toán ửs dụng ERP:
3.2
Trong hệ thống ERP nước ngồi, h ạch tốn KT không phải là điểm bắt đầu Trong hệ thống ERP nước ngồi, h ạch tốn KT không phải là điểm bắt đầu mà là k ết quả của quá trình xử lý thơng tin. M ỗi thao tác nghiệp vụ trong quy mà là k ết quả của q trình xử lý thơng tin. M ỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút tốn ạhch tốn trên hệ trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán ạhch tốn trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhi ều công đoạn khác thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhi ều cơng đoạn khác nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhi ều cặp bút tốn khác nhau. Ví nhau, các nghiệp vụ KT cũng được chia thành nhi ều cặp bút tốn khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút tốn nhận hàng t ương ứng với việc nhận dụ, trong quy trình mua hàng, có bút tốn nhận hàng t ương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút tốn ghi nhận cơng n ợ phải trả tương ứng với việc chấp hàng hoá vào kho; bút tốn ghi nhận cơng n ợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toánươtng ứng với việc chấp nhận nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toánươtng ứng với việc chấp nhận thanh toán..
thanh toán..
Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùngộmtnghiệp vụ, hệ thống Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùngộmtnghiệp vụ, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quyắ ct ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quyắ ct hạch toán ngầm định để đảm bảo các ặcp bút toán này thống nhất với nhau. hạch toán ngầm định để đảm bảo các ặcp bút toán này thống nhất với nhau.
3.2.2
3.2.2 Sự xuất hiện tài kho ản trung gian trong các nghiệp vụ kếSự xuất hiện tài kho ản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán
toán
Trong ERP, hệ thống hạch tốn kế tốn khơng phải là điểm bắt đầu mà là kết Trong ERP, hệ thống hạch tốn kế tốn khơng phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của q trình xử lý thơng tin, vì th ế mỗi một thao tác nghiệp vụ trong quy quả của q trình xử lý thơng tin, vì th ế mỗi một thao tác nghiệp vụ trong quy trình SXKD đều được ghi nhận bằng một bút toán ạhch toán trên ệh thống và trình SXKD đều được ghi nhận bằng một bút toán ạhch toán trên ệh thống và cùng v ới việc quy trình nghiệp vụ được chia thành nhi ều cơng đoạn khác nhau, cùng v ới việc quy trình nghiệp vụ được chia thành nhi ều cơng đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán ũcng được chia thành nhi ều cặp bút tốn khác nhau. Ví các nghiệp vụ kế toán ũcng được chia thành nhi ều cặp bút tốn khác nhau. Ví dụ trong quy trình mua hàng hố, bạn sẽ có bút tốn nhận hàng tương ứng với dụ trong quy trình mua hàng hố, bạn sẽ có bút tốn nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho, bút tốn ghi nhận cơng n ợ phải trả trả tương ứng việc nhận hàng hoá vào kho, bút tốn ghi nhận cơng n ợ phải trả trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng, bút toán thanh toán tương ứng với việc với việc chấp nhận chứng từ mua hàng, bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán,…
chấp nhận thanh toán,…
Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùngộmtnghiệp vụ kinh tế, Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùngộmtnghiệp vụ kinh tế, hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các
quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các ặcp bút toán này thống nhất với quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các ặcp bút toán này thống nhất với nhau.
nhau.
Mặc dù đây là m ột điểm khác biệt so với kế toán Việt Nam, nhưng trên góc Mặc dù đây là m ột điểm khác biệt so với kế tốn Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài s ản và ngu ồn vốn trong các nghiệp vụ trên độ kinh tế thì sự vận động của tài s ản và ngu ồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn khơng có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế tốn ủca doanh vẫn khơng có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế tốn ủca doanh
nghiệp khơng phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán ũc, doanh nghiệp Việt nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch tốn ũc, doanh nghiệp Việt nam có th ể sử dụng các tài khoản không thu ộc hệ thống tài kho ản chính thức nam có th ể sử dụng các tài khoản khơng thu ộc hệ thống tài kho ản chính thức của mình và xem đó là các tài kho ản trung gian. Như vậy việc phát sinh giao của mình và xem đó là các tài kho ản trung gian. Như vậy việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính dịch ở các tài khoản trung gian khơng làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có th ể dựa vào s ố dư của các tài khoản của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có th ể dựa vào s ố dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.
