quả kinh doanh 2.2.5.1 Khái niệm, tài khoản, chứng từ sử dụng

Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng về các hoạt động kinh doanh thương mại của công ty trong một kỳ nhất định, hay kết quả kinh doanh là biểu hiện bằng tiền phần chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí của các hoạt động kinh doanh đã được thực hiện. Kết quả kinh doanh được biểu hiện bằng lãi (nếu doanh thu lớn hơn chi phí) hoặc lỗ (nếu doanh thu nhỏ hơn chi phí).

Cuối mỗi năm, sau khi kế toán các phần hành kiểm tra và rà soát lại toàn bộ sổ sách thuộc trách nhiệm quản lý, tiến hành khóa sổ để chuẩn bị công tác quyết toán và thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh hàng hóa trong kỳ.