1.2.4.2 .Sổ kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu
1.2.5. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu
NVL là tài sản lưu động thuộc nhúm hàng tồn kho của Doanh nghiệp, nỳ được nhập xuất kho thường xuyờn liờn tục. Tuy nhiờn tuỳ theo đặc điểm NVL của từng Doanh nghiệp mà cỏc Doanh nghiệp cú cỏc phương phỏp kiểm kờ khỏc nhau. Cú Doanh nghiệp kiểm kờ theo từng nghiệp vụ nhập xuất, nhưng cũng cú Doanh nghiệp chỉ kiểm kờ một lần vào thời điểm cuối kỳ. Tương ứng với hai phương phỏp kiểm kờ trờn, trong kế toỏn tổng hợp về nguyờn vật liệu núi riờng, hàng tồn kho núi chung cú hai phương phỏp là:
- Phương phỏp kờ khai thường xuyờn. - Phương phỏp kiểm kờ định kỳ.
Việc tớnh giỏ thực tế NVL nhập kho là như nhau đối với cả 2 phương phỏp, nhưng giỏ vật tư xuất kho lại khỏc nhau.
Theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, giỏ thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào cỏc chứng từ xuất kho sau khi đú tập hợp phõn loại theo đối tượng sử dụng để ghi sổ kế toỏn.
Theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ, giỏ trị vật liệu xuất dựng lại căn cứ vào giỏ trị thực tế tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kờ cuối kỳ tớnh theo cụng thức:
= + -
1.2.5.1. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp KKTX, nộp thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ.
* Đặc điểm:
Phương phỏp kờ khai thường xuyờn là phương phỏp theo dừi và phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cỏch thường xuyờn liờn tục trờn cỏc tài khoản phản ỏnh từng loại hàng tồn kho. Phương phỏp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vỡ những tiện ớch của nú, tuy nhiờn những Doanh nghiệp cú nhiều chủng loại vật tư, hàng hoỏ cú giỏ trị thấp, thường xuyờn xuất dựng, xuất bỏn mà ỏp dụng phương phỏp này sẽ tốn rất nhiều cụng sức. Dự vậy phương phỏp này cú độ chớnh xỏc cao và cung cấp thụng tin về hàng tồn kho một cỏch kịp thời. Theo phương phỏp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toỏn cũng cú thể xỏc định được lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu núi riờng và hàng tồn kho núi chung. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu kiểm kờ thực tế vật tư hàng húa tồn kho, so sỏnh đối chiếu với số liệu tồn trờn sổ kế toỏn để xỏc định số lượng vật tư thừa, thiếu và tỡm nguyờn nhõn để cú biện phỏp xử lý kịp thời.
Phương phỏp này ỏp dụng trong cỏc Doanh nghiệp cú quy mụ lớn, sản xuất nhiều loại sản phẩm khỏc nhau với số lượng lớn, giỏ trị cao.
*Tài khoản kế toỏn chủ yếu sử dụng
Để hạch toỏn NVL kế toỏn sử dụng cỏc tài khoản sau để hạch toỏn:
- Tài khoản 152: Nguyờn vật liệu.
Tài khoản này dựng để theo dừi giỏ trị hiện cú, tỡnh hỡnh tăng giảm NVL theo giỏ thực tế cú thể mở chi tiết theo từng loại, nhúm, thứ, kho tuỳ theo phương diện quản lý và hạch toỏn của từng đơn vị.
Trị giỏ vật tư tồn kho cuối kỳ Trị giỏ vật tư nhập trong kỳ Trị giỏ vật tư tồn kho đầu kỳ Trị giỏ vật tư xuất kho
Bờn Nợ: Phản ỏnh giỏ thực tế làm tăng NVL trong kỳ như mua ngoài,
tự gia cụng chế biến, nhận gúp vốn, giỏ trị NVL thừa khi kiểm kờ.
Bờn Cú: - Phản ỏnh giỏ thực tế làm giảm NVL trong kỳ như xuất
dựng, xuất bỏn, xuất gúp vốn liờn doanh, thiếu hụt, chiết khấu được hưởng, trị giỏ NVL trả lại bờn bỏn, trị giỏ NVL thiếu khi kiểm kờ.
