2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Thực Phẩm Nguyên Bình. 2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. 2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.
Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Nguyên Bình được thành lập ngày 21/03/1995, gần 20 năm hình thành và phát triển, Ngun Bình đã từng bước khẳng định vị trí của mình. Nguyên Bình đã xây dựng một hệ thống phân phối và đại lý rộng khắp nước.
Năm 1996 là cột mốc quan trọng của cơng ty Ngun Bình. Cơng ty đã bắt đầu trực tiếp sản xuất bột ngọt. Với hệ thống phân phối của mình, cơng ty đã nhanh chóng đưa những sản phẩm này đến tay người tiêu dùng. Đồng thời với phương châm chất lượng, vệ sinh, và đặc biệt là các gia vị phù hợp với cách ăn uống và sở thích của người Việt Nam, sản phẩm bột ngọt và các sản phẩm khác mang thương hiệu QUEEN đã nhận được sự ủng hộ, đánh giá cao từ phía người tiêu dùng.
Từ ngày 01/01/2011, Công ty Cổ phần Thương Mại Nguyên Bình chuyển thành Công ty TNHH Thực Phẩm Nguyên Bình.
Cơng ty có số lao động tại trụ sở chính là 65 người, trong đó 50% thuộc bộ phận quản lý, 40% thuộc bộ phận sản xuất và 10% thuộc bộ phận bán hàng. Ngồi ra, cơng ty cịn có 2 chi nhánh ở miền Bắc và miền Trung.
Ngun Bình đã từng bước khẳng định vị trí của mình và xây dựng một hệ thống phân phối, đại lý rộng khắp nước.
Hiện nay, Công ty Nguyên Bình đang tăng gia sản xuất và phân phối sản phẩm trên thị trường. Từ một nhà máy sản xuất ban đầu đặt tại Quảng Xương – Thanh Hóa, Ngun Bình đã vươn ra những thành phố khác, những chi nhánh khác như Nghệ An, Hưng Yên, Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh,… . Hơn thế nữa, công ty cũng đang nghiên cứu những kế hoạch sản xuất nhằm tạo ra những sản phẩm về thực phẩm phù hợp hơn với thị trường Việt Nam. Từ đó tạo đà phát triển đa dạng hóa dịng sản phẩm và lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
25
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Thực Phẩm Nguyên Bình Tên tiếng Anh: Nguyen Binh Food Company Limited
Giám đốc/Đại diện pháp luật: Nguyễn Thế Tùng
Giấy phép kinh doanh:0311247786 | Ngày cấp: 17/10/2011
Trụ sở chính: 125 Đinh Bộ Lĩnh, P.26, Q.Bình Thạnh, Tp.Hồ Chí Minh Mã số thuế: 0311247786
Điện thoại: (08) 35127054 – 35127088 Fax: (08) 35127048 Website: http://www.nguyenbinhfood.com.vn
Email: info@nguyenbinhfood.com
Phạm vy hoạt động: Cơng ty hoạt động trên tồn quốc Quy mơ vốn: 100% vốn chủ sở hữu
2.1.1.2 Chức năng hoạt động của công ty.
Công ty chuyên phân phối và sản xuất mặt hàng thực phẩm gia vị.Công ty sở hữu hệ thống phân phối và đại lý rộng khắp trong cả nước. Ngoài các mảng kinh doanh dựa trên những kênh phân phối của mình, Ngun Bình cịn đóng gói, gia cơng các mặt hàng thực phẩm chế biến mang hương liệu riêng của công ty bao gồm: gia cơng đóng gói bột ngọt, bột canh, dầu ăn tinh luyện cao cấp,…Danh sách ngành nghề kinh doanh Công ty TNHH Thực phẩm Nguyên Bình. (Xem Phụ lục 1)
26
2.1.1.3 Bộ máy tổ chức của công ty.
a. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty.
27
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cơng ty, có quyền nhân danh cơng ty để quyết
định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ sau đây:
o Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển và kinh doanh hằng năm của công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường.
o Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do điều lệ công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích của những người quản lý đó.
o Đứng đầu hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị.
Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu sự
giám sát của Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm trước pháp luật và HĐQT trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao:
o Quyết định các vấn đề có liên quan đến cơng việc kinh doanh hàng ngày, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư của công ty.
o Trực tiếp quản lý, chỉ đạo và điều hành các phịng ban, phụ trách cơng tác tổ chức cán bộ, tài chính kế tốn.
o Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, điều lệ của công ty và quyết định của HĐQT.
Trợ lý giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong mọi việc:
o Sắp xếp lịch gặp các nhà cung cấp, khách hàng, phiên dịch cho giám đốc,…
o Tư vấn cho giám đốc một số vấn đề liên quan đến lĩnh vực đàm phán, thương thuyết,…
b. Nhiệm vụ và chức năng của từng phịng ban.
Phịng Hành chính – Nhân sự:
Chịu trách nhiệm về khâu tuyển dụng cho cơng ty, đề ra các chính sách nhân sự hợp lý thu hút nhân tài và giữ họ phục vụ cho công ty
Quản lý, phân bổ, điều động công nhân viên phù hợp với khả năng mỗi người nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất
Tổ chức đào tạo cán bộ, nâng cao trình độ tay nghề công nhân viên Chuẩn bị đồ dùng văn phịng phẩm, văn thư, đóng dấu
28
Phịng Kế tốn – Tài chính:
Phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ghi sổ kế toán các số liệu của nghiệp vụ kinh tế Phân loại, tổng hợp, phân tích số liệu
Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị nhằm cung cấp thơng tin về tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động, tình hình lưu chuyển và sử dụng vốn của doanh nghiệp, đồng thời phục vụ yêu cầu quản trị, điều hành, hỗ trợ cho việc ra các quyết định về kinh tế, tài chính.
Phịng Kinh doanh:
Xây dựng phương án, kế hoạch kinh doanh, chỉ đạo công tác lập dự án
Lập kế hoạch triển khai hợp đồng kinh tế, tìm kiếm đối tác, đàm phán và ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm
Bộ phận xuất nhập khẩu sẽ đảm nhiệm các giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài về nguồn hàng nhập khẩu, máy móc thiết bị,…
Phịng Marketing:
Thiết kế ý tưởng, tổ chức, lên kế hoạch, thực hiện kế hoạch Quảng bá thương hiệu của công ty
Giới thiệu sản phẩm của công ty đến với người tiêu dùng Mở rộng thị trường tiêu thụ.
Phòng Sản xuất:
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện cung ứng vật tư, nguyên vật liệu theo yêu cầu sản xuất kinh doanh
Nhận quyết định sản xuất tiến hành sản xuất sản phẩm nhập kho Quản lý nguyên vật liệu, thành phẩm
Chịu trách nhiệm về công tác sản xuất của cơng ty.
Nhìn chung, bộ máy quản lý của cơng ty được bố trí hợp lý, các phòng ban được phân định rõ ràng và đảm nhận chức năng nhiệm vụ riêng giúp cho công ty hoạt động một cách thống nhất và hiệu quả.
29
2.1.2 Đặc điểm cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Thực Phẩm Ngun Bình. 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức phịng kế tốn.
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế toán trưởng: Người phụ trách chung cho mọi hoạt động trong phịng kế tốn. Hỗ
trợ ban giám đốc về các quyết định liên quan đến tiến trình phát triển sản xuất kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm trước giám đốc và hội đồng thành viên về các số liệu báo cáo quyết tốn tài chính của cơng ty.
Tổng hợp, làm báo cáo quyết tốn cho cơng ty. Kiểm tra cơng việc của các kế tốn phần hành.
Chịu trách nhiệm quản lý hệ thống thông tin kế toán trong phần mềm.
Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến các thủ tục hành chính, thuế,…
Kế tốn tổng hợp:
Tổ chức ghi chép tính tốn phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kiểm tra việc cập nhật số liệu hàng ngày.
Hàng tháng ghi chép sổ cái, lập và kiểm tra bảng cân đối tài khoản.
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KT Kho KT cơng nợ
KT Thanh tốn KT tiền lương Thủ quỹ
Vật tư Bao bì Thành phẩm Nguyên vật liệu
KẾ TOÁN TRƯỞNG
30
Hàng quý lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh và các báo cáo khác phục vụ yêu cầu quản trị do Trưởng phòng và Giám đốc giao.
Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán, thống kê, quản lý và kiểm soát sự thống nhất trong hệ thống sổ sách, báo cáo kế tốn, thơng tin kinh tế cung cấp cho các cơ quan chủ quản Bộ Tài chính, Cơ quan Thuế.
Kiểm tra sự chính xác, trung thực của các báo cáo trước khi trình ký.
Kế tốn thanh tốn:
Tiến hành các nghiệp vụ vay trả theo sự chỉ đạo của ban giám đốc và kế toán trưởng.
Theo dõi tiền lương tăng giảm trong ngân hàng từ đó báo cáo kế tốn tổng hợp.
Kế tốn cơng nợ:
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình cơng nợ của cơng ty: như thanh tốn tiền lương, thanh toán người mua, người bán.
Ghi chép và phản ánh kịp thời các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, doanh thu của hàng bán bị trả lại.
Mở sổ theo dõi từng đối tượng khách hàng phản ánh kịp thời từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cuối kỳ tổng hợp số nợ, đối chiếu với số dư tài khoản để phát hiện sai sót.
Kế tốn kho:
Nhập liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng tồn kho. Theo dõi, báo cáo tình hình nhập xuất tồn hàng hóa trong kỳ.
Kế tốn tiền lương:
Thực hiện đầy đủ việc chi trả lương cho người lao động theo đúng quy định hiện hành (Điều này khuyến khích cơng nhân viên làm việc tích cực và có trách nhiệm hơn).
Lập bảng phân bổ về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ; bảng báo cáo sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
Thủ quỹ:
31
Mở sổ sách theo dõi chứng từ thu chi hàng ngày, trực tiếp thu chi tiền mặt với khách hàng.
Cuối kỳ lập báo cáo quỹ để tổng hợp thu chi tiền mặt.
2.1.2.3 Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp.
a. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.
Theo quyết định số 15//2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
b. Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty.
Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung trên máy tính
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở
Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Nhật ký đặc biệt kế toán Chứng từ kế toán SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
32
sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính.
Đặc trưng cơ bản của kế toán trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế toán. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
33
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn trên máy tính
Nhập số liệu hằng ngày
In số, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ Cái hoặc Nhật Ký – sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Giới thiệu phần mềm áp dụng tại công ty.
Phần mềm kế tốn cơng ty hiện nay đang áp dụng là phần mềm kế toán Việt do Phan Thanh Lâm thực hiện và hoàn thành từ năm 1996. Phần mềm kế toán này với những đặc tính nổi bật được xây dựng theo đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế tốn quản trị SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
34
Phần mềm kế toán Việt Nam cung cấp đầy đủ các báo cáo theo quy định của Nhà nước, bao gồm các báo cáo tài chính, sổ sách kế tốn (tổng hợp và chi tiết) theo hình thức mà kế toán sử dụng như: chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung… Ngồi ra phần mềm cịn cung cấp một loạt các báo cáo theo yêu cầu của khách hàng. Phần mềm bảo mật chi tiết các chứng từ, các loại báo cáo, từng danh mục cũng như từng bộ phận, phân quyền cho từng