CHI TIẾT CHẤM CÔNG
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GểP PHẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
3.1 Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH TM & DV Tấn Thành
3.1.1 Ưu điểm
a. Môi trường kiểm soát
Cụng ty đó xõy dựng được mụi trường ở đú cú sự giao ti ế p rừ ràng giữa cỏc nhân viên và Giám đốc, giữa các đồng nghiệp và phòng ban v ới nhau. Một môi trường mà nhân viên có thể tự tin trình bày quan điểm cá nhân, trao đổi thông tin một cách chính xác và đặc biệt biết cách lắng nghe và rút ra bài học cho bản thân.
Công tác nhân sự luôn được Công ty chú trọng thể hiện qua việc thường xuyên quan tâm và động viên nhân viên qua các hoạt động: thăm hỏi khi nhân viên và người nhà đau ốm, tổ chức sinh nhật ho ác nhân viên trong tháng,... Bên cạnh đó, chính sách khen thưởng và k ỷ lu ật được áp dụng đúng lúc giúp tạo động lực làm việc cho đội ngũ nhân viên.
Luôn chào đ ón nhân sự mới, không yêu cầu kinh nghiệm hay quá chú trọng bằng cấp đây là cơ hộ i tốt cho các bạn sinh viên vừa ra trường đồng thời tạo nên một làn gió mới, một môi trường năng động và tràn đầy sức trẻ tại Công ty.
Chính sách tiền lương gồm phần cứng (theo thâm niên và theo quy định của Nhà Nước) và phần mềm được đánh giá theo vị trí công việc đảm nhận thực tế, thái độ làm việc & hoàn thành chỉ tiêu doanh thu đặt ra hàng tháng. Việc đặt ra từng khoản mục rừ ràng giỳp nhõn viờn cú động lực trong quỏ trỡnh làm việc, hoàn thành công việc với thái độ tích cực nhất chứ không phải với phong cách làm việc thờ ơ.
Cơ cấu tổ chức đƣợc triển khai cụ thể, rừ ràng, cú sự phõn cụng trỏch nhiệm giữa các bộ phận một cách chi tiết đặc biệt giữa bộ phận Kế toán – Bán hàng và bộ phận điều vận từ đó hỗ trợ rất lớn cho công tác giám sát, quản lý của Công ty trong
76
quy trình Bán hàng – Thu tiền.
Công ty xây dựng nguồn lực dự phòng đối với các vị trí quan trọng để trường hợp nhân viên đó nghỉ sẽ có người thay thế, không làm ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty. Phòng kế toán bán hàng, chín nhân viên đều là nữ trong đó năm nhân viên đã có gia đình và trong độ tuổi sinh con. Do quy mô nhỏ nên việc tuyển thêm người sẽ làm tăng chi phí quản lý của Công ty, nên để có được nguồn lực dự phòng, Công ty yêu cầu kế toán trưởng đảm nhận được tất cả các nhãn hàng trong Công ty chứ không phải chỉ làm mỗi công việc hiện tại của mình. Như vậy, khi có người nghỉ, kế toán trưởng có thể tạm thời đảm nhận công việc đó trong thời gian tuyển người mới.
Luôn chấp hành và thực hiện tốt nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước.
b. Đánh giá rủi ro
Giỏm đốc Cụng ty thiết lập mục tiờu dài hạn và ngắn hạn rừ ràng đồng thời xỏc định các nhiệm vụ cụ thể cho từng b ộ phận từ đó có thể hoàn thành mục tiêu một cách nhanh chóng nhất có th ể .
Thường xuyên tổ chức các cuộc họp đột xuất và định kỳ để tìm cách ngăn chặn và xử lý những rủi ro đã xảy ra hoặc có khả năng xảy ra. Đặc biệt chu trình bán hàng – thu ti ề n là chu trình chính tại Công ty quyết định đến doanh thu, lợi nhuận của Công ty nên Giám đốc vô cùng chú trọng.
c. Hoạt độ g kiểm soát
Với tầm quan trọng của chu trình Bán hàng – thu tiền, Giám đốc đã thiết lập và vận hành những thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra.
Công ty chuyển từ hình thức lên đơn hàng truyền thống qua hình thức bằng máy thực hiện qua hệ thống quản lý kênh phân phối DMS giúp hạn chế tình trạng đơn ảo, sai thông tin khách hàng, sai đơn giá….đồng thời giảm bớt công việc cho kế toán trong việc xét duyệt đơn hàng.
