CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC CẠNH TRANH TRONG ĐẤU THẦU XÂY LẮP CỦA CÔNG TY LIÊN HỢP XÂY DỰNG
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty liên hợp xây dựng Vạn Cường trong đấu thầu xây lắp
3.2.4. Đổi mới và hoàn thiện kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu
Hồ sơ mời thầu được xem như là một bài thi và thí sinh là các nhà thầu trực tiếp tham gia lập hồ sơ dự thầu, vì vậy kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu là hết sức quan trọng, nó đóng vai trò quyết định đến khả năng trúng thầu của doanh nghiệp.
Để công tác đấu thầu đạt được kết quả tốt thì trước tiên cần phải xác định đúng nhu cầu hàng năm để từ đó có kế hoạch đấu thầu cụ thể. Trên cơ sở kế hoạch sản lượng hàng năm và giá trị hợp đồng các công trình đã trúng thầu tiến hành xác định mức độ nhu cầu dự thầu hàng năm cho hợp lý bằng các công thức:
SLtrúngthầu = Gbìnhquân x N
SLtrúngthầu : Sản lượng trúng thầu
Gbình quân : Giá trị bình quân các gói thầu trúng trong kỳ kế hoạch
N: Số gói thầu dự kiến trúng trong kỳ kế hoạch
Để hoạt động đấu thầu của doanh nghiệp đạt được hiệu quả thì cần phải làm tốt các công việc sau:
Đổi mới công tác tìm kiếm và đánh giá thông tin
Đất nước ta hiện đang trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Các công trình xây dựng đang diễn ra ở khắp mọi nơi trên đất nước. Thông tin là yếu tố sống còn đối với mỗi công ty, tuy nhiên do Công ty không có bộ phận chuyên trách nên chưa nắm bắt hết thông tin về đấu thầu, hầu hết các thông tin mà Công ty có được chỉ ở địa phương. Chính vì vậy Công ty cần thành lập bộ phận chuyên trách tìm kiếm thông tin về các gói thầu. Trước mắt thành lập một tổ hay nhóm chuyên trách, trong tương lai tùy theo yêu cầu phát triển thì có thể nâng quy mô lên cấp phòng, mở chi nhánh, văn phòng đại diện ở các thành phố lớn để hoàn thành tốt công tác tìm kiếm, nắm bắt thông tin. Nhiệm vụ của phòng là phải liên hệ, thu thập thông tin từ các cơ quan quản lý Nhà nước, các chủ đầu tư. Phải nắm bắt được quy hoạch xây dựng cụ thể của từng khu vực, từng địa phương trong từng giai đoạn cụ thể, xác định được mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch hàng năm của các Bộ, ngành, địa phương trong lĩnh vực xây dựng: các dự án, nguồn vốn,... thông qua các cổng thông tin như: báo, đài, các trang web về đầu tư, đấu thầu để tiếp cận thông tin.
Ngoài việc thu thập thông tin về các gói thầu, dự án thì bộ phận này còn phải có trách nhiệm thu thập thông tin về các đối thủ cạnh tranh, phải phân tích được những điểm mạnh, điểm yếu của những nhà thầu đó khi tham gia đấu thầu. Đặc biết là cần phải nắm rừ về năng lực tài chớnh, thiết bị thi cụng, kỹ thuật cụng nghệ, cỏc mối quan hệ của các nhà thầu đó với chủ đầu tư và các cơ quan chức năng có liên quan để từ đó có chính sách đối phó nếu đối thủ mạnh hơn thì tìm cách liên danh để
hai bên cùng có lợi. Thu thập thông tin về danh sách, năng lực, các chính sách của các nhà cung cấp vật tư, thiết bị để cung cấp những thông tin hữu ích cho các phòng ban khác, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho Công ty.
Xây dựng chất lượng đội ngũ cán bộ chuyên trách đấu thầu
Trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào thì vai trò của con người đều rất quan trọng và mang tính quyết định, trong hoạt động đấu thầu cũng vậy. Con người có vai trò quan trọng trong tất cả các khâu, từ tìm kiếm thông tin, đánh giá thông tin và đối thủ cạnh tranh, định giá dự thầu, xây dựng các biện pháp tài chính, biện pháp kỹ thuật, tiến độ thi công đến thỏa thuận, ký kết hợp đồng,...
Hiện nay kinh nghiệm đầu thầu của Công ty còn hạn chế, nhất là kinh nghiệm làm việc với các chủ đầu tư là người nước ngoài. Trong khi đó, doanh nghiệp đang có kế hoạch tham gia đầu thầu nhiều công trình lớn trong nước mà trong đó có các dự án nguồn vốn đầu tư nước ngoài. Chính vì vậy, Công ty cần phải xây dựng được đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi trong tất cả các lĩnh vực để đáp ứng được các mục tiêu trước mắt và lâu dài. Trong hoạt động đầu thầu, để giành được chiến thắng thì yêu cầu phải có những cán bộ chuyên nghiệp và khoa học, có kiến thức sâu rộng trong lập hồ sơ dự thầu. Để đạt được những yêu cầu trên thì trong thời gian tới Công ty cần phải thực hiện các biện pháp sau:
- Gấp rút tuyển chọn số cán bộ làm công tác quản lý, khoa học kỹ thuật, tư vấn, điều hành còn thiếu. Để tuyển chọn được cán bộ giỏi Công ty có thể sử dụng các cách sau:
+ Đăng báo tuyển dụng và tiến hành tuyển chọn những người giỏi, đạt yêu cầu trong số người nộp hồ sơ.
+ Tìm kiếm và tài trợ cho các sinh viên khá, giỏi ở các trường đại học và trường đào tạo công nhân kỹ thuật, sau đó tiếp nhận họ về đơn vị làm việc.
+ Mời những kỹ sư, chuyên viên có kinh nghiệm chuyên môn cao ở những doanh nghiệp khác về làm việc.
Để thực hiện được thì cần có chính sách đãi ngộ thật tốt và tạo môi trường làm việc để họ yên tâm về cuộc sống và phát huy hết năng lực của mình.
- Hàng năm nên thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, thậm chí cử cán bộ đi học nước ngoài để học hỏi kinh nghiệm, kiến thức,
công nghệ mới, hiện đại. Trong đó chú trọng đào tạo các kiến thức về ngoại ngữ, tin học, các kiến thức về luật pháp trong nước cũng như pháp luật quốc tế, những kiến thức về đấu thầu quốc tế. Vì hiện nay, ngay tại các cuộc đấu thầu trong nước nếu vốn đầu tư nước ngoài (vốn Ngân hàng thế giới (WB), vốn Ngân hàng phát triển Châu Á (ADB)...) chủ đầu tư thường yêu cầu nhà thầu phải gửi hồ sơ dự thầu bằng hai ngoại ngữ tiếng Anh và tiếng Việt, đồng thời ngoài những tiêu chí áp dụng theo Pháp luật Việt Nam như Luật Đấu thầu, Luật Đầu tư, các Nghị định có liên quan thì còn phải theo những tiêu chí quy định riêng của đơn vị cho vay vốn như: Hiệp định, Khung ước quốc tế, Sổ tay ghi nhớ...
- Cần tăng cường tổ chức đi các chuyển đi khảo sát thực tế, tham dự các cuộc hội thảo, các cuộc đầu thầu để nắm bắt những thông tin mới, rút ra kinh nghiệm hay để áp dụng cho Công ty.
Hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thầu
Tổ chức lập hồ sơ dự thầu là một công việc hết sức tỷ mỉ, chính xác và yêu cầu thực hiện trong một thời gian hạn chế. Chất lượng hồ sơ dự thầu là một trong những tiêu chí đầu tiên quyết định việc nhà thầu có trúng thầu hay không. Do vậy, hồ sơ dự thầu phải được lập hết sức cẩn thận, chặt chẽ, đảm bảo tính thống nhất trong hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu của các công trình là khác nhau bởi vì còn phụ thuộc vào hồ sơ mời thầu yêu cầu nhưng thường có 3 phần chung là các thông tin chung về Công ty, biện pháp kỹ thuật thi công và giá thành công trình. Việc hoàn thiện kỹ năng lập hồ sơ dự thầu gồm 3 bước sau:
Thứ nhất, nghiên cứu hồ sơ mời thầu:
Đây là khâu quan trọng có tính chất quyết định đến hồ sơ dự thầu. Bước này gồm các công việc cụ thể như sau:
- Thông tin từ phía chủ đầu tư: Các thông tin từ phía chủ đầu tư được thu thập qua hồ sơ mời thầu. Đây là những thông tin quan trọng nhất liên quan đến gói thầu mà nhà thầu phải xử lý. Nhà thầu phải nghiên cứu, phân tích đầy đủ để tận dụng tối đa về các điều kiện thuận lợi khi thực hiện dự án và để đáp ứng cao nhất các yêu cầu chủ đầu tư đề ra. Trong bước này phải trả lời được các câu hỏi như: Địa điểm xây dựng công trình ở đâu? Quy mô gói thầu như thế nào? Nguồn vốn sử dụng? Tiến độ thi công? Các yêu cầu kỹ thuật đặc biệt?...
