CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Ở CÔNG TY TNHH MTV ĐểNG TÀU NHA TRANG
2.1 Đặc điểm chung của Công ty TNHH MTV Đóng tàu Nha Trang
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất tại công ty
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý
Tổ chức quản lý là sự điều hành có kế hoạch những mối quan hệ qua lại giữa chủ thể và đối tuợng quản lý nhằm phát huy đầy đủ sức mạnh tổng hợp của hệ thống sản xuất kinh doanh.
Mục đích của hệ thống quản lý trong đơn vị nhằm tăng sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời không ngừng nâng cao điều kiện lao động và đời sống cho công nhân viên trong công ty.
Khi quy mô công ty mở rộng, trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng cao thì vai trò của công tác tổ chức quản lý càng quan trọng.
Trên thực tế không hề tồn tại một mô hình tổ chức bộ máy quản lý chung
35
nào có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp Nhà nước. Mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc trưng ngành nghề, đặc điểm sản phẩm sản xuất, những đòi hỏi về yêu cầu quản lý của đơn vị mình để xây dựng một mô hình tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp nhất, đem lại hiệu quả công việc cao nhất. Mô hình tổ chức bộ máy của mỗi công ty cũng được coi là đặc trưng của công ty đó. Công ty TNHH MTV Đóng Tàu Nha Trang đã xây dựng một bộ máy quản lý đồng nhất, chặt chẽ theo mô hình trực tuyến chức năng nghĩa là các phòng ban tham mưu cho Giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ được phân công giúp cho Giám đốc có quyết định đúng đắn.
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được khái quát theo sơ đồ.
(Xem sơ đồ 2.1)
Cơ chế quản lý của công ty được thực hiện dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, những người thừa hành nhận chỉ thị và thi hành mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp, người phụ trách sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn vào kết quả công việc của những người dưới quyền mình. Các phòng ban trong công ty có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng vẫn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau về nghiệp vụ. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong bộ máy của công ty là: Lãnh đạo công ty hiện nay là Giám đốc Lê Quang Lâm, ông có nhiệm vụ điều hành quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người ra quyết định cuối cùng và là người đại diện cho công ty chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo đến các phòng ban (hiện nay công ty có 9 phòng ban). Mỗi phòng ban gồm có 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng và các nhân viên.
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
a- Giám đốc.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật, hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng Công ty Công nghiệp Tàu thủy Việt Nam và tập thể cán bộ công nhân
36
viên của công ty về toàn bộ các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo công ty ngày càng phát triển bền vững, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện và nâng cao.
Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các mặt sau đây:
- Công tác tổ chức: Trực tiếp chỉ đạo công tác cán bộ và tổ chức bộ máy của công ty.
- Công tác tài chính kế toán: Trực tiếp chỉ đạo toàn bộ hoạt động của phòng tài chính kế toán bao gồm khâu tài chính kế toán và thống kê.
- Công tác kinh doanh: Chỉ đạo công tác liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với các thành phần kinh tế trong và ngoài nước, phương hướng phát triển công ty trong tương lai.
b- Phòng Tổ chức lao động- Tiền lương.
- Làm tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, tổ chức bộ máy sản xuất, đào tạo cán bộ, công nhân, thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động, công tác lao động tiền lương, công tác thi đua, bảo vệ.
- Làm công tác tổ chức cán bộ, nhân sự và bộ máy sản xuất toàn công ty.
- Xõy dựng nội quy, quy chế chung của toàn cụng ty và theo dừi việc thực hiện.
- Thực hiện công tác quản lý và thống kê lao động, thường xuyên kiểm tra nhắc nhở tình trạng vi phạm kỉ luật lao động.
- Thực hiện các chế độ chính sách với người lao động.
- Trưởng phòng được Giám đốc ủy quyền kí các giấy tờ công tác, giấy nghỉ phép, xác nhận giấy tờ thuộc lĩnh vực nội chính cho công nhân viên. Có quyền kiểm tra các đơn vị về các mặt như: Tuyển dụng lao động, thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, đồng thời có quyền đề nghị khen thưởng đối với cá nhân, đơn vị có thành tích thi đua trong lao động
37
GIÁM ĐỐC
Phòng HCQT
Phòng Động Lực
Phòng TCKT Phòng
VT-TB
Phòng ATLĐ Phòng
KD Phòng
Vỏ Tàu Phòng
KCS Phòng
TCLĐ-TL
Tổ Vỏ 1
Tổ Đ Đ 1 Tổ
TT 1 PX Vỏ 1
Tổ Vỏ 2
Tổ Vỏ 3
Tổ Vỏ 4
Tổ Vỏ 6
Tổ Vỏ 5
Tổ Vỏ 7
Tổ Vỏ 9
Tổ Vỏ 11 PX Vỏ 2
Tổ TT 2
Tổ K K Tổ VS CN
Tổ Cơ
PX TT-KK PX Đấu Đà
Tổ Máy
Tổ ĐT Tổ
SC PX Cơ, Máy Điện
Tổ Đ Đ 2
Tổ Đ Đ 3
Tổ Đ Đ 4 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH MTV Đóng Tàu Nha Trang
38
sản xuất và kỷ luật đối với các trường hợp vi phạm quy chế công ty và pháp luật.
c- Phòng Tài chính kế toán.
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý và sử dụng vốn cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trên cơ sở chấp hành đầy đủ các chế độ pháp lệnh kế toán thống kê. Đồng thời thực hiện tốt các chế độ hạch toán kế toán của công ty.
- Đáp ứng kịp thời vốn cho sản xuất, quản lý và sử dụng vốn chặt chẽ, có hiệu quả, đồng thời quản lý chế độ thanh toán, thường xuyên đối chiếu giải quyết công nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn và chiếm dụng vốn.
- Phân tích hoạt động kinh tế đảm bảo các chế độ quyết toán tài chính và tín dụng với cơ quan cấp trên theo quy định. Mặt khác, là hội đồng thường trực kiểm kê tài sản của công ty.
- Có quyền kiểm tra việc chấp hành các chế độ quản lý tài chính, tình hình sử dụng vật tư thiết bị ở các đơn vị, bộ phận trong công ty. Có quyền kiểm tra, đề xuất các biện pháp ngăn chặn việc sử dụng vốn, xuất nhập vật tư không đúng thủ tục quy định hoặc sai nguyên tắc.
d- Phòng Kinh doanh.
- Tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác kế hoạch kinh doanh và cung ứng, quản lý vật tư, tiếp thị và tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm.
- Nghiên cứu và xây dựng các loại kế hoạch sản suất kinh doanh.
- Nghiên cứu xác định thị trường, tính toán cân đối chức năng của công ty, tìm kiếm sản phẩm, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh, tìm kiếm khách hàng để tiêu thụ sản phẩm.
- Đại diện cho công ty giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế cho đến khi bàn giao sản phẩm hoặc thanh lý hợp đồng.
- Có quyền kiểm tra việc sử dụng vật tư thiết bị để tham mưu cho Giám
39
đốc, nếu có điều không hợp lý có thể ngừng cấp phát vật tư.
- Có quyền đề nghị Giám đốc khen thưởng hay kỷ luật đối với cá nhân hoặc đơn vị trong quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất và quản lý sử dụng vật tư.
e- Phòng Hành chính quản trị.
- Ban hành các văn bản hành chính theo lệnh của Giám đốc và thẩm quyền của phòng.
- Phân loại công văn đến, giấy tờ hành chính để Giám đốc xử lý.
- Đại diện cho công ty theo ủy quyền của Giám đốc tham gia các quan hệ pháp luật dân sự, thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý khi tham gia các quan hệ pháp luật.
- Giúp Giám đốc trong các quan hệ thăm hỏi, chúc mừng, chia buồn và tổ chức các cuộc họp, hội nghị.
- Làm thủ tục, hộ chiếu cho công nhân viên đi công tác, làm việc ở nước ngoài.
- Tiếp nhận các loại tài liệu, in ấn các tài liệu, biểu mẫu, giấy tờ nghiệp vụ cung cấp cho các phòng ban chức năng.
- Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ công nhân viên của công ty.
- Quản lý, sử dụng con dấu của công ty và các đoàn thể, đảm bảo bí mật, an toàn theo những quy định của Nhà nước.
- Đón tiếp khách đến làm việc với công ty, chuẩn bị địa điểm và các yêu cầu vật chất để lãnh đạo công ty tiếp khách.
- Đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ thông tin liên lạc của hệ thống tổng đài điện thoại của công ty, phục vụ kịp thời các yêu cầu sản xuất kinh doanh và Giám đốc đề ra.
