Đây là khâu quan trọng có thể nói là chìa khoá đem đến sự thành công của công ty. Vì có những đại lý hoạt động tốt thì không những khai thác được nhiều hợp đồng mà còn có tỷ lệ duy trì hợp đồng cao. Đại lý là người trực tiếp kết nối giữa khách hàng và công ty, qua đó giúp công ty cải tiến sản phẩm cũng như tạo thêm uy tín cho công ty. Vậy để thực sự chọn được những người thực sự phù hợp với công việc công ty cần tuyển chọn qua các bước sau:
Bước 1: Căn cứ vào báo cáo của các bộ phận khai thác tình hình về nguồn nhân lực, cùng với công tác hoạch định nhân sự của bộ phận quản lý mạng lưới đại lý. Bộ phận quản lý nhân lực sẽ đưa ra số lượng đại lý cần tuyển chọn từng đợt, để trình giám đốc phê duyệt và sau đó tiến hành tuyển dông.
Bước 2: Trước khi tuyển dụng Ýt nhất 15 ngày công ty thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng như: đài báo, tivi… để thông báo kế hoạch tuyển dụng của công ty, trong đó đưa ra các tiêu chuẩn, điều kiện, số lượng các đại lý cần tuyển dụng.Trong bước này sử dụng các phương tiện trên tỏ ra nhanh chóng đáp ứng được các yêu cầu. Nhưng khá tốn kém, do đó hiện nay công ty
sử dụng dịch vụ đại lý giới thiệu có nghĩa là đại lý giới thiêu đại lý. Phương án này tỏ ưu việt vừa tiết kiệm vừa đạt kết quả cao. Vỡ đại lý là người biết rừ hơn ai hết những người nào phù hợp với công việc mà họ đang làm.
Bước 3: Phòng quản lý đại lý sẽ nhận hồ sơ của những người dự tuyển.
ở bước bày cán bộ phụ trách công tác tuyển dụng tiến hành xem xét hồ sơ, đưa ra một số câu hỏi đơn giản để phỏng vấn nhằm loại bớt những nguời không phù hợp với nghề đaị lý.
Bước 4: Định hướng cho tuyển viên trước khi tiến hành phỏng vấn, công ty tiến hành giới thiệu công việc của người đại lý, giúp họ lùa chọn cân nhắc nghề nhgiệp của mình. Nội dung giới thiệu gồm:
- Giới thiệu về công ty BHVN và công ty BHNT Hà Nội, công việc của người đại lý, về thị trường tiềm năng.
- Chương trình đào tạo.
- Về thu nhập và cơ hội thăng tiến cũng như đặc tính của nghề.
- Các phần thưởng của công ty.
- Giải đáp các câu hỏi của tuyển viên liên quan đến công việc đại lý.
Những tuyển viên không tham gia buổi giới thiệu này sẽ không được phỏng vấn.
Bước 5: Phỏng vấn.
Sắp xếp thời gian và địa điểm phỏng vấn, danh sách các tuyển viên tham dự phỏng vấn. Qua lần phỏng vấn này sẽ đánh giá sơ bộ về khả năng giao tiếp, về giọng nói ngoại hình để loại bớt những tuyển viên không phù hợp. Sau đó cán bộ thông báo kết quả phỏng vấn cho tuyển viên.
Bước 6: Thanh tra lý lịch.
Phòng quản lý đại lý kết hợp với các trưởng phòng khai thác tiến hành kiểm tra lý lịch của toàn bộ tuyển viên tróng tuyển. Cán bộ thẩm tra thu thập thông tin cần thiết và lập báo cáo theo mẫu.
Bước 7: Tổng hợp kết quả.
Phòng quản lý đại lý tổng hợp danh sách tuyển viên đạt kết quả phỏng vấn và kết quả thanh tra lý lịch trình lãnh đạo công ty quyết định.
Bước 8: Đào tạo.
- Giới thiệu về tổng công ty BHVN, đại cương về bảo hiểm, các loại hình bảo hiểm, đưa ra các lý do và sự cần thiết tiến hành bảo hiểm.
- Giới về các sản phẩm bảo hiểm mà công ty tiến hành triển khai, qua đó trang bị cho cán bộ khai thác những kiến thức cơ nhất về sản phẩm mà công ty triển khai. Để trong quá trinh khai thác cán bộ khai đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng sao cho tư vấn phù hợp với khả năng tài chính cũng như đối tượng bảo hiểm. Bên cạnh đó cũng trang bị cho đại lý kiến thức về sản phẩm của các công ty khác để từ đó rót ra tính ưu việt của sản phẩm mình cũng như đóng góp ý kiến để công ty cải tiến sản phẩm. Mặt khác cũng giúp khách hàng tháo bỏ những thắc mắc khi mua sản phẩm. Vì bây giê trên thị trường có nhiều công ty do đó mức cạnh tranh rất quyết liệt. Đồng thời so sánh sản phẩm cũng giúp cho khách hàng dễ quyết định hơn trong việc lùa chọn sản phẩm.
