Đối với phòng quản trị nhân sự thì vai trò hết sức quan trọng. Nó có nhiệm vụ đảm bảo cho nguồn nhân sự của trung tâm ổn định và hoạt động có hiệu quả. Ngoài ra phòng còn có những nhiệm vụ như:
• Tạo nên các chính sách đối với nhân sự hoặc tham gia trong quá trình hình thành nên các chính sách. Các nhân viên trong phòng nhân sự sẽ làm việc với các lãnh đạo cấp trên để cùng soạn thảo ra những chính sách liên quan tới quản trị nhân sự trong công ty. Khi này các chính sách sẽ được soạn thảo thành văn bản và thông báo cho mọi người trong công ty biết bao gồm các lãnh đạo, trưởng phòng cho đến nhân viên. Các chính sách thường được thiết lập như chính sách lương, quyền hạn, trách nhiệm, quy định trong công ty, quy chế tuyển dụng, thời gian thử việc, nghỉ lễ, đào tạo, kỷ luật,…
• Kiểm tra và tiến hành thực hiện các chính sách một cách nhanh chóng. Phòng sẽ chịu trách nhiệm về các chính sách trong công ty sao cho chính xác và thực hiện
một cách nhanh chóng. Cho nên phòng phải thu thập thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Phân tích kết quả công việc của mọi nhân viên để có những chính sách phù hợp. Tổng hợp các số liệu về tình hình làm việc của nhân viên trong công ty như vắng mặt, đi trễ, kỷ luật,tranh chấp…để có biện pháp cải thiện kịp thời.
• Phòng nhân sự còn có vai trò giúp các lãnh đạo giải quyết những vấn đề trong công ty như làm sao sử dụng tối ưu nhất các chi phí quản trị nhân sự? Đối xử với nhân viên cũ và mới như thế nào sao cho họ cảm thấy hài lòng và không có bất đồng với công ty? Tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên để từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động cho công ty? Khuyến khích nhân viên phát huy hết thực lực của họ? Tiến hành điều tra thái độ của nhân viên và tìm biện pháp khắc phục.
• Phòng quản trị nhân sự sẽ có nhiều tên gọi như phòng tổ chức, phòng cán bộ… Phòng có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện hoặc cùng với các nhà lãnh đạo thực hiện những hoạt động liên quan tới quản trị nhân sự trong công ty. Các hoạt động quản trị nhân sự chủ yếu trong doanh nghiệp rất đa dạng. Chúng ta hãy tham khảo các hoạt động quản trị nhân sự chủ yếu trong bảng 2.1.
Bảng 2.2 : Các hoạt động chủ yếu trong quản trị nhân sự Ho t ạ động qu n tr nhân s ả ị ự 1. Ho ch đ nh ngu n nhân l cạ ị ồ ự 2. Phân tích công vi cệ 3. Mô t công vi cả ệ 4. Ph ng v n ỏ ấ 5. Tr c nghi mắ ệ 6. L u gi h s nhân viênư ữ ồ ơ 7. Định h ng công vi cướ ệ
8. Đ ạào t o, hu n luy n công nhânấ ệ
9. Bình b u, đánh giá thi đuaầ
10. B i d ng, nâng cao trình đồ ưỡ ộ
cho cán b chuyên mônộ
11. Qu n tr ti n l ng ả ị ề ươ 12. Qu n tr ti n th ngả ị ề ưở 13. Qu n tr các v n đ phúc l iả ị ấ ề ợ 16. Định giá công vi cệ 17. Ký k t h p đ ng lao đ ngế ợ ồ ộ 18. Gi i quy t tranh ch pả ế ấ
19. Th c hi n th t c cho nhân viênự ệ ủ ụ
nh thuyên chuy n, ngh vi c,ư ể ỉ ệ
ngh h u,..ỉ ư
20. Th t c cho nhân viên ngh phép,ủ ụ ỉ
t ng ca,..ă
21. K lu tỷ ậ
22. Ch ng trình ch m sóc s cươ ă ứ
kh e, y tỏ ế
23. Đ ềi u tra v quan đi m c aề ể ủ
14. Công đoàn 15. Thu hút nhân viên
Nguồn Trần Kim Dung (2003) quản trị nguồn nhân lực