Theo ví dụ 1 nhập kho nguyên vật liệu: Căn cứ hóa đơn GTGT số 00000275 ngày
12 tháng 11 năm 2016, Công ty mua thép tấm của Công ty TNHH Một Thành Viên Cơ Kh Xây Dựng Thƣơng Mại Tiến Thịnh thanh toán bằng tiền mặt.
Theo ví dụ 2 nhập kho cơng cụ dụng cụ: Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000244 ngày
03 tháng 12 năm 2016, Cơng ty có mua 2 máy mài makita của Cơng ty TNHH Thƣơng Mại Đầu Tƣ Quang Bình đã thanh tốn bằng tiền mặt.
NVL, CCDC Về đến Phòng điều hành sản xuất Kiểm nghiệm Phiếu nhập kho cơng ty Kho
Biểu mẫu 4.1. Hóa đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 2: Giao cho ngƣời mua Kí hiệu: TT/15P
Ngày 12 tháng 11 năm 2016 Số: 0000275
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Một Thành Viên Cơ Kh Xây Dựng Thƣơng Mại Tiến Thịnh
Địa chỉ: 29/187 Nguyễn Văn Quá, Khu phố 6, Phƣờng Tân Hƣng Thuận, Quận 12, TP.
HCM
Mã số thuế: 0312576494
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thƣơng Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải Địa chỉ: 101/17/19 Đƣờng Gò Dầu, Phƣờng Tân Quý, Quận Tân Phú, TP. HCM
Mã số thuế: 0312133615
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4x5
1 Thép tấm Kg 2.610,5 6.930 18.090.765
Cộng tiền hàng: 18.090.765 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.809.077 Tổng cộng tiền thanh toán: 19.899.842 Số tiền viết bằng chữ: Mƣời chín triệu tám trăm ch n mƣơi ch n ngàn tám trăm bốn mƣơi
hai đồng.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng
Biểu mẫu 4.2. Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ
Công ty TNHH Thƣơng mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải
101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ
Ngày 12 tháng 11 năm 2016
Căn cứ vào hóa đơn số 0000275 ngày 12 tháng 11 năm 2016
Ban kiểm nghiệm gồm :
+ Tổ trƣởng: Phạm Văn Mão
+ P. ĐHSX: Lê Minh Đức
+ Ủy viên: Nguyễn Văn Bảy
+ Thƣ ký: Trần Thị Mỹ Dung Đã kiểm nghiệm nguyên vật liệu :
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lƣợng
Kết quả kiểm nghiệm
Số lƣợng đạt Số lƣợng không đạt
1 Thép tấm Kg 2.610,5 2.610,5 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đã đạt tiêu chuẩn nhập kho
Ngày 12 tháng 11 năm 2016
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trƣởng ban
Biểu mẫu 4.3. Phiếu nhập kho
Công ty TNHH Thƣơng mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải
101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 12 tháng 11 năm 2016 Nợ: TK 152 Số : NK00170 Có: TK 1111
- Họ và tên ngƣời giao hàng: Công ty TNHH Một Thành Viên Cơ Kh Xây Dựng Thƣơng Mại
Tiến Thịnh
- Theo hóa đơn số 0000275 ngày 12 tháng 11 năm 2016 của chi nhánh Công ty TNHH Một
Thành Viên Cơ Kh Xây Dựng Thƣơng Mại Tiến Thịnh
- Nhập tại kho: Vật tƣ Địa điểm: ............
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật
tƣ, dụng cụ, sản
phẩm, hàng hóa
Mã số ĐVT
Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép tấm NVLC THEP TAM Kg 2.610,5 2.610,5 6.930 18.090.765 Cộng 18.090.765
Tổng số tiền(viết bằng chữ): Mười tám triệu khơng trăm chín mươi ngh n bảy trăm sáu mươi
ăm đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 12 tháng 11 năm 2016
Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng
Biểu mẫu 4.4. Hóa đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 2: Giao cho ngƣời mua Kí hiệu: QB/16P
Ngày 03 tháng 12 năm 2016 Số: 0000244
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thƣơng Mại Đầu Tƣ Quang Bình
Địa chỉ: 33/3H Phan Văn Hớn, Ấp Trung Lân, X. Bà Điểm, H. Hóc Mơn, Tp. HCM
Mã số thuế: 0310977980
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thƣơng Mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải Địa chỉ: 101/17/19 Đƣờng Gò Dầu, Phƣờng Tân Quý, Quận Tân Phú, TP. HCM
Mã số thuế: 0312133615
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4x5
1 Máy mài makita Cái 2 800.000 1.600.000
Cộng tiền hàng: 1.600.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 160.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.760.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu bảy trăm sáu mƣơi nghìn đồng.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng
Biểu mẫu 4.5. Biên bản kiểm nghiệm dụng cụ
Công ty TNHH Thƣơng mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải
101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM DỤNG CỤ
Ngày 03 tháng 12 năm 2016
Căn cứ vào hóa đơn số 0000244 ngày 03 tháng 12 năm 2016
Ban kiểm nghiệm gồm :
+ Tổ trƣởng: Phạm Văn Mão
+ P. ĐHSX: Lê Minh Đức
+ Ủy viên: Nguyễn Văn Bảy
+ Thƣ ký: Trần Thị Mỹ Dung Đã kiểm nghiệm công cụ dụng cụ :
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT lƣợng Số
Kết quả kiểm nghiệm Số lƣợng đạt Số lƣợng không đạt
1 Mày mày makita Cái 2 2 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đã đạt tiêu chuẩn nhập kho
Ngày 03 tháng 12 năm 2016
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trƣởng ban
Biểu mẫu 4.6. Phiếu nhập kho
Công ty TNHH Thƣơng mại Sản Xuất Mây Tre Lá Trƣờng Hải
101/17/19 Gò Dầu, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, Tp. HCM
Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 03 tháng 12 năm 2016 Nợ: TK 153 Số : NK00185 Có: TK 1111 - Họ và tên ngƣời giao hàng: Công ty TNHH Thƣơng Mại Đầu Tƣ Quang Bình
- Theo hóa đơn số 0000244 ngày 03 tháng 12 năm 2016 của Cơng ty TNHH Thƣơng Mại Đầu
Tƣ Quang Bình
- Nhập tại kho: Công cụ dụng cụ Địa điểm: ............
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật
tƣ, dụng cụ sản phẩm,
hàng hóa
Mã số ĐVT
Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Máy mài makita CCDC
MAY MAI
Cái 2 2 800.000 1.600.000
Cộng 1.600.000
Tổng số tiền(viết bằng chữ) : Một triệu sáu trăm ngh n đồng. Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 03 tháng 12 năm 2016
Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng
Khi nhận đƣợc chứng từ do thủ kho gửi lên, kế tốn vật tƣ tại phịng kế toán tiến hàng nhập số liệu lên máy vi tính theo từng loại chứng từ.
Đối với vật tƣ tăng do mua ngồi, kế tốn nhập số liệu trên phiếu nhập mua hàng/ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả. Vật tƣ tăng có thể đƣợc phản ánh trên phiếu nhập kho/ Kế toán kho.
Cụ thể trƣờng hợp vật tƣ tăng do mua ngồi: Dựa vào hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, phiếu nhập kho của thủ kho gửi lên, kế toán vật tƣ tiến hành lên phiếu nhập mua hàng.
Theo ví dụ 1 nhập kho nguyên vật liệu kế toán vật tư nhập cụ thể như sau:
Nhà cung cấp: NCC00020. Chƣơng trình tự động hiện lên tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty TNHH Một Thành Viên Cơ Kh Xây Dựng Thƣơng Mại Tiến Thịnh.
Số phiếu nhập: Căn cứ vào số phiếu nhập trên phiếu nhập kho do phịng ĐHSX lập, kế tốn vật tƣ nhập số phiếu NK00170
Tên hàng: Thép tấm
Mã kho: Kho vật tƣ (KHOVT)
Kế toán tiếp tục nhập số lƣợng thép tấm, đơn giá lên phiếu nhập mua hàng Hạch toán mặc định trên máy vi t nh là:
Nợ TK 152: 18.090.765 đ Có TK 1111: 18.090.765 đ
Hình 4.2. Màn hình giao diện phiếu nhập kho nguyên vật liệu
Theo ví dụ 2 nhập kho cơng cụ dụng cụ kế toán vật tư nhập cụ thể như sau:
Nhà cung cấp: NCC00032. Chƣơng trình tự động hiện lên tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty TNHH Thƣơng Mại Đầu Tƣ Quang Bình.
Số phiếu nhập: Căn cứ vào số phiếu nhập trên phiếu nhập kho do phòng ĐHSX lập, kế toán vật tƣ nhập số phiếu NK00185.
Tên hàng: Máy mài makita.
Mã kho: Kho công cụ dụng cụ (KHOCCDC).
Kế toán tiếp tục nhập số lƣợng mày mài makita, đơn giá lên phiếu nhập mua hàng. Hạch toán mặc định trên máy vi t nh là:
Nợ TK 1531: 1.600.000 đ Có TK 1111: 1.600.000 đ
Hình 4.3. Màn hình giao diện phiếu nhập kho công cụ dụng cụ
4.5.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty
Khi xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất, doanh nghiệp sử dụng các chứng từ sau: Phiếu đề nghị xuất vật tƣ, dụng cụ, phiếu xuất kho.
Giống nhƣ các đơn vị Sản xuất kinh doanh khác thì khi xuất kho với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất hay bất kỳ một mục đích gì để phản ánh kịp thời, tính tốn và bổ sung ch nh xác cho đối tƣợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ đúng quy cách.
Khi các phòng ban, phân xƣởng sản xuất có nhu cầu xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, ngƣời phụ trách bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu đề nghị xuất vật tƣ, dụng cụ.
Khi đó đề nghị xuất nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ đƣợc chuyển lên phịng ĐHSX, xét thấy nhu cầu hợp lý và tại kho cịn lại ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ đó, Phịng ĐHSX lập phiếu xuất kho cho phép lĩnh nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liên: Liên 1: Lƣu tại phòng điều hành sản xuất
Liên 2: Giao cho ngƣời lĩnh nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Liên 3: Giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho.
Phiếu xuất kho do phòng ĐHSX khi lập chỉ phản ánh về mặt số lƣợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. Thủ kho khi nhận đƣợc phiếu xuất kho tiến hành xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, dựa vào phiếu xuất kho để lên thẻ kho.