- Giới thiệu qui trình đánh giá rủi ro trong bảo hiểm.
- Cỏc qui trỡnh về khai thỏc, theo dừi quản lý hợp đồng và chăm súc khách hàng.
- Giới thiệu về vị trí, chức năng các phòng.
- Thực hành về phương pháp khai thác, cách tiếp cận với các khách hàng khác nhau cũng như ứng phó với nhiều tình huống khác nhau.
Bước 9: Tiến hành kiểm tra và cấp chứng chỉ.
Cuối kỳ đào tạo khoảng 15 ngày sau khi được trang bị một số kiến thức về bảo hiểm, đặc trưng một số sản phẩm, công ty tiến hành kiểm tra. Nếu ai đạt yêu cầu sẽ được ký kất hợp đồng đại lý với công ty và được cấp chứng chỉ, sau đó được phân về các phòng khai thác.
Hợp đồng đại lý là một văn bản pháp lý ràng buộc giữa hai bên công ty và đại lý. Trong đú qui định rừ quyền lợi, nhiệm vụ, để từ đú giỳp cho đại lý
thực hiện đúng chức năng quyền hạn của mình góp phần tích cực nâng cao hiệu quả hoạt động khai thác của mạng lưới đại lý. Có thể nói công tác tuyển dụng đại lý luôn được coi trọng ngay từ đầu mới thành lập và ngày càng được hoàn thiện. Số lượng và chất lượng của đại lý ngày càng tăng. Đến nay công ty can khoảng 1000 đại lý, trong đó 850 đại lý chuyên khai thác và 150 đại lý chuyên thu, monh muốn của công ty có mạng lưới đại lý phủ khắp kín trên địa bàn và được tổ chức chặt chẽ .
Bảng 1: Cơ cấu trình độ học vấn và khả năng khai thác theo trình độ học vấn của đại lý tại BHNT Hà Nội
Thời gian Trình độ
Năm 2002 Số ĐL
(người)
Cơ cấu (%)
Số hợp đồng Trung bình
PTTH 185 18,5 3385 18
CĐ 132 13,2 3442 26
ĐH 683 68,3 21173 31
CHUNG 1000 100 28000 28
( Nguồn: Công ty Bảo Việt Hà Nội)
Qua số liệu bảng trên ta có nhìn chung học vấn của đại lý càng cao thì chất lượng khai thác càng cao, cụ thể trình độ đại học trung bình khai thác 31HĐ/ĐL, con số này phản ánh trình độ cao sẽ có khả năng khai thác tốt hơn, tiếp đến là cao đẳng và trung cấp có lượng trung bình hợp đồng là 16 HĐ/
ĐL. Đối với những đại lý mới tốt nghiệp phổ thông có mức khai thác thấp hơn, trung bình thấp hơn nhiều so với những người có trình độ đại học và cao đẳng chỉ đạt 18 HĐ/ ĐL, có nghĩa là trung bình một tháng những người này chỉ đạt 1,5 HĐ /ĐL. Điều này cho ta thấy nghề đại lý không chỉ yêu cầu những người có khả năng giao tiếp, vóc dáng, tận tâm với nghề mà còn phải có một trình độ nhất định để giúp khách hàng lùa chọn đúng đắn trong việc tham gia. Mặt khác, bảo hiểm cũng là một nghành mới do đó đòi hỏi người đại lý phải tư vấn đầy đủ cho khách hàng một cách trung thực và cặn kẽ. Vì thế các đại lý có trình độ cao thì dễ dàng lĩnh hội kiến thức để tư vấn cho khách hàng hơn.
Tuy nhiên còng không hẳn trình độ cao mà khai thác được nhiều hơn, điều này chỉ đúng với số đông. Trong công ty hiện nay năng lực khai thác không đồng đều giữa các đại lý cấp I, II, III. Nó được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2 Tình hình khai thác của đại lý phân theo cấp đào tạo
Thời gian Cấp bậc
đại lý
Năm 2001 Năm 2002
Số đại lý (người)
Cơ cấu (%)
Số HĐKT
(HĐ)
TB Số đại lý (người)
Cơ cấu (%)
Số HĐKT
(HĐ)
TB
Đại lý cấp I 500 61,7 4602 9,2 634 63,4 7415 12,48 Đại lý cấp II 162 20 4804 42,0 205 20,5 8815 43,00 Đại lý cấp III 149 18,3 10132 68,0 161 16,1 11270 70,00
Chung 811 100 21538 27,0 1000 100 28000 28,00
( Nguồn : Báo cáo tổng kết 2001- 2002)
Nhìn chung chênh lệch giữa các cấp bậc đào tạo đại lý khá lớn. Đại lý càng qua nhiều lần đào tạo thì số lượng hợp đồng càng lớn và ngược lại. Với tỷ lệ 71,73% trong tổng số hợp đồng do đại lý cấp II và cấp III thực hiện có thể nói đại lý cấp II và cấp III là lực lượng khai thác chủ yếu. điều này dễ hiểu bởi họ là những người có kinh nghiệm trong công việc. Hơn thế nữa để trở thành đại lý cấp II và cấp III họ cũng đã có rất nhiều cơ hội để làm quen với khách hàng tiềm năng, có thể do khách hàng của họ của họ giới thiệu hay người thân. Đây là công việc thường xuyên qua lại, giao tiếp với khách hàng của đại lý cấp II, III này. Đây có thể là điều kiện khởi nguồn cho sự thành công cuả họ và từ đó họ sẽ không ngừng tăng tiến và phát triển cùng với thời gian công tác. Trái lại với những bỡ ngỡ trong khai thác , lại thêm mối quan hệ chưa được thiết lập, phần lớn họ là những sinh viên mới ra trường hay những người không có việc, tuổi đời còn trẻ, chưa có quan hệ với người có thu nhập cao ổn định để can khả năng tham gia BHNT.
Năm 2002 số lượng đại lý trung bình các cấp cao hơn so với năm 2001
đại lý cấp I. Còn đại lý cấp II,III thì năm 2002 có nhiều mối quan hệ hơn do đó đẩy nhanh khả năng khai thác là điều tất nhiên.
Bên cạnh đó những đại lý cấp I là sinh viên mới ra trường họ chưa có được sức thu đối với nghề, hầu như đều mang tính tạm thời chờ thời cơ để xin việc, do đó họ đã làm việc không hết khả năng của mình, thời gian có thể họ chưa tận dụng chưa hết, còn làm nhiều việc khác, còn đối với đại lý cấp II, III sau một thời gian thực hiện công việc họ xác định được nghề đại lý có thể mang thu nhập, có tính độc lập cao, có cơ hội thăng tiến cao cũng như làm việc theo năng lực, thu nhập phụ thuộc vào khả năng khai thác của bản thân họ, do đó họ toàn tâm toàn ý vào công việc khai thác. Đặc biệt là tiìm kiếm khách hàng tiềm năng, khách hàng có số tiền bảo hiểm lớn.
* Những thuân lợi và khó khăn trong công tác tuyển dụng.
a. Thuận lợi
+ Nguồn tuyển viên hiện nay công ty đã mở rộng chọn đại lý nên số tuyển viên tham gia ngày càng đông và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của công ty. Mặt khác do uy tín của Tổng công ty BHVN cho nên thu hót được nhiều tuyển viên tốt trở thành địa lý của công ty.
+ Nhờ cú kế hoạch thực hiện, sắp xếp lịch tuyển chọn phõn bước rừ ràng nên có thể đánh giá ngay từ đầu khâu tuyển chọn.
+ Bước giới thiệu nghề khi phỏng vấn chính thức tuyển viên đã đảm bảo yêu cầu, tránh tuyển những người không đủ tiêu chuẩn.
+ Giáo trình đào tạo đã được công ty dặc biệt quan tâm, cán bộ công ty đã biên soạn rất chi tiết theo kinh nghiệm làm việc trước đây của họ.
+ Công ty thường xuyên tổ chức tập huấn triển khai nghiệp vụ mới cho cán bộ khai thác mới , bồi dưỡng cán bộ quản lý đại lý. Vì vậy chất lượng đại lý không ngừng nâng cao.
b. Khó khăn.
+ Nguồn tuyển viên bị chia nhỏ bởi cung nhiều công ty hoạt động trên địa bàn do đó số lượng tập trung nhiều để có điều kiện tuyển những tuyển viên ưu tó nhất.
+ Chưa phõn cấp đại lý một cỏch rừ ràng bằng quyền lợi và trỏch nhiệm theo cấp, tiêu chuẩn để đào tạo từ cấp I lên cấp II, cấp III chưa có một văn bản cụ thể nào.
+ Giáo trình đào tạo cấp II, cấp III chưa được công ty biên soạn làm ảnh hưởng đến công tác đào tạo.
+ Giáo trình đào tạo cấp I được biên soạn nhưng chưa thực sự đi sâu vào phân tích kỹ phần bán hàng.
+ Công tác tuyển dụng và đào tạo là khâu hết sức quan trọng trong quá trình quản lý đại lý cũng như trong quá trình khai thác do đó cần đổi mới kịp thời có như vậy mới mong đáp ứng nhu cầu thị trường.
III. Kết quả kinh doanh của BVHN giai đoạn 1998- 2002.