2.1. Khái niệm.
Trong thuật ngữ pháp lý: đại lý bảo hiểm là một cá nhân hay tổ chức đại diện cho mét doanh nghiệp bảo hiểm, hoạt động vì quyền lợi của doanh nghiệp bảo hiểm, thay mặt cho doanh nghiệp bảo hiểm để bán các sản phẩm và dịch vụ của công ty cho khách hàng.
Đại lý bảo hiểm cũng là người được uỷ quyền hành động thay công ty bảo hiểm trên cơ sở hợp đồng đại lý.
2.2. Phân loại:
Hiện nay, trên thị trường, các công ty bảo hiểm nhân thọ sử dụng các đại lý là lực lượng chủ yếu để phân phối sản phẩm. Chính vì vậy, các loại hình được tổ chức rất đa dạng và thường được phân loại theo các hình thức sau:
Phân loại theo phạm vi quyền hạn:
Đại lý toàn quyền: là đại lý có quyền tham gia về chính sách sản phẩm của công ty và có tác động ảnh hưởng tới giá bán của sản phẩm.
Tổng đại lý: là đại lý nắm quyền quản lý, điều hành một số lượng đại lý nhất định.
Đại lý uỷ quyền: là đại lý hoạt động dưới sự uỷ quyền của công ty.
Phân loại theo quan hệ kinh tế:
Đại lý hoa hồng: là đại lý hoạt động dưới sự uỷ quyền của công ty và được hưởng hoa hồng theo doanh thu phí.
Đại lý độc quyền: là đại lý duy nhất cho sản phẩm của một công ty mà không bán sản phẩm cho công ty khác.
Phân loại theo thời gian hoạt động:
Đại lý chuyên nghiệp: là loại hình đại lý chuyên làm việc cho công ty bảo hiểm nhân thọ và ngoài hoạt động đại ra họ không tiến hành hoạt động kinh doanh nào khác. Đại lý này chịu sự kiểm tra, quản lý chặt chẽ của tổ trưởng tổ đại lý và trưởng phòng khai thác.
Đại lý bán chuyên nghiệp: là những người làm bán thời gian, họ không thuộc vào phòng khai thác nào. Các đại lý bán chuyên nghiệp không phải gặp nhau hàng ngày tại một địa điểm để họp, điểm danh như đại lý chuyên nghiệp. Các cuộc họp của họ được tổ chức tại văn phòng công ty.
Cộng tác viên: là người công ty không trực tiếp tổ chức và quản lý nhân sù. Mà công tác này do cộng tác viên tự chịu trách nhiệm. Cộng tác viên Ýt
chịu sự quản lý của công ty, chế độ thưởng phạt không áp dụng đối với đối tượng này.
Phân loại theo công việc:
Đại lý khai thác: là những đại lý chuyên khai thác, kí kết hợp đồng, họ có thể thu phí một số hợp đồng nhất định.
Đại lý chuyên thu: là những đại lý chỉ làm công tác thu phí đối với hợp đồng do đại lý khai thác chuyển giao lại, họ không có quyền khai thác hợp đồng bảo hiểm nhân thọ.
2.3. Đặc điểm của đại lý bảo hiểm nhân thọ.
Hợp đồng đại lý giữa công ty bảo hiểm nhân thọ và đại lý xác định mức độ kiểm soát mà công ty bảo hiểm nhân thọ có thể thực hiện đối với đại lý.
Công ty bảo hiểm nhân thọ có thể thực hiện quyền kiểm soát của mình đối với đại lý theo thông lệ kinh doanh và nguyên tắc chung, nếu các đại lý độc lập thì công ty không thể và không có quyền áp đặt các hình thức quản lý của mình đối với các phương thức mà họ áp dụng để thực hiện các mục tiêu của mình. Đại lý độc lập có quyền sử dụng bất kỳ hình thức nào mà họ cho là phù hợp với quy định của pháp luật nhằm đạt được mục tiêu ghi trong hợp đồng đại lý.
Nếu đại lý là nhân viên của công ty thì công ty là chủ thể thực hiện các biện pháp quản lý và kiểm soát các phương thức mà đại lý áp dụng để khai thác, cũng như bắt buộc đại lý thực hiện mục tiêu mà công ty đưa ra.
