Biểu 21: BÁO CÁO KIỂM KÊ 31/12/
3.1.2Về tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản.
Về cơ bản Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản được quy định trong chế độ ban hành. Ngoài ra, các tài khoản còn được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2, cấp 3 giúp cho việc hạch toán được đễ dàng hơn và thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý.
Tuy nhiên hiện công ty không mở tài khoản dự phòng đầu tư tài chính, dự phòng các khoản phải thu khó đòi và dự phòng các khoản phải trả. Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế như hiện nay, nguy cơ khoản đầu tư tài chính của công ty bị giảm giá là rất có thể. Bên cạnh đó là giá NVL trong thời gian gần đây có những biến động lớn, điều này vừa ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp nhưng cũng có những tác động rất lớn đến khả năng thanh toán của khách hàng.
Việc không trích lập các TK dự phòng sẽ đặt doanh nghiệp trước những thiệt hại có thể xảy ra do những nguyên nhân khách quan và giảm tính chủ động về tài chính trong trường hợp có rủi ro.
Công ty còn sử dụng tài khoản 141 (dùng để phản ánh tình hình thanh toán đối với các nhân viên trong công ty) trong đó chia ra các tiểu khoản rất đặc biệt gồm: TK 141U – Theo dõi tạm ứng.
TK 141T – Theo dõi mua hàng.
Khi tạm ứng tiền cho cán bộ công nhân viên trong công ty đi mua vật tư thì kế toán viết phiếu chi với nội dung: chi tạm ứng đi mua vật tư và hạch toán khoản tạm ứng này vào TK41U – theo dõi tạm ứng, theo bút toán như sau:
Nợ TK141U
Có TK 111 – số tiền chi tạm ứng.
Khi thanh toán, kế toán sẽ viết phiếu thu với nội dung: hoàn tạm ứng theo phiếu chi tất toán cho chi tiết TK 141U, sau đó căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, hóa đơn chứng từ có liên quan, kế toán sẽ viết phiếu chi, chi số tiền hàng thực mua. Sau đó căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT để hạch toán nhập kho vật tư mua về nhập kho theo bút toán:
Nợ TK 152 – giá chưa có thuế GTGT Có TK 141T – theo dõi mua hàng.
Sơ đồ 11: Sơ đồ trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng
Do đó, việc thanh toán phải thông qua nhiều tài khoản trung gian, thủ tục thanh toán phức tạp, không cần thiết nhất là trong điều kiện áp dụng phần mềm máy tính vào công tác kế toán.