Số dư Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ỏnh giỏ trị NVL tồn kho (đầu kỳ
hoặc cuối kỳ)
Tài khoản 152 cú thể mở thành cỏc tài khoản cấp 2: TK 1521: NVL chớnh
TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiờn liệu
TK 1524: Phụ tựng thay thế
TK 1525: Vật tư, thiết bị xõy dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khỏc.
- Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường.
Tài khoản này dựng để theo dừi cỏc loại NVL, CCDC, hàng hoỏ mà Doanh nghiệp đó mua hay chấp nhận mua, đó thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp nhưng cuối thỏng chưa về nhập kho (kể cả số gửi ở kho người khỏc).
Bờn Nợ: Phản ỏnh hàng đang đi đường tăng.
Bờn Cú: Phản ỏnh trị giỏ hàng đi đường kỳ trước đó nhập kho hay
chuyển giao cho cỏc bộ phận sử dụng hoặc bàn giao cho khỏch hàng.
Số dư Nợ: Phản ỏnh trị giỏ hàng đi đường (đầy kỳ hoặc cuối kỳ).
Ngoài ra, trong quỏ trỡnh hạch toỏn, kế toỏn cũn sử dụng một số tài khoản liờn quan khỏc như: TK 133, 331, 111, 112, 621, 627, 632, ….
Sơ đồ 04: kế toỏn tổng hợp NVL theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn, nộp thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ
TK 111,112,141,331 TK152 TK621,627,641,642 Nhập kho NVL mua ngoài xuất kho NVL trực tiếp
TK 133 cho SXSP,BH,QLDN... Thuế GTGT
TK 151 TK 331 hàng đi dường nhập kho xuất trả người bỏn
do khụng đỳng chất lượng
TK 411 TK 128, 222… Nhận vốn gúp bằng NVL Xuất vật liệu gúp vốn
TK154 TK154 Nhập kho vật liệu tự chế xuất NVL thuờ ngoài gia
thuờ ngoài gia cụng cụng chế biến, tự sản xuất TK 128,222 TK632
Nhận lại vốn gúp NVL xuất bỏn liờn doanh
TK 333 312 111,112,331
Thuế VAT hàng NK CKTM, giảm giỏ NVL mua vào TK621,627..
NVL dựng ko hết nhập kho
TK 138.334… TK 338(3381… ) phỏt hiện thiếu khi kiểm
Phỏt hiện thừa khi kờ
Kiểm kờ TK412 TK 711 Đỏnh giỏ giảm NVL
NVL được tặng Thưởng,viện trợ Đỏnh giỏ tăng NVL
*K ế toỏn tổng hợp tăng nguyờn vật liệu do mua ngoài:
+) Trường hợp mua ngoài hàng hoỏ và hoỏ đơn cựng về:
- Căn cứ vào hoỏ đơn mua hàng, biờn bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toỏn ghi:
Nợ TK 152 : Giỏ thực tế vật liệu. Chi tiết từng loại sản phẩm Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ.
Cú TK 331, 111, 112 : Tổng giỏ thanh toỏn.
- Trường hợp Doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng mua, hàng mua trả lại (nếu cú), kế toỏn ghi:
Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền phải trả. Nợ TK 111, 112 : Nếu nhận lại bằng tiền.
Nợ TK 138 (1381) : Số được người bỏn chấp nhận.
Cú TK 152 : Số chiết khấu mua hàng, giảm giỏ mua hàng được hưởng giỏ mua khụng cú thuế.