Một số cụng ty bảo hiểm nhõn thọ ghi rừ trong hợp đồng đại lý là cỏc đại lý của họ không được phép làm đại lý cho các công ty khác.
- Phương thức nhận thù lao:
Phương thức mà đại lý nhận thù lao là một trong những đặc điểm cơ bản của đại lý. Phương thức này phụ thuộc chủ yếu vào mối quan hệ giữa đại lý với công ty bảo hiểm nhân thọ mà họ đại diện. Các đại lý thường nhận thù lao thông qua hoa hồng đại lý, được tính dùa trên doanh thu phí và tỷ lệ hoa hồng. Các đại lý là nhân viên có thể nhận kết hợp lương với hoa hồng phí.
Các đại lý độc lập mà chỉ làm đại diện cho một công ty thì nhận thù lao dưới dạng hoa hồng phí. Ngoài ra, các công ty bảo hiểm nhân thọ cũng thường cung cấp cho những đại lý này mức thu nhập tối thiểu để họ có khả năng duy trì hoạt động trong giai đoạn đầu. Các đại lý được nhận hoa hồng theo mét trong hai hình thức sau:
Thứ nhất: nhận hoa hồng phí theo một tỷ lệ % cố định. Đây là nguồn thu nhập chính của các đại lý này. ở nước ta, Bộ tài chính quy định tỷ lệ hoa hồng tối đa là 10%, nhưng trong những năm đầu có thể lên tới 12 – 35%. Các dịch vụ mới và dịch vụ tái tục có thể có tỷ lệ hoa hồng khác nhau, song thường tỷ lệ của các hợp đồng tái tục thấp hơn. Lý do chính là để kinh doanh một dịch vụ mới thường tốn kém và đòi hỏi các đại lý phải bỏ ra công sức nhiều hơn so với một hợp đồng tỏi tục. Thứ nhất: nhận hoa hồng phí theo một tỷ lệ % cố
định. Đây là nguồn thu nhập chính của các đại lý này. ở nớc ta, Bộ tài chính quy định tỷ lệ hoa hồng tối đa là 10%, nhng trong những năm đầu có thể lên tới 12 – 35%. Các dịch vụ mới và dịch vụ tái tục có thể có tỷ lệ hoa hồng khác nhau, song thờng tỷ lệ của các hợp đồng tái tục thấp hơn. Lý do chính là để kinh doanh một dịch vụ mới thờng tốn kém và đòi hỏi các
đại lý phải bỏ ra công sức nhiều hơn so với một hợp đồng tái tục.
Thứ hai: đại lý có thể nhận được một khoản hoa hồng không cố định, đôi khi nó được coi là hoa hồng theo lãi hoặc hoa hồng thưởng thêm. Khoản hoa hồng này phụ thuộc vào tỷ lệ tổn thất của các dịch vụ mà đại lý khai thác, nhiều khi mức hoa hồng này phụ thuộc vào tỷ lệ và mức tăng doanh thu mà đại lý mang lại cho công ty. Các khoản hoa hồng không cố định được các công ty bảo hiểm nhân thọ sử dụng để kích thích đại lý hoạt động hieẹu quả hơn.
- Thẩm quyền của đại lý đối với đơn bảo hiểm.
Đơn bảo hiểm là cơ sở pháp lý chứng nhận sự bảo hiểm của công ty bảo hiểm đối với đối tượng bảo hiểm của khách hàng. Trong đó có quy định
đại lý có những thẩm quyền gì, cũng như của khách hàng và được quy định như sau:
Nếu đại lý có thẩm quyền đối với các đơn bảo hiểm mà họ bán cho khách hàng – công ty bảo hiểm nhân thọ sẽ không tái tục các đơn bảo hiểm một cách trực tiếp hoặc thông qua các đại lý khác. Hơn nữa, thẩm quyền này không cho các công ty bảo hiểm nhân thọ tự ý lấy các đơn bảo hiểm đó của đại lý hoặc chuyển chúng cho đại lý khác.
Thẩm quyền của đại lý đối với các đơn bảo hiểm có ý nghĩa rất quan trọng đối với cả đại lý và công ty bảo hiểm nhân thọ. Thẩm quyền đối với các đơn bảo hiểm cũng cho phép các công ty bảo hiểm quản lý và kiểm soát tốt hơn các dịch vụ của họ. Vì các đại lý này không thể chuyển dịch vụ này cho các công ty bảo hiểm nhân thọ khác, khi hợp đồng đại lý vẫn còn hiệu lực và ngay cả khi đã hết hiệu lực (vì thời hạn của hợp đồng đaị lý có thể chưa hết).
2.4. Các chức năng của đại lý khai thác.
Mục đích của hoạt động khai thác là mục tiêu quan trọng nhất, điều này cùng có lợi cho công ty, đại lý khai thác và cả khách hàng. Tuy nhiên, mỗi phương thức hoạt động của đại lý có thể có những cách khác nhau. Nhưng nhìn chung phải qua các bước sau:
- Dẫn dụ khách hàng.
Hầu như tất cả các đại lý khai thác đều phải dẫn dụ khách hàng, có nghĩa là phải có khách hàng để có cơ hội giới thiệu sản phẩm, từ đó có thể đưa sản phẩm tới người tiêu dùng. Khách hàng có thể là cá nhân hoặc tổ chức.
Việc lôi kéo khách hàng có thể được thực hiện bởi cách thức tiếp cận sau:
Nhờ khách hàng hiện tại của đại lý giới thiệu
Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Sử dụng điện thoại.
Sử dụng các hình thức thông qua vận động, khuyếch trương.
Gửi thư chào hàng.
Hội nghị khách hàng.
Giới thiệu bằng slide.
Các khách hàng có ảnh hưởng lớn đến công chúng.
Hầu hết các đại lý tự chịu trách nhiệm về hoạt động của mình, bên cạnh đó công ty hỗ trợ một phần, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác.
- Bán bảo hiểm.
Đây là chức năng chủ yếu của một đại lý. Hoa hồng thu được dùa trên phí thực thu của dịch vụ mà đại lý bán được, đó là nguồn thu nhập chính của các đại lý và thẩm quyền đối với các đơn bảo hiểm mà đại lý kinh doanh được là nguồn tài sản chính của một đại lý.
Các bước trong quá trình bán: tìm kiếm khách hàng tiềm năng có nghĩa là tìm những người có nhu cầu bảo hiểm, có khả năng tài chính, có đối tượng để bảo hiểm, có khả năng tiếp xúc được; thiết lập cuộc hẹn; tiếp xúc, liên hệ với khách hàng; chuẩn bị Giấy yêu cầu bảo hiểm cho khách hàng và kết thúc việc bỏn hàng. Các bớc trong quá trình bán: tìm kiếm khách hàng tiềm năng có nghĩa là tìm những ngời có nhu cầu bảo hiểm, có khả năng tài chính, có
đối tợng để bảo hiểm, có khả năng tiếp xúc đợc; thiết lập cuộc hẹn; tiếp xúc, liên hệ với khách hàng; chuẩn bị Giấy yêu cầu bảo hiểm cho khách hàng và kết thúc việc bán hàng.
- Phân tích rủi ro.
Xác định nhu cầu của khách hàng là rất quan trọng. Muốn nắm được nhu cầu này phải tìm hiểu xem mục đích dài hạn của khách hàng là gì? Kế hoạch gì trong tương lai? Khả năng tài chính của khách hàng trong tương lai ra sao để đưa ra sản phẩm và số tiền bảo hiểm phù hợp. Trong quá trình tiếp xúc giới thiệu, chỉ nên đưa ra một hoặc hai sản phẩm để khách hàng dễ hình dung và chấp nhận. Rồi sau đó phân tích rủi ro, quyền lợi cũng như nghĩa vụ của khách hàng.
- Cấp đơn bảo hiểm.
Đơn bảo hiểm là một loại giấy tờ in sẵn của công ty bảo hiểm nhân thọ đã có, đại lý chỉ việc hướng dẫn khách hàng.
Trong những năm gần đây, một số công ty bảo hiểm nhân thọ có xu hướng tự soạn đơn và sau đó trực tiếp gửi đơn tới khách hàng. Sở dĩ có phương pháp này là do các công ty muốn giảm chi phí. Các công ty bảo hiểm nhân thọ tin rằng họ có thể soạn và cấp với chi phí thấp nhất, đặc biệt gần đây các hệ thống soạn thảo được vi tính hoá bằng các thiết bị điện tử.
