Trình độ đào tạo
2.2.2 Nghiên cứu và xây dựng Khung năng lực dành cho CBQL cấp trung .1 Các yếu tốnăng lự c
Căn cứvào những năng lực có sẵn trong Quy chếtổchức và mô tảcông việc các chức danh lãnhđạo, quản lý công ty, kết hợp với nội dung phỏng vấn, tác giảxin đưa ra đưa ra các yếu tốnăng lực cần thiết đối với CBQL cấp trung của Công ty Cổ phần Dệt May Huếnhư sau:
Bảng 2.4: Các yếu tốnăng lực dành cho CBQL cấp trung Công ty Cổphần Dệt May Huế
A KIẾN THỨC
1 Trìnhđộ đào tạo
2 Kiến thức chuyên môn
3 Kiến thức vềpháp luật liên quanđến công việc 4 Kiến thức vềCông ty
5 Kiến thức vềngoại ngữ
6 Kiến thức vềtin học văn phòng
B KỸNĂNG
1 Kỹ năng giao tiếp và truyền thông 2 Kỹ năng xây dựng mối quan hệ 3 Kỹ năng ra quyết định
4 Kỹ năng tác động và gâyảnh hưởng đến người khác 5 Kỹ năng điều hành và quản lí
6 Kỹ năng đàm phán
7 Kỹ năng tổng hợp và phân tích số liệu 8 Kỹ năng tổ chức và thực hiện kế hoạch 9 Kỹ năng quản lý sự thay đổi
10 Kỹ năng quản lí căng thẳng, stress 11 Kỹ năng ngoại ngữ
12 Kỹ năng tin học văn phòng
C THÁI ĐỘ, PHẨM CHẤT
1 Tinh thần trách nhiệm 2 Tầm nhìn chiến lược
Vềmặt kiến thức
Kiến thức tổng hợp: Đó là những hiểu biết vềkinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội trong và ngoài nước mà Cán bộquản lý phải am hiểu đểcó đápứng yêu cầu ngày càng cao của tổchức và vận dụng kiến thức tổng hợp này để đểnhận định, phân tích và đánh giá thông tin để đưa ra các quyết định giải quyết các vấn đềtrong công việc.
Kiến thức vềchuyên môn nghiệp vụ:Là những kiến thức có được chủyếu do quá trìnhđào tạo, học tập thông qua các mô hìnhđào tạo vềngành hoặc chuyên ngành đó có được trước khi đảm nhiệm công việc. Đào tạo tại các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp hoặc các khóa đào tạo nghềnghiệp ngắn hạn có được trước khi thực hiện công việc.
Đối với cán bộquản lý cấp trung thì kiến thức chuyên môn rất quan trọng đểcó thểhoàn thành các nhiệm vụcông việc đặc thù thuộc lĩnh vực, phòng, ban mình phụ trách. Đồng thời, có thểhướng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm, kiến thức này cho cấp dưới giúp họhoàn thiện năng lực bản thân.
Kiến thức vềtổchức, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh:Là những kiến thức đặc thù mà bất cứngười lao động nào cũng phải biết đểtham gia vào quá trình kinh doanh.
Cỏn bộquản lý cấp trung phải là người hiểu rừ kiến thức này đểcú thểxỏc định quy trình, thủtục giải quyết công việc trong tổchức một cách phù hợp. Hiểu biết các nghành nghề, lĩnh vực kinh doanh nhằm xác định những cơ hội, thách thức của môi trường mà tổchức đang hoạt động.
Kiến thức vềpháp luật:Là mức độhiểu biết vềcác quy định pháp luật có liên quan đến công việc chuyên môn và khảnăng vận dụng kiến thức đó vào thực hiện công việc đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, cácưu tiên khi giải quyết công việc của tổ chức. Cán bộquản lí cấp trung cần nắm vững kiến thức này đểxác địnhđược những ngữcảnh không chắc chắn trong các tình huống công việc đểchủ động giải quyết, tránh né đểkhông gặp phải những rắc rối liên quan đến vấn đềpháp lý gâyảnh hưởng cho tổchức.
Bên cạnh đó để đảm bảo thực hiện những nhiệm vụcủa công việc đạt yêu cầu thì ngoài những kiến thức trên thì kiến thức vềngoại ngữvà tin học văn phòng là rất quan trọng góp phần thực hiện công việc có hiệu quả.