Cú TK 133 : Thuế GTGT đầu vào - Nếu được hưởng chiết khấu thanh toỏn: Nợ TK 111, 112, 331,138:
Cú TK 515: Số chiết khấu thanh toỏn được hưởng tớnh tổng trờn giỏ thanh toỏn cả thuế
+) Trường hợp mua ngoài hàng hoỏ về chưa cú húa đơn:
- Căn cứ vào lượng NVL thực tế nhập kho và giỏ tạm tớnh, kế toỏn ghi: Nợ TK 152
Cú TK 331
- Khi nhận được húa đơn kế toỏn dựng bỳt toỏn ghi bổ sung hoặc ghi số õm để điều chỉnh giỏ tạm tớnh thành giỏ húa đơn và phản ỏnh số thuế GTGT được khấu trừ. Chẳng hạn như giỏ húa đơn lớn hơn giỏ tạm tớnh, kế toỏn ghi bổ sung:
Nợ TK 152 : Giỏ thực tế trừ giỏ tạm tớnh
Cú TK 331: Tổng giỏ thanh toỏn trừ giỏ tạm tớnh +) Trường hợp mua ngoài hàng hoỏ chưa về nhưng cú húa đơn:
- Kế toỏn phản ỏnh hàng mua đang đi đường: Nợ TK 151 : Phần được tớnh vào giỏ NVL
Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ. Cú TK 331, 111, 112 : Tổng giỏ thanh toỏn. - Khi hàng về căn cứ húa đơn kế toỏn ghi:
Nợ TK 621, 627, 641, 642: Trị giỏ NVL chuyển thẳng cho sử dụng Nợ TK 152: NVL nhập kho
Cú TK 151 : Hàng đi đường đó nhập kho. +) Cỏc trường hợp tăng khỏc của NVL:
Nợ TK 152: Giỏ thực tế chi tiết loại vật liệu Cú 154: Gia cụng chế biến hoàn thành
Cú 128, 222; Nhận lại vốn gúp liờn doanh ngắn hạn, dài hạn Cú 411: Nhận vốn gúp liờn doanh
Cú 711: Phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ
Cú 3381: NVL phỏt hiện thừa khi kiểm kờ chờ xử lý Cú 412: Chờnh lệch đỏnh giỏ tăng NVL khi đỏnh giỏ lại Cú 621,627: NVL xuất dựng khụng hết nhập lại kho.
* Kế toỏn tổng hợp giảm NVL
+) Xuất kho NVL dựng cho cỏc bộ phận
Nợ TK 621: Trị giỏ NVL xuất cho chế biến sản phẩm Nợ TK 627: Trị giỏ NVL xuất cho bộ phận sản xuất chung Nợ TK 641: Trị giỏ NVL xuất cho bộ phận bỏn hàng Nợ TK 642: Trị giỏ NVL xuất cho QLDN
Cú TK 152: Trị giỏ NVL xuất kho +) Xuất kho NVL gúp vốn liờn doanh:
Nợ TK 128, 222: Giỏ trị vốn gúp Nợ TK 811: Phần chờnh lệch giảm giỏ
Đại học Dõn lập Hải Phũng Khúa luận tốt nghiệp Cú TK 152: Giỏ thực tế xuất kho
Cú TK 711: Chờnh lệch tăng giỏ +) Xuất kho NVL để bỏn: - Phản ỏnh giỏ vốn: Nợ TK 632 Cú TK 152 - Phản ỏnh doanh thu: Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền thực thu Cú TK 511: Doanh thu
Cú TK 3331: Thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ +) Cỏc trường hợp giảm NVL khỏc:
Nợ TK 154: Xuất cho gia cụng chế biến Nợ TK 411: Trả lại vốn gúp liờn doanh Nợ TK 412: Đỏnh giỏ giảm NVL
Cú TK 152: Giỏ trị NVL giảm
1.2.5.2. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp KKĐK, nộp thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ.
* Đặc điểm
Phương phỏp kiểm kờ định kỳ là phương phỏp khụng theo dừi một cỏch thường xuyờn, liờn tục về tỡnh hỡnh biến động của cỏc loại vật tư, sản phẩm, hàng húa trờn cỏc tài khoản phản ỏnh hàng tồn kho mà chỉ phỏn ỏnh giỏ trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ trờn cơ sở kiểm kờ cuối kỳ.
Việc xỏc định giỏ trị NVL xuất dựng trờn cỏc TK kế toỏn tổng hợp khụng căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giỏ trị thực tế NVL tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kờ cuối kỳ. Bởi vậy trờn tài khoản khụng thể hiện rừ giỏ trị NVL xuất dựng cho từng đối tượng hay nhu cầu khỏc nhau. Giỏ trị NVL nhập kho, xuất kho được theo dừi trờn TK 611”Mua hàng”.
