Hình 1.1 : Logo Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Ân
5. Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DNTN HOÀNG ÂN
2.1.4.3. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán
Kế toán trưởng:
Tổ chức hệ thống kế toán của doanh nghiệp theo đúng chuẩn mực và luật kế toán của Nhà nước Việt Nam.
Gửi báo cáo kế toán đúng hạn theo quy định Nhà nước, điều lệ của doanh nghiệp. Thực hiện nghiệp vụ kế toán quản trị để kiểm tra, theo dõi và tổng hợp tình hình kết quả hoạt động của phịng kế tốn trong từng tháng, từng quý, từng năm nhằm đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch được giao để báo cáo cho giám đốc.
Hướng dẫn những chuẩn mực, chế độ kế toán mới do Nhà nước ban hành.
Hoạch định hoạt động ngân sách của doanh nghiệp và đưa ra những quyết định tài chính ngắn hạn tại DNTN Hồng Ân.
Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý tài sản, hồ sơ thuộc phịng kế tốn. Kế toán tổng hợp:
Kiểm tra và tổng hợp các số liệu để kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ và lập báo cáo kế tốn tài chính, báo cáo thuế,...
Cùng kế tốn trưởng giải trình, cung cấp tài liệu, số liệu cho các cơ quan như: thuế, kiểm tốn, các đồn thanh tra khi có u cầu.
Lập các chứng từ, hạch tốn các nghiệp vụ về: trích lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, tài sản cố định, chi phí trả trước và phân bổ chi phí trả trước.
In báo cáo chi tiết cho các bộ phận kế tốn khi có u cầu. Kế tốn hàng hóa:
Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ về tình hình lưu chuyển hàng hố. Tính tốn, phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho.
Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hố, cung cấp thơng tin tổng hợp về hàng hoá, kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế tốn cơng nợ:
Chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết tình hình các khoản nợ phải trả, phải thu theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp, từng hợp đồng và theo thời hạn nợ.
Đồng thời, đối chiếu với các phần hành kế tốn khác có liên quan để theo dõi cơng nợ khách hàng, đôn đốc thu hồi nợ, thường xuyên báo cáo với kế toán trưởng.
Kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng:
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán, lập phiếu thu chi, theo dõi lượng tiền mặt tồn tại quỹ. Từ chứng từ gốc và phiếu thu chi, lập bảng kê thu chi và sổ quỹ.
Quản lý mọi giao dịch với ngân hàng khi có nhu cầu thu chi qua ngân hàng, theo dõi và lập các chứng từ chuyển khoản, ghi chép sổ sách liên quan đến ngân hàng.
Cung cấp kịp thời các chứng từ kế tốn cho kế tốn cơng nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ với khách hàng.
Thủ quỹ:
Thu và chi tiền theo các phiếu đề nghị thanh toán khi đã kiểm tra chính xác, ghi chép phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ thu chi qua ngân quỹ của doanh nghiệp.
Lưu giữ chứng từ thu chi và bảo quản tiền của doanh nghiệp. Kiểm tra quỹ tiền mặt, sổ sách thực tế hàng ngày.
Báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ hoặc đột xuất cho kế toán trưởng và ban giám đốc chính xác để có thể xử lý kịp thời.
2.1.4.4. Chính sách kế tốn áp dụng tại DNTN Hồng Ân. 2.1.4.4.1. Chế độ kế toán.
Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính và các thơng tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế tốn của Bộ Tài Chính.
2.1.4.4.2. Các nguyên tắc kế toán áp dụng.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hằng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: tiền Đồng Việt Nam (VND).
Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách đều được áp dụng và thực hiện theo quy định của pháp luật.
Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: nhập xuất ngoại tệ theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Phương pháp kế tốn thuế GTGT: tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: bình qn gia quyền cuối kỳ.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo đường thẳng trong suốt thời gian sử dụng hữu dụng tài sản.
2.1.4.4.3. Hệ thống chứng từ kế toán.
Hằng ngày, các chứng từ do kế tốn DNTN Hồng Ân tự lập hoặc là từ bên ngoài chuyển đến đều được đưa tới phịng kế tốn của DNTN Hồng Ân.
Sau đó, dựa theo quy định về chứng từ, kế toán lần lượt thực hiện như sau: Kế tốn kiểm tra, xem xét chứng từ có hợp lệ khơng.
Tiến hành phân loại, sắp xếp chứng từ để giao cho các phần hành kế tốn có liên quan xử lý.
Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, không đúng nội dung hoặc con số, chữ viết khơng rõ ràng thì kế tốn phải trả lại cho người lập để làm lại hoặc bổ sung thêm cho hồn chỉnh, sau đó mới dùng thanh toán và ghi sổ kế toán.
Bảng 2.2: Hệ thống chứng từ kế tốn tại DNTN Hồng Ân.
Phân loại Tên chứng từ
Chứng từ tiền lương
Bảng chấm cơng.
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Bảng thanh toán tiền lương.
Bảng thanh toán tiền thưởng.
Chứng từ hàng tồn kho
Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho.
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Bảng kê mua hàng. Chứng từ bán hàng Hoá đơn GTGT. Bảng kê bán hàng. Báo cáo bán hàng. Chứng từ tiền tệ Phiếu thu. Phiếu chi. Giấy đề nghị tạm ứng. Giấy đề nghị thanh toán. Bảng kiểm kê quỹ. Bảng kê chi tiền.
Chứng từ TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ.
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. Biên bản đánh giá lại TCSĐ.
Biên bản kiểm kê TSCĐ.
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. ( Nguồn: Phịng kế tốn của DNTN Hồng Ân)
2.1.4.4.4. Hình thức sổ sách kế tốn.
DNTN Hồng Ân áp dụng hình thức kế tốn trên máy tính với phần mềm kế toán Accom Accounting để tiến hành ghi sổ kế toán.
Đặc biệt, phần mềm đã được cài đặt sẵn trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký chung:
Sổ Nhật ký đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán
chi tiết Chứng từ kế tốn
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số
phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
SỔ CÁI
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán sẽ lần lượt nhập dữ liệu và hạch toán chứng từ chính xác theo các bảng biểu được thiết đặt sẵn trên phần mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm, các thông tin sẽ tự động nhập vào các sổ sách liên quan như: sổ nhật ký chung, sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan, sổ cái theo các tài khoản,... Chứng từ khi nhập liệu xong sẽ lưu lại phịng kế tốn để làm chứng từ gốc.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ để lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được phần mềm thực hiện tự động trên ngun tắc chính xác, trung thực.
Kế tốn tiến hành in chứng từ, sổ sách trên phần mềm ra giấy, kiểm tra đối chiếu lần nữa, rồi chuyển lên cho kế toán trưởng, giám đốc kiểm tra, ký duyệt và bảo quản.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn nhật ký chung.
Đã được vi tính hóa. Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
( Nguồn: Phịng kế tốn của DNTN Hoàng Ân)
2.1.4.4.5. Hệ thống báo cáo tài chính.
Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Thuyết minh báo cáo tài chính.
Khóa luận tốt nghiệp 36 GVHD: ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy
Bảng 2.3: Tình hình hoạt động kinh doanh của DNTN Hồng Ân năm 2011 – 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2012/2011 Năm 2013/2012 Giá trị Tỷ lệ % Giá trị Tỷ lệ %
1. Doanh thu BH và CCDV. 27.847.264.316 25.505.088.808 24.926.680.655 (2.342.175.508) (8.41) (578.408.153) (2,27) 2. Các khoản giảm trừ doanh thu
3. Doanh thu thuần BH và CCDV. 27.847.264.316 25.505.088.808 24.926.680.655 (2.342.175.508) (8,41) (578.408.153) (2,27) 4. Giá vốn hàng bán. 18.431.937.099 17.119.003.213 16.276.121.788 (1.312.933.886) (7,12) (842.881.425) (4,92) 5. Lợi nhuận gộp về BH và CCDV. 9.415.327.217 8.386.085.595 8.650.558.867 (1.029.241.622) (10,93) 264.473.272 3,15 6. Doanh thu hoạt động tài chính. 2.169.432 1.385.296 1.001.181 (784.136) (36,14) (384.115) (27,73) 7. Chi phí tài chính. 371.280.554 280.764.166 432.767.265 (90.516.388) (24,38) 152.003.099 54,14 - Trong đó:chi phí lãi vay 371.280.554 280.764.166 432.767.265 (90.516.388) (24,38) 152.003.099 54,14 8. Chí phí bán hàng. 6.584.229.297 5.103.876.033 5.112.093.985 (1.480.353.264) (22,48) 8.217.952 0,16 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.522.764.622 2.670.657.896 2.684.156.340 147.893.274 5,86 13.498.444 0,51 10. Lợi nhuận thuần từ HĐKD. (60.777.824) 332.172.796 422.542.458 392.950.620 (646,54) 90.396.662 27,21 11. Thu nhập khác. 196.114.000 209.090.909 1.268.181.820 12.976.909 6,62 1.059.090.911 506,52
12. Chi phí khác. 438.236.297 1.661.110.283 438.236.297 1.222.873.986 279,04
13. Lợi nhuận khác. 196.114.000 (229.145.388) (392.928.463) (425.259.388) (216,84) (163.783.075) 71,48 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 135.336.176 103.027.408 29.613.995 (32.308.768) (23,87) (73.413.413) (71,26) 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành. 23.683.831 18.029.797 7.403.499 (5.654.034) (23,87) (10.626.298) (58,94) 16. Chi phí thuế TNDN hỗn lại.
