Biểu 3: Danh mục vật tư hàng hóa
2.3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST
Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị. Hiện nay công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng.
2.3.1 Tài khoản kế toán sử dụng.
Mọi sự biến động về NVL đều được theo dừi trờn tài khoản 152 – Nguyờn vật liệu. Căn cứ vào tình hình sử dụng và quản lý NVL, tài khoản này được công ty mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau :
TK 152.1: Nguyên, vật liệu chính ; TK152.2: Nguyên, vật liệu phụ ; TK 152.3: Nhiên liệu ;
TK 152.6: Phế liệu.
Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như : TK331, TK133, TK111, TK112, TK141, TK621, TK627…
Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập
(Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Nhập dữ liệu vào máy
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Sổ chi tiết vật tư
Thẻ kho
2.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu nhập kho.
Việc thu mua NVL nhập kho do phòng kinh doanh đảm nhận. Căn cứ vào nhu cầu thực tế và loại NVL, cán bộ phòng kinh doanh sẽ tiến hành mua trực tiếp hoặc ký hợp đồng với các nhà cung cấp.
Khi NVL mua về đến công ty, bộ phận KCS (kiểm tra chất lượng) tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách sản phẩm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng như yêu cầu trong đơn đặt hàng hoặc trong hóa đơn GTGT. Các bên tham gia kiểm nhận vật tư lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa” để làm căn cứ nhập kho. Vật tư sau khi được kiểm định thì phải được tiến hành nhập kho nguyên, vật liệu.
Căn cứ vào “hóa đơn GTGT” do cán bộ thu mua mang về công ty và biên bản kiểm nghiệm nhập kho của hàng mua, phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn và viết “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên bằng giấy than, có chữ ký của người giao hàng và cán bộ phòng kinh doanh. Sau đó vật tư được chuyển vào kho, thủ kho nhận hàng và ký vào cả 4 liên của phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ ký thì được lưu giữ ở các bộ phận khác nhau.
Định kỳ, thủ kho chuyển Phiếu nhập kho về cho kế toán để kế toán làm căn cứ nhập dữ liệu vào máy tính.
Tùy thuộc vào từng nguồn cung cấp NVL và hình thức thanh toán, kế toán tổng hợp nhập kho NVL được thực hiện theo các cách khác nhau.
* Trường hợp NVL mua ngoài nhập kho chưa thanh toán cho người bán:
Phần lớn NVL ở công ty được nhập kho là do mua ngoài, thông thường khi mua NVL về nhập kho có hóa đơn GTGT kèm theo. Công việc kế toán thường hạch toán trong trường hợp hàng và hóa đơn cùng về. Khi NVL đã được nhập kho, kế toán cập nhật dữ liệu về tình hình nhập NVL do mua ngoài dựa trên cơ sở hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho do bộ phận kho, hoặc phòng kinh doanh chuyển đến để định khoản. Nghiệp vụ mua ngoài nhập kho chưa thanh toán cho người bán được định khoản như sau :
Nợ TK 152 (TK152.1, TK 152.2, TK152.3)- Giá chưa có thuế Nợ TK 133 – Thuế GTGT
Có TK 331- Tổng giá thanh toán
Dựa vào phiếu nhập kho và hoá đơn kèm theo kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Sau khi nhập liệu vào máy, chương trình sẽ tự động kết chuyển sang các sổ chi tiết và sổ tổng hợp có liên quan : sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa, sổ chi tiết TK 152, sổ chi tiết TK 331, sổ cái TK 152, sổ cái TK 331, sổ nhật ký chung.
Đối với trường hợp nhập kho cùng lúc nhiều vật tư được viết trên cùng một phiếu nhập kho thì kế toán vào trình tự từng bút toán cho mỗi vật tư rồi máy sẽ tự động tính ra tổng số tiền của tất cả các vật tư trên phiếu nhập đó trên dòng tổng cộng.
Ví dụ : Ngày 04 tháng 12 năm 2008, nhân viên phòng kinh doanh đi mua 17.000 kg nhựa PP760J của Công ty TNHH Huy Hiếu với đơn giá 25.500 đ/kg.
Ngày 04/12/2008, số nguyên vật liệu trên về đến công ty. Các chứng từ thủ tục nhập kho như sau:
Sau khi mua vật tư, đơn vị nhận được hóa đơn GTGT do đơn vị bán giao.
Biểu 7
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 04 tháng 12 năm 2008
Mẫu 01(GTKT – 3LL) PH/2008B
Số 0055015
Đơn vị bán hàng:... Công ty TNHH Huy Hiếu...
Địa chỉ:... Thanh Trì - Hà Nội...
Số tài khoản:...
Điện thoại:... MST: 01 0023321-1 ...
Họ và tên người mua hàng:... Trần Văn Vượng...
Đơn vị:... Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST...
Địa chỉ:... 89- Lương Định Của- Phương Mai- Hà Nội...
Số tài khoản:... 120 10 000 181158...
Hình thức thanh toán:...MST: 01 00816881...
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Nhựa PP760J Kg 17.000 25.500 433.500.000
Cộng tiền hàng: 433.500.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 43.350.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 476.850.000 Số tiền bằng chữ: Bốn trăm bảy mươi sáu triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn/.
Người mua hàng (ký, họ tên)
Người bán hàng (ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu)
Khi vật tư về đến đơn vị, KCS và phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng vật tư mua về theo hóa đơn và lập biên bản kiểm nghiệm nhập kho.
Biểu 8
Công ty CP nhựa Y tế MEDIPLAST Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
89- Lương Định Của- Hà Nội Độc lập- Tự do- Hạnh phúc BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, HÀNG HểA Hôm nay, ngày 04 tháng 12 năm 2008.
Căn cứ hóa đơn GTGT số 0055015 ngày 02 tháng 12 năm 2008 của công ty TNHH Huy Hiếu.
Ban kiểm nghiệm Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST.
Đại diện:
- Ông: Trần Văn Vượng- Phòng kinh doanh.
- Bà : Nguyễn Thị Trang- KCS.
- Bà: Đào Thị Thự – Thủ kho.
Đã kiểm nghiệm các loại:
TT Tên vật tư, hàng hóa Mã Số lượng (kiện)
Quy cách đóng gói
Kết quả kiểm nghiệm
1 Nhựa PP760J 01NPPT51 680 25kg/kiện đủ, đúng
Chúng tôi đã kiểm tra số lượng, chủng loại, quy cách các mặt hàng trên, xác nhận đúng, đủ như trên hóa đơn, đề nghị nhập kho số hàng trên.
Ngày 04 tháng 12 năm 2008 Đại diện KCS
(ký, họ tên)
Thủ kho (ký, họ tên)
Đại diện phòng kinh doanh (ký, họ tên)
Vật tư sau khi kiểm nghiệm được nhập và bảo quản trong kho của đơn vị, phòng kinh doanh viết phiếu nhập kho số 02/12 ngày 04/12/08 cho số hàng nhập theo định khoản sau:.
Nợ TK 152.1 433.500.000
(SCT TK 152.1 – 01NPPT51 433.500.000)
Nợ TK 133 43.350.000
Có TK 331 – Chi tiết mã BA002 476.850.000 Biểu 9
Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội
Mẫu số: 01- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 04 tháng 12 năm2008 Nợ:
Có:
Số : 02/12 - Họ và tên người giao:
- Theo HĐ GTGT số 0055015 ngày 04/12 /2008 của CTy TNHH Huy Hiếu - Nhập tại kho: Cty Địa điểm:
S T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật
Mã số Đơn vị
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
1 Nhựa PP760J 01NPPT51 Kg 17.000 17.000 25.500 433.500.000
Cộng 433.500.000
- Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn trăm ba mươi ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 04 tháng 12 năm2008 Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người giao hàng (ký, họ tên)
Thủ kho (ký, họ tên)
Kế toán trưởng (ký, họ tên) Đến ngày 20/12, Công ty tiến hành thanh toán cho HĐ 0055015 bằng tiền mặt. Căn cứ vào Phiếu chi số 20 ngày 20/12/2008 để trả nợ cho Công ty TNHH Huy Hiếu, HĐ 0055015, Phiếu nhập kho số 02/12 ngày 4/12/2008 máy sẽ tự động kết chuyển vào Sổ chi tiết phải trả người bán( Biểu 10) và Sổ cái phải trả người bán ( Biểu11).
Biểu 10 : SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN