Quản lý các khoản phải thu

3.2 Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và sử dụng

3.2.3.1Quản lý các khoản phải thu

Tỷ trọng các khoản phải thu trong tổng vốn lưu động của cơng ty là khá lớn. Chính vì vậy hiệu quả của cơng tác thu hồi nợ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động của cơng ty.Kiểm sốt khoản phải thu

liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu khơng bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó, mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hóa q nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các

Đặng thị Dịu Líp K43/11.02 72 khoản nợ khó địi, do đó, rủi ro khơng thu hồi được nợ cũng gia tăng. Vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán chịu hợp lý.

MHTQ - Mơ hình tổng quát để ra quyết định quản trị khoản phải thu

Liên quan đến chính sách bán chịu cần xem xét các vấn đề như tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu, rủi ro bán chịu, và quy trình thu nợ.

* Tiêu chuẩn bán chịu

Căn cứ vào đặc điểm của công ty EDH, công ty có thể thực hiện các biện pháp sau:

+ Đối với khách hàng lớn, truyền thống và uy tín cơng ty có thể cung cấp với số lượng lớn và chấp nhận thanh toán chậm, nhưng cũng phải đề phịng trường hợp khách hàng lợi dụng điều đó để chậm chễ trong thanh toán tiền hàng.

+ Đối với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ công ty, hoặc những khách hàng mới mà công ty chưa nắm bắt được nhiều về khả năng thanh tốn của họ, hay chưa có uy tín và mức độ tin cậy chưa cao nên áp dụng phương thức thanh tốn ngay hoặc nếu có bán chịu thì bán với khối lượng nhỏ, thời gian cho chịu ngắn và yêu cầu đặt cọc, trả trước một phần giá trị đơn hàng để giảm thiểu rủi ro thanh tốn và giảm chi phí theo dõi,thu hồi nợ của khách hàng.

Đặng thị Dịu Líp K43/11.02 73 * Điều khoản bán chịu:

Hiện tại cơng ty EDH chưa có chính sách chiêt khấu để khuyến khích khách hàng thanh tốn sớm tiền hàng thay vì việc phải vay ngân hàng để tài trợ cho khoản vốn lưu động bị ứ đọng từ khoản vay của khách hàng, công ty cũng chưa quy định rõ ràng hình thức phạt đối với khách hàng chậm thanh toán nên nhiều trường hợp khách hàng hay chậm thanh tốn.Vì vậy trong thời gian tới cơng ty nên xem xét để thực hiện chính sách chiết khấu với tỷ lệ chiết khấu và thời hạn bán chịu hợp lý sẽ đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ. Theo em để có thể xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý cần phải đặt nó trong mối quan hệ với lãi suất vay hiện hành thường xun, liên tục. Do đó việc cơng ty giảm cho khách hàng một tỷ lệ nhất định tính trên tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất vay vốn để thu hồi được tiền hàng ngay vẫn có lợi hơn là khơng chiết khấu, để cho khách hàng nợ một thời gian và trong thời gian đó cơng ty lại phải đi vay vốn để chịu tiền lãi.

Chẳng hạn, nếu cơng ty cho khách hàng nợ trong vịng 30 ngày. Tại thời điểm ngày 31/12/2008, khoản phải thu của khách hàng là 135,908,847,008 đồng.Với việc vay vốn ngắn hạn ngân hàng có lãi suất là 0.875%/tháng nếu khách hàng thanh tốn ngay thì cơng ty sẽ không phải chịu tiền lãi là:

135,908,847,008 x 0.875% = 1,189,202,411 đồng

Hiện nay lãi suất tiền gửi ngắn hạn tại ngân hàng đang ở mức 0.63%/ tháng. Để vừa khuyến khích khách hàng thanh tốn ngay vừa có lợi cho cơng ty, cơng ty có thể tính tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng thanh toán ngay là 0.55% giá trị hàng bán. Khi đó số tiền chiết khấu cho khách hàng là:

135,908,847,008 x 0.55% = 747,498,658 đồng Số tiền tiết kiệm được do áp dụng chiết khấu:

Đặng thị Dịu Líp K43/11.02 74 Vì vậy theo em cơng ty nên sử dụng tỷ lệ chiết khấu như sau:

- Nếu khách hàng thanh toán ngay khi mua hàng cơng ty có thể sử dụng tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng là 0.55% giá trị hàng bán.

