II. Kiểm tra chi tiết
6. Kiểm tra phân loại và trình bày các khoản chi phí QLDN trên BCTC ĐTQ G420
3.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá
Thăng Long – T.D.K thực hiện:
3.2.1. Giải pháp trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán:
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán, có vai trò rất quan trọng chi phối tới chất lượng và hiệu quả của cuộc kiểm toán. đòi hỏi tất cả các công ty kiểm toán đều phải cố gắng hoàn thiện để nâng cao chất lượng kiểm toán:
Về tìm hiểu khách hàng kiểm toán:
Trong giai đoạn này, Công ty cần tăng cường sự hiểu biết về môi trường bên ngoài khách hàng, thông tin pháp lý như thông tin về đối thủ cạnh tranh, mối quan hệ với các yếu tố xã hội. Việc tìm hiểu và thu thập thông tin về khách hàng cần tiến hành từ nhiều kênh, từ nội bộ doanh nghiệp và từ các nguồn độc lập bên ngoài như báo đài, internet… Các thông tin này gián tiếp ảnh hưởng đến hạch toán khoản mục chi phí hoạt động. Ngoài ra, KTV cần chú trọng hơn nữa việc xem xét thực trạng hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Tìm hiểu thông tin về khách hàng trên thực tế cần đến những yêu cầu nhất
định về thời gian và chi phí kiểm toán. Các giải pháp trên được đưa ra sẽ thực hiện tốt trên thực tế nếu KTV không bị giới hạn nhiều về mặt thời gian, để từ đó KTV có thể sắp xếp thời gian phù hợp tìm hiểu về khách hàng. Bên cạnh đó, kiểm toán viên cần có kiến thức thực tế về ngành nghề, tính chất hoạt động của đơn vị được kiểm toán và tạo lập được quan hệ tốt với khách hàng từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện kiểm toán của mình.
Hoàn thiện quy trình tìm hiểu kiểm soát nội bộ:
Việc đánh giá KSNB được khái quát qua bốn bước cơ bản: thu thập hiểu biết về KSNB và mô tả chi tiết KSNB trên giấy tờ làm việc; đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho khoản mục trên BCTC; thực hiện thử nghiệm kiểm soát; Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ.
Giai đoạn thu thập hiểu biết về KSNB và mô tả chi tiết KSNB trên giấy tờ làm việc được tiến hành trên hai mặt chủ yếu: thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế về qui chế kiểm soát và thiết kế bộ máy kiểm soát, hoạt động liên tục và có hiệu lực của kiểm soát nội bộ. Trong quá trình này, các KTV áp dụng các phương pháp: Dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV với khách hàng, phỏng vấn nhân viên, xem xét sổ tay về thủ tục và chế độ của Công ty khách hàng, kiểm tra chứng từ và sổ sách đã hoàn tất, quan sát quá trình hoạt động của khách hàng. Sau đó, bằng những thông tin thu thập được, KTV mô tả lại KSNB của khách hàng bằng các lưu đồ (lưu đồ dọc và lưu đồ ngang), Bảng câu hỏi về KSNB hoặc Bảng tường thuật.
Trên thực tế, các KTV của Công ty đã kết hợp các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán khác như: phỏng vấn, quan sát và kiểm tra tài liệu sao cho bằng chứng thu được có đủ độ tin cậy để có thể đánh giá một cách chính xác KSNB của đơn vị khách hàng. Khi đánh giá KSNB đối với các khoản mục chi phí hoạt động, KTV chủ yếu dựa trên câu trả lời trong Bảng câu hỏi về KSNB và KTV đưa ra kết luận dựa trên xét đoán chủ quan chứ Công ty chưa đưa ra tiêu thức để đánh giá. Điều này gây khó khăn cho các KTV cũng như chưa tạo ra được sự thống nhất chung trong toàn Công ty do các câu hỏi này không phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, kết quả trả lời thường không chính xác so với thực tế bởi khách thể được hỏi thường có xu hướng trả lời là tốt.
Chính nhược điểm của Bảng câu hỏi đánh giá KSNB được thiết kế sẵn không sát với tình hình thực tế nên ngoài bảng câu hỏi, KTV nên lập các lưu đồ và bản
tường thuật về KSNB và sử dụng thêm câu hỏi mở để đánh giá chính xác hơn về HTKSNB đối với từng khoản mục, cụ thể là khoản mục chi phí hoạt đông từ đó có thể hạn chế được các thủ tục kiểm tra chi tiết với khoản mục đó.
