4.1.3 Quy chế quản lý, sử dụng lao động và quỹ tiền lương ở doanh nghiệp
a) Quy chế quản lý, sử dụng lao động:
Lực lượng lao động tại công ty bao gồm nhân viên trong danh sách là 50 nhân viên do công ty trực tiếp quản lý và các sinh viên thực tập do các trường có sinh viên thực tập quản lý. Cách thức quản lý, sử dụng lao động của Cơng ty tương đối hồn chỉnh và chặt chẽ. Trong mỗi bộ phận đều có nhóm trưởng trực tiếp quản lý, giám sát hoạt động. Riêng bộ phận hỗ
Bảng chấm công Bảng kê phụ cấp Bảng kê tiền thưởng (bonus) Bộ phận nhân sự
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, BHYT, BHTN, Thuế
TNCN
Chi trả lương (ngân hàng, tiền mặt)
44
trợ doanh nghiệp ngồi trưởng nhóm giám sát trực tiếp cịn có Quản lý cấp I, Quản lý cấp II giám sát chung toàn bộ nhân viên của bộ phận.
Việc sử dụng lao động ở công ty được thực hiện theo đúng quy định người lao động, bố trí đảm bảo các chế độ theo luật lao động, đồng thời lao động phải có năng lực để hồn thành cơng việc được phân công. Tất cả mọi người trong cơng ty phải có trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ mà cơng ty giao. Những lao động có thành tích tốt hoặc có hành vi vi phạm kỷ luật thì cơng ty sẽ có chế độ khen thưởng và xử lý kỷ luật phù hợp theo thỏa thuận trong HĐLĐ và Nội quy công ty.
b) Quy chế sử dụng quỹ lương ở công ty:
Quy chế trả lương ở công ty được áp dụng cho từng người ở từng bộ phận cụ thể phù hợp với chức năng của từng cá nhân. Bố trí sắp xếp nhân viên, quản lý quỹ chặt chẽ, tăng cường kiểm tra, kiểm sóat quỹ lương.
4.2 Hạch tốn lao động
Hạch tốn lao động và thời gian lao động đóng vai trị quan trọng trong công tác quản lý lao động và đảm bảo tính lương chính xác cho từng người lao động. Do đó, Cơng ty cũng rất chú trọng trong việc hạch tốn kỹ lưỡng và chính xác về lao động và thời gian lao động. Nội dung hạch toán lao động bao gồm: Hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động.
4.2.1 Hạch toán số lượng lao động
Việc xác định nhu cầu lao động nhằm đảm bảo cho cơng ty có được đúng người đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết và đối phó linh hoạt với sự thay đổi của thị trường. Bên cạnh đó, khi hạch tốn chính xác số lượng lao động sẽ giúp cho Cơng ty tiết kiệm được chi phí nhân cơng một cách tối đa, tránh tổ chức một bộ máy cồng kềnh, kém hiệu quả. Theo đó, việc hạch tốn số lượng lao động trong công ty được thực hiện như sau:
- Đối với nhân viên quản lý: thường nằm trong danh sách lao động thuộc biên chế cơng ty đã có tiêu chuẩn biên các phịng ban quản lý. Số lượng nhân viên khơng có biến động trừ trường hợp nhân viên chuyển công tác làm bộ phận khác hoặc nghỉ việc công ty mới tuyển nhân viên có đủ trình độ phù hợp và chức năng nhiệm vụ đảm trách.
45
- Đối với nhân viên trực tiếp sản xuất (tạo ra doanh thu) gồm nhân viên nghiệp vụ và nhân viên hỗ trợ doanh nghiệp: để hoàn thành chỉ tiêu, hợp đồng đúng thời hạn, công ty thường tuyển thêm nhân viên thực tập tùy theo từng nhu cầu của từng bộ phận vào các thời điểm khác nhau, số nhân viên này sẽ đượ cơng ty đào tạo miễn phí tùy từng bộ phận mà nhân viên làm việc trong thời gian ở cơng ty. Bên cạnh đó, định kỳ hàng tháng công ty tổ chức các buổi thi để nâng cao trình độ của nhân viên, chọn những nhân viên trên (nếu có thỏa thuận ban đầu đen thực tập) trở thành nhân viên chính thức của cơng ty và đó cũng là hình thức để nâng tiền lương cho nhân viên trong cơng ty.
- Nhân viên cịn lại gồm: Nhân viên kỹ thuật, nhân viên giao nhận.
Để quản lý lao động về mặt số lượng, Công ty sử dụng sổ sách theo dõi lao động thường xuyên do bộ phận nhân sự quản lý. Sổ này hạch tốn về số lượng lao động. Phịng nhân sự lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chặt tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong cơng ty. Thông qua cách thức này, số lượng lao động của Cơng ty ln được cập nhật một cách chính xác và hiệu quả.
4.2.2 Hạch toán thời gian lao động
Bản chất của việc hạch toán thời gian lao động là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng nhân viên ở từng bộ phận trong công ty. Công ty áp dụng tuần làm việc nghỉ chiều thứ 7 và ngày chủ nhật, với thời gian làm việc cụ thể như sau:
Sáng: 8h – 12h
Chiều: 13h30’ – 17h30’
Để hạch toán thời gian lao động cho cán bộ nhân viên, Công ty Cổ phần tư vấn & Đại lý thuế TPM đã sử dụng hình thức chấm cơng (Bảng chấm cơng) và việc chấm công được thực hiện hai lần mỗi lần gồm hai đợt (đầu giờ làm việc buổi sáng và kết thúc giờ làm việc vào buổi chiều): (i) một do bộ phận nhân sự thực hiện bằng hình thức kiểm tra dấu vân tay và (ii) hai do người trực tiếp quản lý thực hiện bằng cách kiểm tra (điểm danh) từng nhân viên thuộc sự quản lý của mình. Khi có việc đột xuất phải đi trễ, về sớm, đi công tác nhân viên phải báo cho quản lý bộ phận mình.
Như vậy, cơng cụ hiệu quả nhất và đóng vai trị quan trọng nhất trong việc hạch tốn thời gian lao động là Bảng chấm cơng. Một số yếu tố liên quan đến Bảng chấm công như:
46
Mục đích: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, ngừng việc, nghỉ việc; để làm căn tính lương, BHXH cho từng người lao động trong công ty vào.
Phạm vi hoạt động: toàn cơng ty và ở mỗi bộ phận, phịng ban đều phải lập một bản chấm công riêng để chấm công cho nhân viên hàng ngày, hàng tháng.
Trách nhiệm ghi: bộ phận nhân sự theo dõi. Hàng tháng, trưởng bộ phận ở từng phòng ban có trách nhiệm chấm cơng cho từng người, ký xác nhận rồi chuyển cho bộ phận nhân sự đối chiếu với Bảng chấm cơng tồn cơng ty, sau đó ký xác nhận rồi chuyển cho bộ phận kế tốn để tính lương và các chế độ cho người lao động.
4.2.3 Hạch toán kết quả lao động
Kết quả lao động là một căn cứ không kém phần quan trọng để Công ty đánh giá, xem xét trong việc chi trả tiền thưởng. Bên cạnh đó, nếu trong trường hợp, nhận thấy kết quả cơng việc đang sa sút thì Cơng ty sẽ có những giải pháp kịp thời để vừa hỗ trợ người lao động nâng cao năng suất làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động của Cơng ty.