Sử dụng hệ thống máy chủ và phần mềm kế toán MISA SME.NET giúp hạn 77
chế được việc đánh cắp thông tin và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn hơn.
Việc phân quyền phân hệ sử dụng và khóa sổ theo ngày giúp kiểm soát thong tin và tránh bị xóa các dữ liệu quan trọng.
Các chứng từ phát sinh trong quy trình bán hàng – thu tiền nhƣ phiếu xuất kho, phiếu tổng hợp xuất kho bán hàng, Báo cáo giao hàng theo tuyến, hóa đơn GTGT, phiếu thu,… đều đƣợc ký xác nhận từ kế toán và đánh số thứ tự đƣợc theo dừi và lưu trữ theo liờn tại cỏc bộ phận cú liờn quan.
Công ty có khu vực lưu trữ chứng từ khô ráo, an toàn riêng theo từng tháng và từng nhãn hàng cụ thể giúp dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu ti ề n Công ty xây dựng đƣợc áp dụng tương đối hiệu quả từ đó giúp Công ty hạn chế được một số rủi ro nhất định sau đây:
Tiếp nhận và xử lý ĐĐH
- Hạn chế tiếp nhận những đơn hàng không có khả năng cung ứng tránh thất hứa, tạo hình ảnh xấu trong mắt k ách hàng
- Hạn chế trường hợp g ao hàng không thành công, phát sinh chi phí vận chuyển hàng hóa, đối với khách hàng tránh trường hợp giao hàng chậm trễ khách hàng từ chối nhận hàng hay từ chối đặt hàng cho những lần sau vì không đúng hẹn.
- Trá h xảy ra sai sót về số lƣợng, mẫu mã, thời gian giao hàng khách hàng yêu cầu.
Xuất kho và giao hàng
- Tránh việc tự ý xuất hàng dùng sai mục đích, xuất nhầm số lƣợng, chủng loại gây thất thoát tài sản của Công ty.
- Việc sử dụng hóa đơn điện tử, thuận tiện trong việc gửi và lưu trữ hóa đơn GTGT.
- Đóng dấu đã xuất kho giúp phòng ngừa trường hợp xuất kho hai lần cho một
78
đơn hàng.
Thu tiền và Theo dừi nợ phải thu
- Tại bộ phận thu tiền, hệ thống Camera đƣợc lắp đặt 360 độ và máy đếm tiền giúp kiểm soát người nộp tiền, số tiền thủ quỹ thu hạn chế sai sót và mất mát tài sản.
- Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA và Microsoft Excel 2013 trong việc quản lý cụng nợ đảm bảo việc theo dừi cụng nợ chớnh xỏc nhất cú thể.
- Công ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng, giúp cho việc theo dừi cụng nợ ớt sai sút và nếu cú sai sút sẽ đƣợc điều chỉnh kịp thời.
- Việc xóa sổ các khoản nợ khó đòi phải đƣợc Giám đốc phê duyệt, điều này tránh đƣợc việc nhân viên thu đƣợc nợ nhƣng lại c iếm đoạt khoản đó và đƣa vào nợ xấu rồi tự xóa sổ.
d. Thông tin và truyền thông
Việc công khai và in các đường dây nóng giúp Công ty có thể nhận phản hồi từ khách hàng về dịch vụ g ao àng iện tại (thái độ nhân viên giao hàng, thời gian giao hàng, chất lƣợng hàng hóa…), nhu cầu sản phẩm khách hàng đang tìm kiếm, ,
… Giúp Công ty có thể phát hiện ra các sai sót trong khâu giao hàng từ đó đề xuất các giải pháp phòng ngừa hạn chế rủi ro nhiều nhất có thể. Thông qua phản hồi của khách hàng, Cô g ty có thể biết khách hàng tiềm năng của mình là ai và những khách hàng này có thể được chuyển đổi thành người ủng hộ. Những khách hàng ủng hộ sẽ giới thiệu các sản phẩm cho với bạn bè và người thân của họ điều này rất quan t ọng t ong việc cải thiện doanh thu và mục tiêu mở rộng thị trường của doanh nghiệp.
e. Giám sát
Việc tổ chức họp thường xuyên và định kỳ hoạt động bán hàng – thu tiền nói riêng và các hoạt động khác của Công ty nói chung giúp Giám đốc Công ty có thể đánh giá hiệu quả hoạt động quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty. Xem xét các
79
biện pháp kiểm soát đang thực hiện có đƣợc thực hiện và đạt đƣợc mục tiêu đề ra hay chƣa?