Do vậy, Công ty cần phải đầu tư thiết kế một hệ thống các câu hỏi mở bổ sung vào Bảng câu hỏi đánh giá KSNB có sẵn để tránh việc các KTV bỏ sót các câu hỏi khi tiến hành. Tuy là công việc được khuyến khích của KTV mỗi khi đánh giá KSNB và việc vẽ lưu đồ và viết bảng tường thuật không mất quá nhiều thời gian cũng như chi phí thực hiện nhưng do không cân nhắc về tầm quan trọng và để đảm bảo tiến độ công việc mà KTV thường bỏ qua. Chính vì vậy, Công ty cần phải có những chớnh sỏch quy định rừ về yờu cầu thực hiện việc vẽ lưu đồ mụ tả KSNB của khách hàng và viết bảng tường thuật và kiểm soát việc thực hiện được diễn ra trên thực tế. Hơn nữa, Công ty chú trọng phát triển phần nội dung này trong các buổi đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho các KTV.
Hoàn thiện việc xác định mức độ trọng yếu, rủi ro và số lượng bằng chứng kiểm toán cần thu thập cho khoản mục chi phí:
Chi phí hoạt động là khoản mục quan trọng trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên trong quá trình kiểm toán việc đánh giá rủi ro cần được hoàn thiện và chú trọng hơn nữa. Ngoài việc tiến hành đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát, KTV cần thực hiện ước tính mức rủi ro kiểm toán để tính toán ra mức rủi ro phát hiện.
Đối với mỗi tài khoản quan trọng, cần phải xem xét tất cả các yếu tố có thể làm tăng rủi ro, bao gồm xem xét các sự kiện xảy ra mà có thể làm tăng khả năng tồn tại gian lận và sai sót trọng yếu trên Báo cáo tài chính.
3.2.2. Giải pháp trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Khảo sát về KSNB:
Đối với các khách hàng có KSNB được đánh giá là mạnh và hiệu quả, các KTV cần thiết kế các kỹ thuật và thủ tục khảo sát cụ thể, khoa học với những mẫu kiểm toán thích hợp, cho những khoản mục lựa chọn đúng đắn, thích hợp với chi phí thấp nhất nhưng rủi ro lại thấp nhất và mức thỏa mãn cao nhất.
Đối với các khách hàng có KSNB được đánh giá ở mức trung bình hoặc yếu, các KTV có thể tổng hợp lại các thiếu sót của hệ thống KSNB từ đó tư vấn và hướng
dẫn để khách hàng hoàn thiện hệ thống KSNB hơn sau mỗi cuộc kiểm toán. Điều này giúp cho đơn vị khách hàng có một hệ thống KSNB hiệu lực, hiệu quả, bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả của hoạt động trong đơn vị. Đồng thời, dựa trên những thay đổi tích cực trong hệ thống KSNB của khách hàng, KTV có thể sử dụng các khảo sát về kiểm soát nội bộ nhiều hơn để giảm bớt khối lượng của các khảo sát cơ bản trong cuộc kiểm toán niên độ sau.
Thủ tục phân tích:
Là phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng, biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. Khi thực hiện thủ tục phân tích để thu được các bằng chứng kiểm toán hiệu lực thì KTV nên thực hiện các thủ tục như sau: Kiểm tra tính hợp lý, phân tích xu hướng và phân tích tỷ suất. Kiểm tra tính hợp lý là so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch hay dự toán, so sánh giữa các chỉ tiêu của đơn vị với chỉ tiêu bình quân ngành. Khi phân tích tỷ suất, KTV nên sử dụng thêm nhiều tỷ suất tài chính hơn nữa như: tỷ suất quay vòng bình quân các khoản phải thu, tỷ suất lợi tức trên tổng tài sản… Phân tích xu hướng là kỹ thuật phân tích bằng cách so sánh các tỷ số tài chính đã tính toán với các tỷ số của những kỳ trước và các tỷ số bình quân ngành hoặc của một số doanh nghiệp khác trong ngành.
Ngoài việc xem xét mối quan hệ giữa các thông tin tài chính với nhau, KTV cần phải xem xét cả mối quan hệ giữa thông tin tài chính và phi tài chính.
