CHI TIẾT CHẤM CÔNG
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GểP PHẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
3.2 Đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành
Cùng với những ƣu điểm và hạn chế đã đƣợc phân tích trên cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấ n Thành còn có một số mặt thiếu sót nhất định. Với hy vọng chu trình bán hàng – thu tiền hoàn thiện và hiệu quả hơn, bản thân tôi xin đề xuất một số biện pháp c ả i hiện sau đây:
a. Môi trường kiểm soát
- Công ty nên ban hành và phổ biế n các quyết định về các tiêu chí khen thưởng và kỷ luật bằng văn bản cụ thể để từ đó việc khen thưởng và kỷ luật thuyết phục hơn.
- Bắt buộc cam kết và th ự c iện nghiêm túc việc chấm công bằng máy giúp giảm khối lƣợng công việc cho k ế toán đồng thời Giám đốc Công ty có thể căn cứ xem xét cuối tháng nên thưởng cho nhân viên nào đi làm đúng giờ, nhân viên tan ca trễ hay không? Lý do vì sao?
- Thực hiệ ký kết hợp đồng lao đồng khi tuyển dụng để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho cả hai bên.
- Công ty nên giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán bán hàng bằng các cách khác nhau: tuyển dụng thêm nhân sự để việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm có hiệu quả hơn, xây dựng lại chính sách lương phù hợp với khối lượng và thời gian làm việc của nhân viên….
- Xây dựng chính sách tuyển dụng mới đối với bộ phận kế toán. Cụ thể nên yêu cầu trình độ từ Đại học trở lên thay vì trình độ Trung cấp, Cao đẳng hiện tại.
84
b. Đánh giá rủi ro
Sử dụng các biện pháp phòng chống bão, lũ kịp thời (kê hàng hóa tại từng 1 lên cao tránh ngập lụt, di dời hàng hóa khu vực tầng 2 tránh các vị trí có biểu hiện xóc nước….) trên tinh thần chủ động phòng tránh.
c. Hoạt động kiểm soát
Dưới đây là đề xuất về chu trình bán hàng và thu tiền mà tôi xây dựng dựa trên đặc điểm của Công ty và kiến thức mà bản thân đƣợc truyền đạt trên ghế nhà trường.
85
Giám đốc
Bộ phận xét duyệt tín dụng
Kế toán trưởng
Xác
Kiểm tra
Kế toán minh KH không
tín dụng
bán hàng KH
ĐĐH
Nhân viên
Bắt đầu
Tiếp cận
kinh KH, lên
ĐĐH
doanh
Kho
- Xõy dựng và ban hành chớnh sỏch xột duyệt bỏn chịu rừ ràng về hạn mức bỏn chịu và thời hạn thanh toán đối với các kênh bán hàng. Làm căn cứ cho bộ phận xét duyệt chủ động trong việc xét duyệt và giải thích các đơn hàng bị từ chối với khách hàng. Đồng thời Giám đốc Công ty có thể dễ dàng kiểm soát danh sách các khách hàng thường xuyên quá hạn để có biện pháp xử lý kịp thời & xử lý nghiêm các trường hợp nhân viên xét duyệt làm sai quy định.
- Tuyển dụng và đào tạo bộ phận xét duyệt tín dụng riêng biệt. Từ đó giảm áp lực công việc cho bộ phận kế toán – bán hàng đồng thời giúp cho việc xét duyệt tín dụng đƣợc chính xác và hạn chế rủi ro nợ phải thu khó đòi nhiề u nhất có thể. Phòng
tránh trường hợp kế toán bán hàng xét duyệt cho khách hàng không đủ khả năng thanh toán do nhận lợi ích riêng từ khách hàng. Đồng th ời, khi tách biệt đƣợc bộ phận xét duyệt với bộ phận kế toán bán hàng nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng đƣợc áp dụng hữu hiệu hơn.
- Với khối lượng đơn hàng lớn và thường xuyên, sau khi ban hành chính sách xét duyệt, Giám đốc Công ty nên ủy quyền xét duyệt cho bộ phận kế toán bán hàng và bộ phận xét duyệt tín dụng.
Khi vƣợt quá h n mứ c tín dụng kế toán bán hàng đƣợc phép phê duyệt 3.000.000 đồng, k ế toán bán hàng cần lập tờ trình thành 2 liên, trình cho bộ phận xét duyệt tín dụng.
Nếu bộ phận xét duyệt tín dụng đồng ý, ký xác nhận vào tờ trình chuyển cho kế toán tiếp tục xử lý đơn hàng. Nếu vƣợt mức quy định 15.000.000 đồng, bộ phận tín dụng sẽ trình tờ trình lên Giám đốc Công ty. Nếu tờ trình đƣợc xét duyệt đồng ý, kế toán bán hàng tiếp tục xử lý đơn hàng. Nếu không đồng ý, kế toán bán hàng sẽ từ chối đơn hàng khác hàng thông qua nhân viên kinh doanh.
87