2.1 .Khỏi quỏt chung về cụng ty
2.1.7. Chế độ kế toỏn, hỡnh thức kế toỏn, hệ thống sổ sỏch cụng ty sử dụng
dụng:
2.1.7.1. Chế độ kế toỏn ỏp dụng:
- Kỳ kế toỏn năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn: Việt Nam đồng
- Chế độ kế toỏn ỏp dụng: chế độ kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chớnh. - Nguyờn tắc ghi nhận hàng tồn kho: vật tư mua ngoài được đỏnh giỏ theo giỏ thực tế bao gồm: giỏ mua + chi phớ bốc xếp, vận chuyển + thuế nhập khẩu– cỏc khoản giảm trừ. Đối với thành phẩm được đỏnh giỏ theo giỏ thành sản xuất, bao gồm: chi phớ NVLTT, chi phớ NCTT, chi phớ SXC. Sản phẩm dở dang đỏnh giỏ theo chi phớ NVLTT.
- Phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho: bỡnh quõn gia quyền cả kỡ dự trữ. - Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho: kờ khai thường xuyờn
- Phương phỏp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được khấu hao theo phương phỏp đường thẳng dựa trờn thời gian sử dụng ước tớnh, theo quyết định số 206/QĐ- BTC do bộ tài chớnh ban hành ngày 12/12/2003
- Phương phỏp tớnh thuế GTGT: phương phỏp khấu trừ.
2.1.7.2. Hỡnh thức kế toỏn:
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung. Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh đều được ghi vào sổ Nhật kớ chung, theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và định khoản kế toỏn của nghiệp vụ đú, sau đú lấy số liệu trờn sổ Nhật kớ chung để ghi sổ cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh.
Đặc điểm chủ yếu của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung là tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh phản ỏnh ở chứng từ gốc đều được ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ Nhật ký chung, sau đú từ sổ Nhật ký chung vào sổ cỏi cỏc tài khoản, từ sổ cỏi cỏc tài khoản, lập bảng cõn đối tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết và bỏo cỏo kế toỏn.
- Sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngõn hàng, sổ Cỏi cỏc tài khoản.
- Sổ kế toỏn chi tiết bao gồm: sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu, thẻ tớnh giỏ thành, thẻ kho, sổ chi tiết phải thu khỏch hàng, sổ chi tiết phải trả người bỏn.
Sơ đồ 12: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn của cụng ty
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối thỏng hoặc định kỡ: Kiểm tra đối chiếu:
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn như sau:
1. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toỏn tiến hành kiểm tra tớnh hợp lý hợp lệ, hợp phỏp và tớnh chớnh xỏc của cỏc nghiệp vụ vào sổ Nhật kớ chung. Căn cứ số liệu ghi trờn sổ nhật kớ chung, kế toỏn phản ỏnh cỏc số liệu đú vào sổ Cỏi cỏc tài khoản cú liờn quan.
2. Đồng thời ghi sổ Nhật kớ chung, cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được ghi vào sổ chi tiết cỏc tài khoản và cỏc sổ quỹ.
Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung
Bỏo cỏo tài chớnh
3. Cuối thỏng tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết làm căn cứ lập Bảng tổng hợp chi tiết
4. Tại thời điểm cuối thỏng, kế toỏn tiến hành cộng số liệu trờn sổ Cỏi, đối chiếu số liệu trờn bảng tổng hợp chi tiết, lập bảng cõn đối số phỏt sinh.
5. Tiến hành đối chiếu, khớp với số liệu ghi trờn sổ Cỏi và bảng tổng hợp chi tiết, số liệu trờn sổ quỹ và sổ Cỏi.
6. Cuối kỡ kế toỏn dựa vào Bảng cõn đối số phỏt sinh và Bảng tổng hợp chi tiết làm căn cứ để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
2.2. Thực trạng về tổ chức cụng tỏc kế toỏn NVL ở cụng ty cổ phần húa chất Bỡnh Minh
2.2.1. Đặc điểm NVL của cụng ty
Cụng ty Cổ phần húa chất Bỡnh Minh là một đơn vị sản xuất, chuyờn sản xuất hạt nhựa phụ gia dựng cho cụng nghiệp sản xuất bao bỡ, do vậy nhu cầu về NVL là rất lớn. Sản phẩm của cụng ty sản xuất ra cũng rất đa dạng, nhiều chủng loại nờn NVL cung cấp cho quỏ trỡnh sản xuất cũng rất đa dạng và phong phỳ.
Xột về mặt chi phớ thỡ NVL chiếm 70%-80% giỏ thành sản phẩm và toàn bộ chi phớ sản xuất, NVL chớnh chiếm tỷ trọng cao. Do đú chỉ cần một sự biến động nhỏ chi phớ về NVL chớnh cũng làm cho giỏ thành sản phẩm biến động lớn.