17. Lợi nhuận sau thuế TNDN. 111.652.345 84.997.611 22.210.496 (26.654.734) (23,87) (62.787.115) (73,87) 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu
Nhận xét:
Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp giảm dần qua các năm: năm 2012 giảm 8,41% so với năm 2011 tương ứng giảm 2.342.175.508 đồng. Năm 2013 giảm 2,27% so với năm 2012 tương ứng giảm 578.408.153 đồng. Nguyên nhân giảm chủ yếu là do năm 2012 - 2013 có ít đơn đặt hàng hơn năm 2011, đây là dấu hiệu chứng tỏ hoạt động tiêu thụ và sản xuất tại doanh nghiệp phát triển khơng được tốt, chính sách bán hàng chưa thật sự có hiệu quả.
Tổng lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp: năm 2012 so với năm 2011 giảm 23,87% tức giảm 26.654.734 đồng, đặc biệt là năm 2013 so với năm 2012 giảm 73,87% tức giảm 62.787.115 đồng. Bởi vì, năm 2013 so với năm 2012 chi phí tăng dần, cụ thể:
Chi phí bán hàng tăng 0,16%.
Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 0,51%.
Chi phí tài chính tăng 54,14% chủ yếu là chi phí lãi vay ngắn hạn. Chi phí khác tăng 279,04% do năm 2013 đã thanh lý nhiều TSCĐ.
Điều này chứng tỏ năm 2013, doanh nghiệp chưa kiểm sốt được chi phí, sự gia tăng của các loại chi phí làm cho lợi nhuận giảm.
Kết luận:
Nhìn chung DNTN Hồng Ân kinh doanh qua ba năm 2011 -2013, doanh thu thu về khá cao, chi phí bỏ ra lại tương đối lớn để thu về khoản doanh thu này nhưng vẫn có lời (dù cho lợi nhuận không được cao lắm và giảm dần qua các năm).
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có biện pháp kiểm sốt chi phí một cách phù hợp, điều chỉnh lại chính sách bán hàng,… nhằm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển hơn nữa.
2.1.6. Thuận lợi và khó khăn. 2.1.6.1. Thuận lợi. 2.1.6.1. Thuận lợi.
Doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, có trình độ chun mơn cao, năng động, thường xuyên cập nhật và ứng dụng khoa học kĩ thuật vào công việc.
Hệ thống máy móc, thiết bị, phương tiện được đầu tư mua sắm theo công nghệ mới để đảm bảo kiểm sốt, ngăn ngừa sai sót, nâng cao chất lượng sản phẩm làm hài lịng khách hàng.
2.1.6.2. Khó khăn.
Bên cạnh những thuận lợi, doanh nghiệp cũng gặp khơng ít những khó khăn như: Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác cùng ngành.
Đôi lúc nền kinh tế thị trường bất ổn, giá cả nguyên liệu gas tăng lẫn giá nhân cơng đồng loạt tăng, kéo thêm các chi phí khác tăng thêm, khiến cho doanh nghiệp gặp khơng ít khó khăn.
2.2. THỰC TRẠNG VỀ KẾ TỐN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI DNTN HOÀNG ÂN. QUẢ KINH DOANH TẠI DNTN HOÀNG ÂN.
2.2.1. Đặc điểm kinh doanh, phương thức tiêu thụ, thanh tốn, trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng tại DNTN Hoàng Ân.
2.2.1.1. Đặc điểm kinh doanh.
DNTN Hoàng Ân là doanh nghiệp chuyên phân phối và bán các sản phẩm gas, cung cấp dịch vụ vận chuyển xe bồn chuyên dụng cho các doanh nghiệp khác.
Thị trường tiêu thụ: chủ yếu là thị trường trong nước.
Chính sách bán hàng: khách hàng ln là mối quan tâm hàng đầu, thoả mãn nhu cầu của khách hàng thông qua việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ tốt nhất.
2.2.1.2. Phương thức bán hàng.
Doanh nghiệp sử dụng các phương thức bán hàng khác như là bán buôn, bán lẻ, bán hàng đại lý nhưng chủ yếu là phương thức bán bn hàng hóa (bán qua kho).
Về hình thức giao nhận người mua có thể đến nhận trực tiếp tại kho của doanh nghiệp hoặc tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng đã ký.
2.2.1.3. Phương thức thanh toán.
Thanh tốn bằng tiền mặt: với các đơn hàng có giá trị dưới 20.000.000 đồng, hoặc là những khách hàng bán lẻ. Khách hàng khi nhận đủ hàng và các chứng từ thanh toán sẽ phải thanh toán tiền hàng qua nhân viên bán hàng hay thủ quỹ của doanh nghiệp.
Thanh toán bằng chuyển khoản: hình thức này áp dụng chủ yếu với các đơn hàng có giá trị trên 20.000.000 đồng hoặc là những khách hàng lớn, mua sỉ cụ thể như sau:
Khách hàng mới: thanh toán 100% trị giá hợp đồng trước khi giao hàng và xuất hoá đơn GTGT.
Khách hàng đang hợp tác: đặt cọc 30% đến 50% trị giá hợp đồng trước khi giao hàng. Phần còn lại sẽ được thanh tốn chậm nhất trong vịng 10 ngày khi khách hàng đã nhận đầy đủ hàng và bộ chứng từ thanh toán.
Khách hàng thân thiết: giao hàng trước và khách sẽ thanh toán 100% trị giá tiền hàng khi nhận đủ hàng và chứng từ thanh tốn, chậm nhất là trong vịng 10 ngày.
2.2.1.4. Trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng.
Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng sẽ kết hợp với bộ phận kho kiểm tra tình hình thực tế về chất lượng, số lượng, chủng loại hàng trong kho, kết hợp với bộ phận kế toán kiểm tra số dư nợ của khách hàng.
Nếu chấp nhận đơn đặt hàng sẽ thỏa thuận giá cả, phương thức giao hàng,…và tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế. Thơng thường giám đốc ủy nhiệm cho phịng kinh doanh soạn thảo hợp đồng kinh tế, trừ một số trường hợp quan trọng hoặc có tính chất phức tạp về các điều kiện thỏa thuận thì phải có ý kiến của giám đốc. Hợp đồng kinh tế ký kết gồm bốn bản, mỗi bên giữ hai bản.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phòng kinh doanh lập phiếu đề nghị bán hàng gửi cho bộ phận kho yêu cầu lập phiếu xuất kho gồm ba liên: liên 1 giữ cuối ngày ghi vào thẻ kho, liên 2 gửi bộ phận kế toán, liên 3 gửi cho bộ phận giao hàng.
Bộ phận kế toán nhận hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho (liên 2) sẽ lập phiếu giao hàng và hóa đơn GTGT hai liên: liên 1 lưu tại phịng kế tốn, liên 2 và phiếu giao hàng chuyển cho bộ phận kho.
Bộ phận kho và bộ phận giao hàng sẽ đóng hàng, giao hàng cùng với hóa đơn GTGT liên 2 cho khách hàng và thu tiền, thủ kho và khách hàng ký xác nhận phiếu giao hàng sau đó chuyển cho bộ phận kế tốn. Sau khi nhận được các chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại ghi sổ kế toán như sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, sổ cái.
2.2.2. Kế toán doanh thu, thu nhập khác.
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. 2.2.2.1.1. Nội dung. 2.2.2.1.1. Nội dung.
Doanh thu bán hàng là số tiền DNTN Hoàng Ân thu được hoặc sẽ thu được từ các nghiệp vụ kinh tế như: phân phối và cung cấp khí dầu mỏ hóa lỏng, gas, bếp gas.
Doanh thu cung cấp dịch vụ chủ yếu từ dịch vụ vận chuyển xe bồn chuyên dụng cho doanh nghiệp gas khác đi các tỉnh Đà Lạt, ĐakLak, Phan Rang, Phan Thiết, Nha Trang.