Vềkỹnăng
Kỹnăng của người cán bộquản lý là sựthành thạo, tinh thông vềthao tác, động tác, nghiệp vụ, khảnăng vận dụng một cách thông minh và sáng tạo những kiến thức đãđược đào tạo vào quá trình hoàn thành một công việc cụthểnào đó. Những kỹnăng này sẽgiúp người cán bộthực hiện tốt kếhoạch công việc mà cấp trên giao
phó và chỉdẫn nhân viên cấp dưới thực hiện tốt công việc của bản thân, giúp họhoàn thiện hơn vềmặt kỹnăng.
Kỹnăng giao tiếp: Là khảnăng trình bày ý kiến một cách lưu loát trước một cá nhân/ tập thể,điều chỉnh ngôn từthích hợp với đặc điểm và nhu cầu của người nghe.
Hiểu và phản hồi hiệu quảkhi giao tiếp với cá nhân và tập thể. Có khảnăng viết tốt, chuyển tải thụng tin rừ ràngđến người đọc. Nhận thức rừ tầm quan trọng và sẵn sàng tham gia các họat động tập thểtrong tổchức.
Đó là cách đối đápứng xửcủa cán bộquản lí với lãnhđạo, cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng… thểhiện chuẩn khảnăng của bản thân trong việc cuốn hút người nge vào vấn đềgiao tiếp.
Nếu cá nhân nào đạt đến đỉnh cao của nghệthuật giao tiếp thì sẽthành công và giúp công việc đạt kết quảrất cao. Đối với kỹnăng này chủyếu những người cấp quản lý họlà đãđạt đến tầm cao của thành công vềgiao tiếp hiệu quả, qua đó, giúp họdễ dàng phát triển các kỹnăng khác có liên quan như: Kỹnăng xây dựng mối quan hê, tác động và gâyảnh hưởng đến người khác, đàm phán…
Kỹnăng xây dựng mối quan hệ:Hướng đến cách làm việc đểxây dựng hoặc duy trì sựtin tưởng, tình bạn hoặc hệthống các mối liên hệ(thông qua những kỹnăng cá nhân) với những người (bên trong hoặc bên ngoài tổchức) có thểgiúp việc đạt được mục tiêu đãđềra dễdàng hơn. Kỹnăng này cũng bao gồm khảnăng lắng nghe và thấu hiểu được cảm xúc của bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng và những người xung quanh thông qua nhữngẩn ý hoặc những vấn đề, lo lắng được nêu ra trong quá trình tiếp xúc.
Cán bộquản lí nếu có khảnăng xây dựng mối quan hệtốt sẽnhận được sựtín nhiệm của mọi các thành viên trong và ngoài tổchức, từ đó, góp phần nâng cao uy tín của bản thân và vận dụng sự ảnh hưởng đó vào việc hoàn thành công việc khi gặp trởngại.
Cán bộquản lý cấp trung là bộphận trung gian vừa chịu sựquản lý của lãnh đạo Công ty vừa quản lý nhân viên, vì vậy kỹnăng xây dựng mối quan hệrất quan trọng góp phần giải quyết hài hòa các mối quan hệliên quan, đồng thời kết hợp với các đơn vị, phòng, ban liên quanđểgiải quyết công việc chung nhằm đạt được mục tiêu chung mà tổchức đềra. Bên cạnh đó, cán bộquản lý cấp trung còn làđầu mối liên hệ
giữa Công ty và các cơ quan, tổchức có liên quan đểphối hợp giải quyết lợi ích cho người lao động.
Kỹnăng ra quyết định:Là khảnăng cán bộquản lý đưa ra những quyết định kịp thời và đúng đắn phù hợp với mục tiêu và giá trịcủa tổchức. Có kiến thức tổng quát tốt kết hợp với việc sửdụng khảnăng phân tích chính xác và hoàn chỉnh thông tin có được để đưa ra sự đánh giá hiệu quảtrong quá trình ra quyết định. Cán bộquản lý cấp trung là người ra quyết định thường xuyên liên quan đến công việc của phòng, ban phụtrách phù hợp với các quy định và chủtrương của tổchức. Năng lực này rất quan trọng đối với Cán bộquản lý cấp trung, một quyết định được không đúng đắn được đưa ra sẽ ảnh hưởng lớn đến những thành viên, hoạt động có liên quan và mục tiêu của tổchức.
Kỹnăng đàm phán:Là khảnăng cán bộquản lý trao đổi các vấn đềvới mọi người đểtìm giải pháp nhằm đạt được mục tiêu và đápứng nhu cầu của các bên có liên quan, mà vẫn duy trìđược mối quan hệlàm việc tốt. Thuyết phục được mọi người thông qua thảo luận, chuẩn bịkỹtrước khi thương lượng và đạt được sự đồng thuận của cỏc bờn liờn quan, hiểu rừ tầm quan trọng của cỏc ý kiến phản hồi, cú đủkhảnăng thuyết phục người khác đồng ý với quan điểm của mình. Trong công việc của phòng ban phụtrách và của tổchức xuất hiện các vấn đề đòi hỏi cán bộquản lý cấp trung phải có kỹnăng đàm phán tốt để đảm bảo tính khảthi trong thực hiện các nhiệm vụ công việc để đạt hiệu quảcao.
Khảnăng lập kếhoạch và tổchức:Cán bộquản lý phải có khảnăng thiết lập và thực hiện hiệu quảnhững kếhoạch đềra đểhoàn thành mục tiêu của tổchức thông qua việc có khảnăng dự đoán đựơc các trởngại, cân nhắc các chiến lược thay thế, dự phòng và xem xét cải tiến liên tục trong mọi tình huống của kếhoạch được giao. Để đảm bảo thực hiện thành công các nhiệm vụmục tiêu mà lãnhđạo yêu cầu cho từng bộ phận phòng, ban thì cán bộquản lý cấp trung phải biết triển khai và tổchức thực hiện các kếhoạch đảm bảo các yếu tốnguồn lực sẵn sàng khi thực hiện. Có cái nhìn tổng quan vềkếhọach đểtheo dừi tiến độthực hiện kếhoạch và kịp thời khắc phục những vấn đềbất cấp khi thực hiện góp phần nâng cao tính khảthi của kếhoạch. Cán bộquản
lý cấp trung có thểgiao quyền, phân quyền cho cấp dưới thực hiện công việc đểtập trung dành thời gian đưa ra các kếhoạch lớn hơn.
Khảnăng tổng hợp và phân tích sốliệu để đánh giá và giải quyết vấn đề:Là Cán bộquản lý phải hiểu và nhận biết đầy đủtầm quan trọng và ý nghĩa của các thông tin liên quan; thu thập sốliệu liên quan đến vấn đềtừcác nguồn khác nhau, so sánh và phân chia vấn đềmột cách hợp lý; xác định những vấn đềchủchốt và các mối quan hệtừthông tin cơ bản; xác định mối quan hệgiữa nhân tốkhác nhau tác động tới vấn đề. Nghiên cứu kỷ đểhiểu rừ vấn đề, khụng giải quyết vấn đềtheo từng tỡnh huống đểtrỏnh sựviệc cứlặp đi lặp lại. Xem xét và phân tích tình huống hiện tại từnhiều cấp độkhác nhau và có thểnhận diện tình huống trong ngữcảnh lớn hơn. Kỹnăng này rất cần thiết đối với Cán bộquản lý cấp trung thểhiện năng lực tổng hợp, phân tích đánh giá thông tin đểxác định điểm mấu chốt của vấn đề đểcó cách giải quyết hợp lý tránh sự ảnh hưởng của cảm tính và các yếu tốchủquan trong việc đưa ra các quyết định quan trọng.
Khảnăng tác động và gâyảnh hưởng đến người khác:Là khảnăng Cán bộ quản lý có khảnăng thuyết phục để đạt được sự ủng hộ/hỗtrợcủa người khác khi đưa ra ý kiến/quan điểm của bản thân. Điều này xuất phát từviệc cán bộquản lý muốn tạo mộtảnh hưởng cụthểtới người khác khi có ý kiến riêng, cán bộquản lý muốn tạoấn tượng hoặc muốn người khác làm theo một chuỗi các hành động hay một một định hướng mà cá nhân này tạo ra, vì lợi ích chung của tổchức. Trong các nhiệm vụcông việc của phòng, ban phụtrách để đảm bảo thực hiện đúng tiến độkếhoạch thì Cán bộ quản lý cần thểhiện khảnăng tác động và gâyảnh hưởng đến người khác nhằm hướng sựtập trung của các yếu tốcó liên quan vào thực hiện nhiệm vụchung.
Khảnăng quản lý căng thẳng, stress:Là khảnăng cán bộquản lý có thể đưa ra các chiến lược, cách giải quyết hợp lý khi đối mặt với các tình huống căng thẳng, áp lực trong công việc. Có kếhoạch sửdụng thời gian hiệu quả. Lên kếhoạch làm việc cụ thểtheo mốc thời gian nhất định đểduy trì sựtập trung cần thiết của bản thân vào công việc, bên cạnh đó cần có khoảng thời gian trống đểnghỉngơi và thư giãn. Xác định được các nhiệm vụ ưu tiên: Lên danh sách các công việc cần làm hằng ngày và khoảng thời gian hoàn thành, tùy theo mức độquan trọng và mức độgấp rút vềmặt thời gian để đưa ra ưu tiên trong giải quyết công việc và sắp xếp thời gian hợp lí. Cán
bộquản lý cấp trung phải đối mặt với rất nhiều áp lực trong công việc vừa đảm nhận thực hiện các nhiệm vụmà lãnhđạo Công ty giao phó đồng thời tổchức huy động, phối hợp các nguồn lực của phòng, ban phụtrách với các phòng, ban khácđểthực hiện kếhoạch có hiệu quả. Vì vậy, Cán bộquản lý cấp trung cần có kỹnăng quản lý căng thẳng, stress đểhạn chếsự ảnh hưởng của căng thẳng đến công việc qua đó tránh việc đưa ra các quyết định không chính xác.
Quản lý sựthay đổi:Năng lực này thể hiện sự chủ động nắm bắt những thay đổi. Ở mức độ lãnhđạo, quản lý, năng lực này đòi hỏi sựnhạy bén trong việc nhận diện các nhân tố, biến động, xu hướng vận động của ngành, lĩnh vực (việc ban hành các quy định mới của chính phủ, tình hình kinh tế-ngân sách,ứng dụng công nghệ mới v.v..)…ảnh hưởng đến hoạt động, quy trình làm việc của phòng/ban và tổ chức để có những giải pháp, điều chỉnh hợp lý và đảm bảo được hiệu quả hoạt động.
Kỹnăng điều hành và quản lý:Đây là kỹnăng quan trọng mà bất kỳCán bộquản lý nào trong tổchức đều cần phải có, thểhiện khảnăng lãnhđạo của cá nhân đó trong việc truyền đạt tầm nhìn, kếhoạch và mục tiêu của tổchức đến cấp thấp. Tổchức phân công trách nhiệm, hướng dẫn thực hiện công việc và đặt ra ra mục tiêu cho nhân viên.
Phục vụnhư một trung tâm liên lạc giữa cấp trên và các thành viên phòng, ban.
Thái độ, phẩm chất
Tinh thần trách nhiệm:Thểhiện trách nhiệm trong việc lập kếhoạch và thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả. Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng quy định, quy trình nội bộcủa tổchức và của Pháp luật Việt Nam.
Tầm nhìn chiến lược:Thể hiện sự am hiểu các yếu tố ngoại cảnh cũng như chức năng nhiệm vụ của tổ chức để xác định được định hướng phát triểnưu tiên trong dài hạn. Ở cấp lãnhđạo, quản lý, năng lực này đòi hỏi sự bao quát tình hình chính trị, cân nhắc những tác động khi xây dựng chiến lược dài hạn trên diện rộng. Đưa ra kế hoạch hỗ trợ triển khai và xây dựng chiến lược, mục tiêu dài hạn cho tổ chức.
2.2.2.2 Xây dựng Khung năng lực
Trên cơ sở tham khảo các bộ từ điển năng lực, các mô hình nghiên cứu về năng lực và kết quả cuộc phỏng vấn đối với Cán bộ quản lý, tác giả tiến hành xây dựng
Khung năng lực bao gồm các cấp độ phù hợp, mô tả đúng và đầy đủ các năng lực đó, đồng thời phải thích hợp với hệ thống chức danh cần xây dựng.
Bảng 2.5: Khung năng lực dành cho CBQL cấp trung
Stt Năng lực Mô tả
1 Trìnhđộ đào tạo
Cấp độ 1:T ốt nghiệp THPT trở xuống.
Cấp độ 2:Tốt nghiệp THPT + Khóa đào tạo nghề ngắn hạn dưới 1 năm.
Cấp độ 3:Tốt nghiệp trung học chuyên nghiệp (thời gian đào tạo 2 năm đối với trìnhđộTHPT, 3 năm đối với trìnhđộ THCS) Hoặc tốt nghiệp THPT + Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề dài hạn từ 1 đến 3 năm.
Cấp độ 4:Tốt nghiệp Cao đẳng đào tạo từ 3 năm trở lên.
Cấp độ 5:Tốt nghiệp Đại học chính quy trở lên.
Cấp độ 1: Nắm được những kiến thức chuyên môn liên quan đến công việc.
- Có kiến thức cơ bản liên quan đến công việc.
- Hiểu các khía cạnh kỹthuật cơ bản của công việc.
- Tựrèn luyện bản thân thông qua vận dụng những nguyên
2 Trìnhđộ chuyên môn
tắc và lý thuyết cơ bản.
- Nắm được và tận dụng các phương tiện phục vụ công việc (trang thiết bị, tiêu chuẩn, và quy trình)để đạt được hiệu quả và kết quả mong muốn.
Cấp độ 2: Nắm được những kiến thức chuyên môn và những kỹ năng mới liên quan đến công việc.
- Có kiến thức chuyên sâu liên quan đến công việc.
- Sửdụng các công cụcó liên quan đến công việc (trang thiết
bị, tiêu chuẩn và quy trình)đ ể nâng cao chất lượng và hiệu quả.
- Thường xuyên cập nhật các kiến thức chuyên môn, kỹthuật liên quan đến công việc.
- Vận dụng tốt các kiến thức và lý thuyết để đi đến kết luận và đề ra giải pháp cho vấn đề.
Cấp độ3: Tìm hiểu và có kiến thức cơ bản vềnhững lĩnh vực có liên quan.
- Nhận thức được mối quan hệtrong công việc của bản thân và các lĩnh vực, công việc khác có liên quan.
- Có thái độtiếp thu tích cực đối với những kiến thứcởcác lĩnh vực có liên quan đến công việc.
- Xác định lại vấn đềvà tựtrảlời các câu hỏi có liên quan hoặc tham khảo ý kiến của người có chuyên môn trong lĩnh vực đó.
- Nâng cao kiến thức vềlĩnh vực có liên quan đến công việc bằng nguồn tài liệu tham khảo.
Cấp độ 4: Có kiến thức chuyên sâu trong công việc và biết phát triển kiến thức này thông qua nhiều nguồn tham khảo.
- Thểhiện sựhiểu biết chuyên môn vềcác khái niệm, nguyên tắc trong lĩnh vực có liên quan và luôn luôn mong muốn nâng cao chất lượng công việc của cá nhân và những người khác.
- Áp dụng các kiến thức chuyên môn hiệu quả đểnâng cao tín nhiệm vàảnh hưởng của bản thân.
- Vận dụng các kiến thức sâu rộng đểphân tích, nắm bắt vấn đềvà đi đến giải pháp.
- Sử dụng các công cụ thích hợp để nâng cao hiệu quả/chất lượng công việc của bản thân và đồng nghiệp.
Cấp độ 5: Thành thạo và có kiến thức chuyên sâu về những lĩnh vực khác có liên quan.
- Có hiểu biết sâu rộng vềnhững lý thuyết, kiến thức chuyên môn của những lĩnh vực có liên quan.
- Luôn hướng tới việc nâng cao hiệu quảcông việc của bản thân và đồng nghiệp.
- Thểhiện khảnăng áp dụng kiến thức chuyên môn hiệu quả trong công việc và kiến thức trong các lĩnh vực liên quan để đạt được kết quảmong muốn.
- Truyền đạt kiến thức chuyên môn và hướng dẫn đồng nghiệp, cấp dưới cách thức làm việc.
- Hiểu biết và sửdụng thành thạo các công cụliên quan đến công việc (Ví dụkhảnăng giải quyết vấn đềvà hiểu biết về các trang thiết bịkỹthuật) đểnâng cao chất lượng công việc.
- Luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp, cấp dưới giải quyết vấn đề phức tạp.
Cấp độ 1: Có kiến thức cơ bản về pháp luật, tuy nhiên còn gặp nhiều khó khăn khi vận dụng vào giải quyết công việc.
- Nắm được những kiến thức vềpháp luật có liên quan về công việc của bản thân.
- Có thểtìm hiểu các quy định của pháp luật thông qua nhiều
3 Kiến thức về pháp luật
nguồn tham khảo.
- Cần sự chỉ đạo của cấp trên khi thực hiện công việc để tránh hành vi vi phạm pháp luật khi xử lí công việc.
Cấp độ 2: Có kiến thức cơ bản về pháp luật và có khả năng vận dụng vào giải quyết công việc.
- Nắm được kiến thức pháp luật cơ bản có liên quan đến công việc.
- Có thểxác định được những yếu tốkhông chắc chắn trong