Những đặc điểm trờn khiến cụng tỏc quản lý NVL của cụng ty cú những nột riờng biệt. Cụng ty phải quản lý chặt chẽ NVL, sử dụng tiết kiệm cú hiệu quả nhất, đặc biệt là NVL chớnh để cú thể giảm giỏ thành sản phẩm, gúp phần tăng lợi nhuận.
2.2.2. Phõn loại nguyờn vật liệu.
Để tiến hành sản xuất sản phẩm cụng ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khỏc nhau với khối lượng vật liệu tương đối lớn, trong đú mỗi loại vật liệu cú vai trũ và cụng dụng khỏc nhau. Vỡ vậy để quản lý được chặt chẽ, hạch toỏn
chớnh xỏc tỡnh hỡnh nhập xuất vật liệu, tồn kho vật liệu đảm bảo cung cấp vật liệu một cỏch khoa học kịp thời cho sản xuất. Cụng ty đó tiến hành phõn loại vật liệu như sau:
-Nguyờn vật liệu chớnh: Bao gồm PVC, APP, nhựa HDPE, LLDPE... là những vật liệu chủ yếu cấu tạo nờn thực thể của sản phẩm.
-Nguyờn vật liệu phụ: Gồm axit bộo, CaCO3, nhựa dẻo anpha.....
2.2.3.Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu
- Đối với NVL nhập kho: Để đỏp ứng nhu cầu hạch toỏn hàng ngày và tăng cường việc kiểm tra của kế toỏn với tỡnh hỡnh thu mua sử dụng và dự trữ NVL của cụng ty, cụng ty đó thực hiện việc tớnh giỏ NVL theo giỏ thực tế vật liệu nhập kho. Vật tư của cụng ty chủ yếu do mua ngoài.
Trớch tỡnh hỡnh nhập kho NVL nhựa LP-1040P của cụng ty cổ phần húa chất bỡnh Minh trong thỏng 12/2011 như sau:
Ngày 04/12/2011: mua nhựa LP-1040P theo HĐGTGT số 0035083 của
Cụng ty cổ phần KDTH Nghệ An số lượng 4.660 kg, đơn giỏ chưa thuế VAT 10% là 11.200 đ/kg. Tổng tiền thanh toỏn là 57.411.200. Vậy trị giỏ thực tế của NVL nhập kho là: 4.660x11.200=52.192.000
- Đối với NVL xuất kho: khi xuất vật liệu cụng ty ỏp dụng tớnh giỏ thực tế xuất kho theo phương phỏp giỏ đơn vị bỡnh quõn cả kỳ dự trữ.
Giỏ thực tế vật liệu xuất dựng =
Số lượng vật liệu
xuất dựng x
Giỏ đơn vị bỡnh quõn của nguyờn
vật liệu Giá thực tế NVL mua ngồi Giá mua chưa VATtrên hố đơn Chi phí mua Thuế nhập khẩu Các khoản giảm trừ = + + -
Trớch tỡnh hỡnh xuất kho NVL axit bộo của cụng ty trong thỏng 12/2011 như sau:
Ngày 31/12/2011: kế toỏn tổng hợp tỡnh hỡnh nhập- xuất- tồn của kho NVL axit bộo như sau:
Tồn đầu kỡ:SL: 20kg, ĐG:50.200đ/kg
- Ngày 01/12/2011 nhập kho: SL: 50kg, ĐG: 50.200 đ/kg - Ngày 05/12/2011 nhập kho: SL:120kg, ĐG:50.200đ/kg - Ngày 07/12/2011 xuất kho: SL:80kg
- Ngày 08/12/2011 nhập kho:SL: 150kg, ĐG: 50.500đ/kg - Ngày 20/12/2011 nhập kho:SL:100kg, ĐG:50.600đ/kg - Ngày 23/12/2011 xuất kho: SL: 300kg
ĐGXK = 20x50.200+50x50.200+120x50.200+150x50.500+100x50.600 20+50+120+150+100
= 22.173.000/440 = 50.393 (đ/kg)
Trị giỏ xuất kho NVL trong thỏng: 50.393 x 380 = 19.149.340 (đ) Trị giỏ tồn cuối kỡ: 22.173.000 -19.149.340 = 3.023.660 (đ)
2.2.4.Kế toỏn nguyờn vật liệu: 2.2.4.1. Quy trỡnh kế toỏn: 2.2.4.1. Quy trỡnh kế toỏn: Đơn giỏ bỡnh quõn = Trị giỏ thực tế NVL tồn đầu kỳ Trị giỏ thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn
đầu kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ +
Sơ đồ 13: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn cỏc nghiệp vụ nhập kho NVL của cụng ty cổ phần húa chất Bỡnh Minh Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL Sổ cỏi TK152 Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh Sổ chi tiết vật tư PNK, HĐ GTGT.. Sổ nhật ký chung
Sơ đồ 14: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn cỏc nghiệp vụ xuất kho NVL của cụng ty cổ phần húa chất Bỡnh Minh
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối thỏng hoặc định kỡ: Kiểm tra đối chiếu:
2.2.4.2. Chứng từ, thủ tục nhập-xuất kho nguyờn vật liệu:
Cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu đũi hỏi phải phản ỏnh theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng, chất
Sổ cỏi TK152 Bảng cõn đối số phỏt sinh Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL Sổ nhật ký chung
Bỏo cỏo tài chớnh PXK Bảng tổng hợp xuất NVL cho từng đối tượng Bảng phõn bổ NVL Bảng kờ xuất NVL
lượng, chủng loại và giỏ trị thụng qua việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi tiết vật liệu.
Tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của cụng ty liờn quan đến việc nhập xuất vật liệu đều phải lập được cỏc chứng từ kế toỏn đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc theo đỳng chế độ ghi chộp về vật liệu được nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo được những thủ tục đó được quy định.
2.2.4.2.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho: Chứng từ sử dụng:
+ Hoỏ đơn GTGT mua NVL (mẫu số 01 GTKT-3LL) + Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)
+ Biờn bản kiểm nghiệm (mẫu số 03-VT) + Thẻ kho (mẫu số 06-VTBB)
+ Ngoài ra cũn cú giấy bỏo nhận hàng, giấy đề nghị mua hàng...
Thủ tục nhập kho:
+ Khi vật tư về đến cụng ty, ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra về
chất lượng, số lượng, chủng loại, mẫu mó và lập biờn bản kiểm nghiệm.
+ Nếu vật tư đảm bảo cỏc yờu cầu về chất lượng, số lượng, chủng loại,
mẫu mó, phự hợp thỡ đồng ý cho nhập kho. Cỏn bộ vật tư kiểm tra húa đơn, nếu thấy hợp lớ, hợp lệ thỡ tiến hành viết phiếu nhập kho theo mẫu quy định đỳng số lượng, số tiền, chủng loại vật tư đó ghi trong húa đơn.
+ Phiếu nhập kho được lập làm 3 liờn, cú chữ kớ của giỏm đốc, thủ kho và cỏn bộ vật tư. Liờn 1 lưu ở cuống, liờn 2 chuyển cho thủ kho để làm thẻ kho sau đú giao cho kế toỏn làm căn cứ ghi sổ, liờn 3 giao cho người nhập.
+ Trường hợp vật tư khụng đỳng quy cỏch phẩm chất thỡ phải thụng bỏo ngay cho phũng kế hoạch cựng bộ phận kế toỏn lập biờn bản xử lý(cú xỏc nhận của người giao hàng). Thụng thường bờn bỏn giao ngay tại kho nờn sau khi kiểm tra chỉ nhập kho số nguyờn vật liệu đỳng phẩm cấp đó ký kết lỳc mua, số cũn lại khụng đủ tiờu chuẩn thỡ trả lại cho người bỏn.
Trớch tỡnh hỡnh nhập kho NVL của cụng ty cổ phần húa chất Bỡnh Minh trong thỏng 12/2011 như sau:
Nghiệp vụ 1: Ngày 03/12/2011: Nhập kho NVL nhựa EL, số lượng 15.000 kg
của cụng ty cổ phần bao bỡ PP theo HĐ GTGT số 003857 (biểu 02), đơn giỏ chưa thuế VAT 10% là 23.333 đ/kg. Cụng ty chưa thanh toỏn.
Biểu 02:
HểA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/11P
Liờn 2: Giao khỏch hàng 0003857
Ngày 03 thỏng 12 năm 2011
Đơn vị bỏn hàng : cụng ty cổ phần bao bỡ PP Địa chỉ: số 1 Khõm Thiờn, Đống Đa, Hà Nội. Số tài khoản: MST: Điện thoại
Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: Cụng ty cổ phần húa chất Bỡnh Minh Địa chỉ: số 87 Đinh Nhu Lờ Chõn Hải Phũng Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn: chưa thanh toỏn MST: STT Tờn hàng húa dịch vụ
Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1ì2
1 Nhựa EL kg 15.000 23.333 349.995.000
2
3
Cộng tiền hàng 349.995.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 34.999.500 Tổng cộng tiền thanh toỏn 384.994.500
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm tỏm mƣơi tƣ triệu chớn trăm chớn mƣơi tƣ nghỡn
năm trăm đồng chẵn./
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
Tuấn Hũa Mai
Đỗ Anh Tuấn Đặng Văn Hũa Trần Ngọc Mai
0 1 0 1 6 7 9 7 6 4 2 0 2 0 0 6 0 5 8 2 2 9
Khi vật liệu EL về đến kho, cụng ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm, bao gồm ụng Tuấn- cỏn bộ vật tư, ụng Linh – thủ kho, và ụng Thành – cỏn bộ phũng kĩ thuật. Sau khi kiểm nghiệm thấy nhựa EL đảm bảo đỳng quy cỏch, chất lượng, số lượng, chủng loại… theo hoỏ đơn GTGT số 0003857, cụng ty tiến hành làm thủ tục nhập kho. Biờn bản kiểm nghiệm được lập như sau:
Biểu 03:
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Mẫu số 03-VT
húa chất Bỡnh Minh QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của BTBTC
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ
Ngày 03 thỏng 12 năm 2011 Số 01/12
Đơn vị bỏn: Cụng ty cổ phần bao bỡ PP Hoỏ đơn số: 0003857
Ban kiểm nghiệm gồm cú:
1. ễng: Đỗ Anh Tuấn- chức vụ cỏn bộ vật tư. 2.ễng: Nguyễn Văn Linh- thủ kho.