- Nếu khách hàng thanh tốn chậm trong vịng 15 ngày công ty sẽ phải chịu mức lãi suất là:

15 ngày x 0.875/30 ngày = 0.4375%

Do đó cơng ty có thể tính tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng 0.3% giá trị hàng bán

- Nếu khách hàng thanh tốn trong vịng 15-30 ngày thì cơng ty sẽ phải chịu mức lãi suất 0.875% /tháng khi vay vốn ngân hàng, do đó cơng ty khơng tính tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng trong trường hợp này.

- Nếu khách hàng thanh tốn sau một tháng thì cơng ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất ngân hàng.

 Khi sử dụng chiết khấu thanh tốn, tuy cơng ty sẽ nhận được ít hơn

trên mỗi đồng doanh số bán ra nhưng sẽ khuyến khích khách hàng thanh tốn nhanh hơn, vốn đầu tư vào khoản phải thu giảm, công ty có thể giảm phí tổn thu nợ cũng như các khoản nợ khó địi và nợ quá hạn và tỷ lệ chiết khấu có thể điều chỉnh dễ dàng khi lãi suất ngân hàng thay đổi.Vì vậy cơng ty nên xem xét trong thời gian tới.

 Rủi ro bán chịu, quy trình thu nợ

Chính sách bán chịu khơng chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu mà còn liên quan đến khả năng thu hồi khoản phải thu. Để hạn chế rủi ro thanh toán của khách hàng cơng ty phải kiểm sốt chặt chẽ nợ phải thu và có biện pháp cụ thể thu hồi nợ:

Đặng thị Dịu Líp K43/11.02 75 + Công ty phải mở sổ theo dõi các khoản nợ chi tiết cho từng khách hàng, có tên, địa chỉ, thời hạn nợ, số tiền nợ và cả tỷ lệ nợ. Điều này ở công ty EDH đã quản lý tốt bằng việc sử dụng phần mềm kế tốn Fast 2004 rất hiệu quả.

+ Cơng ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu mà cịn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Còn đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán, cơng ty phải tìm hiểu phân tích vì sao khách hàng khơng thanh tốn đúng hạn, do nguyên nhân chủ quan hay khách quan (nếu do nguyên nhân khách quan cơng ty có thể gia hạn nợ ).Từ đó có những biện pháp xử lý phù hợp: Nếu mới phát sinh thì nên áp dụng biện pháp mềm mỏng, mang tính chất yêu cầu. Sau một thời gian khơng có biến chuyển cơng ty có thể cử người xuống tận nơi, dùng biện pháp cứng rắn hơn, đưa ra cơ sở pháp lý bắt buộc khách hàng trả nợ. Nếu khách hàng vẫn dây dưa cố tình khơng trả nợ có thể th hoặc bán nợ cho công ty chuyên mua bán nợ hoặc yêu cầu toà án giải quyết.

+ Cơng ty cũng nên có những phần thưởng xứng đáng khích lệ cho các nhân viên thu được nợ sớm.

Để quản lý tốt các khoản phải thu, công ty cần phải thực hiện một chính sách tín dụng vừa lỏng vừa chặt. Tính lỏng thể hiện ở mức chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại đặt ra để khuyến khích khách hàng mua nhiều thanh tốn ngay. Tính chặt chẽ thể hiện ở những điều khoản quy định trong hợp đồng phải rõ ràng thể hiện sự cương quyết xử lý nặng đối với khách hàng thanh toán chậm.