Biểu 21: BÁO CÁO KIỂM KÊ 31/12/
PHIẾU LĨNH VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
vật tư theo định mức. Theo đó, khi các phân xưởng có nhu cầu sử dụng vật tư, phòng vật tư căn cứ vào định mức và kế hoạch sử dụng để viết ‘phiếu xuất vật tư theo hạn mức" (4 liên). Trên phiếu có ghi rõ định mức sử dụng vật tư được duyệt trong tháng cho từng phân xưởng sử dụng. Các bộ phận này có thể lĩnh vật tư làm nhiều lần, miễn là trong định mức sử dụng. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang phiếu này đến kho giao cho thủ kho một liên. Lần lĩnh tiếp theo, người nhận mang phiếu này đến kho không cần phải qua ký duyệt. Thủ kho căn cứ vào hạn mức được duỵêt trong tháng tiến hành xuất kho, sau đó ghi số lượng thực xuất từng lần trên cơ sở yêu cầu sử dụng và hạn mức được duyệt trong tháng vào phiếu xuất kho đó và cùng người nhận vật tư ký vào cả hai liên, ghi vào thẻ kho, sau đó định kỳ chuyển 1 liên về phòng vật tư, 1 liên về phòng kế toán để ghi sổ, 1 liên bộ phận sử dụng giữ và 1 liên lưu cuống.
Biểu 22:
Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội.
PHIẾU LĨNH VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Số: 01 Bộ phận sử dụng: phân xưởng ép nhựa Lý do xuất: Phục vụ sản xuất sản phẩm
Loại Chỉ tiêu
vật tư Mã số Đơn vị Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Nhựa sản xuất theo KH tính Ngày 2/01 Ngày 6/01 Ngày 9/01 Ngày Cộng PP760J 4891,2 kg 528,0 75,8 281,3 … 25.100 12.391.4000 … … … … Người nhận (Ký, họ tên) Phụ trách BP sử dụng (Ký, họ tên) CB P.Kinh doanh (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
Ngoài ra việc hạch toán trên máy vi tính chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ để lập phiếu nhập kho. Nhưng trong nhiều trường hợp chưa thể lập phiếu nhập kho ngay, để tránh tình trạng tại một thời điểm nhất định, số lượng vật tư xuất kho lớn hơn số lượng nhập kho thì cần phải có các bút toán ngoài để phản ánh như trường hợp sau.
Trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về thì phòng kinh doanh căn cứ vào giá thỏa thuận của cán bộ đi mua vật tư hoặc căn cứ vào báo giá, giá trên hợp đồng của bên bán để lập “phiếu báo giá vật tư tạm thời” để làm căn cứ lập phiếu nhập kho. Kế toán căn cứ vào “phiếu báo giá vật tư tạm thời” để nhập số liệu vào máy tính.
Nợ TK 152
Có TK 331( giá thỏa thuận chưa có thuế GTGT) Đến khi có hóa đơn GTGT về thì phản ánh thuế GTGT:
Nợ TK 133
Có TK 331( phần thuế GTGT).
Bên cạnh đó quy trình thanh toán tạm ứng của đơn vị như phần trên đã trình bày tương đối phức tạp. Theo em, trong trường hợp này, công ty nên sử dụng một tài khoản tạm ứng là 141 thay vì sử dụng hai tài khoản 141U và 141T như hiện nay. Như vậy, khi tạm ứng cho nhân viên đi mua vật tư, kế toán tiến
hành ghi Nợ TK141, số tiền tạm ứng. Khi về thanh toán,kế toán căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng và hóa đơn, phiếu nhập kho để hạch toán thẳng thông qua TK 141 mà không phải thông qua TK 141U. Quá trình cụ thể như sau:
Khi tạm ứng vật tư cho cán bộ công nhân viên đi mua vật tư, căn cứ vào phiếu chi, kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 141 10.000.000
Có TK 111 10.000.000
Khi vật tư mua về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và PNK kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 152.1 12.000.000
Nợ TK 133 1.200.000
Có TK 141T 13.200.000
Phần chênh lệch, kế toán viết phiếu chi, hoặc phiếu thu để thanh toán. Nợ TK 141 3.200.000
Có TK 111 3.200.000
PT: Thu hoàn TƯ
Sơ đồ 12 : Sơ đồ mô hình trình tự kế toán tạm ứng.
Như vậy, khi thanh toán kế toán chỉ cần viết phiếu thu hoặc phiếu chi( hoặc không phải viết) sau khi bù trừ thay vì phải viết cả phiếu thu và phiếu chi như hiện nay. Khi hạch toán chỉ cần thông qua TK 141T mà vẫn đảm bảo yêu cầu của thông tin kế toán và vẫn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.