2.1 Khái quát về công ty chứng khoán Đại Dương
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự .1 Mô hình tổ chức công ty
Cơ cấu tổ chức của OCS theo mô hình công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực chứng khoán bao gồm:
o Đại hội đồng cổ đông o Ban kiểm soát
o Hội đòng quản trị
o Các phòng ban nghiệp vụ o Chi nhánh
o Phòng giao dịch
Sơ đồ 2.1 tổ chức công ty chứng khoán Đại Dương
Ban tổng giám đốc
Phòng hành chính
nhân sự
Phòng môi giới số 1
Phòng môi giới số 2
Phòng khách
hàng tổ chức
Phòng phân
tích
Phòng tư vấn
tài chính
DN
Phòng NV ngân hàng đầu tư
Phòng tổng
hợp
Phòng công nghệ thông
tin
Ban kiểm
soát nội bộ
Phòng pháp
chế
Phòng tài chính
kế toán
Chức năng các bộ phận
Phòng môi giới:
Có chức năng là đại diện giao dịch của công ty tại các trung tâm giao dịch chứng khoán; quản lý các đại lý nhận lệnh mua bán; thu thập thông tin khỏch hàng; theo dừi, phõn tớch thị trường và đưa ra cỏc bỏo cỏo và đễ xuất chiến lược phát triển hoạt động môi giới trong thời gian tới; cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
Phòng môi giới của CTCK Đại Dương có 10 nhân viên trực tiếp nhập lệnh của nhà đầu tư, 5 nhân viên nhận lệnh của khách hàng qua điện thoại và 4 nhân viên đọc lệnh vào Sở giao dịch thành phố Hồ Chí Minh và trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội, 2 nhân viên đại diện sàn, 1 nhân viên phòng vip và 1 nhân viên làm dịch vụ cầm cố chứng khoán.
Các nhân viên nhập lệnh sẽ thực hiện việc hướng dẫn cho khách hàng ghi phiếu lệnh và đồng thời thực hiện nhập lệnh cho cả 2 sàn. Sau các phiên thì nhân viên giao dịch sẽ cung cấp ngay cho khách hàng thông tin về kết quả khớp lệnh, trả lời thắc mắc của nhà đầu tư vào buổi sáng và trả lời kết quả giao dịch vào buổi chiều. Bên cạnh đó, các hoạt động về ứng trước tiền bán chứng khoán cho khách hàng và cho vay cầm cố, giải toả cầm cố cho nhà đầu tư cũng được các nhân viên khác tiến hành trong giờ giao dịch của công ty
Phòng dịc vụ hành chính nhân sự
Quầy lễ tân của công ty có nhiệm vụ nhận và chuyển fax các thông tin liên quan đến các thủ tục hành chính, các công văn gửi tới các phòng… từ Sở giao dịch Hồ Chí Minh, Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội, Uỷ ban chứng khoán Nhà nước và các tổ chức khác; trả lời thắc mắc của khách hàng ngay tại sàn; thực hiện các nghiệp vụ văn phòng.
Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ tổng hợp công tác của các phòng ban, bố trí chương trình làm việc của ban điều hành công ty. Chức năng của phòng này là xây dựng cơ cấu tổ chức, sắp xếp và bố trí cán bộ thích hợp, điều hành hành chính hàng ngày để đảm bảo các điều kiện vật chất cho quá trình hoạt động của công ty
Phòng phân tích
Thực hiện các nghiệp vụ như: cập nhật thông tin liên quan đến tổ chức phát hành; tiến hành phân tích cơ bản và phân tích kỹ thuật đối với các cổ phiếu của các tổ chức niêm yết trên sàn và trên thị trường OTC; công bố các thông tin về các doanh nghiệp, các quy định của Uỷ ban chứng khoán;…
Phòng tư vấn
Chức năng của phòng này chính là dựa vào các thông tin mà phòng phân tích và các phòng khác cung cấp để tư vấn cho các khách hàng tìm đến công ty, kể cả khách hàng cá nhân và các tổ chức
Phòng công nghệ thông tin
Mọi thông tin trên các bảng điện tử giao dịch đều được phòng IT cung cấp. Bên cạnh đó, phòng IT còn đảm nhiệm việc quảng bá hình ảnh của CTCK Đại Dương trên các phương tiện thông tin đại chúng như việc xây dựng trang web của công ty
Phòng tài chính kế toán
Phòng này thực hiện các nghiệp vụ như: xác nhận tiền nộp vào của khách hàng; thực hiện chuyển khoản (nội bộ và từ bên ngoài) cho khách hàng; hướng dẫn và thực hiện các thủ tục rút tiền cho khách hàng; hạch toán tiền gửi, cho vay cầm cố, ứng trước tiền bán chứng khoán và rút tiền ra của khách hàng trong ngày; thực hiện lưu ký cho khách hàng …
Ban kiểm soát
Nhiệm vụ của Ban là kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các đơn
vị thuộc hệ thống OCS về sự tuân thủ pháp luật, các quy định pháp lý của ngành ngân hàng và các quy chế, thể lệ, quy trình nghiệp vụ của OCS. Qua đó, Ban Kiểm tra- Kiểm soát nội bộ đánh giá chất lượng điều hành và hoạt động của từng đơn vị, tham mưu cho Ban điều hành, cũng như đề xuất khắc phục yếu kém, đề phòng rủi ro, nếu có.
Phòng pháp chế
Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác pháp chế, thanh tra, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đúng pháp luật, phòng tránh rủi ro pháp lý trong kinh doanh
2.1.3.2 Cơ cấu nhân sự
Nhân sự đối với bất kỳ một tổ chức nào cũng luôn là một vấn đề quan trọng. Nó quyết định đến tính chất và sự hoạt động có hiệu quả hay không của tổ chức đó. Dưới đây là bảng cho biết nhân sự trong các phòng ban của CTCK Đại Dương. Nhằm mục đích chuyên nghiệp hoá các sản phẩm dịch vụ để đem lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng, chúng tôi xác định yếu tố con người là then chốt. Đội ngũ nhân viên OCS bao gồm những cán bộ có trình độ chuyên môn cao, ý thức kỷ luật tốt và luôn coi trọng đạo đức nghề nghiệp. OCS cũng đặt ra chiến lược và chính sách cụ thể để thu hút nhân tài với chế độ đãi ngộ xứng đáng nhằm hoàn thiện hoá đội ngũ quản lý
Bảng 2.1.3 Nhân sự trong các phòng ban của CTCK Đại Dương
Chỉ tiêu Số lượng nhân viên (người)
Ban giám đốc 3
Phòng môi giới 20
Phòng phân tích 9
Phòng kế toán- lưu ký 10
Phòng tư vấn 15
Phòng hành chính- tổng hợp 5
Phòng tự doanh 6
Phòng IT 4
Phòng đầu tư 4
Phòng Marketing 5
Trong đó có 25 cán bộ nhân viên có chứng chỉ hành nghê.Qua đó có thể thấy hoạt động môi giới chiếm tỷ trọng khá lớn tại công ty. Số lượng cán bộ nhân viên có chứng chỉ hành nghề tương đối cao.CTCK Đại Dương xác định yếu tố con người là nhân tố quan trọng để nâng cao chất lượng. CTCK có một đội ngũ nhân viên năng động, có năng lực hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, chứng khoán… tốt nghiệp từ các trường đại học uy tín trong nước và quốc tế. Đây là nền tảng vững chắc, là yếu tố tiên quyết tạo nên sự thành công trong việc cung cấp các dịch vụ một cách hữu ích tới các nhà đầu tư.