Khi KTV trực tiếp thực hiện thủ tục phân tích cần có thời gian và chi phí để thu thập các thông tin liên quan như: chỉ số trung bình ngành, điều kiện kinh tế - chính trị - xã hội và các nhân tố khác ảnh hưởng đến khoản mục nên sẽ có thể dẫn đến tăng chi phí kiểm toán, giảm tính cạnh tranh của công ty kiểm toán. Tuy nhiên, những lợi ích mà việc thực hiện thủ tục phân tích mang lại cho cụ thể cuộc kiểm toán và cho Công ty kiểm toán cũng không nhỏ. Việc thực hiện thủ tục phân tích giúp KTV rà soát lại các số liệu trên các BCTC, kiểm tra tính hợp lý của các số liệu tổng cộng, mối quan hệ ảnh hưởng lẫn nhau giữa các số liệu trên BCTC, phát hiện những biến động bất hợp lý và phân tích nguyên nhân của những biến động này. Từ đó, KTV có thể lập được một chương trình kiểm toán phù hợp và hiệu quả.
Thủ tục kiểm tra chi tiết:
Trên thực tế tiến hành kiểm toán, do các nghiệp vụ phát sinh trong một doanh nghiệp nói chung cũng như các nghiệp vụ liên quan đến khoản mục chi phí nói riêng có số lượng rất lớn nên KTV không thể tiến hành kiểm tra toàn bộ vì ảnh hưởng đến thời gian kiểm toán và chi phí kiểm toán. Vì vậy, KTV lựa chọn phương pháp chọn mẫu kiểm toán để lựa chọn những nghiệp vụ cần kiểm tra. Khi chọn mẫu là phải chọn được mẫu đại diện cho tổng thể, nếu mẫu được chọn không mang tính đại diện thì sẽ dẫn đến rủi ro chọn mẫu và ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc kiểm toán.
Hơn nữa, kết quả của việc áp dụng thủ tục phân tích ở giai đoạn trước ảnh hưởng không nhỏ đến số lượng mẫu chọn nên cần được xem xét thích đáng nhằm giảm bớt số lượng mẫu chọn.Từ đó giúp KTV tập trung vào những biến động bất thường có khả năng sai phạm cao và trọng yếu chứ không chia đều rủi ro cho các mẫu được chọn. Dù kỹ thuật chọn mẫu này có thể khắc phục được nhiều khuyết điểm của cách chọn mẫu cũ nhưng đây chỉ là cách chọn mẫu thủ công có thể mất nhiều thời gian và kỹ thuật do KTV thực hiện nên vẫn chịu ảnh hưởng nhiều về quan điểm của KTV.
Công ty nên sử dụng phần mềm kiểm toán, phần mềm kiểm toán có thể giúp kiểm tra toàn bộ. Mặc dù chi phí cho phần mềm kiểm toán là không nhỏ và kiểm toán viên buộc phải có trình độ nhất định để sử dụng phần mềm, tuy nhiên về lợi ích mang lại trong lâu dài, Công ty sẽ có một phần mềm kiểm toán hữu hiệu giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí thực hiện nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các cuộc kiểm toán.
3.2.3. Giải pháp trong giai đoạn kết thúc kiểm toán:
Về xem xét lại mức trọng yếu: KTV cần luôn luôn phải đánh giá lại các rủi ro đã xác định ở bước lập kế hoạch và trong suốt quá trình kiểm toán và kết thúc kiểm toán để từ đó xác định mức trọng yếu cho phù hợp.
Về tổng hợp các vấn đề phát sinh trong cuộc kiểm toán: KTV cần đưa ra các kiến nghị về quản lý, về KSNB về quản lý và kiểm soát CPBH và CPQLDN đối với đơn vị một cách cụ thể, chi tiết để đơn vị khắc phục và sửa chữa, nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ đảm bảo, ngăn ngừa, phát hiện những sai sót.
Điều này giúp cho đơn vị thấy được sự chuyên nghiệp cũng như chất lượng của dịch
vụ kiểm toán mà Công ty cung cấp.
Về soát xét của trưởng nhóm: Trong thời gian kiểm toán tại đơn vị khách hàng, trưởng nhóm kiểm toán cần tăng số lần soát xét giấy tờ làm việc của thành viên trong nhóm để đảm bảo các thành viên thực hiện đầy đủ các bước công việc với chất lượng cao nhất.