Mục đích của hạch tốn này là theo dõi ghi chép kết quả lao động của nhân viên bằng biểu hiện số lượng hợp đồng kiếm về được đối vối nhân viên hỗ trợ hay số lượng hợp đồng đã hoàn thành của nhân viên nghiệp vụ. Để hạch toán kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu là “Bảng kê hợp đồng hoàn thành”, “Bảng ghi năng suất (target) cá nhân”, “Bảng thống kê Bonus”
Các chứng từ hạch toán này do người trực tiếp quản lý lập, kế tốn xác nhận, Phó giám đốc duyệt. Đây là cơ sở để tính tiền lương cho nhân viên.
4.3 Cách tính lương và các khoản trích theo lương
Như đã đề cập trong những phân tích trên, tiền lương đóng vai trog quan trọng trong mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Ngoài ra, tiền lương còn ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống, đến nhu cầu sinh hoạt hằng ngày của người lao động nên việc thanh toán tiền lương cho người lao động cần thực hiện một cách chính xác và hiệu quả. Theo đó, việc tính lương và các khoản trích theo lương có một số đặc điểm sau: - Việc tính lương cho người lao động được tiến hành tháng trên cơ sở các chứng từ hạch
toán về thời gian lao động và kết quả lao động. Để phản ánh tiền lương phải trả công nhân viên kế toán sử dụng bảng thanh toán tiền lương.
47
- Việc thực hiện chế độ trả lương phải đạt yêu cầu công bằng, khoa học, tạo điều kiện cho việc tăng năng suất lao động
- Việc tính lương tại Cơng Ty Cổ Phần Tư Vấn & Đại Lý Thuế TPM dựa trên các cơ sở sau đây:
Doanh thu, quỹ lương
Cấp bậc, chức vụ công việc
Mức lương áp dụng theo Nghị định 155/2016/NĐ-CP.
Công ty Cổ phần tư vấn & đại lý thuế TPM là đơn vị kinh doanh dịch vụ. Doanh thu mỗi tháng khác nhau vì phụ thuộc vào mức phí trên các hợp đồng dịch vụ cung cấp (rà soát , kiểm toán…)
4.3.1 Hạch toán tiền lương, tiền thưởng và thanh tốn đối với nhân viên
Cơng việc tính lương, tính thưởng và các khoản khác phải trả cho nhân viên được thực hiện tập trung tại phịng kế tốn Cơng ty. Sau khi kiểm tra các bảng chấm công, bảng thống kê bonus, giấy báo nghỉ phép (nếu có)…kế tốn tiến hành tính lương tính thưởng phải trả cho nhân viên sau đó tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí kinh doanh.
Khoản mục chi phí nhân cơng trực tiếp: gồm tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương của nhân viên bộ phận nghiệp vụ; lương, các khoản phụ cấp của nhân viên bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp.
Hình thức trả lương ở Cơng ty là trả lương theo thời gian, chi phí nhân cơng trực tiếp cũng được tập hợp theo từng tháng đồng thời dựa vào hợp đồng đã ký với khách hàng (thường Công ty sẽ ký hợp đồng với khách hàng mỗi tháng). Các bộ phận thực hiên công việc đảm bảo theo đúng trong hợp đồng, đồng thời phải theo dõi ngày công làm việc của từng nhân viên để làm căn cứ cho việc tính lương sau này.
Sau khi thực hiện xong công việc trên hợp đồng với khách hàng, bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp trong công ty sẽ tiến hành thu phí khách hàng nộp về phịng Kế tốn (đối với khách hàng trả phí sau).
Kế tốn sử dụng TK 622 để hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp. Chi tiết TK 6221: Chi phí nhân viên trực tiếp – Bộ phận nghiệp vụ
48
Tài khoản sử dụng để hạch tốn tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh tốn với nhân viên là TK 3341. Số tiền được công ty ủy nhiệm cho nhân hàng chuyển vào tài khoản cá nhân của từng nhân viên vào ngày cố định trong tháng.
Sau đây là một số cách tính lương cho một số Bộ phận tương ứng trong Cơng ty a) Tính lương, tính thưởng cho Bộ phận nghiệp vụ:
Hình 4.1: Bảng chấm cơng (Bộ phận nghiệp vụ 1)
Bộ phận nghiệp vụ vừa áp dụng cách trả lương ‘GROSS’vừa áp dụng cách trả lương ‘NET’
Trong tháng 09 năm 2016, chị Trần Thị Phượng trưởng nhóm bộ phận nghiệp vụ 1 có: Lương cơ bản qui định: 6,000,000 đồng.
Ngày công thực tế: 21 ngày.
Vậy tại tháng 09 năm 2016 lương của Chị Phượng là:
─ Lương theo thời gian = 6 000 00021 ×21 = 6,000,000 đồng.
─ Phụ cấp (Điện thoại, xăng, gửi xe) = 2,000,000 đồng/ tháng. (thỏa thuận trong HĐLĐ)
─ Tiền thưởng (Bonus): tiền thưởng trong tháng 09 của chị Phượng được tính tốn như sau:
49
Trong tháng 09, Chị Phượng trực tiếp làm HĐ Dịch vụ với 7 Cơng ty với mức phí trên giá trị hợp đồng đã được thỏa thuận, nhưng chỉ mới thu phí dịch vụ của 4 Cơng ty như sau:
Mã số HĐ Tên khách hàng Doanh thu HĐ Bộ phận nghiệp vụ Tỷ lệ Mã NV Thành tiền 20151101/TPM_VA Công ty TNHH Nhà Hàng Khách sạn và dịch vụ Vĩnh An 3,000,000 10% Phuo0049 300,000 20160000/TPM_WEPR O Cơng ty CP Giải Trí Wepro 4,000,000 25% Phuo0049 1,000,000 20160701/TPM_TH Công ty TNHH Sinh Thái Trợ Nông 2,500,000 10% Phuo0049 250,000 20160907/TPM_AIN Công ty TNHH AIN Việt Nam 6,363,636 10% Phuo0049 636,364
Tổng tiền thưởng (Bonus) = 300,000 + 1,000,000 + 250,000 + 636,364 = 2,186,364 đồng.
→ Tổng thu nhập = 6,000,000 + 2,000,000 + 2,186,364 = 10,186,364 đồng
Vì theo thỏa thuận giữa chị Phượng và Cơng ty thì tiền lương mà chị Phượng nhận là lương GROSS. Do đó, sẽ có các khoản khấu trừ như sau:
BHXH = 6,000,000 × 8% = 480,000 đồng BHYT = 6,000,000 × 1.5% = 90,000 đồng BHTN = 6,000,000 × 1% = 60,000 đồng Giảm trừ bản thân: 9,000,000 đồng
50
Giảm trừ người phụ thuộc: 3,600,000 đồng. Thuế TNCN phải đóng = 0 đồng
→ Lương thực nhận = 10,186,364 – (480,000 + 90,000 + 48,000) = 9,556,364 đồng. Đối với các nhân viên khác trong bộ phận nếu tính theo lương ‘GROSS’ thì tính tương tự. Cịn đối vối nhân viên được trả theo lương ‘NET’ thì khơng có các khoản trích theo lương (gồm BHXH, BHYT, NHTN) nhưng vẫn phải trích nộp thuế TNCN (nếu có) theo qui định. (Phần tính lương theo lương ‘NET’ sẽ được giới thiệu ở phần tính lương cho bộ phận nghiệp vụ).
Vậy ta có bảng thanh tốn tiền lương bộ phận nghiệp vụ tháng 09 năm 2016: Bảng thanh toán tiền lương: được lập hàng tháng tương ứng với bảng chấm cơng Mục đích lập: là chứng từ dùng để theo dõi tình hình thanh tốn lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên, qua đó làm căn cứ để kiểm tra, thống kê về lao động tiền lương. Phạm vi áp dụng: Để thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho nhân viên, kế toán phải lập bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận và tồn cơng ty.
Hình 4.2: Bảng thanh toán tiền lương (Bộ phận nghiệp vụ 1)
Dựa vào bảng thanh toán tiền lương tháng 09/2016, kế toán định khoản như sau: Tổng tiền lương phải trả cho chị Trần Thị Phượng là:
Nợ TK 6221 10,186,364 đồng Có TK 3341 10,186,364 đồng. Số tiền thực tế nhận được là:
Nợ TK 3341 9,556,364 đồng Có TK 11211 9,556,364 đồng
51
Chi tiết số tiền của chị Trần Thị Phượng phải tính trừ vào lương cho các khoản BHXH, BHYT, BHTN định khoản như sau:
Nợ TK 3341 630,000 đồng
Có TK 3383 480,000 đồng (trích trên 8% lương cơ bản) Có TK 3384 90,000 đồng (trích trên 1.5% lương cơ bản) Có TK 3386 60,000 đồng (trích trên 1% lương cơ bản) Thuế TNCN phải đóng:
Nợ TK 3341 0 đồng Có TK 3335 0 đồng Tương tự cho các nhân viên khác.
Từ bảng thanh toán lương kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung. b) Tính lương, tính thưởng cho bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp:
Hình 4.3: Bảng chấm công (Bộ phận hỗ trợ 1)
Bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp đa số là tính trả lương theo lương ‘NET’ trừ anh Nguyễn Long Vân: công việc giao nhận sẽ được tính theo lương “GROSS”
Trong tháng 09 năm 2016, anh Phạm Trung Kiên là nhân viên nhóm hỗ trợ doanh nghiệp 1 có:
Lương cơ bản quy định: 3,500,000 đồng Ngày cơng thực tế: 21 ngày.
52
Vậy tại tháng 09 năm 2016 lương của là:
Lương theo thời gian = 3 500 00021 ×21 = 3,500,000 đồng.
Phụ cấp (Điện thoại, xăng, gửi xe) = 150,000 đồng/ tháng.(thỏa thuận trong HĐLĐ) Tiền thưởng (Bonus)
Trong tháng 09, anh Kiên trực tiếp làm HĐ Dịch vụ với 3 Công ty với mức phí trên giá trị hợp đồng đã được thỏa thuận, nhưng chỉ mới thu phí dịch vụ của 2 Cơng ty như sau:
Mã số HĐ Tên khách hàng Doanh thu HĐ Bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp Tỷ lệ Mã NV Thành tiền 20160819/TPM_DNM Công Ty TNHH TMDV Điểm Nhấn Mới 1,500,000 10% Kien0039 150,000 20160908/TPM_TL Công Ty TNHH Tư Vấn Chuyên Sâu Tâm Lực 500,000 5% Kien0039 25,000
Tổng tiền thưởng (Bonus) = 150,000 + 25,000 = 175,000 đồng. → Tổng thu nhập = 3,500,000 + 150,000 + 175,000 = 3,825,000 đồng.
Mức đóng BHXH là 3,750,000 đồng vì lương cơ bản là 3,500,000 ngay mức lương tối thiếu vùng 1 (TP. Hồ Chí Minh) mà nhân viên ở Cơng ty đã qua đào tạo Đại học, Cao đẳng nên mức lương tham gia BHXH bắt buộc bắng: 3,500,000 + 3,500,000 × 7% = 3,750,000 đồng (làm trịn)
53
Nhưng vì anh Kiên thỏa thuận trả lương ‘NET’ nên khơng phải trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương theo quy định. Những khoản trích theo lương này sẽ được Cơng ty đóng cho anh Kiên.
Giảm trừ bản thân: 9,000,000 đồng
Giảm trừ người phụ thuộc: 3,600,000 đồng. Thuế TNCN phải đóng = 0 đồng
→ Lương thực nhận = 3,500,000 + 150,000 + 175,000 = 3,825,000 đồng. Đối với nhân viên trong bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp ta tính tương tự.