- Quản lý điều hành xe con, xe ca phục vụ Giám đốc, ban lãnh đạo công
40
ty, các phòng ban chức năng đi công tác và các yêu cầu khác theo lệnh của Giám đốc.
- Trưởng phòng được Giám đốc ủy quyền ký các giấy tờ như: Giấy đi công tác, giấy giới thiệu liên quan các vấn đến hành chính quản trị và trật tự an ninh.
f- Phòng Kiểm định chất lượng (KCS).
Tham mưu cho Giám đốc trong những mặt công tác như sau:
- Công tác nghiệm thu chất lượng sản phẩm như là kiểm tra về chất lượng đóng mới, sửa chữa, hoàn cải tàu và dự án.
- Công tác kiểm tra và nghiệm thu chất lượng vật tư, trang bị máy móc nhập về công ty.
- Công tác quản lý các quá trình, quy phạm kỹ thuật trong lĩnh vực tàu thủy.
- Xây dựng, duy trì và không ngừng cải thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000.
- Công tác quản lý chứng nhận thợ hàn, thi chứng chỉ thợ hàn và các loại thợ theo yêu cầu của cơ quan kiểm tra.
- Quan hệ với các chủ tàu, đăng kiểm trong lĩnh vực quản lý chất lượng sản phẩm.
g- Phòng Vỏ tàu.
- Làm tham mưu cho Giám đốc công ty về lĩnh vực: Tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất trên phạm vi toàn công ty, công tác quản lý định mức kinh tế kỹ thuật, xây dựng phương án kỹ thuật, giám sát và chỉ đạo kỹ thuật thi công, quản lý công tác khoa học kỹ thuật.
- Tham mưu trong công việc tổ chức thi công sản xuất như: Phương thức thi công, chủ nhiệm công trình, khoán gọn, thuê ngoài, trực tiếp tham mưu cho Giám đốc công ty trong việc ký các hợp đồng khoán hoặc thuê ngoài,
41
việc mua vật tư, trang thiết bị máy móc đảm bảo sản xuất kinh doanh.
- Tham gia công tác đào tạo công nhân kỹ thuật, thi thợ giỏi, thi nâng bậc của công nhân trong công ty.
Tuy nhiên, phòng vỏ tàu sẽ chuyên sâu vào các lĩnh vực về vỏ tàu.
h- Phòng Động lực.
- Làm tham mưu cho giám đốc công ty về lĩnh vực tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất trên phạm vi toàn công ty, công tác quản lý định mức kinh tế kỹ thuật, xây dựng phương án kỹ thuật giám sát và chỉ đạo thi công quản lý công tác khoa học kỹ thuật.
- Tổ chức bố trí mặt bằng sản xuất, bố trí điều động thiết bị máy móc hợp lý để đảm bảo năng suất và hiệu quả công việc.
- Xõy dựng cỏc biện phỏp kỹ thuật thi cụng và trực tiếp theo dừi, chỉ đạo kỹ thuật thi công các sản phẩm mà phòng giao cho các đơn vị sản xuất.
- Thường xuyên nghiên cứu các biện pháp cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất, sử dụng hợp lý thiết bị, tiết kiệm vật tư, cải thiện điều kiện lao động.
- Có quyền đề nghị giám đốc xem xét khen thưởng đột xuất cho những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong việc nâng cao năng suất lao động bằng các sáng kiến, cải thiện kỹ thuật mà không đợi Hội đồng khoa học kỹ thuật xét duyệt.
i- Phòng Vật tư thiết bị.
- Làm tham mưu cho Giám đốc và lãnh đạo công ty về các lĩnh vực cung ứng, quản lý cấp phát vật tư, trang thiết bị máy móc.
- Cấp phỏt vật tư theo định mức, theo dừi thừa thiếu, thường xuyờn giỏm sát việc sử dụng ở các đơn vị, ngăn chặn kịp thời những hành vi lãng phí có thể xảy ra trong sản xuất, thống kê nhanh chóng, kịp thời các loại vật tư đã xuất cho từng sản phẩm, tổ chức quyết toán vật tư của từng sản phẩm phục vụ cho việc hạch toán giá thành, làm báo biểu kịp thời, đảm bảo nhanh chóng,
42
chính xác.
j- Phòng An toàn lao động.
Tham mưu cho Giám đốc trong công tác an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, quản lý máy móc thiết bị, điều tra chất lượng sản phẩm.
2.1.3.2. Tổ chức sản xuất kinh doanh