CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA
2.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH Tƣ vấn và Truyền thông Ginet 1. Quá trình hình thành và phát triền của công ty
Tên Công ty: CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ TRUYỀN THÔNG GINET Tên viết tắt: Dịch thuật Ginet
Trụ sở: P.306, tầng 3, tũa nhà XBLĐ, 175 Giảng Vừ, P.Cỏt Linh, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Mã số thuế: 0101795296 Điện thoại:043.7376039
Công ty TNHH Tư vấn và Truyền thông Ginet là một đơn vị thành viên hoạt động độc lập của Công ty TNHH GINET Việt Nam.
Dịch Thuật Ginet thành lập năm 2004, sau hơn 10 năm hoạt động và tích lũy
kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch thuật công ty đã khẳng định được vị thế của mình là một trong những công ty dịch thuật hàng đầu tại Việt Nam đặc biệt là mảng dịch thuật chuyên ngành Bảo hiểm - Tài chính, Ngân hàng. Với mong muốn phục vụ mọi tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trong cộng đồng, sứ mệnh của công ty là làm cầu nối ngôn ngữ giúp khách hàng tiếp cận với nền khoa học, văn hóa, kinh tế…của Việt Nam và Quốc tế một cách tốt nhất và toàn diện nhất; đóng góp vào sự hợp tác và phát triển bền vững của nền chính trị - kinh tế - xã hội Việt Nam thông qua các lợi ích sau:
Dịch tài liệu và cung cấp phiên dịch đa ngành, đa ngôn ngữ nhằm thỏa mãn nhu cầu phong phú của quý khách với mục đích nghiên cứu khoa học, hợp tác và sản xuất kinh doanh. Quy trình quản lý dịch chất lượng cao với những chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm biên phiên dịch ở nhiều lĩnh vực khác nhau.
Mục tiêu tổng quát: “Xây dựng và phát triển Dịch Thuật Ginet thành một công
ty dịch thuật chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam hoạt động đa ngành trong lĩnh vực dịch thuật, có thương hiệu và uy tín nhất định trên thị trường dịch thuật Quốc tế”.
Phương châm hoạt động: “Chất lượng – Tốc độ - Hiệu quả”.
Phạm vị hoạt động: Kinh doanh trong lĩnh vực dịch thuật tài liệu, cung cấp
phiên dịch, dịch công chứng và tư vấn khách hàng về các giải pháp ngôn ngữ; tư vấn và cung cấp khoảng hơn 30 sản phẩm dịch thuật tương ứng với 50 thứ tiếng thuộc nhiều ngành nghệ khác nhau. Cụ thể:
Phiên dịch: Công ty cung cấp hai loại hình dịch vụ phiên dịch khác nhau khách hàng có thể lựa chọn để đáp ứng tốt nhất nhu cầu, đó là dịch đuổi và dịch song song.
25
Dịch đuổi thường được yêu cầu nhiều nhất bởi vì đây là dịch vụ dễ dàng sắp xếp và thành lập nhất. Một phiên dịch viên dịch đuổi sẽ chờ cho đến khi người nói dừng lại câu nói của mình thì bắt đầu dịch.
Dịch song song yêu cầu người dịch phải làm việc theo nhóm hai hoặc ba người trong một phòng nhỏ. Người dịch dịch những gì đại biểu đang phát biểu qua một cái micro, và đại biểu nghe thông qua bộ ống nghe.
Dịch thuật ngành pháp lý: Sự phát triển về thương mại quốc tế đã kéo theo sự gia tăng về nhu cầu dịch thuật pháp lý. Bởi vậy công ty chỉ sử dụng các biên dịch viên trong nước biên dịch các tài liệu pháp lý, nên họ có hiểu biết về văn hóa bản địa, có kiến thức về hệ thống pháp lý quốc gia và hiểu biết về ý nghĩa của các điều khoản được sử dụng.
Dịch thuật ngành bảo hiểm: Công ty tự hào là công ty hàng đầu cung cấp các
dịch vụ dịch thuật chất lượng cao trong lĩnh vực bảo hiểm. Đội ngũ nhân viên và cộng tác của Skyway Translation có trình độ và kinh nghiệm cao trong lĩnh vực bảo hiểm, đảm bảo đáp ứng hoàn hảo các yêu cầu của khác hàng như phiên dịch, biên dịch tài liệu đào tạo chuyên ngành, hợp đồng, điều kiện, điều khoản, các báo cáo giám định, các báo cáo thống kê ngành bảo hiểm. Công ty hợp tác chặt chẽ với đội ngũ những chuyên gia có nhiều kinh nghiệm thực tiễn, được đào tạo và tốt nghiệp tại các trung tâm đào tạo bảo hiểm quốc tế như Học viện Tài chính và Bảo hiểm Úc & New Zealand (ANZIIF), hay Học viện Bảo hiểm Hoàng gia Anh (CII).
Ngoài ra Ginet còn cung cấp các dịch vụ dịch thuật ngành tài chính ngân hàng,
dịch thuật ngành truyền thông, dịch thuật ngành Y-Dược và dịch thuật ngành khoa học kỹ thuật.
Bản thân dịch thuật Ginet là một thành viên của Công ty TNHH Ginet – là đại lý bảo hiểm chuyên nghiệp hàng đầu trên thị trường bảo hiểm Việt Nam hiện là chủ sở hữu và điều hành trang web: www.WEBBAOHIEM.net , trang thông tin toàn diện, nổi tiếng nhất trong thị trường bảo hiểm Việt Nam hiện nay và Công ty TNHH Ginet cũng là đơn vị đầu tiên cung cấp các dịch vụ bảo hiểm trực tuyến tại Việt Nam thông qua trang web: www.BAOHIEM24h.net – nên từ năm 2012, trong quá trình hoạt động của mình, ngoài việc kinh doanh theo ngành nghề chính là dịch thuật, công ty còn đảm nhận việc kinh doanh các hợp đồng bảo hiểm, truyền thông và đào tạo giúp công ty mẹ.