- Thu thập tài liệu từ địa bàn, địa phương xây dựng công trình: Nhà thầu phải nghiên cứu thực tế đặc điểm vị trí địa lý, hiện trường thi công, địa chất, địa hình, giao thông vận tải, thông tin liên lạc, điều kiện tự nhiên, điều kiện cung ứng nguyên, nhiên vật liệu tại chỗ, điều kiện cung cấp thầu phụ chuyên nghiệp và cung ứng lao động phổ thông, khả năng cung cấp lương thực, thực phẩm và giá cả...
Những thông tin này sẽ là cơ sở cho việc thiết lập biện pháp tổ chức thi công và các giải pháp kỹ thuật, phương án cung cấp vật tư, xác lập giá dự thầu.
Thứ hai, hoàn thiện chất lượng phần hành chính pháp lý và phần hồ sơ kỹ thuật trong hồ sơ dự thầu.
+) Phần hồ sơ hành chính, pháp lý: Đây là phần đầu tiên của hồ sơ dự thầu được chủ đầu tư đánh giá tư cách nhà thầu. Nhà thầu phải kê khai những năng lực sẵn có theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu như: Tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân nhà thầu, khả năng tài chính, khả năng huy động máy móc thiết bị, nhân lực, kinh nghiệm của nhà thầu. Đây là phần dễ thực hiện nhưng lại dễ bị thiếu sót nhất. Do vậy, nhà thầu phải lập hồ sơ về những năng lực cao nhất có thể đáp ứng để khi đấu thầu chỉ cần ra soát loại là có thể đưa vào hồ sơ nhằm giảm bớt thời gian và giảm sai sót. Ngoài ra, hình thức hồ sơ cũng rất quan trọng, đây là khâu đầu tiên gây ấn tượng tốt cho người chấm thầu.
+ Phần hồ sơ kỹ thuật: Căn cứ vào các thông tin thu thập về gói thầu, về các điều kiện tại vùng xây dựng dự án để xây dựng hồ sơ dự thầu phần kỹ thuật. Khi xây dựng phần kỹ thuật nhà thầu phải thực hiện đầy đủ và hoàn chỉnh các khâu sau:
- Lập mặt bằng tổ chức thi công: Với một sơ đồ tổ chức thi công hợp lý về bố trí lán trại, kho bãi tập kết vật liệu, máy móc, bãi sản xuất cấu kiện đúc sẵn, các hướng, các mũi thi công sẽ đảm bảo được tiến độ thi công và có cơ hội để giảm giá thành. Trong hồ sơ dự thầu của các doanh nghiệp việc bố trí mặt bằng tổ chức chi công thường bị thiếu sót các bản vẽ mặt bằng một số chi tiết về lán trại, nhà xưởng.
Để đảm bảo tính chặt chẽ, đầy đủ, bộ phận lập hồ sơ dự thầu cần lưu ý đến những chi tiết về bản vẽ có trong hồ sơ dự thầu.
- Phương án sử dụng máy móc: Đây là khâu có ảnh hưởng đến chất lượng và giá thành công trình. Ngoài việc phải đưa các máy móc thiết bị vào sản xuất theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nhà thầu còn phải tính toán bổ sung thêm các máy móc
thiết bị khác để đảm bảo sản xuất. Với các tính năng của các máy khác nhau sẽ dẫn đến giá thành sản phẩm khác nhau và tiến độ thi công cũng khác nhau. Do vậy cần phải chọn tổ hợp máy đồng bộ về công suất, tính năng phù hợp, đảm bảo hoạt động tốt để tận dụng được hết công suất máy và đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch sản xuất đề ra.
- Vật tư, vật liệu, nhân công: Đây là nhân tố có tính quyết định đến giá thành, chất lượng và tiến độ thi công công trình. Đối với các công trình xây dựng thì việc tìm kiếm các nguồn lực tại địa phương để đẩy nhanh tiến độ thi công, giảm giá thành là một trong những yếu tố quan trọng. Dựa vào thông tin thu thập được về nguồn vật tư, vật liệu và nhân công để lên phương án trực tiếp hay liên danh liên kết với các doanh nghiệp địa phương để cung cấp vật liệu hay khai thác, sản xuất, gia công tại chỗ các loại vật liệu chủ yếu (cát, đá, cấu kiện bê tông đúc sẵn...) tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ thi công, giảm các khoản mục chi phí trong giá thành công tác xây lắp, giảm giá thành công trình xây dưng.
- Bám sát hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công để vạch ra biện pháp thi công theo trình tự các phần việc và có tính khả thi cao. Cũng qua hồ sơ thiết kế kỹ thuật để có các giải pháp kỹ thuật thi công tại các điểm xung yếu. Biện pháp tổ chức thi công đóng vai trò rất quan trọng đến giá thành công trình. Nhiều công trình các nhà thầu hơn nhau là ở việc đưa ra được biện pháp thi công hợp lý. Để lựa chọn các biện pháp thi công cần so sánh các phương án thi công khác nhau với hao phí lao động, thời gian, chi phí của mỗi phương án. Vì vậy, để biện pháp thi công đưa ra vừa đảm bảo tính hợp lý, tính khả thi và giá thành hạ, đòi hỏi có sự nghiên cứu kỹ lưỡng hồ sơ thiết kế, am hiểu các điều kiện tự nhiên – kinh tế xã hội nơi thi công xây dựng công trình.
- Qua biện pháp tổ chức thi công, phương án sử dụng máy móc thiết bị để đưa ra tiến độ thi công từng phần việc của toàn bộ công trình. Tiến độ thi công và biện pháp thi công có mối quan hệ mật thiết với nhau. Từ biện pháp thi công sẽ xây dựng được tiến độ thi công. Mặt khác từ tiến độ thi công định trước phải tìm biện pháp thi công thích hợp để đáp ứng được tiến độ đó. Trong hồ sơ mời thầu thường có qui định thưởng điểm kỹ thuật cho các nhà thầu hoàn thành sớm so với tiến độ
qui định. Đây là một điểm quan trọng mà nhà thầu có thể tận dụng giành ưu thế về điểm kỹ thuật của mình.
- Hồ sơ dự thầu phải nêu lên được các biện pháp an toàn lao động, an toàn giao thông, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường. Tùy theo từng công trình cụ thể mà có biện pháp khác nhau. Tuy nhiên, một số nguyên tắc mà công trình nào cũng phải đáp ứng đó là: Trang bị cho công nhân kiến thức về an toàn lao động, các thiết bị bảo hộ lao động, kiến thức về phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường.
Thứ ba, xây dựng các giải pháp tài chính, giá cả:
Việc xác định giá dự thầu là yếu tố quan trọng nhất mà tất cả các công ty xây dựng nói chung và Công ty liên hợp xây dựng Vạn Cường nói riêng đặc biệt chú ý, đó là sự cạnh tranh gay gắt về giá. Để thắng thầu không có cách nào khác là công ty phải có một chiến lược giá cụ thể để tranh thầu sao cho nó phải đủ để trang trải chi phí và bảo đảm mục tiêu lợi nhuận nhưng nó phải đủ nhỏ để khả năng trúng thầu là cao nhất. Để đạt được điều này trước tiên Công ty phải điều chỉnh lại cách tính giá dự toán xây lắp công trình. Cho đến nay việc chọn giá dự thầu của công ty vẫn sử dụng đơn giá địa phương. Trong nhiều trường hợp giá địa phương không phản ánh đúng sự biến đổi giá liên tục trên thị trường làm cho giá dự thầu của Công ty quá cao hoặc quá thấp dẫn đến trượt thầu hoặc thua lỗ nếu trúng thầu. Để khắc phục tình trạng giá dự thầu quá thấp hoặc quá cao, Công ty đưa ra giá dự thầu riêng của mình trên cơ sở điều chỉnh cách xác định đơn giá tổng hợp bằng cách cập nhật thường xuyên giá những nguyên vật liệu kịp thời nắm bắt những nguồn thông tin về giá.
Muốn vậy đối với mỗi một công trình dự thầu Công ty cần phải:
- Nghiên cứu kỹ đặc điểm công trình, đặc điểm điều kiện khí hậu, địa hình khu vực.
- Nghiên cứu kỹ thị trường xây dựng, mạng lưới cung ứng nguyên vật liệu tại công trình, địa phương, khu vực lân cận, mạng lưới giao thông vận tải.
- Nghiên cứu kỹ nguồn lao động địa phương.
Ngoài việc giảm giá dự thầu còn chủ yếu dựa trên những nhân tố bên trong như khả năng tiết kiệm chi phí chung, chi phí máy thi công...
Tuy nhiên chiến lược giá của Công ty không nhất thiết lúc nào cũng là chiến lược giá thấp. Trường hợp những công trình yêu cầu chất lượng cao, đòi hỏi nhà