Độ chớnh xỏc của phương phỏp kiểm kờ định kỳ khụng cao, mặc dự tiết kiệm được cụng sức ghi chộp. Vỡ thế phương phỏp KKĐK chỉ thớch hợp với cỏc đơn vị kinh doanh những loại vật tư hàng húa cú giỏ trị thấp.
*Tài khoản kế toỏn chủ yếu sử dụng :
Để hạch toỏn NVL kế toỏn sử dụng cỏc tài khoản sau để hạch toỏn:
- Tài khoản 152: Nguyờn vật liệu.
Tài khoản này dựng để phản ỏnh giỏ trị thực tế NVL tồn kho chi tiết cho từng loại.
Bờn Nợ: Phản ỏnh giỏ thực tế NVL tồn kho cuối kỳ
Bờn Cú: Kết chuyển giỏ trị NVL thực tế tồn kho đầu kỳ sang TK 611 Số dư Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ỏnh giỏ trị NVL tồn kho.
Tài khoản 152 cú thể mở thành cỏc tài khoản cấp 2: TK 1521: NVL chớnh
TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiờn liệu
TK 1524: Phụ tựng thay thế
TK 1525: Vật tư, thiết bị xõy dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khỏc.
- Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường.
Tài khoản này dựng để theo dừi cỏc loại NVL, CCDC, hàng hoỏ mà Doanh nghiệp đó mua hay chấp nhận mua, đó thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp nhưng cuối thỏng chưa về nhập kho (kể cả số gửi ở kho người khỏc).
Bờn Nợ: Phản ỏnh giỏ trị hàng đang đi đường cuối kỳ.
Bờn Cú: Kết chuyển giỏ trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Số dư Nợ: Phản ỏnh trị giỏ thực tế hàng đi đường
Khỏc với phương phỏp KKTX, đối với doanh nghiệp ỏp dụng kế toỏn theo phương phỏp KKĐK thỡ hai TK 151, 152 khụng thể theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất trong kỳ mà chỉ dựng để kết chuyển giỏ trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đường tại đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 “Mua hàng”.
- Tài khoản 611: Mua hàng
TK này dựng để phản ỏnh giỏ thực tế của số vật tư, hàng húa mua vào, xuất trong kỳ.
Bờn Nợ: Phản ỏnh trị giỏ thực tế NVL, CCDC tồn đầu kỳ, mua vào
trong kỳ, hàng húa đó bỏn bị trả lại.
Bờn Cú: Phản ỏnh trị giỏ thực tế NVL, CCDC xuất dựng, xuất bỏn,
thiếu hụt trong kỳ và tồn cuối kỳ
TK 611 khụng cú số dư cuối kỳ và được chi tiết thành hai TK cấp 2: TK 6111: Mua nguyờn liệu, vật liệu
TK 6112: Mua hàng húa
Ngoài ra, trong quỏ trỡnh hạch toỏn, kế toỏn cũn sử dụng một số tài khoản liờn quan khỏc như: TK 133, 331, 111, 112, ….
Sơ đồ 05: Sơ đồ kế toỏn tổng hợp NVL theo phƣơng phỏp KKĐK, nộp thuế GTGT theo phƣơng phỏp khấu trừ.
TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152
Kết chuyển tồn đầu kỳ Kết chuyển tồn cuối kỳ
TK 111, 112, 331... TK 111, 112, 331
Trị giỏ NVL nhập kho Giảm giỏ hàng bỏn,
trong kỡ trả lại hàng
133 138,334,642
Thuế VAT nếu cú giỏ trị thiếu hụt mất mỏt
TK 333 TK 621, 627, 641,642
Thuế nhập khẩu, TTĐB…Xuất dựng cho sản xuất bỏn hàng, QLDN
TK 411 TK 632
Nhận đầu tư liờn doanh Xuất bỏn gúp cổ phần…
TK 711 TK 128, 222… Được biếu tặng Xuất đầu tư liờn doanh
TK 336,338 TK 412 Vay cỏ nhõn, đơn vị Đỏnh giỏ giảm NVL
đối tượng khỏc
Kế toỏn tổng hợp NVL theo phƣơng phỏp KKĐK.
