PHẦN II: NỘI DUNG & KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
1.2 Khái quát kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán Hàng – Thu tiền .1 Khái quát chu trình Bán hàng – Thu tiền
Chu trình Bán hàng - Thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh thể hiện qua quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa Công ty với khách hàng. Sự hữu hiệu và hi ệ u quả của chu trình này sẽ quyết định phần lớn hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Theo giáo trình Kiểm soát nội bộ của Nhà xuất bản Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, chu trình bán hàng – thu tiền thông thườ g bao gồm các bước công việc cơ bản sau:
- Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
- Lập lệnh bán hàng
- Xét duyệt bán chịu
- Giao hàng
- Lập hóa đơn
- Theo dừi ợ phải thu
- Thu tiền
Chu trình có những đặc điểm cần quan tâm sau đây:
- Chu trình trải qua nhiều khâu, liên quan nhiều tài sản nhạy cảm nhƣ Nợ phải thu, hàng hoá, tiền... nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng.
- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị nên làm tăng rủi ro có sai phạm.
17
1.2.2 Các sai phạm thường xảy ra trong chu trình Bán hàng - Thu tiền Với các đặc điểm trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình Bán hàng – Thu tiền diễn ra khá phổ biến với những giai đoạn và mức độ khác nhau:
Bảng 1.1 Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình Bán hàng –Thu tiền Giai đoạn
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Xét duyệt bán chịu
Giao hàng
Lập hoá đơn
18
Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền).
Đánh giá, trình bày, khai báo sai.
Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, nhƣ thu hồi nợ trễ, không đòi đƣợc nợ.
Ghi nhận doanh Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt.
thu và theo dừi Xúa sổ nợ phải thu khỏch hàng nhƣng khụng đƣợc xột duyệt.
cụng nợ phải thu Nợ phải thu bị thất thoỏt do theo dừi khụng chặt chẽ.
khách hàng Không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Không đánh giá lại các khoản nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ.
Không khai báo về các khoản nợ phải hu khách hàng bị thế chấp.
(Nguồn: Giáo trì h KSNB Kinh tế TP. Hồ Chí Minh) 1.2.3 Mục tiêu kiểm soát chu trình Bán hàng – Thu tiền
Việc đặt ra mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng- thu tiền nhằm hạn chế tối đa những sai phạm một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng – thu tiền sẽ giúp đơn vị đạt đƣợc 3 mục t êu chung do Báo cáo COSO (2013) đề ra, đó là:
Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Đƣợc hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng.
Sự tồn tại và phát triển của đơn vị chịu ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu sự hữu hiệu. Trong khi đó tính hiệu quả được hiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt đƣợc với chi phí bỏ ra.
Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi chu trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý so với kết quả thực tế.
Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi một số quy định pháp luật cũng nhƣ quy định của chính đơn vị.
19
Bảng 1.2 Mục tiêu kiểm soát trong từng giai đoạn Giai đoạn
Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng
Giao hàng
Lập hóa đơn và ghi nhận
doanh thu
Thu tiền
1.2.4 Một số thủ thuậ t g an lận thường gặp trong chu trình Bán hàng – Thu tiền
1.2.4.1. Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng
Đây là bước đầu tiên và là khâu dễ xảy ra gian lận nhất trong chu trình bán hàng – thu tiền, nhân viên bán hàng có thể bán hàng cho những khách hàng không đủ khả năng thanh toán, bán với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hưởng sai mức chiết khấu thực tế…. để đƣa lại lợi ích cá nhân. Gian lận này dễ xảy ra nếu đơn vị không xây dựng chính sách xét duyệt tín dụng hợp lý và thiếu kiểm tra, giám sát đối với hoạt động bán hàng thường xuyên. Thủ tục kiểm soát:
Đơn vị phải xây dựng chính sách bán hàng, chính sách bán chịu một cách chi tiết và thường xuyờn cập nhật chớnh sỏch này. Quy định rừ phương thức kỷ luật và trỏch nhiệm của mọi nhân viên Công ty nếu họ không tuân thủ đúng chính sách của đơn vị.
20
Tách biệt chức năng và quyền hạn của bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền.
Định kỳ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận nhằm kịp thời phát hiện ra sai sót và gian lận nếu có.
1.2.4.2. Biển thủ tiền bán hàng thu được
Gian lận xảy ra khi kế toán bán hàng biển thủ chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách. Thủ tục kiểm soát
- Giám sát chặt chẽ khâu thu tiền sẽ hạn chế đƣợc cơ hội để gian lận.
- Tách biệt giữa thủ quỹ và kế toán bán hàng
- Lắp đặt hệ thống Camera quan sát 24/24 tại những địa điể m phát sinh nghiệp vụ thu tiền khách hàng tại Công ty.
- Thiết lập đường dây nóng để tiếp nhận phả hồi hay tố cáo của khách hàng và các vấn đề này cần đƣợc xử lý một cách nhanh chóng và thỏa đáng bởi một bộ phận độc lập với bộ phận bán hàng hay thu ti ền.
1.2.4.3. Chiếm đoạt tiền k ách àng trả do mua hàng trả chậm
Một dạng gian lận khá ph ổ biến đó là chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm thông qua các thủ thuật: gối đầu (lapping), tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm giả thƣ nhắ c nợ, hoặc xóa sổ nợ phải thu không đúng.
- Thủ thuật ối đầu: Đƣợc thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu của một khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tƣợng gian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiển trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả tiền trước đó.
- Thủ thuật tạo cân bằng giả: Điều này được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng.
- Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thƣ nhắc nợ: Sau khi nhân viên đã chiếm đoạt số tiền mà khách hàng đã trả, số nợ đó tất nhiên sẽ trở thành nợ quá hạn. Do đó sẽ có thư nhắc nợ lần hai. Để tránh bị phát hiện, người gian lận sẽ can thiệp vào
21
bằng cách làm giả thƣ nhắc nợ hoặc thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu khiến cho thƣ nhắc nợ sẽ không đến đƣợc khách hàng.
- Thủ tục xóa sổ nợ phải thu không đúng: Đối tƣợng gian lận có thể chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ món nợ phải thu này vì lý do không thu đƣợc nợ. Cách khác họ có thể ghi nhận là một khoản giảm trừ nào đó nhƣ chiết khấu thanh toán, chiết khấu bán hàng.
Thủ tục kiểm soát
- Phân chia quyền hạn giữa bộ phận vừa thu tiền vừa ghi s ổ nợ là biện pháp ngăn ngừa và phát hiện loại gian lận này khá tốt.
- Kiểm tra thường xuyên và đột xuất đối với việ c ghi chép và thu nợ công nợ khách hàng, đối chiếu công nợ đột xuất với khách àng.
- Bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu hoặc cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán.
- Định kỳ phân tích tuổi nợ cũng là một biện pháp kiểm soát tốt vừa có tính ngăn ngừa, vừa có khả năng giúp p át hiện gian lận.
1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình Bán hàng – Thu tiền
1.2.5.1 Thủ tục kiểm soát chung
a. Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng
Nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân, bộ phận cùng nắm giữ một số chức năng nào đó thì họ sẽ có thể lạm dụng. Chính vì thế, đơn vị nên phân công đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận sau đây:
- Bộ phận bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng và lệnh bán hàng.
- Bộ phận xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả các trường hợp bán chịu theo đúng chính sách của đơn vị. Nếu bán hàng trả chậm với giá trị lớn, cần phải có sự phê chuẩn của cấp cao hơn.
- Bộ phận giao hàng: kiểm tra độc lập hàng hóa trước khi giao hoặc gửi cho 22
khách hàng.
- Bộ phận lập hóa đơn: lập hóa đơn bán hàng.
- Bộ phận kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã đƣợc duyệt.
- Bộ phận theo dừi nợ phải thu: liờn lạc với khỏch hàng, đốc thỳc việc trả tiền, phân tích tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó đòi.
- Kế toán nợ phải thu khách hàng không đƣợc kiêm nhiệm việc thu tiền.
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
Kiểm soát chung:
Kiểm soát đối tƣợng sử dụng
- Đối tƣợng bên trong Công ty: Phân quyề sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm, phải có mật khẩu riêng và hạ n ch ế truy cập những phần hành không liên quan tới nhiệm vụ công viêc.
- Đối tƣợng bên ngoài Công ty: Thiết lập mật khẩu để họ không truy cập trái phép vào hệ thống Công ty.
Kiểm soát dữ liệu
- Nhập liệu càng sớm càng tốt
- Thực hiện sao lưu đề phòng bất trắc
- Thƣ ng xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống máy móc, thiết bị.
Kiểm soát ứng dụng:
Kiểm soát dữ liệu
- Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách (kiểm soát biểu mẫu, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ)
- Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.
Kiểm soát quá trình nhập liệu
23
- Kiểm soát quá trình nhập liệu để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin
- Đảm bảo tính chính xác của thông tin khách hàng và các số liệu liên quan.
- Kiểm soát chứng từ sổ sách
- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ: lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng,….
- Các hóa đơn bán hàng phải đƣợc lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng. Trước khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiế u xu ất kho, vận đơn.
- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu đƣợc.
Ủy quyền và xét duyệt
Phê duyệt đúng đắn các nghiệp vụ, các cam kết về ngày giao, lƣợng hàng bán ra, các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng nhƣ lệnh bán hàng hay các đề nghị xóa sổ nợ không thể thu hồi… Cần đượ người có thẩm quyền xét duyệt. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách.
c. Kiểm tra độc lập việc thự c hiện
Ở thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra để mang tính khách quan, người thực hiện và người kiểm tra khác nhau sẽ dễ dàng phát hiện ra sai sót hoặc ian l ậ n.
1.2.5.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể
a. Kiểm soát quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
Trong đơn vị để dễ kiểm soát, nên thiết kế, thống nhất và có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng, đơn vị cũng linh hoạt chấp nhận những đơn đặt hàng do khách hàng tự soạn, đơn đặt hàng phải được người có thẩm quyền của đơn vị xét duyệt. Do đây là khâu đầu tiên trong chu trình nên những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hưởng đến các bước còn lại của chu trình, nên các thủ tục kiểm soát phổ biến khác cần thực hiện là:
24
- Xác minh người mua hàng: Ngoài các khách hàng quen thuộc thì khi nhận đƣợc một đơn đặt hàng mới, cần xác minh thông tin chính xác của khách hàng, đánh giá uy tín khách hàng thông qua duyệt hạn mức, phân tích tuổi nợ, đối chiếu đối với các khách hàng bán lần đầu đảm bảo hàng hóa đƣợc giao nhận và thanh toán cho khách hàng đủ tƣ cách và có thực.
- Đối chiếu đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị:
Nếu có khác biệt phải liên hệ ngay với khách hàng, yêu cầu khách hàng gửi lại đơn đặt hàng mới hoặc có công văn xác minh. Những sai sót ở khâu này có thể sẽ dẫn đến những tranh chấp không đáng có về sau đồng thời đảm b ảo tính pháp lý đối với các giao dịch với khách hàng.
- Xác nhận khả năng cung ứng: Cần xem lƣợng àng tồn kho có đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không? Bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có đƣợc thông tin v ề số lƣợng tồn kho. Nếu không đủ hàng hoá, cần đề nghị mua hàng hoặc sản xuất b ổ sung.
- Lập lệnh bán hàng: C ầ n có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa đơn đặt hàng và l ệnh bán hàng. Nếu sử dụng phần mềm cần đƣợc thiết kế để các thông tin trên đơn đặt hàng đƣợc tự động chuyển vào lệnh bán hàng.
Điều này góp phầ n h ạ n chế sai sót so với việc lập lệnh bán hàng thủ công. Một thủ tục kiểm soát khác c ầ n thực hiện đó là phải gửi mọi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu.
- Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng. Việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình bán hàng – thu tiền. Bộ phận xét duyệt hạn mức bán phải độc lập với nhân viên/bộ phận bán hàng. Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng.
b. Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn
Căn cứ lệnh bán hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho đã đƣợc phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng để gửi đi, đồng thời lưu trữ một bản, chứng từ
25
này phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng đảm bảo giao hàng đúng chủng loại, quy cách, số lƣợng và thời gian cho khách hàng.
Cuối ngày, bộ phận lập hóa đơn sẽ nhận: chứng từ vận chuyển đã đƣợc khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng đã đƣợc đối chiếu với chứng từ vận chuyển và hợp đồng giao hàng (nếu có) từ bộ phận điều vận sẽ tiến hành lập hóa đơn. Mục đích lập húa đơn là để tuõn thủ quy định của phỏp luật, giỳp đơn vị theo dừi, ghi chộp nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quan trọng nhất là để yêu cầu khách hàng thanh toán. Thông thường, khách hàng chỉ thanh toán khi nhận được hóa đơn, vì vậy nếu đã bán hàng nhƣng quên lập hóa đơn hoặc lập không đúng sẽ dẫn đến chậm trễ trong việc nhận đƣợc tiền hoặc thất thoát tài sản.
c. Những thủ tục kiểm soát chu trình thu tiề
Khi bán hàng thu tiền mặt, số lượng ti ền mặt sẽ phát sinh thường xuyên và lớn, nên thủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền cho khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền này được ghi nhận vào sổ sách. Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm soát có thể áp dụng là:
- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng.
- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng nhƣ khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn, biên lai thu tiền.
- Nên sử dụ g máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn tại các điểm bán hàng.
- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng hợp tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn.
- Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên sổ cái.
- Cuối cùng, định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhƣng không ghi vào sổ.
26
Đối với phương thức bán chịu:
- Ban hành chính sách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi: Tiêu chuẩn, thẩm quyền cho phép,… Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Việc kiểm soát nên tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ. Do nợ phải thu phát sinh đồng thời với doanh thu, nên khi bán chịu sẽ có bút toán ghi nhận đồng thời doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
- Định kỳ, cần kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan. Có thể kiểm tra giữa số liệu kế toán và số liệu của các b ộ phận khác nhƣ bộ phận bán hàng, gửi hàng.
- Đối với nợ phải thu khách hàng, đơn vị còn cầ n s ử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, cung cấp dữ liệu về nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho thích hợp.
- Bộ phận theo dừi nợ phải thu ần đối chiếu cụng nợ thường xuyờn với khỏch hàng. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thời những thay đổi về nợ phải thu, kh ắc phục các sai sót và ngăn ngừa gian lận.
- Hàng thỏng, đơn vị cần gửi thụng bỏo nợ cho khỏch hàng, trong đú ghi rừ số dƣ đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền khách hàng sẽ trả và số dƣ cuối kỳ. Để tránh hiện tƣợng ch ạy theo doanh thu, định kỳ đơn vị cần lập báo cáo về số dƣ nợ phải thu khách hà g, số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên, địa điểm bán hàng.
- Định kỳ, bộ phận theo dừi nợ phải thu cần lập bảng phõn tớch số dƣ nợ phải thu theo tuổi nợ. Báo cáo giúp đơn vị phát hiện sớm, ngăn chặn sai phạm cũng nhƣ điều chỉnh kịp thời chính sách bán chịu cho phù hợp.
27