( Nguồn: Phịng kế tốn của DNTN Hồng Ân) Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán TM - TGNH Kế toán cơng nợ Kế tốn hàng hoá
2.1.4.3. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán.
Kế toán trưởng:
Tổ chức hệ thống kế toán của doanh nghiệp theo đúng chuẩn mực và luật kế toán của Nhà nước Việt Nam.
Gửi báo cáo kế toán đúng hạn theo quy định Nhà nước, điều lệ của doanh nghiệp. Thực hiện nghiệp vụ kế toán quản trị để kiểm tra, theo dõi và tổng hợp tình hình kết quả hoạt động của phịng kế tốn trong từng tháng, từng quý, từng năm nhằm đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch được giao để báo cáo cho giám đốc.
Hướng dẫn những chuẩn mực, chế độ kế toán mới do Nhà nước ban hành.
Hoạch định hoạt động ngân sách của doanh nghiệp và đưa ra những quyết định tài chính ngắn hạn tại DNTN Hồng Ân.
Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý tài sản, hồ sơ thuộc phịng kế tốn. Kế toán tổng hợp:
Kiểm tra và tổng hợp các số liệu để kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ và lập báo cáo kế tốn tài chính, báo cáo thuế,...
Cùng kế tốn trưởng giải trình, cung cấp tài liệu, số liệu cho các cơ quan như: thuế, kiểm tốn, các đồn thanh tra khi có u cầu.
Lập các chứng từ, hạch tốn các nghiệp vụ về: trích lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, tài sản cố định, chi phí trả trước và phân bổ chi phí trả trước.
In báo cáo chi tiết cho các bộ phận kế tốn khi có u cầu. Kế tốn hàng hóa:
Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ về tình hình lưu chuyển hàng hố. Tính tốn, phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho.
Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hố, cung cấp thơng tin tổng hợp về hàng hoá, kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế tốn cơng nợ:
Chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết tình hình các khoản nợ phải trả, phải thu theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp, từng hợp đồng và theo thời hạn nợ.
Đồng thời, đối chiếu với các phần hành kế tốn khác có liên quan để theo dõi cơng nợ khách hàng, đôn đốc thu hồi nợ, thường xuyên báo cáo với kế toán trưởng.
Kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng:
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán, lập phiếu thu chi, theo dõi lượng tiền mặt tồn tại quỹ. Từ chứng từ gốc và phiếu thu chi, lập bảng kê thu chi và sổ quỹ.
Quản lý mọi giao dịch với ngân hàng khi có nhu cầu thu chi qua ngân hàng, theo dõi và lập các chứng từ chuyển khoản, ghi chép sổ sách liên quan đến ngân hàng.
Cung cấp kịp thời các chứng từ kế tốn cho kế tốn cơng nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ với khách hàng.
Thủ quỹ:
Thu và chi tiền theo các phiếu đề nghị thanh toán khi đã kiểm tra chính xác, ghi chép phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ thu chi qua ngân quỹ của doanh nghiệp.
Lưu giữ chứng từ thu chi và bảo quản tiền của doanh nghiệp. Kiểm tra quỹ tiền mặt, sổ sách thực tế hàng ngày.
Báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ hoặc đột xuất cho kế toán trưởng và ban giám đốc chính xác để có thể xử lý kịp thời.
2.1.4.4. Chính sách kế tốn áp dụng tại DNTN Hồng Ân. 2.1.4.4.1. Chế độ kế toán.
Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính và các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế tốn của Bộ Tài Chính.
2.1.4.4.2. Các nguyên tắc kế toán áp dụng.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hằng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: tiền Đồng Việt Nam (VND).
Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách đều được áp dụng và thực hiện theo quy định của pháp luật.
Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: nhập xuất ngoại tệ theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Phương pháp kế tốn thuế GTGT: tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: bình qn gia quyền cuối kỳ.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo đường thẳng trong suốt thời gian sử dụng hữu dụng tài sản.
2.1.4.4.3. Hệ thống chứng từ kế toán.
Hằng ngày, các chứng từ do kế tốn DNTN Hồng Ân tự lập hoặc là từ bên ngoài chuyển đến đều được đưa tới phịng kế tốn của DNTN Hồng Ân.
Sau đó, dựa theo quy định về chứng từ, kế tốn lần lượt thực hiện như sau: Kế toán kiểm tra, xem xét chứng từ có hợp lệ khơng.
Tiến hành phân loại, sắp xếp chứng từ để giao cho các phần hành kế tốn có liên quan xử lý.
Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, không đúng nội dung hoặc con số, chữ viết khơng rõ ràng thì kế tốn phải trả lại cho người lập để làm lại hoặc bổ sung thêm cho hồn chỉnh, sau đó mới dùng thanh toán và ghi sổ kế toán.
Bảng 2.2: Hệ thống chứng từ kế tốn tại DNTN Hồng Ân.
Phân loại Tên chứng từ
Chứng từ tiền lương
Bảng chấm cơng.
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Bảng thanh toán tiền lương.
Bảng thanh toán tiền thưởng.
Chứng từ hàng tồn kho
Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho.
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Bảng kê mua hàng. Chứng từ bán hàng Hoá đơn GTGT. Bảng kê bán hàng. Báo cáo bán hàng. Chứng từ tiền tệ Phiếu thu. Phiếu chi. Giấy đề nghị tạm ứng. Giấy đề nghị thanh toán. Bảng kiểm kê quỹ. Bảng kê chi tiền.
Chứng từ TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ.
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. Biên bản đánh giá lại TCSĐ.
Biên bản kiểm kê TSCĐ.
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. ( Nguồn: Phịng kế tốn của DNTN Hồng Ân)
2.1.4.4.4. Hình thức sổ sách kế tốn.
DNTN Hồng Ân áp dụng hình thức kế tốn trên máy tính với phần mềm kế tốn Accom Accounting để tiến hành ghi sổ kế toán.
Đặc biệt, phần mềm đã được cài đặt sẵn trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký chung:
Sổ Nhật ký đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán
chi tiết Chứng từ kế tốn
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số
phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
SỔ CÁI
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán sẽ lần lượt nhập dữ liệu và hạch toán chứng từ chính xác theo các bảng biểu được thiết đặt sẵn trên phần mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm, các thông tin sẽ tự động nhập vào các sổ sách liên quan như: sổ nhật ký chung, sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan, sổ cái theo các tài khoản,... Chứng từ khi nhập liệu xong sẽ lưu lại phịng kế tốn để làm chứng từ gốc.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ để lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được phần mềm thực hiện tự động trên nguyên tắc chính xác, trung thực.
Kế tốn tiến hành in chứng từ, sổ sách trên phần mềm ra giấy, kiểm tra đối chiếu lần nữa, rồi chuyển lên cho kế toán trưởng, giám đốc kiểm tra, ký duyệt và bảo quản.