* Đầu kỳ hạch toỏn, kế toỏn tiến hành kết chuyển NVL tồn kho và NVL đang đi đường:
Nợ TK 611: Mua hàng Cú TK 151, 152
* Giỏ thực tế của NVL mua vào trong kỳ, căn cứ vào húa đơn và chứng từ liờn quan kế toỏn ghi:
Nợ TK 611: Mua hàng
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 111, 112, 311, 331…: Theo giỏ thanh toỏn
* Phản ỏnh chiết khấu thương mại, giảm giỏ được hưởng hoặc trả lại cho nhà cung cấp:
Nợ TK 111, 112, 331..: Tớnh trờn cơ sở giỏ thanh toỏn Cú TK 133: Giảm thuế được khấu trừ
Cú TK 611: Mua hàng
* NVL tăng do nhận biếu tặng, nhận đầu tư liờn doanh, gúp cổ phần: Nợ TK 611
Cú TK 711, 411…
* Vay NVL cỏ nhõn, vay cỏc đơn vị cỏc đối tượng khỏc: Nợ TK 611: Mua hàng
Cú TK 336, 338
* Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kờ NVL tồn kho và đang đi đường, kế toỏn tớnh giỏ và ghi:
Nợ TK 151, 152
Cú TK 611: Mua hàng
* Sau khi đó ghi đầy đủ cỏc bỳt toỏn trờn, kế toỏn tớnh ra giỏ thực tế của NVL đó sử dụng trong kỳ:
Nợ TK 621, 627, 641, 642, 632.. Cú TK 611: Mua hàng
* Khi kiểm kờ phỏt hiện NVL hư hỏng, mất mỏt căn cứ vào biờn bản kiểm kờ và biờn bản xử lý (nếu cú) kế toỏn phản ỏnh:
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý Cú TK 152: Giỏ trị NVL thiếu
Khi cú biờn bản xử lý về NVL mất mỏt, hư hỏng: Nợ TK 111, 112, 334…: Phần được bồi thường
Nợ TK 632: Phần thiệt hại mà doanh nghiệp phải chịu Cú TK 1381: Giỏ trị tài sản thiếu được xử lý. * Khi kiểm kờ phỏt hiện NVL thừa so với sổ sỏch:
Nợ TK 152: Giỏ trị NVL thừa
Cú TK 632: Thừa ngoài định mức
Cú TK 3381: Thừa khụng rừ nguyờn nhõn Khi xỏc định được nguyờn nhõn:
Nợ TK 3381
Cú TK 3388: Phải trả khỏc Nếu khụng tỡm được nguyờn nhõn:
Nợ TK 3381
Cú TK 632 * Hạch toỏn đỏnh giỏ lại NVL:
Nếu chờnh lệch tăng NVL, kế toỏn ghi:
Nợ TK 611: phần chờnh lệch đỏnh giỏ tăng NVL Cú TK 412
Nếu chờnh lệch giảm NVL, kế toỏn ghi:
Nợ TK412: phần chờnh lệch đỏnh giỏ giảm NVL Cú TK 611
1.2.6. Kế toỏn dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
1.2.6.1. Mục đớch của việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho:
Giỳp cho doanh nghiệp cú nguồn tài chớnh để bự đắp tồn thất cú thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh cho doanh nghiệp.
Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ỏnh giỏ trị vật tư khụng cao hơn giỏ trờn thị trường (hay giỏ trị thuần cú thể thực hiện được) tại thời điểm lập bỏo cỏo.
1.2.6.2. Nguyờn tắc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho:
Nguyờn tắc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được quy định trong chuẩn mực kế toỏn số 02 về hàng tồn kho như sau:
+ Cuối kỡ kế toỏn năm, khi giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giỏ trị gốc thỡ phải lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. Số