- Thu phí.
Các đại lý khai thác có thể thu phí sau khi kê khai đầy đủ trong Giấy yêu cầu bảo hiểm, sau đó đại lý cấp hoá đơn tạm thời, rồi công ty sẽ cấp hợp đồng và hoá đơn thu phí.
Nếu công ty bảo hiểm nhân thọ cấp đơn, người được bảo hiểm thường gửi hoặc thanh toán phí trực tiếp cho công ty bảo hiểm mà không cần thông qua đại lý. Trong hình thức thanh toán không qua trực tiếp này, công ty bảo hiểm gửi hoá đơn thu phí đến khách hàng, sau đó thu phí và gửi hoa hồng cho đại lý.
Đối với dịch cụ mà đại lý thu phí, có 3 phương thức sau:
- Dùa trên cơ sở từng dịch vụ.
- Thông báo.
- Dùa trên tài khoản vãng lai.
Theo phương thức dùa trên cơ sở từng dịch vụ: phí bảo hiểm được gửi đến cho công ty bảo hiểm khi đại lý thu được phí từ khách hàng hoặc khi khoản phí đó đã đến hạn thanh toán. Đây là phương thức thanh toán chủ yếu nhất.
Theo phương thức thông báo: công ty bảo hiểm nhân thọ gửi cho đại lý một bản thông báo thể hiện các khảon phí đã đến hạn thanh toán, đại lý có nghĩa vụ thanh toán các khoản phí đến hạn hoặc chứng minh cho công ty bảo hiểm rằng thông báo của họ có sai sót.
Thu phí trên cơ sở tài khoản vãng lai: đại lý một bản báo cáo định kỳ thể hiện khoản phí đến hạn thanh toán cho công ty bảo hiểm, sau khi đã khấu trừ các khoản hoa hồng , đại lý sẽ gửi phí cho công ty bảo hiểm. Trong hợp
đồng đai lý quy định thời gian thường là 1 tháng, đại lý phải nép bản báo cáo định kỳ.
Cho dù thực hiện theo phương thức nào đi chăng nữa thì đại lý cũng phải thanh toán phí thu được của khách hàng cho công ty bảo hiểm.
- Giải quyết khiếu nại.
Tất cả đại lý khai thác bảo hiểm nhân thọ đều có thể tham gia trong một chừng mực nhất định vào việc giải quyết khiếu nại phỏt sinh từ đơn bảo hiểm do họ bán ra. Vì đại lý là người trực tiếp thay mặt cho khách hàng để liên hệ với công ty nên thông thường có việc gì xảy ra, người đầu tiên mà họ tìm đến là đại lý. Việc công ty bảo hiểm cho phép đại lý có chuyên môn vào công tác giải quyết khiếu nại có thể mang lại nhiều lợi Ých. Vì họ tiếp xúc với khách hàng nên nắm được tâm tư nguyện vọng của họ, cũng như nắm được tâm lý của họ. Bên cạnh đó, công ty có thêm một đội ngò giải quyết khiếu nại, để giải quyết nhanh chóng kịp thời, giúp cho việc khuyếch trương hình ảnh của công ty. Tuy nhiên, trong công việc này đòi hỏi phải tìm cho được những đại lý có trình độ, tư cách đạo đức nghề nghiệp tốt.
- Tư vấn:
Đại lý có thể được gọi là cán bộ tư vấn, ở đây là tư vấn về tài chính cho khách hàng. Họ có thể nhận được thù lao từ dịch vụ tư vấn. ậ nước ngoài, có thê phí tư vấn là nguồn thu nhập chính của họ.
- Các dịch vụ khác.
Đại lý khai thác có thể cung cấp các dịch vụ khác cho khách hàng, chẳng hạn như đối tượng bảo hiểm có rủi ro thay đổi thì cán bộ tư vấn có thể khuyên họ chuyển đổi hợp đồng khác cho phù hợp. Ngoài ra, họ còn có thể giải đáp thắc mắc của khách hàng.