này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Demo trên hệ thống SAP phát sinh tài khoản trung gian Demo trên hệ thống SAP phát sinh tài khoản trung gian
Chứng từ nhận hàng Chứng từ nhận hàng
Invoice: Invoice:
Sử dụng TK trung gian: 191100 Sử dụng TK trung gian: 191100 Demo trên hệ thống Sap bút
Demo trên hệ thống Sap bút toánđảotoánđảo
·· Chứng từ reverse (ghi đảo)Chứng từ reverse (ghi đảo) Chứng từ ban đầu:
Chứng từ reverse: Chứng từ reverse:
3.2
3.2.3.3 Trừ kTrừ khi chỉ hi chỉ sử dsử dụng phụng phân h ệ ân h ệ kế tokế toán ổtán ổtng hợng hợp (GLp (GL),), không th ể quản lý s ố liệu kế tốn theo kiểu đối ứng tài khơng th ể quản lý s ố liệu kế toán theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống
khoản truyền thống
Ngoài phân h ệ
Ngồi phân h ệ kế tốn (GL) kế toán (GL) thực hiện các thực hiện các bút toánộmtcách trực tiếp nhưbút toánộmtcách trực tiếp như các phần mềm kế tốn hơng thường, tất cả các
các phần mềm kế tốn hơng thường, tất cả các phân hệ khác ủca ERP đều tiếnphân hệ khác ủca ERP đều tiến hành h ạch toán ựt động và quy t ắc hạch tốn 1:n hay n:1 khơng được đặt ra, hành h ạch toán ựt động và quy t ắc hạch tốn 1:n hay n:1 khơng được đặt ra, vì thế khơng th ể thực hiện việc tách ốs dư của các tài khoản theo từng tài vì thế khơng th ể thực hiện việc tách ốs dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
khoản đối ứng.
Hơn nữa, như đã phân tích ở phần trên, việc quản lý các giao dịch theo Hơn nữa, như đã phân tích ở phần trên, việc quản lý các giao dịch theo kiểu đối ứng tài kho ản là m ột việc làm khơng có ý ngh ĩa, vì hầu hết các tài kiểu đối ứng tài kho ản là m ột việc làm khơng có ý ngh ĩa, vì hầu hết các tài khoản đều được hạch toánđối ứng với các tài khoản mà k ế toán Việt nam xem khoản đều được hạch toánđối ứng với các tài khoản mà k ế toán Việt nam xem là trung gian.
là trung gian.
Đây là m ột vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm k ế Đây là m ột vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm k ế toánở Việt nam vì chúng ta vẫn quen kiểm
tốnở Việt nam vì chúng ta vẫn quen kiểm soát ốs liệu theo kiểu đối ứng. Tuysoát ốs liệu theo kiểu đối ứng. Tuy nhiên, ầcn lưu ý m ột điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các phần mềm
kế toán là bút toánđược sinh ra một cách ựt động và được kiểm soát nhiều kế toán là bút toánđược sinh ra một cách ựt động và được kiểm sốt nhiều tầng thơng qua q trình phê duyệt vì thế những sai sót v ề định khoản là h ầu tầng thơng qua q trình phê duyệt vì thế những sai sót v ề định khoản là h ầu như không x ảy ra.
như không x ảy ra.
3.2
3.2.4.4 TronTrong ba phg ba phương pương pháp chháp chữa sổ ữa sổ kế toákế toánở Vinở Việt Namệt Nam, chỉ, chỉ có ph ương pháp
có ph ương pháp ghi bút toánđảo và bút toán âm là ghi bút toánđảo và bút toán âm là đượcđược thực hiện trên ERP
thực hiện trên ERP
Với ý ngh ĩa là m ột hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh Với ý ngh ĩa là m ột hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP khơng cho phép người dùng xố bất kỳ một bút toán nàođã h ạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì dùng xố bất kỳ một bút tốn nàođã h ạch tốn vào hệ thống. Tất cả những gì mà ng ười sử dụng có th ể làm là th ực hiện bút tốnđảo. Chính vì đặc điểm này mà ng ười sử dụng có th ể làm là th ực hiện bút tốnđảo. Chính vì đặc điểm này mà ng ười sử dụng hệ thống có th ể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót c ủa họ đều mà ng ười sử dụng hệ thống có th ể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót c ủa họ đều bị kiểm so
bị kiểm soát và đều lát và đều làm ảnh hưởnàm ảnh hưởng đến số g đến số liệu báo cáoliệu báo cáoủca họ. Tủca họ. Tuy nhiên cuy nhiên cũngũng chính nhờ đặc điểm này mà s ố liệu kế tốn do cácệhthống ERP cung cấp ln chính nhờ đặc điểm này mà s ố liệu kế tốn do cácệhthống ERP cung cấp ln có độ tin cậy cao đối với các ổc đơng c ũng như cácđối tác bên ngồi doanh có độ tin cậy cao đối với các ổc đông c ũng như cácđối tác bên ngoài doanh nghiệp
nghiệp
3.2
3.2.5.5 Việc Việc quản lquản lý ch ỉ đý ch ỉ đạt đưạt được tốt nợc tốt nhất khhất khi doani doanh nghih nghiệp sử ệp sử dụng các quy trình tác nghiệp hồn ch ỉnh của hệ thống. dụng các quy trình tác nghiệp hồn ch ỉnh của hệ thống.
Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo m ột quy trình, nếu cắt đứt một Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo m ột quy trình, nếu cắt đứt một trong các cơng đoạn của một quy trình nào đó, ch ức năng kiểm soát ủca hệ trong các cơng đoạn của một quy trình nào đó, ch ức năng kiểm sốt ủca hệ thống sẽ khơng cịn ý ngh ĩa. Kéo theo đó là vi ệc kiểm soát ốs liệu kế toán thống sẽ khơng cịn ý ngh ĩa. Kéo theo đó là vi ệc kiểm sốt ốs liệu kế tốn cũng sẽ khó kh ăn.