2.2. Thực trạng kế toán các phần hành chủ yếu của công ty TNHH Trần Thanh Thủy
2.2.1. Kế toán vốn bằng tiền của công ty TNHH Trần Thanh Thủy
2.2.1.2. Kế toán tiền mặt
- Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào, tiền mặt luôn được xem là một trong những loại loại vốn lưu động đóng vai trò quan trọng nhất. Nó là loại vốn lưu động dễ gây thất thoát, sai xót... nếu không có biện pháp việc quản lý chặt chẽ. Để tránh thất thoát hoặc nhầm lẫn trong việc hạch toán tiền mặt, tiền của công ty được tập trung tại quỹ.
- Đơn vị tiền sử dụng tại công ty là : VNĐ
Mọi khoản thu chi bảo quản tiền mặt của đơn vị đều do thủ quỹ thực hiện.
Thủ quỹ chỉ được thu chi tiền mặt khi có các chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của kế toán trưởng và Giámđốc
Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt:
+ Phiếu chi (Mẫu số 01 – TT/BB).
+ Phiếu thu (Mẫu số 02 – TT/BB).
+ Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 07a – TT/BB và mẫu số 07b – TT/BB).
Các loại sổ sách liên quan:
+ Sổ quỹ tiền mặt.
+ Các sổ kế toán tổng hợp.
+ Sổ kế toán chi tiết liên quan đến từng loại ngoại tệ, vàng, bạc… cả về số lượng và giá trị.
Quy trình luân chuyển phiểu thu và phiếu thu trong công ty.
Sơ đồ 2.3: Quy trình chi tiền
Người nộp tiền
Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán
Kế toán trưởng Thủ quỹ
Sơ đồ 2.4: Quy trình thu tiền
Đề nghị nộp tiền Lập phiếu
thu
Nhận lại phiếu thu Ký và duyệt
thu Ký Phiếu
thu và nộp Nhận Phiếu tiền
thu và thu tiền
Ghi sổ quỹ tiền mặt Ghi sổ chi tiết TK 111, Sổ
NKC, Sổ Cái TK 111
Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi ( do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, Thủ quỹ phải:
- Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc.
- Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu ( Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc.
- Kiểm tra ngày, tháng lập phiếu thu ( phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
- Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi.
- Thủ quỹ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi và giao cho khách hàng 1 liên.
- Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào sổ quỹ.
Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán.
Tài khoản sử dụng:
- TK 111: phản ánh số tiền hiện có và tình hình biến động tăng giảm các khoản tiền mặt tại doanh nghiệp.
Công ty TNHH Trần Thanh Thủy mở tài khoản 111 thành 3 tài khoản cấp 2 bao gồm:
+ TK 1111 : Tiền Việt Nam + TK 1112: Ngoại tệ
+ TK 1113: Vàng
Song trong quá trình phát sinh nghiệp vụ và hạch toán công ty chủ yếu sử dụng tài khoản 1111 là Tiền Việt Nam.
Các nghiệp vụ làm tăng tiền tại quỹ.
Nghiệp vụ 1:
- Ngày 18/12/2015: thu tiền bán Dầu Diezel của CN Cty TNHH Thiên Phú - NMSX Bao Bì Carton theo hóa đơn số 0000054 và PT 952 ngày với số tiền là 1.344.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%)
Khi khách hàng mua hàng kế toán phòng kế toán lập hóa đơn GTGT làm 3 liên:
Liên 1, 3: Công ty lưu giữ.
Liên 2: Giao cho khách hàng lưu giữ.
Trong hóa đơn cần có chữ ký của giám đốc, người bán hàng và người mua hàng, cần ghi rừ số tiền, số thuế phải nộp và tổng tiền phải thu của khách hàng.
Nghiệp vụ tăng tiền mặt được kế toán ghi chép hàng ngày vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 111
Bảng biểu 2.8: Hóa đơn bán hàng số 0000054
Dựa vào hóa đơn số 000054 Thủ quỹ lập phiếu thu theo thứ tự của sổ, với nghiệp vụ này là phiếu thu 952. Phiếu thu gồm có số tiền, lý do để lập phiếu thu, phiếu thu cần có chữ ký của giám đốc, thủ quỹ, kế toán ….. đặc biệt hàng ngày kế toán phải ghi chép các nghiệp vụ vào sổ sỏch để theo dừi một cỏch chớnh xỏc.
Bảng biểu 2.9: Phiếu thu tiền mặt 952 - Các nghiệp vụ làm giảm tiền tại quỹ.
Nghiệp vụ số 02:
- Hóa đơn GTGT ngày 18/12/2015: chi tiền trả tiền nước máy theo hóa đơn số 0019482 của Cty TNHH dịch vụ cấp nước Cửa Lò với số tiền là 162.093 đồng. Chứng từ liên quan: hóa đơn GTGT số 0352517, phiếu chi số PC 530.
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa của công ty khác, công ty nhận về hóa đơn liên 2 để lưu giữ. Kế toán cần ghi chép nghiệp vụ xảy ra trong ngày vào sổ nhật ký chung và sổ cỏi TK 111 để theo dừi.
Bảng biểu 2.10: Hóa đơn tiền điện nước số 0019482
Dựa vào hóa đơn số 0019482 Thủ quỹ lập phiếu chitieenf theo thứ tự của sổ, với nghiệp vụ này là phiếu chi 530 với số tiền là 162.093 ( gồm cả thuế
GTGT). Phiếu thu gồm có số tiền, lý do để lập phiếu thu, phiếu thu cần có chữ ký của giám đốc, thủ quỹ, kế toán ….. đặc biệt hàng ngày kế toán phải ghi chộp cỏc nghiệp vụ vào sổ sỏch để theo dừi một cỏch chớnh xỏc.
Bảng biểu 2.11: Phiếu chi tiền mặt 530
Sổ sách chứng từ kế toán sử dụng tại công ty - Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ cái
- Sổ kế toán tổng hợp
- Cụng dụng: cung cấp đầy đủ, kịp thời và rừ ràng cỏc số liệu khi tỡm kiếm để lập báo cáo tài chính.
- Tập hợp các phiếu thu, phiếu chi tháng 12 trong năm 2015 kế toán tiến hành ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
• Sổ quỹ tiền mặt
- Mục đớch: để theo dừi cỏc khoản phỏt sinh thu – chi tiền mặt, định kỡ đối chiếu số liệu giữa tiền tồn quỹ trên sổ với tiền tồn quỹ thực tế. Các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày được kế toán ghi chép vào sổ nhật ký chung.
Sổ này có 20 trang, đánh số từ trang 01 đến số trang ..20..
Ngày mở sổ: 01/12
Ngày 31 tháng 12 năm 2015 Thủ quỹ
(đã ký)
Kế toán trưởng (đã ký)
Giám đốc (đã ký)
Bảng biểu 2.12: Trích sổ quỹ tiền mặt (Nguồn: phòng kế toán)
• Sổ cái tài khoản 1111
Sổ cái 111 là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán liên quan đến thu tiền và chi tiền.
Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
Ngày 31 tháng 12 năm 2015
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (đã ký) (đã ký) (đã ký)
Bảng biểu 2.13: Trích sổ cái tài khoản 1111 (Nguồn: phòng kế toán)
- Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký chung ghi lại những nghiệp vụ hàng ngày xảy ra.
Ngày 31 tháng 12 năm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (đã ký) (đã ký) (đã ký)
Bảng biểu 2.14: Sổ nhật ký chung ( Nguồn: phòng kế toán)