26
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng kế toán Phòng kinh
Phòng truyền thông -
tài chính doanh
dịch thuật - đào tạo
(Nguồn: Phòng kế toán – tài chính)
Đứng đầu công ty là giám đốc, phụ trách điều hành mọi hoạt động chung của công ty, tiếp theo là phó giám đốc có nhiệm vụ phụ trách chi tiết các công việc khi công ty hoạt động như nhân công, chi tiêu… Dưới hai chức vụ trên là các phòng ban phụ trách các lĩnh vực cơ bản của công ty như: Bảo hiểm, truyền thông và đào tạo.
Ngoài ra hai phòng ban vô cùng quan trọng là phòng kế toán – tài chính và phòng kinh doanh. Dưới đây là chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận.
2.1.2.1. Giám đốc
Điều hành, chỉ đạo mọi hoạt động của công ty, làm việc với đối tác, ký kết hợp đồng, chịu trách nhiệm pháp lý chính về pháp luật cho công ty.
Cơ cấu, điều chỉnh bộ máy hoạt động của công ty, đưa ra các quyết định cuối
cùng với bất kỳ công việc nào của công ty. Thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án phát triển cho công Ty.
2.1.2.2. Phó giám đốc
Phụ trách chi tiết các công việc điều hành cũng như quản lý hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc. Chịu trách nhiệm một số công việc mà Giám đốc ủy quyền, giúp việc cho Giám đốc trong các quyết định quan trọng.
Người trực tiếp triển khai công việc, kế hoạch của Giám đốc tới các phòng ban, cán bộ nhân viên trong công ty. Chịu trách nhiệm về doanh thu, năng suất lao động và kết quả công việc với Giám đốc
2.1.2.3. Phòng kế toán- tài chính
Quản lý các hoạt động liên quan đến tài chính – kế toán cho công ty; quản lý toàn bộ các khoản thu – chi, duyệt các chi phí hoạt động của công ty; thực hiện báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán trong suốt quá trình hoạt động của công ty. Lưu trữ các tài liệu và làm việc với cơ quan thuế.
27
2.1.2.4. Phòng kinh doanh
Mở rộng mạng lưới kinh doanh cho công ty, tìm kiếm khách hàng về các lĩnh
vực mà công ty đang hoạt động; thực hiện công tác marketing, nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược phát triển, tham gia hội thảo, hội chợ, tìm kiếm đối tác, thực hiện liên doanh, liên kết, mở rộng mạng lưới kinh doanh trên thị trường nội địa.
2.1.2.5. Phòng truyền thông – dịch thuật – đào tạo
Phòng truyền thông: Tổ chức các sự kiện, hội thảo, hội nghị tư vấn dịch vụ cho khách hàng và nhân viên. Quản lý truyền thông cho công ty, phát triển các mối quan hệ với báo chí, các đối tác kinh doanh, khách hàng và chính quyền địa phương.
Phòng dịch thuật: Đảm bảo hoàn thành các hợp đồng về dịch thuật của công ty.
Phát triển dịch thuật các ngôn ngữ ít thông dụng, nhưng tiềm năng khách hàng lớn.
Dịch thuật các văn bản, hợp đồng cho chính công ty GINET Việt Nam.
Phòng đào tạo: Đảm bảo các lớp học được tổ chức định kì, chất lượng tốt với
đội ngũ giáo viên tâm huyết. Đưa ra các giáo trình mới, cập nhật, có tính thời sự cao, gây hấp dẫn với học viên.
2.1.4. Quy trình kinh doanh của Công ty
Sơ đồ 2.2. Quy trình sản xuất kinh doanh chung của Công ty Bước 1: Tìm kiếm đối tác – Ký kết
Bước 2: Lên kế hoạch cung cấp các hợp đồng
dịch vụ theo yêu cầu
Bước 4: Đảm bảo cung cấp đúng Bước 3: Kiểm tra giám sát chất
dịch vụ khách hàng yêu cầu trong lượng dịch vụ
hợp đồng
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Bước 1: Tìm kiếm đối tác, ký kết các hợp đồng cung ứng, dịch vụ Đặc thù của công ty là cung cấp sản phẩm dịch vụ như : tư vấn, đào tạo dịch thuật. Đây là sản phẩm hữu hình đòi hỏi nhân viên kinh doanh phải nhanh nhạy và nắm bắt tốt tâm lý khách hàng. Đây chính là điểm mấu chốt dẫn tới thành công của công ty, ký kết được nhiều hợp đồng quan trọng.
Bước 2: Lên kế hoạch cho các dịch vụ sắp cung cấp trong hợp đồng
Công ty cần lên kế hoạch cho các dịch vụ sẽ được cung cấp trong hợp đồng, các yếu tố giá cả, các câu hỏi liên quan, thời gian cung ứng.... để khách hàng cũng như toàn bộ nhõn viờn cỏc bộ phận cú thể nắm rừ nhiệm vụ của mỡnh.
Bước 3: Cung ứng dịch vụ và kiểm tra giám sát chất lượng 28
Các phòng chức năng sẽ chịu trách nhiệm trong việc cung ứng dịch vụ, kiểm tra, giám sát chất lượng công việc. Sau khi dịch vụ đạt chất lượng sẽ cung ứng cho khách hàng, hoàn thành và kết thúc hợp đồng.
Bước 4: Chuyển giao hàng hóa và thực hiện thanh toán
Sau khi cung ứng hàng hóa dịch vụ, phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ thực hiện việc thanh toán tiền và xuất các loại hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ cho khách hàng.