Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL thường xuyên biến động, công tác quản lý NVL đã được coi trọng, tuy nhiên trong quản lý và bảo quản không thể tránh khỏi những nhầm lẫn, sai sót như mất mát, nhầm lẫn, thừa, thiếu...với nhiều nguyên nhân khác nhau. Vì vậy công tác kiểm kê NVL hàng năm được thực hiện nghiêm túc để phát hiện những chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Công tác kiểm kê được thực hiện mỗi năm một lần vào ngày 31/12. Trước thời điểm kiểm kê, kế toán vật liệu vào sổ sách tất cả các loại vật liệu mới nhập, mới xuất và đối chiếu nhất trí với thẻ kho. Sau đó tiến hành lập bảng kê vật tư có trong danh mục vật tư của công ty.
Công ty lập ra một hội đồng kiểm kê trong đó có nhân viên của phòng kế toán, phòng tổ chức và các đơn vị có liên quan sẽ tiến hành đối chiếu trực tiếp giữa sổ sách và thực tế, giữa chứng từ và hiện vật, tiến hành cân đong đo đếm số lượng, trọng lượng của từng thứ vật tư và lập báo cáo kiểm kê theo đúng mẫu biểu và thời gian quy định.. Những số liệu thu thập được sẽ là căn cứ để kế toán tiền hành điều chỉnh chênh lệch trên tài khoản và là cơ sở để kế toán lập ‘báo cáo kiểm kê vật tư cuối kỳ’.( Biểu 21)
Việc hạch toán kiểm kê vật tư ở công ty được tiến hành như sau:
* Đối với NVL phát hiện thừa sau kiểm kê :
Khi kiểm kê phát hiện vật liệu thừa, kế toán điều chỉnh tăng giá trị nhập liệu của nó như là một nghiệp vụ nhập kho bình thường. Cụ thể, căn cứ vào ‘Báo cáo kiểm kê’, kế toán vẫn nhập lại vào máy với nội dung nghiệp vụ là : ‘điều chỉnh lại Báo cáo kiểm kê’. Các bước nhập liệu về cơ bản vẫn như nhập kho vật tư, chỉ khác ở nội dung định khoản, như sau:
Nợ TK 152.1 Có TK 3381
Khi tìm ra được nguyên nhân thừa vật tư thì tùy theo từng trường hợp và tùy theo quyết định xử lý của cấp trên kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 3381
Có TK 711, TK 3388...
Ví dụ: Theo số liệu ghi sổ của kế toán, số lượng tồn kho của Túi PE 3ml PHP, mã vật tư 01PEI3PHP tại ngày 31/12/2008 là 8.5 kg, giá trị tồn : 312.970
đồng. Theo số liệu kiểm kê tại ngày 31/12/2008 thì số lượng thực tế tồn kho khi kiểm kê là 10 kg, do đó: giá trị thực tế là: 368.200 đồng. Như vậy trên thực tế túi PE 3ml PHP thừa 1.5 kg so với giá trị ghi sổ, phần vật tư này chưa rõ nguyên nhân thừa, kế toán tiến hành ghi sổ như sau:
Nợ TK 152.1 55.230
Có TK 3381 55.230
* Đối với NVL thiếu sau kiểm kê:
Đối với trường hợp vật tư thiếu, kế toán vẫn dựa vào ‘ Báo cáo kiểm kê’ để tiến hành điều chỉnh giảm vật liệu như một nghiệp vụ xuất kho bình thường. Cụ thể, từ màn hình chức năng kế toán vào phần ‘nhập dữ liệu từ chứng từ gốc và xử lý’ sau đó nhấn F1 để chọn loại chứng từ, chọn ‘ phiếu xuất kho’, tuy nhiên khi khai báo, ở phần loại chứng từ, kế toán không ghi là PXK mà sẽ ghi là BCKK, nội dung là: điều chỉnh báo cáo kiểm kê và nội dung định khoản là:
Nợ TK 1381( nếu chưa rõ nguyên nhân)
Có TK 152.1 ( hoặc TK 152.2, TK 152.3)
Trường hợp hao hụt vật tư trong định mức, thì ở nghiệp vụ trên kế toán ghi Nợ TK 632 làm tăng giá vốn hàng bán trong kỳ.
Nợ TK 632 ( phần hao hụt trong định mức) Có TK 152.1 ( hoặc TK 152.2, TK 152.3)
Khi xác định được nguyên nhân thiếu vật tư, tùy theo quyết định xử lý, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 334 ( nếu trừ vào lương công nhân viên) Nợ TK 111 ( nếu bắt bồi thường)
Nợ TK 811 ( nếu tính vào chi phí khác) Có TK 1381
* Đối với NVL nhầm lẫn sau kiểm kê.
Khi kiểm kê có thể phát hiện một số NVL được ghi chép nhầm lẫn, giữa các loại vật tư với nhau, ví dụ, nhập kho kim Hàn Quốc 2325 nhưng trên sổ lại
ghi nhận là kim Hàn Quốc 2525, do đó, đến cuối kỳ, giá trị tồn thực tế và tồn trên sổ sách không giống nhau. Trong trường hợp này, kế toán sẽ tiến hành bút toán điều chỉnh như sau, ghi nhập kim Hàn Quốc 2325 và ghi xuất kim Hàn Quốc 2525.
Cụ thể: Nợ TK 152.1 – 01KH2325 3.964.000
Có TK 152.1 – 01KH2525 3.964.000 Đối với trường hợp, khi kiểm kê, phát hiện có những thứ NVL không đạt tiêu chuẩn, lúc này, phần vật tư không đạt tiêu chuẩn sẽ được coi là phế phẩm. Chẳng hạn, khi kiểm kê Gasket TQ 5ml thấy có tồn 20.000 cái, trong đó có 12.000 cái đạt tiêu chuẩn còn 8.000 cái không còn đạt tiêu chuẩn( đơn giá 65 đồng/cái), kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 152.6 – 06G5TQ20 520.000
Có TK 152.1 – 01G5TQ20 520.000
Các nghiệp vụ kiểm kê được kế toán tiến hành điều chỉnh theo các định khoản như trên, căn cứ vào báo cáo kiểm kê, kế toán tính toán và nhập bút toán điều chỉnh vào máy tương tự như các bút toán nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu.
Quy trình kế toán các nghiệp vụ xử lý kết quả kiểm kê được khái quát như sau: (sơ đồ 9) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 9 : Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp kiểm kê NVL
Khái quát trình tự ghi sổ của nghiệp vụ kiểm kê NVL cuối kỳ tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST.( sơ đồ 10)
Sơ đồ 10 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp kiểm kê NVL
TK152 TK 1381 TK334,111,811 TK 632 TK 152.6 TK 3381 TK 711,3388 TK 152.1,152.2,152.3
Xử lý NVLthừa Phát hiện thừa Phát hiện thiếu Xử lý NVLthiếu
Hao hụt định mức
Phát hiện nhầm lẫn NVL
Báo cáo kiểm kê
Nhập dữ liệu vào máy
Sổ chi tiết TK 152, 138, 338 Nhật ký chung Sổ cái TK 152, 138, 338, 632