CHI TIẾT CHẤM CÔNG
Biểu 3.2 Mẫu Đơn đặt hàng
NPP TẤN THÀNH
Trụ sở chính: 379 Phạm Văn Đồng, Phú Vang, TT Huế VP kho: Tỉnh lộ 10 nối dài, Phú Mỹ, Phú Vang, TT Huế
SĐT: 0234 3679999 *DĐ: 0905 006 399 - 0905 006 399
ĐƠN ĐẶT HÀNG (Kiêm phiếu xuất k o …..)
Ngày tháng ăm 2021
Chuyên phân phối: Sữa Nutifood, Yến Việt, Smart life, DKSH, Bibica, Dầu ăn con két, Đường biên Hòa, Cà phê Classic, Satori
Tên Khách hàng:………..
Địa chỉ: ………....
Số ĐT ………. ………
STT Sản phẩm
1 2 3 4 5 6 7 8
Tổng tiền thanh toán Viết bằng chữ:
Khách hàng NVBH Thủ kho NVGH Kế toán
89
- Hóa đơn GTGT nên đƣợc lập và gửi qua Mail ngay sau khi hàng hóa đã đƣợc giao cho khách hàng và đƣợc khách hàng xác nhận trên phiếu xuất kho tránh tình trạng khách hàng từ chối nhận hàng, dẫn tới phải hủy hóa đơn khi xuất trước.
- Tách biệt chức năng bán hàng – thu tiền – thủ quỹ giúp hạn chế việc kế toán bán hàng chiếm đoạt số tiền thu đƣợc và xóa phiếu bán hàng trong ngày hơn nữa Công ty nên bổ sung thêm nhân sự thu tiền độc lập với thủ quỹ vì nếu một cá nhân đảm nhận hai chức năng này thì khả năng xảy ra gian lận rất cao.
- Yêu cầu bộ phận giao hàng ký vào tất cả các chứng từ có phát sinh liên quan tới bộ phận tránh trường hợp hàng hóa xuất kho không có ch ứ ng từ đảm bảo trách của bộ phận giao hàng đối với số lƣợng hàng hóa đã xuấ ra.
- Chứng từ: phiếu xuất kho, phiếu tổng hợp bán àng và báo cáo giao hàng nên được đóng dấu mọc “Đã xuất kho” hạn chế trường hợp một đơn hàng nhưng xuất hai lần.
- Phiếu thu phải đƣợc lập thành 3 liên và chỉ có giá trị khi có chữ ký đầy đủ của thủ quỹ, người thu và người n ộp tiền đồng thời đóng dấu mọc “ Đã thu tiền”
khi thực hiện xong giao dịch. Kế toán sử dụng liên 2 vào phiếu thu trên hệ thống Misa, Thủ quỹ giữ liên 1 để ghi sổ qu ỹ, liên còn lại giao cho khách hàng. Cuối ngày tất cả các phiếu thu gốc ph ải được lưu theo cuốn tại bộ phận kế toán.
- Lập khoản d ự phòng phải thu khó đòi hàng năm tránh trường hợp mất kiểm soát đối với các khoản nợ xấu không thể thu hồi.
- Đồng bộ hóa toàn bộ mã khách hàng theo khuôn mẫu chung, thuận tiện trong việc theo dừi và kiểm soỏt cụng nợ khỏch hàng.
- Xây dựng chính sách và quy trình xóa sổ các khỏan nợ không thể thu hồi một cách chi tiết và cụ thể tránh việc chiếm đoạt tiền hàng, cho khách hàng vào danh sách nợ xấu và tự ý xóa sổ nợ.
- Xây dựng khả năng giám sát chéo giữa bộ phận kế toán hàng – bộ phận giao hàng – bộ phận kho.
90
Ví dụ:
- Bộ phận kế toán bán hàng – Bộ phận kho: Thực hiện đối chiếu độc lập số liệu tồn kho hàng mỗi ngày thông qua 3 hệ thống chính: Misa – Dms – Thực tế tại kho đảm bảo số liệu kho luôn khớp đúng giữa các hệ thống trên. Khi có chênh lệch, Thủ kho sẽ rà soát lại số lƣợng đơn hàng đã xuất kho thông qua phiếu xuất kho, Kế toán kho kiểm tra lại số lƣợng đơn hàng trên hệ thống Misa có bị bỏ ghi hay xóa sổ hay không?
d. Thông tin và truyền thông
- Xây dựng bộ phận quản lý thị trường để có thể nắm bắ t thông tin bên ngoài một cách nhanh chóng và chính xác hơn: Nắm bắt các chi n lƣợc kinh doanh của đối thủ cạnh tranh, giá cá, khảo sát nhu cầu khách àng, x ử lý trực tiếp các vướng mắc khách hàng vấp phải……
- Công ty nên xây dựng các kênh truyền thông (website, facebook,….) để quảng bá hình ảnh đơn vị từ đó khách hàn g bi ết tới doanh nghiệp nhiều hơn.
- Ngoài Zalo, Công ty nên xây dựng và thiết kế ứng dụng quản lý nhà phân phối từ xa. Tạo điều kiện thu ậ n lợi cho khách hàng đặt hàng và Giám đốc có thể nắm bắt thông tin các đơn hàng găp vấn đề một cách tổng quát bất cứ lúc nào thay vì đợi báo cáo nhân viên giao hàng vào cuối ngày.
e. Giám sát
Hằng năm, Công ty nên thuê bộ phận kiểm toán độc lập, kiểm tra và đánh giá lại Hệ thống KSNB giúp phát hiện ra những rủi ro, những yếu kém trong khâu vận hành để từ đó xây dựng đƣợc hệ thống KSNB vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí, vừa mang lại đƣợc độ hiệu quả tối ƣu nhất, hệ thống phù hợp nhƣng phải đầy đủ các chức năng.
91