3.1.2 Hạn chế
Công ty Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Tấn Thành với quy mô hoạt động ngày càng đƣợc mở rộng tuy nhiên những thủ tục kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng, thu tiền nhìn chung vẫn còn một số hạn chế, cụ thể nhƣ sau:
a. Môi trường kiểm soát
Hình thức khen thưởng và kỷ luật chỉ được thể hiện theo quy định chung mang tính tổng thể, cần có các văn bản chi tiết và cụ thể hơn về quy ch ế khen thưởng hay xử phạt chứ không phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của Giám đốc.
Chƣa triệt để trong khâu quản lý và áp dụ g ệ thống máy chấm công phát sinh thêm công việc không cần thiết cho kế toán trưởng. Đồng thời, Giám đốc không thể kiểm soát chính xác thời gian nhân viên đi làm và tan ca tại Công ty một cách chính xác.
Nhân viên không ký kế t ợp đồng lao động và khối lƣợng công việc quá lớn tuy nhiên mức lương và thưởng còn thấp so thì việc đơn phương chấm dứt hợp đồng có thể xảy ra bất c ứ lúc nào dẫn tới tình trạng công việc không đƣợc bàn giao, công nợ khách hàng không đƣợc xác nhận, thiếu nhân sự cho nhãn hàng đó…
b. Đá h iá rủi ro
Khí hậu ngày càng khắc nghiệt mưa bão, lũ lụt thường xuyên. Tháng 11 vừa qua do chưa chuẩn bị phương án đối phó kịp thời, Công ty bị thất thoát tài sản khá lớn do sốc nước mái tôn chảy ngược vào kho tầng 2, nước dâng cao ngập kho hàng tầng 1. Đặc biệt Công ty nằm ở vị trí thấp trũng và dễ ngập lụt trong thành phố Huế nên trong thời điểm hàng hóa cần tiêu thụ mạnh, khan hiếm thì Công ty không thể giao hàng đƣợc mặc dù lƣợng tồn kho luôn đảm bảo cung cấp dẫn tới khách hàng sẽ chọn nhà cung cấp khác để kịp có nguồn hàng bán. Công ty vừa bị giảm doanh thu, vừa bị mất khách hàng trong thời gian này.
80
c. Hoạt động kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát mà Công ty đƣa ra đều hữu hiệu, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục:
- Giai đoạn tiếp nhận và xử lý ĐĐH:
+ Hiện tại bộ phận kế toán bán hàng trực tiếp xét duyệt tín dụng, chƣa có bộ phận độc lập xét duyệt và chính sách cũng nhƣ hạn mức cụ thể quy định mức xét duyệt bán chịu cho khách hàng. Xét về với khối lƣợng đơn hàng, một ngày kế toán xử lý gần 100 đơn hàng nếu không có hạn mức tín dụng cụ thể thì việc xét duyệt chủ quan từ kế toán có thể dẫn tới xét duyệt đơn hàng cho khách hàng không có khả năng chi trả. Hiện nay, tại Công ty chƣa có tình trạng nhân viên kế toán liên kết với khách hàng xét duyệt vượt tín dụng để hưởng hoa ồng từ khách hàng nhưng Công ty cũng nên có biện pháp phòng tránh rủi ro này.
+ Các ĐĐH là do nhân viên gửi về hay khách hàng liên lạc qua Zalo, đường dây nóng không bắt buộc theo mẫu nhất định, không đƣợc đánh số thứ tự dẫn tới không có chứng từ lưu trữ để đối chiếu và kiểm tra khi có các sự cố phát sinh.
+ Bộ phận kế toán bán hàng vừa xử lý đơn hàng, xét duyệt tín dụng, lập phiếu xuất kho đồng thời là người trực tiếp xử lý các vấn đề trực tiếp với khách hàng khi phát sinh dẫn tới áp lực công việc rất lớn khả năng gian lận, sai sót rất cao.
- Giai đoạn xuất kho và giao hàng:
+ Bộ phận giao hàng hiện hay chƣa ký xác nhận vào các chứng từ bán hàng cần thiết, dẫn tới khi hàng hóa trong kho bị xuất dƣ hay xuất thiếu không thể quy t ách nhiệm cho bất cứ cá nhân nào.
+ Bộ phận kho xuất hàng còn tồn tại tình trạng thừa hàng, thiếu hàng, sai chủng loại dẫn tới giao cho khách hàng không đúng yêu cầu cũng nhƣ kho mất khả năng kiểm soát hàng hóa.
+ Hóa đơn GTGT đƣợc lập ngay khi lập phiếu xuất kho bán hàng mà chƣa có sự xác nhận trực tiếp từ khách hàng mà chỉ thông qua nhân viên kinh doanh dẫn tới
81
hóa đơn có thể bị hủy vì khách hàng có thể từ chối nhận hàng.
+ Hóa đơn GTGT được lập sau ngày giao hàng dẫn tới kế toán trưởng có thể quên lập hoặc lập trùng vì không có quy định thời gian lập hóa đơn cụ thể.
+ Các chứng từ bán hàng (phiếu xuất kho bán hàng, báo cáo giao hàng…) chỉ đƣợc ký xác nhận từ bộ phận kế toán bán hàng chứ không có xác nhận từ bộ phận cao hơn dẫn tới tình trạng bộ phận bán hàng có thể cấu kết với bộ phận kho xuất hàng không đúng mục đích, để tƣ lợi cá nhân.
- Giai đoạn thu tiền và theo dừi nợ phải thu
+ Công ty chƣa có chính sách khuyến khích khách hàng chuyển khoản mà các khoản thu còn thu bằng tiền mặt, hơn nữa kế toán bán hàng có thể thu tiền khi thủ quỹ vắng mặt là chủ yếu nên việc thất thoát tiền mặt là rất lớn.
+ Phiếu thu chỉ có hai liên: Liên 1: Thủ quỹ, Liên 2: Kế toán bán hàng mà không có liên 3 cho khách hàng dẫn tới thủ quỹ hoặc kế toán có thể thông đồng xé phiếu thu, ghi nhận là khách hàng chƣa thanh toán.
+ Phiếu thu tay khi thu nội bộ Công ty không có ký nhận của thủ quỹ hay mộc đóng dấu đã thu tiền chỉ có chữ ký nhân viên giao hàng dẫn đến việc thủ quỹ có thể gian lận tiền hàng hoặc trong lúc làm việc có thể sai sót dẫn tới tranh chấp không đáng có xảy ra giữa thủ quỹ và giao hàng.
+ Hiện ay, mỗi nhón hàng tại Cụng ty đƣợc theo dừi và lờn đơn hàng hoàn toàn độc lập, mỗi khách hàng của mỗi nhãn hàng sẽ đƣợc ký hiệu tên khác nhau.
Dẫn tới khi lên đơn hàng, công nợ từng nhãn hàng có thể không vƣợt mức tín dụng nhƣng xét về tổng thể thì khách hàng này có thể rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán.Cụ thể công nợ Khách hàng Siêu Thị Gia Lạc
82
Bảng 3.1 Bảng mô tả về mã hóa tên khách hàng
Nhãn hàng Bibica
Yến
SML
Cùng một khách hàng nhƣng có 3 mã nhãn àng, 3 ký hiệu tên và 2 địa chỉ khác nhau dẫn tới khi xét duyệt tín dụng kế toán bán hàng chỉ có thể căn cứ vào nợ phải trả của từng nhãn chứ không có tổng công nợ mà Siêu Thị Gia Lạc đang nợ Công ty. Xét mức tín dụng của từng nhãn hàng, siêu thị Gia Lạc đủ điều kiện đƣợc kế toán bán hàng xét duyệt đơn đặt hàng. Nhƣng xét về tổng công nợ 7.855.000 đồng đã vƣợt mức ủy quyền kế toán xét duyệt tín dụng.
+ Công ty chƣa lập dự phòng phải thu khó đòi dẫn tới Công ty có thể phát sinh chi phí khi khách hàng hay nhân viên kinh doanh trốn nợ.
d. Thông tin và truyền thông
- Cô g ty chƣa có các bộ phận thu thập kênh thông tin bên ngoài về đối thủ cạnh tranh, đối tác hay khảo sát các nhu cầu của khách hàng nên hiện nay số lƣợng khách hàng mới của Công ty còn bị hạn chế so với mục tiêu đã đề ra.
- Hiện tại, nhân viên trong Công ty chỉ trao đổi và truyền đạt thông tin qua zalo cho các hoạt động chính dẫn tới khi có sự cố nhƣ: điện thoại hết pin, văn phòng
Công ty mất điện, lỗi mạng nguồn thông tin bị gián đoạn, gây ảnh hưởng tới hoạt động bán hàng của Công ty.
83
e. Giám sát
Công ty chỉ giám sát thường xuyên thông qua nhận định chủ quan của Giám đốc dựa vào thực trạng tại Công ty mà không có bộ phận độc lập khác tham gia giám sát.
3.2 Đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu