2.4.1 Quản lí hồ sơ
Đã có bao giờ ta mất thời gian cho việc tìm kiếm hồ sơ của mình để nộp cho sếp chưa? Bạn có tự tin rằng dù sếp muốn bất kì hồ sơ nào bạn cũng có thể cung cấp đúng giờ và nhanh nhất cho sếp chưa? Nếu bạn trả lời là đã từng có thì có lẽ việc tổ chức hệ thống quản lí hồ sơ chưa hiệu quả. Quản lí hồ sơ không chỉ quan trọng đối với cá nhân nói riêng mà còn rất quan trọng đối với tổ chức.Quản lí hồ sơ rất cần thiết đối với một công ty muốn thành công. Nó liên quan tới việc phối hợp các nhiệm vụ , quản lí hoạt động trong một công ty. Quản lý hồ sơ ta có thể hiểu rằng đó là những việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản , hồ sơ trong công ty. Quản lí hồ sơ nó có vai trò rất quan
trọng như là sữ giúp cho công ty cung cấp thông tin kịp thời, tránh những thông tin chậm trễ gây ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của công ty. Quản lí hồ sơ sẽ giúp xử lý công việc một cách nhanh chóng. Khi trong công ty có vấn đề liên quan tới lý lịch nhân viên .Ví dụ như bên đối tác có một dự án lớn về marketing, muốn công ty ta đại diện một nhân viên chuyên về marketing , thay vì ta phải hỏi từng người thì quản lí hồ sơ thì giúp ta nhanh chóng tìm được ứng viên thích hợp cho công việc từ đó sẽ là cơ sở giao nhiệm vụ cho nhân viên đó để họ làm việc một cách xuất sắc nhất.
Quản lí hồ sơ trong công ty khai thác ga là một hệ thống khi mà tìm hồ sơ rất dễ dàng và nhanh chóng.Hệ thống trong công ty đơn giản dễ hiểu và dễ vận hành.Chính điều đó giúp rất nhiều trong công tác quản lí hồ sơ cho công ty.Điều này tránh sự nhầm lẫn về hồ sơ mà ta cần và việc truy cập hồ sơ rất dễ.
Trong công ty khai thác ga TSN thì mỗi nhân viên đều được lập một danh mục các loại hồ sơ vào máy tính trong phòng nhân sự.Mỗi nhân viên đều có một danh mục hồ sơ của họ như tên tuổi, trình độ, bằng cấp…Hồ sơ của nhân viên đều được cập nhật thường xuyên trong quá trình làm việc và công tác. Điều này giúp cho công ty có một loạt những thông tin của nhân viên trong công ty.Sẽ dễ dàng tìm ứng viên thích hợp khi có một nhiệm vụ mới.
Công ty khai thác ga lưu trữ và quản lí mọi thông tin về nhân viên từ khi đăng tuyển , quá trình công tác, hoạt động và cho tới lúc nghỉ hưu. Trong công ty thì việc xuất dữ liệu về nhân sự trong công ty như chính sách của công ty, điều lệ, quá trình công tác, nghỉ, tăng ca…đều dễ dàng. Quản lí hồ sơ tại công ty gồm:
• Quản lí thông tin chi tiết về nhân viên trong công ty: trình độ văn hóa, thông tin cá nhân, bằng cấp, quá trình học tập, thông tin gia đình, kinh nghiệm, trình độ văn hóa,…
• Quản lí quá trình công tác, lịch làm việc, lương, kỷ luật, bảo hiểm, về hưu… Nói tóm lại thì quản lí hồ sơ là một trong những công tác quản lí nhân sự. Là một công ty phải quan tâm tới việc quản lí hồ sơ sao cho hiệu quả và dễ dàng.
Theo như tác giả tìm hiểu thì tại trung tâm khai thác ga Tân Sơn Nhất có những hồ sơ như sau được trung tâm quản lí chặt chẽ:
• Hồ sơ hội nghị xem xét của Lãnh đạo.
• Hồ sơ đào tạo_ huấn luyện _nhận thức của CBNV.
• Hồ sơ xem xét giải quyết các yêu cầu của CBNV và các đơn vị ngoài Công ty. • Hồ sơ giải quyết phà nàn của CBNV và các đơn vị ngoài Công ty.
• Hồ sơ xem xét giải quyết các yêu cầu, chỉ thị của Ban giám đốc. • Hồ sơ mua sắm vật tư trang thiết bị và thông tin.
• Hồ sơ kiểm soát năng lực CBNV.
• Hồ sơ kiểm soát quá trình cung cấp các dịch vụ.
• Hồ sơ kiểm soát của khách hàng nội bộ(Hồ sơ CBNV) và hồ sơ tài sản của khách hành bên ngoài(Hồ sơ của các đơn vị bên ngoài mà Công ty cung cấp dịch vụ).
• Hồ sơ đánh giá nội bộ.
• Hồ sơ theo dõi và đo lường cung cấp dịch vụ.
• Hồ sơ theo dõi và đo lường mức độ thỏa mãn của các khách hang nội bộ, của khách hang bên ngoài.
• Hồ sơ theo dõi thực hiện mục tiêu chất lượng. • Hồ sơ kiểm soát công việc không phù hợp. • Hồ sơ hoạt động khắc phục.
• Hồ sơ hoạt động phòng ngừa.
• Hồ sơ kiểm soát môi trường làm việc. • Hồ sơ kiểm soát cơ sở hạ tầng.
• Hồ sơ kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường. • Hồ sơ tuyển dụng, nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật.
2.4.2 Quá trình công tác
Quá trình công tác của nhân viên sẽ được phòng tổ chức phân công nhiệm vụ và phải hoàn thành đúng theo như thời gian đã dự định và theo từng khu vực mà phòng nhân sự giao .
Quá trình công tác của nhân viên sẽ được phòng nhân sự theo dõi chặt chẽ . Ngoài ra phòng nhân sự sẽ phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong công ty thực hiện những nhiệm vụ của mình. Nhìn vào bảng 2.4.2 ta sẽ thấy mỗi nhân viên trong công ty sẽ được giao nhiệm vụ khác nhau trong tuần. Ví dụ như bảng 2.4.2 ta sẽ thấy nhân viên A sẽ làm nhiệm vụ tại nhà ga quốc tế và quốc nội và tại khu vực 4 của nhà ga vào thứ 2. Tiếp theo đó là vào ngày thứ 3 sẽ được giao nhiệm vụ tại nhà ga quốc tế và quốc nội khu vực 3. Vào ngày thứ 4 nhân viên A sẽ có nhiệm vụ tại khu vực 3 tại nhà ga quốc nội và quốc tế. Cứ thế cho tới ngày 16 tháng 02 năm 2012. Bảng phân công từng tuần từng tháng sẽ giúp nhân viên nắm rõ được nhiệm vụ mà mình phải làm trong ngày. Và cũng giúp phòng nhân sự nắm rõ được tình hình thực hiện mà từng thành viên đã làm. Và điều cần lưu ý là nhân viên phải biết được những điều mà công ty ghi chú dưới bảng phân công để thực hiện đúng nhiệm vụ. Từ đó giúp công ty làm việc hiệu quả và tăng lợi nhuận
Bảng 2.4.2 Bảng phân công lịch trực tuần Từ 06/02 đến 12/02 năm 2012 H ọ và tên Th 2ứ (06-02) Th 3ứ (07-02) Th 4ứ (08-02) Th 5ứ (09-02) Th 6ứ (10-02) Thứ 7 (11- 02) C. nh tậ (12- 02) Ghi chú Ga qu c n i và qu c tố ộ ố ế Tr cự th 7,ứ C. nh tậ -Sáng: 08h-11h -Chi u:ề 13:30h- 16:30h A KV4 KV3 KV3 KV2 KV4 B KV5 KV2 KV2 KV1 KV5 Tr cự C KV2 KV1 KV1 KV5 KV1 D KV1 KV5 KV5 KV4 KV2 Tr cự E KV2 KV4 KV4 KV3 KV3 F KV3 KV2 KV1 KV2 KV4
Nguồn: Trung tâm khai thác ga Tân Sơn Nhất
• Ghi chú tại Trung tâm như sau:
- Các vị trí trực phải có báo cáo trước 13h30 để có dữ liệu giao ca và chịu trách nhiệm trong khu vực
- Nếu có giám sát thi công thì tổ trưởng có trách nhiệm điều chỉnh cho phù hợp. Việc thay đổi trực phải thông qua tổ trưởng
- Đề nghị các thành viên làm báo cáo cá nhân về công việc trong tuần để tổng hợp báo cáo thủ trưởng phòng
- Trực thứ 7, chủ nhật phải có ghi nhận vào sổ nhật ký giám sát và báo cáo cho tổ trưởng nắm tình hình báo cáo
- Các thành viên trong tổ chấp hành tốt giờ giấc làm việc theo quy định
- Nhân viên trực khu vực 5 có nhiệm vụ ghi nhận thông tin từ sổ trực ban vào 11:00 hàng ngày cho tổ trưởng để giao ca.
2.5 Tuyển dụng nhân sự
Khi tuyển dụng nhân sự thành công thì công ty đã thực sự tìm được người phù hợp với công việc mà công ty đang cần. Công ty đã tìm được đội ngũ nhân viên xứng đáng để hoàn thành tốt công việc được giao. Từ đó góp phần vào sự tồn tại và phát triển của công ty. Riêng bản thân nhân viên được tuyển vào cũng cảm thấy thích thú và say mê với công việc của mình vì đã tìm được một công việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình. Ngược lại nếu việc tuyển dụng tuyển dụng một cách sơ sài , không hiệu quả thì sẽ gây ảnh hưởng không tốt tới công ty và nhân viên.
Theo như tác giả tìm hiểu thực tế tại trung tâm thì mục đích của việc tuyển dụng tại trung tâm nhằm đảm bảo cán bộ nhân viên được tuyển dụng vào làm việc tại công ty có đủ trình độ năng lực, sức khỏe để thực hiện nhiệm vụ được giao. Và mục đích của trung tâm là đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn nhân lực phù hợp cho kế họach sản xuất kinh doanh của công ty.
Bảng 2.5 Các bước tuyển dụng nhân sự tại trung tâm
L u ư đồ các bứơc công vi cệ
N i dung th c hi nộ ự ệ
Xác định nhu cầu bổ sung nhân sự
Các phòng thu c trung tâm khai thác ga TSN có nhu c u bộ ầ ổ
sung nhân s ph i xác đ nh ch c danh, s l ng nhân s , lý doự ả ị ứ ố ượ ự
t ng nhân s sau đó g i phòng TC-HC xem xétă ự ử
Phòng TC-HC xem xét nhu c u nhân s c a đ n v , ki m traầ ự ủ ơ ị ể
đ i chi u tiêu chu n công vi c và k h ach lao đ ng. N u yêuố ế ẩ ệ ế ọ ộ ế
c u thích h p thì phòng TCHC ch p thu n và l p t trìnhầ ợ ấ ậ ậ ờ
tuy n d ng trình giám đ c.ể ụ ố
N u yêu c u không thích h p: phòng TCHC ghi rõ lý do vàế ầ ợ
thông báo cho b ph n yêu c u v k t qu xem xét.ộ ậ ầ ề ế ả
P.TCHC l p t trình tuy n d ng bao g m các n i dung:Lýậ ờ ể ụ ồ ộ
do tuy n d ng, ch c danh, s l ng, d ki n ngu n tuy nể ụ ứ ố ượ ự ế ồ ể
d ng..ụ
Trình giám đ c trung tâm khai thác ga xem xét, phê duy tố ệ
N u yêu c u không thích h p: P.TCHC thông báo cho bế ầ ợ ộ
N u yêu c u thích h p giám đ c ch p thu n và kýế ầ ợ ố ấ ậ
ph n v ch đ o c a Gậ ề ỉ ạ ủ Đ
P.TCHC trình TG TCT CHKMN t trình tuy n d ng đãĐ ờ ể ụ
đ c G trung tâm ký. N u phù h p: TG ký phê duy t vàượ Đ ế ợ Đ ệ
chuy n l i trung tâm KTG th c hi nể ạ ự ệ
N u không phù h p yêu c u: th c hi n theo ch đ o c aế ợ ầ ự ệ ỉ ạ ủ
TGĐ
Khi đã đ c TG phê duy t, P.TCHC ph i h p v i ban tượ Đ ệ ố ợ ớ ổ
ch c cán b lao đ ng th c hi n:ứ ộ ộ ự ệ
Ti p nh n h s ( theo n i dung trên thông báo tuy n d ng)ế ậ ồ ơ ộ ể ụ
Nh n tóm t t h s ng viên( ng viên th c hi n t i n i n pậ ắ ồ ơ ứ ứ ự ệ ạ ơ ộ
h s hay v nhà th c hi n r i n p l i sau)ồ ơ ề ự ệ ồ ộ ạ
Phát gi y biên nh n cho ng viênấ ậ ứ
T ng h p h s , l p t trình lên T ng công tyổ ợ ồ ơ ậ ờ ổ
Sau khi th c hi n công tác ph i h p xong, h s l u t iự ệ ố ợ ồ ơ ư ạ
KHOA CẢNG HÀNG KHÔNG Page 33
P.TCHC xem xét
trình giám đốc
tổng giám đốc phê duyệt
Ban t ch c cán b lao đ ng T ng công ty.ổ ứ ộ ộ ổ
Ban t ch c cán b lao đ ng thông báo k t qu tuy n d ngổ ứ ộ ộ ế ả ể ụ
Ban t ch c cán b lao đ ng g i gi y báo trúng tuy n đ nổ ứ ộ ộ ử ấ ể ế
nh ng ng i trúng tuy n.ữ ườ ể
L u h s liên quan ư ồ ơ
Nguồn: trung tâm khai thác ga Tân Sơn Nhất
2.5.1 Nguồn tuyển dụng
Khi tuyển dụng thì công ty có hai nguồn tuyển dụng: nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ và nguồn tuyển dụng bên ngoài.
• Nói đến tuyển dụng nhân sự trong nội bộ thì ta hiểu rằng thực chất đó chỉ là quá trình thuyên chuyển và đề bạt từ bộ phận này sang bộ phận khác , từ công việc này sang công việc khác, từ cấp này sang cấp khác sao cho phù hợp với vị trí mới. Khi tuyển dụng trong nội bộ thì nhân viên sẽ có một tinh thần trách nhiệm cao và không nản lòng trước những khó khăn của công việc mới được giao phó. Nhân viên đã làm tại công ty thì lúc nhận công việc mới sẽ không ngỡ ngàng so với người mới. Họ sẽ thuận lợi thực hiện công việc mới này hơn. Bởi vì họ đã được làm quen và hướng dẫn với môi trường trong công ty trong lúc đầu vào làm việc rồi. Do đó họ sẽ nhanh chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và sẽ biết cách hoàn thành công việc được giao. Bên cạnh đó hình thức tuyển dụng này sẽ tạo được sự cạnh tranh giữa các nhân viên đang làm việc, sẽ kích thích được sự làm việc tích cực, năng động và sang tạo. Sẽ tạo được hiệu suất cao trong công việc.
thông báo đến người trúng tuyển
Tuy nhiên khi tuyển dụng bằng nguồn lao động trong công ty sẽ có nhược điểm là những người được ứng cử vào chức vụ mới nhưng không được tuyển chọn từ đó họ sẽ có tâm lý không tự tin vào bản thân, không phục cấp trên, có thể gây nên sự mất đoàn kết trong công ty. Do vậy khi tuyển dụng hình thức này các nhà lãnh đạo, quản trị phải xem xét cân nhắc sao cho cẩn thận. Để tránh gây ảnh hưởng không tốt tới nội bộ trong công ty.
• Bên cạnh nguồn tuyển dụng nội bộ thì công ty cũng đã áp dụng nguồn tuyển dụng từ bên ngoài. Hình thức tuyển dụng này sẽ giúp công ty thu hút được những nhân viên giỏi và có tay nghề cao phù hợp với vị trí mà công ty đang cần. Thường thường những nhân viên mới thường rất tích cực làm việc để chứng minh cho lãnh đạo thấy được năng lực và phẩm chất của họ. Từ đó sẽ giúp công ty có được hiệu quả làm việc cao. Hình thức để tuyển dụng từ bên ngoài sẽ thông qua quảng cáo, báo chí, thông báo trên các phương tiện đại chúng. Nhưng hình thức này có nhược điểm là những nhân viên mới sẽ tỏ ra lúng túng với công việc mới, họ sẽ phải mất một thời gian để tìm hiểu công việc mới. Lúc đầu họ sẽ chưa biết được những tác phong và qui định của công ty. Sẽ gây trở ngại lúc đầu.
2.5.2 Quá trình tuyển dụng
Tuyển dụng là một quá trình thống nhất với nhau. Bảng 2.5 cho ta biết đuợc quá trình tuyển dụng tại trung tâm gồm những bước nào.Còn lý thuyết mà ta học được ở trường ra sao. Trong lý thuyết thì công tác tuyển dụng có được thành công hay không thì ta phải thực hiện những bước sau đây:
• Bước đầu tiên là chuẩn bị tuyển dụng. Trong giai đoạn đầu tiên này công ty sẽ thành lập hội đồng tuyển dụng, số lượng và quyền hạn của thành viên trong hội đồng. Phải nghiên cứu kỹ các tài liệu liên quan tới việc tuyển dụng. Chúng ta cần xác định thật chính xác những tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự đối với công ty.
• Bước thứ hai là thông báo tuyển dụng. Đối với công ty thì công ty thống báo trên báo và hệ thống website của công ty, để các ứng viên có thể biết và nhanh chóng nộp đơn đúng quy định và thời hạn tuyển dụng. Khi đưa ra thông báo phải ngắn gọn và rõ ràng để các ứng viên không nhầm lẫn về nội dung công việc, tiêu chuẩn về hồ sơ, năng lực cũng như cách thức tuyển dụng.
• Bước ba là bước thu nhận và nghiên cứu hồ sơ. Khi đưa ra thông báo tuyển, các ứng viên nộp hồ sơ thì công ty phải ghi vào sổ xin việc. Việc nghiên cứu hồ sơ sẽ giúp công ty loại bỏ được những ứng viên nào không đạt yêu cầu. Từ đó sẽ làm giảm chi phí cho quá trình tuyển nhân sự.
• Bước tiếp theo công ty sẽ tổ chức phỏng vấn và kiểm tra trình độ của ứng viên xem có đạt yêu cầu hay không. Công ty sẽ áp dụng hình thức kiểm tra, phỏng