3. ễng: Đỗ Cường Thành- cỏn bộ phũng Kĩ thuật.
Đó kiểm nghiệm cỏc loại vật tư theo hoỏ đơn trờn để nhập vào kho ụng Nguyễn Văn Linh, số liệu cụ thể như sau:
STT Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư
Đơn vị
Số lượng
Theo hoỏ đơn Theo thực tế
1 Nhựa EL Kg 15.000 15.000
Cộng 15.000 15.000
ý kiến của bản kiểm nghiệm: Số vật tư trờn đỳng quy cỏch, chất lượng, số lượng theo hoỏ đơn, cú đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho.
Biờn bản kết thỳc hồi 15h cựng ngày. Biờn bản được lập thành 2 bản, mỗi bờn giữ một bản cú nội dung như nhau.
Thủ kho Cỏn bộ vật tƣ Đại diện kỹ thuật
Cỏn bộ vật tư kiểm tra húa đơn, tiến hành viết phiếu nhập kho theo mẫu quy định đỳng số lượng, số tiền, chủng loại vật tư đó ghi trong húa đơn. Phiếu nhập kho như sau:
Biểu 04:
Đơn vị: Cụng ty CPHC Bỡnh Minh
Địa chỉ: 87 Đinh Nhu Lờ Chõn Hải Phũng Mẫu số 01VT. QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BTBTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03 thỏng 12 năm 2011 Số :01/12 Nợ TK 1521 Cú TK 331 Họ và tờn người giao hàng: Cụng ty cổ phần bao bỡ PP.
Theo hoỏ đơn số: 0003857, ngày 03 thỏng 12 năm 2011 Nhập tại kho: Vật tư
STT Tờn nhón hiệu quy cỏch phẩm chất vật tư Mó số Đơn vị Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo CT Theo nhập 1 Nhựa EL Kg 15.000 15.000 23.333 349.995.000 Cộng 15.000 15.000 349.995.000
Tổng số tiền(viết bằng chữ): Ba trăm bốn mƣơi chớn triệu chớn trăm chớn mƣơi lăm nghỡn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kốm theo:02 chứng từ gốc.
Giỏm đốc Phụ trỏch cung tiờu
Ngƣời giao hàng Thủ kho
Nghiệp vụ 2: Ngày 07/12/2011: Nhập kho NVL nhựa HDPE, số lượng 12.000
kg của cụng ty cổ phần nhựa A&C theo HĐ GTGT số 0021837(biểu 05), cộng tiền hàng là 362.400.000. thuế VAT 10%, cụng ty chưa thanh toỏn.
Biểu 05:
HểA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/11P
Liờn 2: Giao khỏch hàng 0021837
Ngày 24 thỏng 12 năm 2011
Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty cổ phần nhựa A&C
Địa chỉ: Số 180 Nguyễn Đức Thuận, Gia Lõm, Hà Nội Số Tài khoản: MST:
Điện thoại
Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: Cụng ty cổ phần húa chất Bỡnh Minh Địa chỉ: số 87 Đinh Nhu Lờ Chõn Hải Phũng Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn: chưa thanh toỏn MST: STT Tờn hàng húa dịch vụ Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1ì2
1 Nhựa HDPE kg 12.000 30.200 362.400.000
2 3
Cộng tiền hàng 362.400.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 36.240.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 398.640.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm chin tỏm triệu sỏu trăm bốn mƣơi nghỡn đồng
chẵn./..
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
Tuấn Nghĩa Quõn Đỗ Anh Tuấn Trần Tuấn Nghĩa Hà Văn Quõn
0 2 0 0 6 0 5 8 2 2 9 0 1 7 0 1 4 0 1 4 1 8
Khi vật liệu nhựa HDPE về đến kho, cụng ty tổ chức hội đồng kiểm